コーポレートカードと経費精算システム・コンカーの導入で経費精算業務の効率化を実現

長島さん：森ビルの再開発においては「求められる街づくり」を実現するために、地域の方々と一緒にその街の未来について考えることからスタートします。長い年月をかけて地元の皆さまと信頼関係を築き、地域にじっくり誠実に向き合うことで、次の世代、そのまた次の世代にも受け継がれ続けていく都市をつくりたいと考えております。

長島さん：例えば、地下鉄で1駅乗車した際の少額な交通費まで一つひとつ目視でチェックしていました。また、会社支給の定期券を利用できる区間かどうかを確認することも必要なため、社員には利用している定期券の区間を都度記入してもらう負担もかけていました。さらに、もしも申請金額に入力ミスがあったり、内容に不明な点があったりすれば、電話で本人確認する必要があり、そのやりとりの負荷も大きかったと感じますね。

一方、社員による経費申請の手続きが遅れがちになるという点も問題だと考えていました。当社では月次で経費精算を行っていましたが、経費発生から2ヵ月以内のタイミングであれば申請可能とする規定も設けていました。しかし、社員の立場からすれば、どうしても現場の業務優先となってしまい、経費申請は後回しになりがちです。そのため、申請可能な期限から漏れてしまったものについて個別で対応するケースも多く、そうした作業もまた負担となっていました。

佐野さん：こうした状況を改善するために、まずは経費精算システムの導入へ向かうことにしました。クラウド型のシステムであれば、申請・承認をシステム内で完結できますし、データの連携や自動反映によって業務の大幅な効率化を実現できると考えたのです。

しかし、経費精算システムを導入したところで、個々の社員が経費の内容や金額を手入力する作業は残ります。入力ミスが発生する可能性があるため、経理担当者が目視で逐一内容の確認をすることは変わらず必要であり、また、処理した内容をシステムに入力する作業も残ってしまいます。

そこで、経費精算システムと同時に、法人カードを導入すれば明細データの連携・反映ができるだろうという結論に至りました。また、カード決済は月次で締めるため、社員の経費申請も月内に行うことが必須のフローとなり、申請漏れを防ぐこともできると考えました。

第一に検討したポイントは、「社員個人の信用に影響を与えるリスク」についてでした。私たちは全員に法人カードを発行した上で、決済と精算後の入金先に個人の銀行口座を設定しようと考えていました。しかし、この場合は「個人の口座で決済ができないケース」が懸念されます。例えば長期にわたる出張などで経費がかさめば、個人口座の残高が間に合わず、引き落としができなくなる可能性もある。会社として支給する法人カードが社員個人の信用に傷をつけてしまうようなことは、あってはならないと考えていたのです。この点について、三井住友カードの担当者の方には、「個人ではなく、あくまでの会社の与信となるため、問題はない」という明確かつ安心できる回答をいただくことができました。

長島さん：また、三井住友カードが発行するコーポレートカードには“マンスリークリア”というしくみがある点も大きなポイントでした。これは、月末に利用済金額がゼロクリアされ、毎月1日になれば個々に設定した限度額まで利用できます。社員にとって経費の利用限度額がわかりやすくなりますし、導入推進を行う経理部門としても説明がしやすく、スムーズに浸透させることができると考えました。