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これを意識すればOK!在宅勤務を快適にするコツ&Web会議のマナーとは?

これを意識すればOK!在宅勤務を快適にするコツ&Web会議のマナーとは?

働き方の変化に合わせて、多くの会社で採用されている「テレワーク」。情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことで、その代表例に、在宅勤務やWeb会議が挙げられます。

在宅勤務は通勤時間がなくて便利な分、これまでとは違った点で気をつけなければいけないことがあるようです。そこで今回、家で快適に働くうえで心がけたいポイントや、Web会議で押さえるべきマナーを解説します。

INDEX

在宅勤務のコツは?

在宅勤務のコツは?

時間のメリハリをつけにくい在宅勤務。誰も見ていないし、少しくらいサボってもバレないかも……なんて甘い考えがつい浮かんでしまいます。もしくは、ついつい長時間働いてしまうこともありますよね。おうちで快適に仕事をするには、仕事をするオンの時間とプライベートなオフの時間をきちんと分けることがカギ。そこでメリハリをつけて仕事をする在宅勤務のコツを4つご紹介します。

在宅勤務のコツ

1.体内時計を整える

通勤しなくても良い在宅勤務は、ついつい時間にルーズになりがちです。始業時間ギリギリまでベッドにいて、パジャマのままパソコンを立ち上げるなんてことも。起きる時間が遅くなると夜更かしも長くなり、また次の朝も寝坊して……そんな悪循環に陥って生活のリズムが崩れてしまいます。

生活のリズムを戻すには、日光を浴びて体の睡眠と覚醒のリズムを整える体内時計が重要です。そのためには、朝は通勤時と同じ早い時間に起床し、カーテンを開けて太陽の光をしっかり浴びることが大事です。日中、きちんと日光を浴びると、睡眠ホルモンであるメラトニンをつくるセロトニンが体内で生成されるため、夜もぐっすり眠ることができます。曇りの日や雨の日でも、太陽の光はきちんと地上まで届いているため、窓際に行って差し込む光を浴びましょう。

2.仕事モードに切替える

仕事モードに切替える

誰とも会わない在宅勤務ですが、意識を仕事モードに切替えるために着替えましょう。寝るときの服から着替える行為自体が、気持ちを切替えるうえで大切です。
寝るときの服装は、あくまで寝心地の良さを考えて自分が選んだ服装です。場所は自宅で同じでも、仕事という時間、場合に合わせて、自分が仕事をしやすい服装を選ぶことが仕事モードに気持ちを切替えるうえで大切です。その際に、お気に入りの外出着や部屋着など、好きなアイテムでコーディネートをすれば気分が上がるでしょう。

3.仕事のスペースをきれいに保つ

仕事のスペースをきれいに保つ

自宅でもデスクを使用して仕事専用のスペースをつくるのが理想的ですが、ダイニングテーブル、もしくはリビングのローテーブルを代用することが多いと思われます。食事などプライベートでも使用するテーブルだからこそ、空間でメリハリをつけることが大切です。

まずは、仕事をするときに座る定位置を決めて、そこに座ったら仕事モードに切り替わるようにしましょう。もし机を動かすことができたら、できるだけ窓際に移動させてください。というのも、オフィスの照明はJIS照度基準で定められており、750ルクス以上と明るい照明を採用しているところがほとんどです。一方で自宅の照明はリラックス、リフレッシュを目的としているため、ダイニングの照度は300ルクス程度、リビングは200ルクス程度です。そのためオフィス環境に近づけるのであれば、日光を取り入れるか、デスクライトを使用したほうがより集中できます。

また机の上をできるだけオフィスに似た環境にできるように、文具、手帳やカレンダーなど仕事アイテムを広げるのもおすすめです。スポーツ選手が試合前に行うルーティーンのように、アイテムを広げる時間を挟むことでプライベートな時間から仕事の時間へスムーズに移行できるようになります。もちろん仕事が終わった後の出しっぱなしは、プライベートとオフィスの境界線が曖昧になるため、禁物です。終業時間になったらさっと片づけられるように、仕事道具をまとめて入れるカゴや箱を用意しておくと便利です。

