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法人が経理業務をキャッシュレス化する4つのメリット

法人が経理業務をキャッシュレス化する4つのメリット

会社において、お金の動きを数字でまとめるのが、経理業務になります。従来、行われている現金精算には、さまざまなデメリットがあります。法人が経理業務をキャッシュレス化する4つのメリットをご紹介します。

目次
経理業務のキャッシュレス化とは何を指すのか
法人がキャッシュレス化する4つのメリット
個人事業主こそキャッシュレスがマッチする
法人がキャッシュレス化する方法は?
キャッシュレスによって生産性が高まる

経理業務のキャッシュレス化とは何を指すのか

経理業務は、会社の業態や規模によって作業内容は変わりますが、取引先への請求や支払い、給与の支払い、仕入れや売上の管理、立替金の精算、決算など、多岐にわたります。これらの業務に、経理スタッフがかかりきりになってしまうというケースは多いでしょう。

経理業務の効率化を考えるうえでは、キャッシュレス化は有効な手段です。キャッシュレス化は難しそうと思う方もいるかもしれませんが、それほどハードルが高いものではございません。例えば、立替金の精算などを現金精算するのではなく、月に1度、お振込みにして精算することにすれば、それも立派なキャッシュレス化となります。

ほかにも法人カードを作成して、クレジットカード決済する方法もあります。例えば、立替金の支払いが多い社員には、法人カードでクレジットカード決済を推奨することで、現金のやりとりをなくす方法があります。
さらには、法人名義の電子マネーを従業員が使用することで、営業の際の交通費などもキャッシュレスで管理することが可能になります。

法人がキャッシュレス化する4つのメリット

ここからは、法人がキャッシュレス化することにおいて、どのようなメリットがあるのか、具体的に確認していきましょう。

メリット1 現金管理の労力が不要になる

小口現金とは、文房具代や切手代、交通費といった支出に対して、すぐに精算できるように社内に置いておく現金のこと。この小口現金をやめることで、現金管理の労力が不要になります。

小口現金で管理していると、帳簿と残額の帳尻が合わなくなった場合、レシートや領収証を調べ直し、間違いを見つけなくてはなりません。場合によっては、500円のずれを確認するために、経理スタッフが数十分の時間をかけるというようなことも起こります。また、現金が不足することのないように、常にある程度の額を銀行から引き出しておく手間もかかります。
こうした現金管理のための時間と手間が、キャッシュレスによって一気に解決できます。

メリット2 精算ミスの防止にもつながる

現金と違って、クレジットカードや電子マネーでは「払い間違い」ということがございません。100円玉と50円玉を間違えて渡してしまったり、出金伝票の数字を書き間違えたりということがないのです。クレジットカードの利用明細が連動する会計ソフトを入れることで、自動的にデータ化され振り分けられることになります。そのため、精算上のミスもなくなり、業務負荷の軽減に大いに役立ちます。

メリット3 履歴を確認できる

クレジットカードはもちろん、Suicaやnanacoなどの電子マネーでも使用履歴を確認することができます。そのやり方はさまざまですが、Suicaのように駅の自動券売機で使用履歴と残額をプリントアウトできるものもあります。

メリット4 ポイントや付帯サービスがある

クレジットカードの場合、使う度にポイントが加算されていきます。貯まったポイントは、社内の備品などに交換したりできます。ホテルの宿泊やレンタカーの割引サービスなどの付帯サービスがついていれば、出張の多い会社では経費の節約にもなります。
また、法人カードに付随する福利厚生代行サービスで、ホテルに格安で宿泊できたり、人間ドックを受けたりすることも可能になります。

個人事業主こそキャッシュレスがマッチする

個人経営の商店主やフリーランスのクリエイターなど、その形態はまちまちですが、個人事業主はみずから仕事をするかたわら、日々の経理業務もこなさねばならず、業務負荷は決して小さくはございません。
しかし、キャッシュレス化によって、使用履歴が可視化されて作業負荷が軽くなり、ミスが減ります。売上と経費のバランスやキャッシュフローも可視化されるので、確定申告の作業もスムーズです。
これらにより、経理業務にかけていた時間を本来の業務に専念することができるようになります。

法人がキャッシュレス化する方法は?

現金を使っていた業務のすべてをキャッシュレス化できれば、業務負荷を大きく削減することができます。ただし、これまでの業務フローを一度に変えることは難しいでしょう。ですから、すぐにできるところから、あるいは段階を踏んでキャッシュレス化を進めていくことをおすすめします。
ここでは、キャッシュレス化するための具体例をご紹介します。

外回り用には交通系電子マネーを

外回りが多い従業員にとって、交通費をはじめとする経費の精算はなかなか煩わしい作業です。とはいえ、精算を溜め込んでしまうと、月末になって経理が悲鳴を上げることになってしまいます。
これを解決するには、交通系の電子マネーを従業員1人ひとりに持たせることです。例えばSuicaであれば、最大、直近100件の履歴と残高を駅の券売機で印字することができますから、月に1度のスパンで使用履歴を経理に渡すことで、精算業務はグッとスムーズになるでしょう。

また、東海道・山陽新幹線の指定席を1年中予約できるエクスプレス会員になれば、キャッシュレスで新幹線に乗車することができます。スマートフォン・パソコン・携帯電話で新幹線を予約すれば、「EX予約専用ICカード」を改札機にタッチするだけで、チケットレスで新幹線に乗車できます。早めの予約で20%以上の割引が受けられる「早特割引」の特典もあります。

経理業務を外部に委託する

会社の経理業務を代行業者に委託するという方法もあります。従業員からの申請内容と領収書との付け合わせや、伝票起票などを代行業者が担います。また、請求書発行や給与計算といった業務も依頼することができます。
精算システムも提供している代行業者もありますので、手間がかかる経理業務をアウトソージングしながら、経理業務のルールから見直すことで、業務効率化を図ることができます。ただし、個人情報の取り扱いになりますので、代行業者が信頼できるかどうかはしっかりと確認しないといけません。

キャッシュレスによって生産性が高まる

会社の経理業務をキャッシュレス化することは、メリットが多く、業務効率化へとつながります。キャッシュレス化することで業務負荷を抑えることができますので、企業の生産性を高めていくことになるのです。
自社でキャッシュレス化できていない業務がないかを確認し、必要性を感じたならキャッシュレス化を進めてみてはいかがでしょうか。

まとめ

経理業務の「効率化」のために「キャッシュレス化」

  • キャッシュレス化することは、業務効率化へとつながる
  • 業務効率化することで、生産性向上へとつながる

法人がキャッシュレス化する4つのメリット

  1. 現金管理の労力が不要になる
  2. 精算ミスの防止にもつながる
  3. 履歴を確認できる
  4. ポイントや付帯サービスがある

法人がキャッシュレス化する方法

  • 交通系の電子マネーを従業員1人ひとりに持たせる
  • 会社の経理業務を代行業者に委託する

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