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電子帳簿保存法とは?法改正後の電子データ保存要件を理解しよう

電子帳簿保存法とは?法改正後の電子データ保存要件を理解しよう

電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその根拠となる証憑類を、紙ではなく電子データとして保存を認める法律です。ペーパーレスで経費計算などを行えば、効率性はもちろん、人材のリソースをほかの業務に集中させることができるため生産性の向上にもつながります。企業がキャッシュレス化を図るうえで、電子帳簿保存法がどういった内容なのかを把握する必要がありますので確認しておきましょう。

もくじ

電子帳簿保存法とはどのような法律なのか?

法人や個人事業主には、事業に関する書類や帳簿を備え付け、取引を記録し、保存する義務があります。ただし、帳簿書類の記入や保存は手間がかかるだけではなく、書類を保管するスペースの確保も必要になります。また、過去の帳簿書類の内容を確認するために、多大な労力を必要とする場合もあります。

そこで、法人や個人事業の帳簿書類を電子的な媒体に保存することを可能にしたのが、電子帳簿保存法です。1998年に制定された法律です。特定の文書・書類を電子的に保存することを認めた「e-文書法」が2005年に施行されたことに伴い、電子帳簿保存法も改正され、これまで認められなかった紙の国税関係書類の電子ファイル保存が認められるようになりました。

昨今はキャッシュレス化が促進され、領収書や請求書を電子データとして管理することも珍しくなくなりました。金額が電子データ上に残るキャッシュレスは透明性が担保されるため、会計・経理処理をするうえで、不正を防ぐ、手間を省くといった大きなメリットをもたらします。また、レシートや領収書を撮影するだけで、自動的に電子データ上に記録するシステムやアプリも登場しています。このように、電子データ上で帳簿や書類を管理し、記録・保存することは、今では当たり前になりつつあります。

紙媒体で保存・保管していた情報をデジタル化することで、データ活用による業務改善やコスト削減、情報漏洩対策につながり、人材のリソースをコア業務に集中させることで、業務の生産性を向上させることにつながります。

電子帳簿保存法が定めていること

電子帳簿保存法が定めていることは大きく分けて、次の2つが挙げられます。

ひとつは、帳簿書類などを、自己(自社)が最初の記録段階から一貫して電子計算機(会計システムなど)を使用して作成した場合の保存方法(電子データ)。「イチからコンピュータ(電子的な会計データ)で一貫して作成しなければならない」という条件があるため、作成段階で一部を手書きしている帳簿などは対象外となります。

もうひとつが、既存の紙媒体の証憑類などをスキャンして読み取る保存方法です(スキャナー保存)。以前は、原稿台(スキャナー台)と一体である必要があったのですが、2016年からは、スマートフォンでの読み取りも認められるようになりました。

電子保存ができる書類とできない書類がある

電子帳簿保存法で定められていますが、電子保存ができる書類とできない書類があるので留意してください。

まず帳簿・決算書類ですが、現金出納帳、経費帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳は、電子データによる保存が認められています。決算書である貸借対照表、損益計算書、棚卸表も同様に認められています。ですが、これらは電子計算機(会計システムなど)を使用して作成した電子データのみが認められていますから、スキャナー保存は認められていません。

電子データによる保存とスキャナー保存、どちらも認められているのが「証憑類」と呼ばれる書類です。証憑類とは、領収書、レシート、見積書、契約書、納品書、請求書、約束手形、小切手などになります。

スキャナー保存する場合の注意点としては、正式な書類として存在することを認める「タイムスタンプ」の付与が必要になります。タイムスタンプとは、郵便物に消印があるように、電子書類にも、ある時刻にその電子データが存在していたこと、その時刻から不正に改ざんされていないことを証明するものです。

タイムスタンプは時刻認証局(TSA:Time-Stamping Authority)が第三者となって発行しており、信頼性があるものとされています。電子データ上で書類の管理や保存が浸透しつつあるからこそ、電子データの改ざんを試みてしまうケースも少なくありません。電子帳簿保存法に対応する際は、タイムスタンプの付与が義務付けられていることを忘れないようにしてください。

スマートフォンで撮影した領収書などもタイムスタンプを付与する必要があります。時刻認証局と連携して自動でタイムスタンプを付与し、電子帳簿保存法に準拠した形で保存できるシステムを提供する事業者もあります。

電子帳簿保存法での電子データ保存要件について

電子帳簿保存法では、帳簿書類の電子データの保存にあたって、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たさなければならないと規定しています。前者は、その記録が改ざんなどされていない本物という確認ができるか、後者は、誰もが視認・確認できる状態を確保しているかという意味です。

「真実性の確保」としては、訂正や削除の事実内容の確認ができること、タイムスタンプの付与、基準以上のスキャナーのスペックなどを満たすことなどが挙げられます。「可視性の確保」は、システムの開発関係書類などの備え付け、取引年月日・勘定科目・取引金額など主要な記録項目で検索できることなどが挙げられます。電子保存、スキャナー保存、それぞれの要件に関しては、以下の表と国税庁のサイトでご確認ください。

<電子帳簿保存法の要件>

電子帳簿保存法の要件

電子帳簿保存法の申請方法

電子データでの保存のためには、事前の申請が必要になります。申請書と添付書類をそろえて、所轄の税務署に申請します。「電磁的記録等(電子データ)による保存」「スキャナーによる保存」「マイクロフィルムによる保存」と申請内容ごとに申請書は分かれています。また、国税関係帳簿と国税関係書類とでも申請書が異なりますので注意してください。申請期日は電子データの保存を開始する日の、3ヵ月前までとなります。

参考サイト
国税庁「申請書等様式」

  • 別ウインドウで国税庁のサイトにリンクします。

電子帳簿保存法を活用する

電子帳簿保存法は、何度かの改正を経て、電子データの扱いが簡易化されてきました。電子帳簿保存法をうまく活用すれば、経理業務だけでなく、ペーパーレス化に伴う生産性の向上も期待できます。帳簿書類や証憑類の消失など万が一の備えにもなるでしょう。また、企業のキャッシュレス化は、領収書や請求書のペーパーレスなどの電子データ管理も必要になります。そのためにも、電子帳簿保存法をしっかりと把握しておくべきなのです。

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