4.その日のスケジュールを組み立てる

始業時間と終業時間が曖昧になりがちな在宅勤務で、時間を区切るのは自分次第。通勤時以上に、その日こなすべき作業量と要する時間を意識して、スケジューリングすることが大切です。

今日最低限やらなければいけないこと、近日中に終えないといけないこと、などを優先度順にメモなどに箇条書きして、業務の横に「〇時から〇時まで」と作業時間を割り振りましょう。スケジュールを細かく区切ることで、自分の仕事の進捗具合がわかりやすく、また休憩時間と仕事時間のメリハリをつけやすくなります。

他人からの介入がない分、在宅では集中してしまうと業務に没頭してしまいがちです。しかし人間の集中力と体力には限界があり、休みなく長時間作業をしていると能率が落ちてきます。そのため昼休みやティーブレイク、そして終業時間などは、アラームを鳴らすことで自分の業務を半強制的に中断させることも大事です。

Web会議のマナー

Web会議のマナー

在宅勤務で社内の人や取引先の人とコミュニケーションをとる方法のひとつに、Web会議があります。同じ「会議」なので実際に対面するリアルな会議と同じもののように思えますが、作法やマナーがいくつか異なるようです。社内だけならまだしも、社外の人との会議で相手に失礼があっては業務に支障が出てしまいます。ではどのような点で気を遣わなければならないのか、解説します。

Web会議における基本的マナー5つ

事前準備を念入りに

Web会議でも、リアル会議でも事前準備は大切です。しかしそこに機材の事情や、参加者が使い慣れているかも会議の進行具合に関係してくるため、脱線してもすぐに本題に戻せるように、会議の中身については事前に参加者全員が把握しておくことが大事です。

そのため、会議の進行役は、会議の目的と議題、当日の会議進行表、そして資料を参加者全員に事前共有しておきましょう。そして資料については、それが会議までに目を通しておいてほしい資料なのか、会議中に使用する資料なのか、もしくは両方なのか明確にしておきます。会議中も資料に沿って、どのような意見でまとまったのか都度区切りを入れることで、参加者が話題についてこられない事態に陥らないように気をつけましょう。

発言者以外はマイクをオフ

マイクはその人の発言だけでなく、同居する家族の生活音や、近所の音も拾ってしまう場合があります。1人暮らしでも、メモ用にタイピングをしているとキーボードの音は意外と響くものです。特にイヤホンをしている相手を煩わせてしまう可能性があるので、自分が発言するとき以外はマイクをオフにして、ミュート(消音)状態にしましょう。

また、Web会議システムによっては、同時に複数の人の音声を処理できないものもあります。そのため、誰かが発言しているときに声をかぶせてしまうと、どちらか一方の音声を無音にしてしまうことがあります。それを避けるためにも、発言をする際は挙手してからにするなど、相手に配慮をしましょう。

表情を意識する

Web会議ではカメラをONにしていると自分の顔がモニターに表示され続けます。普段の会議ならば、視界が開けているので視線も分散されますが、Web会議ではモニターに映る参加者の顔を一度に見ることができます。すると、自然と相手の表情に意識が向くので、Web会議では普段よりも表情やリアクションを意識しましょう。

人は真剣に話を聞いていると真顔になりますが、モニター越しだとその様子がぼーっとしているように見える場合もあります。聞き手は大きくうなずいたり、笑顔になったり、リアクションを普段よりも大きくすることで、相手に聞いていることが伝わりやすくなります。

発言はわかりやすく大きくゆっくりと

発言はわかりやすく大きくゆっくりと

オンライン上の会議では機材や通信状況によって聞き取りづらくなることもあるため、発言する際は、意識的に大きな声でゆっくりと話すことがポイントです。また相手に伝わるまで若干のタイムラグがあるので、相手の発言が終わったら一呼吸置いて話し出すと良いでしょう。誰かと発言がかぶってしまったときは、譲り合うこともマナーです。

