教員・研究員の利便性を損なわずに不正抑止の意識を高め、

管理部門の業務効率化も実現

教員・研究員の利便性を損なわずに不正抑止の意識を高め、管理部門の業務効率化も実現

本学の教員・研究員の経費執行は、請求書払いと立替払いにて行ってきました。例えば、学術書を取り扱う古書店などでは、請求書払いには対応していないケースも多いため、現金や個人のクレジットカードによる立替払いも認めざるを得ません。また、インターネット通販などを利用する場合、クレジットカード利用が主な決済手段であることがほとんどですので、経費執行を請求書払いのみに統一すると、教員・研究員の利便性を損なうことになってしまいます。

経費執行の範囲については判断に迷うケースもあり、チェック体制が不十分であるために、教員・研究員本人が意図せず不正利用と判断されてしまうケースが生じかねません。そのため、本学では、各学部等の事務室や研究サポート部門で執行内容をチェックするだけでなく、教員・研究員からより遠い立場にある財務部が第三者的に公正かつ厳格なチェックを行ってきました。クレジットカード利用明細は原本を届けてもらい、一つひとつの執行内容について最終的な確認をしていました。

しかし、クレジットカード利用明細を含め、立替払いによって発生する証憑書類は多岐にわたり、財務部側としても内容を把握する手間が掛かっていました。また、教員・研究員からの希望があれば、個人のクレジットカード利用明細は写しを保管し、原本は返却していましたが、そのやり取りも相互に負担になっていると感じていたのです。さらに、個人情報保護のために私的な利用情報などを自身でマスキングする教員・研究員の手間も課題となっておりました。

証憑書類の様式が統一されていれば確認しやすくなりますし、法人カードなら明細における個人情報の問題も解消できます。また、法人カードを利用した時点で経費執行したことになるため、私的利用とは峻別の上、教員・研究員自身が経費執行範囲をきちんと認識していることが前提となります。不正利用が発生するリスクを低減するには、クレジットカードを利用する上での意識を高める仕組みをつくることも大事だと考えました。

これらを踏まえ、教員・研究員の利便性を損なわず、かつ、不正リスクを低減し、管理部門の事務処理も効率化できる方法を考えた結果、法人カードの導入に向かうことになりました。

その点、三井住友カードの担当者様は、大学における、特殊な経費執行体制の知識なども自ら学んだ上で、こちらの求める要件をしっかりと満たす提案をしてくださり、信頼できると感じました。

また、三井住友カードのみの独自機能「マンスリークリア方式」もポイントでした。所定の決済日で利用限度額がクリアされるため、利用する教員・研究員にも説明しやすいと考えました。15日締めなどの場合は把握しづらく、「使えると思ったのに使えない」という状況が発生する可能性があります。その点、マンスリークリアなら「1日から末日までの間で、カード1枚あたり100万円分の利用ができる」という明確な区切りができ、誰でも理解しやすい。新たな仕組みを導入する場合、ただでさえ変わることが多く、浸透しにくいため、なるべくシンプルに説明できることが重要でした。

一方、管理部門側のメリットとしては、経費精算業務を平準化できたことが非常に大きいと感じます。これまで教員・研究員は任意のタイミングで経費精算を行っていたため、いつ経費精算の業務が発生するのか予測がつきませんし、年度末にまとめて申請が来るケースも少なくはありませんでした。しかし、法人カードを利用する場合は、一定期間で経費精算をすることになります。届いた利用明細を証憑書類と合わせて翌月に提出することがスタンダードとなったことで、毎月コンスタントに精算処理ができ、我々の業務も平準化されました。以前の立替払いでは個人のクレジットカードのため、利用明細の書式にバラつきがありましたが、利用明細の書式が統一されたことで、内容確認の突き合わせ作業も非常に楽になりました。

また、これまでは経費執行の内容確認は、財務部の担当者が書式の異なる一つひとつの紙媒体の証憑類の内容を細かく確認していましたが、現在は、電子的なやり取りがメインとなっています。電子化され、書式も統一された法人カードの利用明細と、これに明確に対応づけられた証憑書類でそれぞれの取引内容が確認できるため、あとは、1行1行に対し、どの予算で執行するかを確認するのみで済んでいます。

公的研究費の適正使用は一大学の問題ではなく、高等教育機関をはじめとする研究機関すべてにまたがってくるものであり、ひとたび不正利用が発生すれば、社会的信頼の失墜につながってしまいます。研究費の適正使用による研究活動を推進することは、その先の社会の発展にもつながります。何より、補助金等の国費による研究活動の源泉は「国民の税金」であることを忘れてはなりません。適正な執行は重い使命であると受け止めています。法人カードを導入した結果、不正利用の抑止にきっとつながっていくことを体感しているので、導入の選択肢として視野に入れてみるのもいいのではないでしょうか。

白川さん：本学が法人カードをスムーズに運用できているのは、そもそも個人のクレジットカードによる立替払いを認めていたからではないかと思います。教員・研究者に対する立替払いの仕組みがない場合は、移行も難しいかもしれません。とはいえ、インターネット経由でクレジットカード払いでしか購入できない場合もありますし、教育・研究を遂行するためには、請求書払いでしか対応できないとなると支障をきたすこともあるでしょう。今後は電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も求められるようになりますし、今後を見据え、法人カードを活用した仕組みを前向きに検討する余地があると思います。

また、三井住友カードは、導入後も積極的にヒアリングや提案をしていただき、大学生協との取り組みも実現できました。大学生協では請求書払いが原則でしたが、店頭でコーポレートカードを使える仕組みや、店頭に行かずとも申し込みと同時にカード決済が完了する仕組みを導入してもらうことができました。不正リスクの低減や業務効率化のみならず、気づかない課題にもアプローチしてもらえたことに、期待以上の効果があったと感じています。

𠮷田さん：これまで立替払いを認めていなかった学校法人の場合は、教職員の購買の選択肢を広げることができますし、より安価に必要なものを調達できるなど、利用者にとっても大きなメリットをもたらしてくれるのではないかと思います。