カードレスで紛失リスクへの不安を解消！
現場とバックオフィス、双方の経費申請処理の業務を効率化

2009年より、お客さまの一生涯に寄り添う「総合生活支援サービス企業」を目指す大和ハウスグループの一員となった当社は、不動産総合管理業務の領域を担い、グループ各社と連携をとりながらお客さまに最適なサービスメニューを提供しています。

刻々と変化する社会の中では、次々と新たな課題が生じ、人々のライフスタイルも変化し、多様化し続けていますが、当社は、新たな価値観や概念に向き合う多様な視点を持ち続け、お客さまと社会に貢献していくことを目標としています。1人ひとりの考え方、価値観、個性を大切にしながら、多くの社会課題に向き合い、これまでの常識にとらわれない新しいスタイルを生み出していきたい。「LEAD NEXTYLE　あしたのあたり前を、あなたに。」を経営ビジョンに掲げ、より豊かな暮らしを共創し続けていくことを目指してまいります。

山本さん：現場の担当者の皆さんは、毎月必ず発生する経費に対し、都度、立替払いや請求書払いの事務処理を行ったり、事前に振込申請の書類を発送したりすることが必要だったため、非効率だと感じている方も少なくなかったと思います。

中村さん：当社では、すでにグループ会社が展開する法人カードを導入していましたが、主に管理職者の名義で発行しており、個人の出張費用などを支払いの対象とし、会社の口座から引き落とされるしくみでした。一方、会社間で支払いを行う毎月の経費申請は、各部署で事務職を務める一般社員が担当しています。そのため、クレジットカードの発行対象を一般社員に広げる方法も考えましたが、各部署の担当者からは「クレジットカードの現物を持ちたくない」「責任が大きいため、個人名義でのクレジットカード発行は避けたい」など、法人カードに抵抗感を示す声が多くありました。

山本さん：そもそもクレジットカードの現物を持つことには紛失のリスクがあり、個人の負担感が大きい上、会社としてのセキュリティリスクも高まります。各部署内の管理職者が持っている法人カードを利用する方法もありますが、管理職者は日々忙しく、かつ、事務職の皆さんには時短勤務の方も多い。連携がとりにくく、スムーズな支払い処理が難しいという状況もありました。

一方、本社の経理財務部にとっては、全国の各部署から届く申請書類が月末に集中してしまう点も問題だと感じていました。書類発送のタイミングが遅れ、到着までに時間が掛かったり、郵便事故で届かずに再送の手配が必要となったりするケースもあり、経理財務部の振込処理が遅れてしまうこともありました。各部署の担当者の経費処理に対する意識も高めることができればと考えました。

中村さん：当社では、法人カードを導入する際、経費精算システムの「SAP Concur」も併せて導入しました。しかし、それだけでは網羅しきれない部分もあります。「さまざまなツールを活用し、できる限り効率化の隙間を埋めていければ」と考えていたので、会社間の経費精算についても、クレジットカードの現物を持たずに済むパーチェシングカードを活用していくことにしました。

法人カードやSAP Concurを導入した後には、「各種ツールやシステムを連携させて効率化は図れたが、会社間の経費支払いという部分に隙間ができてしまう」と感じました。三井住友パーチェシングカードは、私たちが求めている要件を満たしていましたし、三井住友カードの営業担当者の対応の良さが印象に残っていました。そこで、残った隙間を埋めるための最後のピースとして、三井住友パーチェシングカードを導入することにしたのです。

山本さん：三井住友パーチェシングカードは、現物を持たずに済むので紛失リスクもありません。クレジットカード更新時に現物を送らなくていい点も魅力的ですね。現物があった時は、すべての発行対象者に向けてクレジットカード送付や受領の処理を行わなくてはならず、物理的な対応作業の手間が掛かっていました。

また、個人名義で発行している法人カードは、異動や退職、組織変更などがあれば、名義人の変更手続きを行わねばなりません。その点、三井住友パーチェシングカードは部署名義で発行できるため、そもそも名義人を変更する必要がありません。

中村さん：導入の際の三井住友カードの対応にも非常に満足しています。こちらの要望に対するレスポンスが非常に早い上、他社の提案のさらに上をいく内容をご提案いただくことができました。「なるべくスピーディーに発行したい」という要望にも応えていただきましたね。

