仕事が早い人と遅い人の違いとは？

効率的に仕事を進める人＝仕事が早い人という印象をもちますが、そもそも仕事が早い人と遅い人では、仕事の進め方にどのような違いがあるのでしょうか。一般的な例を挙げて比較してみました。

ここで注意したいのが、仕事が遅い＝仕事ができない、というわけではありません。仕事の細かな点に気付き、仕事を完璧にこなそうとする人ほど、仕事が遅くなる傾向にあります。丁寧だからこそ、トラブルや厄介な案件にも真摯に向き合い、ストレスを抱えてしまうため、ついつい先送りにしてしまうことも。

一方、仕事が早い人は完成度よりもスケジュール管理を優先し、期日から逆算してスケジュールを立てて、作業を細分化してから進めます。そこで作業時間が足りないと分かれば、納期をずらしてもらえないか前もって相手に相談をしたり、問題が起こりそうなポイントに先手を打ったりします。さらに、誰でもできる作業は人に任せて、仕事の体裁よりも課題解決に注力するなど、仕事を効率的に進めるポイントを理解しているのが特徴です。もちろん、7～8割の完成度で提出すれば、相手に「適当に作成したのではないか」と疑われかねません。そのため仕事の早い人は、設定された納期よりも前に成果物を提出し、「修正ありき」の形で仕上げたことを相手に伝えます。そして相手の要望に合わせて、変更・修正を加えていくことで、お互いに納得いく形へと仕上げていくのです。

しかし、仕事が早い人でもミスが多いと、”手抜き”、”せっかち”といった印象を周りに与えかねません。もし早い仕事を目指すならば、成果物のダブルチェックを抜かりないようにしましょう。

仕事を効率化するコツは？

では仕事を効率化するには、作業の進め方をどのように変えれば良いのでしょうか。まず初めに仕事の全体像を捉えて、何が重要か、何を優先すべきかを判断することがポイントです。

タスクリストを管理して優先順位を決める

仕事は計画性なくして進めることはできません。どのような完成像かおおよそをイメージした後、期日までに仕上げるにはどれくらいの日数と工程が必要かを把握するためには、タスク管理が重要です。

まずは自分が抱えている仕事案件をすべて書き出して、それぞれ期日に向けてどのように作業を進めていくか、段階的に「いつまでに○○をする」といったタスクをリストにして、スケジュール化します。そして仕事の重要度、緊急度や作業時間を踏まえて優先順位を決め、1日のスケジュールを作成して、そのとおりに進めていきます。

このように自分自身のタスクリストを作っておくと、抱えている案件と進行具合が可視化されるので、自己管理しやすくなります。またスケジュールや優先度は進行状況によって都度変わっていくので、余裕をもって組みましょう。

仕事の優先順位をなかなか決められない場合は、「時間管理のマトリックス」を活用しましょう。タテとヨコ軸を重要度と緊急度で分けて4つの領域を作り、そこに作業を当てはめていきます。まず片づけるべきは第1領域のタスクですが、緊急度に振り回されて第3領域のタスクに着手してしまいがちです。その分おろそかになりがちな第2領域のタスクにもしっかり目を向けて、作業スケジュールを組みましょう。

（出典）スティーブン・R・コヴィー氏の著書「7つの習慣-成功には原則があった!」

こだわりすぎない

仕事を効率的に進めるには、細部にこだわりすぎないことも大切です。クオリティーを求めすぎるあまり、期日を過ぎてしまっては元も子もありません。例えば提出の形式、体裁は妥協して、依頼主が何を求めているのか、どんな問題を解決してほしいのか、仕事の本質を見極めて、その解決策の提案に注力しましょう。見え方は及第点でも、きちんと依頼主のニーズに応えることができていれば次につながる評価をもらえるでしょう。

ただし、仕事の内容や、その仕事の目的達成への影響度合いによっては細部にこだわる必要があります。また、完成度の高い成果物でないとクレームに発展するものもあるので、現在抱えている業務量や仕事の重要度などから判断して、注力の度合いをバランスよく変えましょう。