ほかにも相手に向かって話しかけるとき、先に「○○さん」と呼び掛けて話し相手を明確にし、話し終わった際は「以上です」など、周りに話し終わりであることを伝えると、会話がスムーズになります。

背景の映り込みに注意

自宅でWeb会議をすると気になるのが、背景です。私生活が丸見えになってしまうため、壁を背景にするか、見せたくないものは片づけておきましょう。室内用物干しなどにシーツやカーテンを下げて、隠してしまうのも手です。また、会議相手の背景に映っているものに対してコメントをしないのもマナーです。指摘されたほうは、「じろじろ見られた」とプライベートを侵害されたような気持ちになる場合もあります。

バーチャル背景を設定する人もいますが、これには賛否が分かれるようです。通信状況や照明具合、その人が着ている服装によって背景と人間が同化して見えにくくなったり、きれいな景色とはいえリゾート地など仕事には不適切な背景を選んだりすると、人によっては悪い印象を抱く人もいるようなので、TPOをわきまえて使い分けたほうが良いでしょう。

Web会議も対応できる服装&メイク

在宅勤務中、人と対面するWeb会議では何を着たらいいか、メイクはどうしようか悩む人もいるのではないでしょうか。ここでは、突然のWeb会議にも安心して出席できる在宅勤務中のファッションやメイクの一例を紹介します。

オフィス仕様のトップス×機能性ボトムスがおすすめ

Web会議で相手に見えるのは、上半身のみ。そのためトップスさえ、オフィス仕様であればボトムスはカジュアルでも、きちんと感が出ます。とろみがあってシワになりにくいポリエステルのブラウスや、ハイゲージのニットカーディガンなどがおすすめです。

白や明るい色のブラウスを着ると、画面越しにくすんで見えがちな顔色をレフ板効果で自然とトーンアップしてくれます。しかし背景が白い壁の場合は、白い服を着るとぼやけた印象になってしまうので、画面に映えるような明るい色や花柄など少し華やかな印象の服がおすすめ。ジャケットもグレーやネイビーなど暗い色ではなく、ベージュやアイボリーなど明るい色を選ぶと良いでしょう。もちろん、普段の通勤時もカジュアルな装いの人はいつもどおりの服装で大丈夫です。

オフィスにいるときよりも在宅勤務は座っている時間が長いので、ボトムスはストレッチ性の高いものが良いでしょう。シワになりにくい素材(ポリエステル、ナイロン、ウールなど)、形態安定加工されている素材はおうちでのケアも簡単です。そして長時間座っていてもおなかが苦しくなりにくい、ウエストゴムのものもおすすめです。

ポイントを押さえるだけの簡単メイク

パソコンに搭載されたWebカメラの映りはあまり鮮明ではありません。モニター越しだとちょっとしたメイクでもフルメイクをしている印象になるため、Web会議でメイクをする際は、手抜きでもOK。そんなとき、隠したいところは隠して顔のパーツを目立たせるポイントメイクがおすすめです。

室内灯による暗めの照明では、クマやシミなどが普段よりも目立つことがあるようなので、気になるスポットをコンシーラーでカバーしましょう。あとはマスカラとリップをつければ、モニター越しにはメイクをしているかのような印象になります。モニター越しで顔色が悪く見えるときは、チークをのせて血色感を出すのもおすすめです。

まとめ

まとめ

新しい働き方に伴って変わる生活や考え方。これまでと比べてみると、自由に自分の時間を使うことができる一方で、これまで以上に自分自身をきちんと管理しなければいけないことに気づきます。マナーもワークスタイルも、誰も見ていないからと気を緩めるのではなく、ひとつずつ丁寧な行動を積み重ねていきましょう。ぜひこの記事をヒントに、快適なテレワークを実現してみてください。

  • 本記事は、公開日時点での情報です。

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