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ペーパーレスとは?経費精算などキャッシュレス化を促進させよう!

ペーパーレスとは?経費精算などキャッシュレス化を促進させよう!

経費精算など企業のキャッシュレス化を進めることは、ペーパーレスへ相乗効果をもたらすことになります。
ペーパーレス化の3つのメリットや気を付けるべきことを解説しながら、ペーパーレス化を取り入れるうえで知っておくべき電子帳簿保存法についても確認していきましょう。

もくじ

企業のペーパーレス化とは?

ペーパーレスとは、文字どおり「紙を使わないこと」で、ビジネスで必要な文書を紙に出力せずに、データとして保存・管理することをいいます。例えば、会議資料を紙にプリントするのではなく、モニター上で見せながら確認することはペーパーレス化につながります。また、これまで紙のみで管理していた証憑類をスキャンして、データ上で保存したりすることも、ペーパーレス化です。

なお、企業がペーパーレス化を推進することには、さまざまなメリットがあります。領収書や請求書をデータで管理することで、経費計算の効率化が図れるようになります。また、紙で保管していた帳簿や証憑類をデジタル化すれば、業務改善、コスト削減のほか、情報漏洩のリスク回避、時間短縮などにつなげることができます。証憑類の消失など、万が一の際の備えにもなるでしょう。
これまで紙を扱うことで発生していた周辺業務をペーパーレス化させれば、業務スピードは加速し、インプットからアウトプットに至る時間を短縮することが可能になります。企業のペーパーレス化は、ビジネスの生産性を向上させることにつながるのです。

キャッシュレスとペーパーレスは相性が良い

昨今進んでいる企業のキャッシュレス化は、ペーパーレスを進めることにもつながっています。
立替金を現金で精算するのではなく、お振込みで精算することもキャッシュレス化となりますが、さらに業務効率化を目指すのであれば、法人カードの活用も検討する必要があります。
例えば、立替金の支払いが多い社員には、法人カードでクレジットカード決済を推奨する方法があります。現金のやりとりがなくなるだけではなく領収書のやりとりも必要なくなり、結果ペーパーレスが実現し、かつ立替から精算までがスムーズになるでしょう。ほかにも、法人名義の電子マネーを従業員が使用すれば、営業の際の交通費などもキャッシュレス化とペーパーレス化が実現することになります。

電子帳簿保存法によりペーパーレス化が促進されている

ペーパーレス化を図るうえで欠かせないのが、「電子帳簿保存法」への理解です。電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその根拠となる証憑類を、紙ではなく電子データとして保存することを認める法律です。証憑類とは、領収書や契約書、見積書、納品書などが該当します。
電子帳簿保存法は、2016年、2018年と続けて大きく改正されています。以前は認められなかった国税関係書類の電子ファイル保存が認められるようになっているため、ペーパーレス化を促進させるための改正だといえます。

ペーパーレス化の3つのメリット

ペーパーレス化は、企業にとってさまざまなメリットがあります。具体的に確認していきましょう。

業務効率化

資料をデータ上で保管しておけば、場所や時間関係なく、誰とでも共有することができます。さらに、いつでも資料を検索することができるため、キャビネットから資料を探す手間を省くことができます。どこに資料や書類をしまったのかを忘れてしまうといったことも回避できるでしょう。
このように、デジタルデータによる情報の可視化は、スムーズな業務フローにつながるのです。

コスト削減

ペーパーレス化によって、印刷代や用紙代がコストカットできます。例えば、何ページもある資料を紙で見せる場合は、資料の整理をして印刷を行い、製本してから配布する必要が出てきます。書類作成や管理をする場合、それに伴う人件費もコストカットすることができます。
また、契約書によっては、高額な印紙税が発生する場合もあります。しかし、電子契約にすると、印紙の貼り付けは必要ありません。印紙は紙の原本に貼ることが義務付けられているため、電子契約には不要なのです。

セキュリティ対策がしやすい

セキュリティ対策に関しても、ペーパーレス化にはメリットがあります。紙資料だと閲覧制限をかけるのは、保管するキャビネットに鍵をかける必要がありますが、デジタル化しておけばパスワードやブロックチェーン技術を活用して、データに簡単に鍵をかけることができます。
また、デジタル化することで、データの閲覧や改変なども把握することができます。いつ、誰によって資料が閲覧されたかという履歴を確認することは、紙資料ではできません。

ペーパーレス化3つのメリット

ペーパーレス化で気を付けるべきこと

ペーパーレス化で気を付けたいポイントとしては、ペーパーレス化を推し進める前に状況を把握することがあります。まったく勝手が分からないままペーパーレス化を図ると、かえって混乱してしまう可能性があります。
そのためにも、最初は社内で使用する資料のデジタル化から進め、次に保存用の書類をデジタル化し、証憑類をデジタル化する。そして、社内の帳簿や社外とのやりとりが発生する申請書・契約書のデジタル化を図るという具合に、ペーパーレス化に取り組んでいくと整理しやすいでしょう。

どういった書類がペーパーレスにできるか、そのためにどういった環境が必要かということを、きちんと把握してから推進するようにしてください。

働き方改革をもたらすペーパーレス化を実現しよう

ペーパーレス化のメリットや気を付けるべきことを中心に解説しました。企業において、ペーパーレス化を意識し、キャッシュレス化を行うことで、業務効率が促進されていきます。
ペーパーレス化は、働き方改革を進めるうえで具体的な施策となります。ぜひ導入を検討してみてください。

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