立替払いの完全クレジット化へ！
経費精算システム・コンカーとの連携で、経費申請・承認業務を効率化

現在、全国に8拠点の工場と、13拠点の営業所を展開し、日本各地のスーパーなどを通じて多くのお客さまに商品をお届けしております。

今後も私たちは、自然の恵みに感謝し、美味しさを革新し続け、すべての人々を元気で幸せにする健康創造企業を目指してまいります。

この方針のもと、経理部では、業務のスリム化・合理化を図るために、「全社における現金・預金・紙とハンコ、従業員の立替精算などをすべて無くす」というミッションに取り組むことになりました。

笠垣さん：当社では、従業員が経費立替を行うケースが多く、経費精算には紙とハンコが必要不可欠でした。当時は従業員が経費精算システムに精算項目を入力、紙に打ち出して承認申請していました。申請書類に領収書を添付した上で本人のハンコ、上司の承認のハンコを押し、本社経理部や各事業所の経理担当者に提出します。そして、経理部で最終的な照合・確認する手順を踏んでいたのです。私たちを含め、経理部には11名が在籍していますが、本社勤務の従業員200名分、月間で2000件にものぼる経費精算データの入力と照合をしていたため、業務負荷は非常に大きいものでした。

笠垣さん：本社経理部では、全国の事業所から送られてくる書類をまとめて保管しておくことも必要でした。証憑類には7年間の保管義務がありますが、年間で段ボール100箱分という膨大な量になるので、本社内の一室を保管のためだけに使っています。毎月、これらの書類を仕分け・分類して保管する作業も経理部メンバーの大きな負荷でした。また、過去に遡って内容を確認することが必要になった場合は、膨大な紙束の中から探し出さなくてはならず、かなり非効率だったと思います。

倉谷さん：今回のミッションでは、こうした課題を解決して業務効率を向上させると同時に、各種データを一元管理し、各部署でデータ活用ができる基盤も作ることができれば、と考えました。多様なデータを1カ所にまとめて、いつでも誰でも欲しい情報を見ることができることが理想の姿です。当社においては、生産から販売までのデータはすべて経理部に集まります。そのため、経理部では、商品ごとの売上や原価の内訳、人件費も含めた経費の内訳などの月次データをまとめた資料を作成し、毎月、全社に共有するという業務もありました。

笠垣さん：各部署から「前月と比較してこの項目の経費利用が変動しているので、確認のためにデータが欲しい」「コスト削減を検討したいので、こんなデータの資料を作ってほしい」などの依頼を受けることもあり、経理部で個別対応している状況もありました。都度、対応する必要があり、本来の業務に集中できなくなることも問題でしたね。

倉谷さん：各種経費の内訳に加え、品群収支、得意先別収支など、多様なデータを一元管理し、分析データをいつでも誰でも自由に見られるようなしくみを作れば、各部署で異常を検知するために役立てたり、今後の施策やコスト削減などの検討に活用したりすることができると考えています。

笠垣さん：従業員が利用する経費には、交通費や出張時の旅費・宿泊費が中心ですが、スーパーなどで参考商品を購入することも多くあります。しかし、店舗によっては、利用できるカード会社が限られているケースも少なくないため、加盟店数が多いカードであることは非常に重要だと考えました。加えて、「VISAといえば三井住友カード」というイメージが強くあったため、自然に三井住友コーポレートカードを選ぶ流れとなったのです。

倉谷さん：工場勤務の従業員は経費立替を行う機会が少ないため、営業と本社勤務の従業員に毎月10万円を限度額したカードを付与し、「経費立替には現金を使わず、すべてカードを利用する」というルールを徹底しました。

クレジットカードは使い方を教える必要もなく、利用するだけでいいため、従業員への導入もスムーズだったと感じます。導入直後にカード紛失のトラブルは発生しましたが、三井住友カードには専用コールセンターがあり、迅速に対応方法を教えてもらうことができました。紛失から数時間で不正利用がないことも確認でき、安心できましたね。こうした面でも、三井住友カードを選択して良かったと感じます。

導入から半年後には、「紙とハンコを無くす」というさらなるミッション達成に向かうため、経費精算システム「コンカー」も導入しました。システム内で完結できる承認フローがあり、かつ、基幹システムとして導入しているSAPとの連携性も良く、三井住友コーポレートカードとデータ連携もできる。承認申請に必要だった紙とハンコを無くすために、十分なしくみがあることが決め手になりましたね。

三井住友コーポレートカードを導入し、すべての経費に利用するルールを徹底したおかげで、全社における従業員の立替をほぼ無くすことができました。現在は、クレジットカード決済ができないお店や交通費、駐車場代以外の経費は、すべて三井住友コーポレートカードで支払っています。これと並行して、出先の預金口座も廃止しました。日々の釣り銭の用意や売上管理、銀行への入金など、現金を扱うことで発生する煩雑な業務もすべて無くし、さまざまな面から業務をスリム化し、集中できる環境を整えたことで、工場の業績も向上しています。全社の業務効率向上にも貢献することができたと感じます。

その後、コンカーを導入し、連携させたことによって、経費精算の承認申請をシステム内で完結でき、紙とハンコも完全に無くすことができました。個々のカード利用データはそのままコンカーに反映されるので、従業員も経理担当者もシステム入力の作業負担を軽減できています。

笠垣さん：毎月、全社の申請書類を仕分け・分類するために、担当者1名が丸一日かけて作業していましたが、紙をすべて無くしたおかげでその業務も不要になりました。データベース化により、必要なデータは検索すればすぐに探せるので、そうした面でも効率化ができています。証憑類も電子で保管できるので、毎年、段ボール100箱分の紙の書類を保管する必要が無くなり、スペースも有効利用できるようになりました。

倉谷さん：また、今まで本社経理部では月に1人10時間程度の残業は当たり前でしたが、導入2ヵ月でメンバー全員の残業ゼロを達成でき、今も継続しています。従業員にとっても「スマホを使えば、いつでもどこからでも、経費申請の入力・承認ができる」というメリットがありますね。外出時の移動中や出張の合間にも経費申請の処理ができますし、コロナ禍の影響でテレワークを実施した際にも役立ちました。

笠垣さん：導入当初は、利用に消極的な従業員もいましたが、「実際に使ってみたら便利だった」と感じるケースが多いようです。そうした評判が社内に広がっているためか、工場の各部門からも「コーポレートカードを利用したい」という要望が来るようになっています。

倉谷さん：自社システムを作ったりカスタムしたりすれば、開発や改修のコストがかかるので、今後もいいツールやシステムがあればどんどん取り入れていきます。

当社では今後もさらなる経営改革に取り組むため、来季以降は予算づくりのしくみを見直す予定になっています。社内のDX部隊が中心となって取り組んでいますが、私たち経理部も経費関連の知見を活かしてサポートしていければと考えています。現在、コンカーによって個々の経費利用データも一元管理できているので、「どの部署がどういった経費を使っているのか、どんな用途で利用しているのか」などを把握して、幅広くデータ活用できるしくみを作れたら、と思っています。

三井住友カードには、「ニュー・フジッコ」で掲げている「立替払いのクレジット化」を100％実現するため、現在利用できていないお店や交通機関、駐車場等の精算のクレジット化、また、その先はスマホ決済の導入を期待します。