分からないことがあったらすぐ人に聞く

分からないこと、専門知識が必要なことを自分で調べるのも大切ですが、知っている人に聞くほうが早い場合もあります。また、ちょっとした問題などを自分1人で抱え込むよりも、周りの人に共有することで思いがけない解決策を見つけることができるかもしれません。仕事を効率的に進めるには、「分からないことはすぐ人に聞く」習慣を身に付けましょう。ただし、教えてもらった内容は何度も聞くことがないように、メモを取ることを忘れずに。また、仕事において自己判断・自己解決は誤った軌道に進んでしまう危険があるため、上司への報・連・相のうち“相談”も早めに心掛けると良いでしょう。

時間帯でタスク内容を変える

人間も生き物なので、太陽の動きによって身体のパフォーマンスは変わります。朝目覚めてからの3時間は、睡眠によって前日の記憶がリセットされるので、最も効率よく脳が動くゴールデンタイムです。また始業してすぐの時間は、同僚も取引先もメールチェックなどおのおのの仕事に打ち込むので、タイミング的には自分の仕事を中断されにくい時間帯になります。そのため、朝こそ集中しなければいけないタスクや、創造性が必要な仕事に取り組んだほうが良いといえます。

反対に、夕方は疲れも出始めて、集中力が途切れやすくなる時間帯です。太陽が落ち始めると、自然と日中の緊張状態を支えていた交感神経が、体をリラックスさせる副交感神経に切り替わっていきます。その時間帯は、勤怠管理や雑務といった頭をあまり使わない単純作業をしたり、1日の作業を整理したりして翌日のスケジュールを組みましょう。

無駄な会議に参加しない

会議で何時間も拘束されてしまうと、自分の仕事がなかなか進みません。質の良い会議なら参加すること自体に価値もありますが、中身のない会議は、時と場合によっては不参加を表明しても良いかもしれません。また、会議の質を悪くしてしまう原因はいくつかあるため、何が原因かを見極め、以下のような改善策を提案して、次回から生産性の高い会議へと変えていきましょう。

仕事を効率化するおすすめツール

パソコンを用いた作業が一般的な昨今、便利なツールを使えば、タスクやスケジュール、情報もクラウドで一元管理できてチーム内での共有もしやすくなります。特に在宅勤務中は、いちいちメールや電話でやりとりをしなくても画面を見れば、進捗具合を確認できるので、自然と仕事の効率化につながります。そんな仕事をするうえでおすすめのツールをご紹介します。

• 会社によってはセキュリティの関係上、使用できないツールもあります。また個人のパソコンで使用する際にも、コンプライアンス上問題ないか勤め先に確認してください。

タスク管理ツール「Trello」

「Trello（トレロ）」とは、煩雑なタスク管理を簡単にするツールです。タスクは進行状況によって入れ替え、変更、中止などが頻発するため、スケジュール帳で管理するといちいち消して書いてを繰り返さなければいけません。しかしTrelloでは、付箋を貼ったり剥がしたりする感覚でタスクを管理し、さらにチームや取引先と共有することができます。

使い方としては、案件ごとの「Board（ボード）」を作成して、タスクを「Card（カード）」に書き出して登録していきます。各タスクを、未着手・確認待ち・保留・完了などといった進捗具合を書いた「List（リスト）」を作成、タスクひとつひとつに書き出してCardとして各List内に登録していきます。進捗に応じてCardをそれぞれのListへ付箋のように移していくことで、現在どのような状態か、誰が担っているかを確認できます。

オンライン会議で効率化できる「Zoom」

コロナ禍で在宅勤務が増えたことで、注目されるようになったウェブ会議システム。わざわざ出社して会議室に集まらなくても、ツールを起動できる端末さえあれば国内外どこからでも会議に参加することができます。

中でも「Zoom（ズーム）」は、会社の規模に合わせて利用プランを選ぶことができ、プランによっては最大1,000人の参加、最大49人分の映像を同時に画面に表示できます。すべての会議が暗号化されるしくみによってセキュリティ面でも安心できます。