山本さん：クレジットカードの発行は部署ごととし、希望する部署を対象としましたが、導入時に大変だと感じることはありませんでした。申込書をまとめて送付した後、3週間程度ですべて発行していただくことができました。現場の担当者からも特に不満の声はなく、「使い方がわからない」という問い合わせもほとんどありませんでしたね。いつものSAP Concurを使用した経費精算処理と同じだと伝えるだけで問題なく移行できたと思います。

中村さん：当社の場合は、すでに法人カードとSAP Concurを連携させて経費精算を行っていたので、法人カード導入時のマニュアルをそのまま利用することができました。また、法人カードを利用している管理職者から不明点を聞くこともできたのではないかと思います。

山本さん：SAP Concurと三井住友パーチェシングカードの連携も簡単で、各部署の経費担当者のSAP Concur IDと各部署へ発行されたパーチェシングカードの番号を紐づけるだけでした。経費支払い処理の流れとしては、まず各部署の担当者が支払い先のサイトでクレジットカード番号の登録を行います。その後、メールなどで引き落としのお知らせがくるので、それをダウンロードした上で、SAP Concurを通じて経費申請の手続きを行います。私自身も経理財務部のパーチェシングカード担当者として、レターパック購入の手続きを行っていますが、Web上で完結できる便利さを実感しています。

三井住友パーチェシングカードは、経費処理の負担感が大きい部署に提案できる一つのツールであり、希望に応じて部分導入する形で、柔軟に対応していくことができます。現場によっては新たなツールの導入に時間を割けないと考え、歓迎しないケースもあるので、本社主導でDX化を強引に推進するのではなく、各部署の自主性に任せていくことが大事だと考えています。実際、こうした選択肢を紹介することで、「そういうものがあるなら使いたい」となるケースも少なくはないですね。

山本さん：例えば、「毎月、同じ金額のウォーターサーバーの請求書を紙で郵送するのが面倒だ」など相談された際に、三井住友パーチェシングカードを案内しています。すでに利用している部署から「とても便利だ」という口コミが広がっているようで、各所からの問い合わせも増えていますね。

中村さん：レターパックについては、まとめて1ヵ月分を購入するため、管理職者の法人カードを利用するケースも多くあります。当社では毎年3月〜4月頃、建物管理の書類送付などでレターパックを大量に使用します。個人で立て替えるには大きい金額になるため、管理職者の法人カードを利用しようと思っても、「多忙な管理職者をなかなか捕まえることができない」となるケースもあったようです。今では、経費処理の担当者が部署のパーチェンシングカードを利用できるので、管理職者との連携も不要になりました。

さらに、紙の書類ではなく、電子化したデータで申請できるので、ペーパーレス化を推進できるメリットもあります。

中村さん：そもそもの目的は「法人カードで対応できていることを、クレジットカードの現物を発行せずにできるようにしたい」ということだったので、それを実現できたことが大きなメリットです。現場と経理財務部、双方の事務処理の負担も軽減できたと感じます。

山本さん：クレジットカードの現物を持たず、紛失リスクを解消できたことも、セキュリティ面で安心できますね。また、過去には、誤って個人的な購買に法人カードを使用してしまい、会社の口座から引き落としがされてしまうケースなどもありました。しかし、三井住友パーチェシングカードの場合は、支払い先のサイトに登録しない限り、誤った引き落としが発生することもありません。これは想定していなかったメリットだと思います。

中村さん：各部署での用途と毎月の利用金額がある程度決まっているので、締日翌日に利用枠がクリアされるマンスリークリアのしくみについては活用できていないと感じます。しかし、経理財務部単体ではメリットを感じます。出張時の手配・管理が行える旅行会社サイトの決済にパーチェシングカードを使っていますが、全社的に利用され、年間で数億円単位という支払い金額になるため、マンスリークリアで利用枠に余裕を持つことができるのはありがたいですね。また、通常の従業員の立替精算や、法人契約で旅行会社と直接取引することに比べ、カード利用を挟むことで支払いサイトが長くなるため、資金面についてもメリットを受けています。

山本さん：これからは法人カード管理者Webも利用していきたいと思います。クレジットカードの使用者追加や限度額の変更なども、すべてWeb上で完結できると知って、とても便利だと思いました。

何より、バックオフィスの手間や負担を増やすことなく、クレジットカードを利用する部署や社員の利便性を高めることができるのは大きなメリットだと実感します。誰も損することがない一方、現場にとっては便利になるので、積極的なDX推進が難しい企業にも導入しやすいと思います。