オンライン・ミーティング中は、以下のような機能を利用でき、臨場感ある会議を実行できます。

作業時間を計測してくれるアプリ「Toggl」

時間管理ツールの「Toggl（トグル）」は、自分の作業時間がわかります。使い方は、作業名・プロジェクト名を入れてStartボタンをクリック（タップ）するだけ。作業時間をタイマーで計測すると、気持ちを切替えてそのタスクだけに集中できるという利点もあります。カレンダーと連携すればその日の予定と作業記録を登録でき、後に作業量・時間をまとめたデータを振り返ることもできます。リモートワーク中に時間のメリハリをつけたい人におすすめのアプリです。

どのデバイスからも直接ファイル編集できる「Dropbox」

「Dropbox（ドロップボックス）」はクラウド上にデータを保存できるツールですが、パソコン内のDropbox専用フォルダーにデータを入れるだけで自動的に同期される便利なツールです。チームでの共有はもちろんのこと、文章や資料データなどをDropbox上で直接編集できるため、更新の度にいちいちダウンロード、アップロードする手間を省くことができます。

仕事を効率化するためのグッズ・アイテムは？

効率的に仕事を進めるためには、デスク周りの快適さも必要です。デスクの上をすっきりまとめる収納アイテムや作業がはかどるグッズを導入して、快適なワーキング・タイムを過ごしましょう。

マウス：使いやすいマウスを選ぶ

パソコンの操作に欠かせない「マウス」は、ボタンの押しやすさや自分の手の形にフィットするものを選んだり、パソコンとの接続方法を有線から無線に変えたりするだけでも操作性が良くなり、効率化にもつながります。

また、マウスにある基本的なボタンは、左右のクリック、ホイール、ホイールの押し込みの4種ですが、これにさらに複数のボタンを搭載したものがあります。複数のボタンは、インターネットブラウザやエクセル、ワードなどのソフトウェアごとに動作を紐づけることができるので、例えばエクセルでグラフ作成中に数値をコピペする際、わざわざキーボードを打たずに、マウスだけで作業を完結できるようになります。マウスの使用頻度が高い作業での活躍は間違いないでしょう。

収納グッズ：机の周りの収納グッズにもひと工夫を

デスク周りが散らかっていると、大事なメモや書類をなくしてしまう可能性が高くなるうえ、自分の気持ちも滅入ってしまいます。探し物をしている時間も、大きなタイムロスにつながります。バラバラになりがちな文房具など小物類は、仕切りつきのボックスや卓上の引き出しなどにまとめて入れて保管しましょう。

忙しくなるとおろそかになりがちな書類整理は、仕事の案件ごとにクリアホルダーなどに綴じて保管するのがおすすめです。ほかにも複数のボックスファイルやトレーを駆使して、案件の進捗状況に合わせて書類を動かしていくと良いでしょう。例えばデスクの左側に「新規案件用のトレー」を、右側には「作業中」「作業済」「確認中」など各タスクの工程を背に書いたフォルダーを置き、作業の進み具合によって書類を左から右へ移動していくと、見た目ですぐ進捗状況が分かるようになるので、頭の中も自然と整理できます。

スキャナー：手書きの資料をスキャナーでデータ化

捨てるに捨てられない過去の資料、溜まりに溜まった名刺を整理したいとき、スキャナーでデータ化しましょう。紙で必要になった際はプリントアウトすればOKですし、クラウドにアップロードをしておけば、リモートでも内容を確認できるようになります。スキャナーの中には、取り込んだデータをそのままリンク設定したクラウドに自動アップロードできるものもあります。デスクの上に置くことができるスリムなものや、出先からすぐに資料をチームと共有したいときなどに便利な持ち運びできるタイプなど種類は豊富なので、自分の業務に合ったものを選びましょう。

まとめ

仕事の効率化のカギは、仕事全体を見渡す心の余裕をもつことです。これまで手作業で行っていた、もしくは1人で抱え込んでいた煩雑な作業を便利なツールやグッズに任せて、仕事に集中できれば、よりクオリティーの高い成果を挙げられるかもしれません。ぜひ記事を参考に、快適なワーキング・タイムを過ごしてください。

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