本社移転に伴い三井住友コーポレートカードと経費精算システムを導入！

一気通貫で「業務効率化」「ペーパーレス化」「キャッシュレス化」を実現

スポーツ用品事業においては、バスケットボール、ハンドボール、バレーボール、サッカーボールなどの各競技用ボールをはじめとするスポーツ用品の開発、提供を行い、世界中の主要リーグやチーム、トーナメントにおける公式試合球や公式用具としても採用されています。また、自動車部品事業においては、「音・振動・流れ」を制御する技術を軸に開発を進め、ゴム・樹脂を主材料とする製品を供給しており、レーシングチームである広島マツダ HM RACERS様とテクニカルパートナー契約も締結し、レース用強化部品の供給を行っています。

これに加え、医療・福祉事業では、病院、介護施設、在宅介護で利用される耐圧分散式マットレスや車椅子などの開発・製造・販売を行う一方、東京大学などの外部研究機関とも連携しながら医療・福祉業界における課題解決の提案を続けています。

さらに、マリン・産業用品事業では、浮桟橋や養殖用フロートなどのマリン用品や、高速道路や鉄道などの耐震構造を支える橋梁用ゴム支承などの製造・販売を手がけ、社会インフラを支える貢献も続けています。

現在、グループ全体で3100名（2023年9月現在）の従業員を擁し、2023年11月には広島西飛行場跡地の広大な敷地に本社を移転しました。広島市内に分散していた4事業の開発機能と本社機能を集約し、テクニカルセンターmolten[the BOX]として運用を開始。当社の経営資源を最大活用するために、4事業を横断した新たなプロダクトの開発を推進しています。

岡﨑さん：移転前の経費精算業務には社内システムを使っていましたが、従業員の経費立替では、社内システムに必要項目を入力してからプリントアウトし、領収書と合わせて上長に提出し、ハンコをもらうという非効率な流れでした。各部門の経理担当者にとっても現金による立替経費の精算に手間がかかりますし、お互い、経費精算のために出社することが必要でした。

当社の場合、対企業の購買も多くあるので、請求書による支払業務にも大きな手間がかかっていました。これまでは、取引先の企業から材料を購入したら、現場の担当者が納品書の内容を入力して買掛金のデータを作成し、それを経理部で会計システムに入力していたため、入力作業に手間がかかるだけでなく、後送される請求書を仕分けする作業や、納品書の内容や入力データと照合する作業にも膨大な時間がかかっていたのです。

長谷川さん： 法人カードについては、海外出張に行く従業員を対象に、40名〜50名程度に発行していましたが、やはり紙の利用明細や請求書がくるため、経理部での突合作業に大きな手間がかかっていました。

岡﨑さん：営業の場合、長期で国内出張するケースもあるため、法人カードを持っていない社員は個人で経費を立て替える必要がありました。しかし、月に一度の精算になることもあり、特に若手社員にとっては大きな負担になっていたと思います。「何とかならないか」という声もあり、そんな時は、経理部でまとまった金額を仮払いすることで対応していました。

長谷川さん：仮払いの対応は、私が1人で担当していたため、誰にいくら支払ったのかを把握しておく必要がありました。これら経費精算業務のさまざまな課題を解決する必要があり、かつ、今後はインボイス制度や電子帳簿保存法にも対応していかなくてはならなりません。これを踏まえ、経費精算のキャッシュレス化を進め、立替経費や納品書のデータをシステムに連携させて支払業務に利用することで、無駄な入力作業や突合作業をなくそうと考えました。

また、「人の力」に頼り過ぎることで、業務全体がブラックボックス化してしまっていた状況にも問題を感じていました。今後の世代交代のためにもいかにシンプルな流れで支払業務を完結させるかが大きな課題だったのです。

岡﨑さん：さらに証憑類には、税務上７年間の保管義務があり、膨大な紙の証憑類を保管する業務も担っていました。これらの証憑類を毎月、仕分けて整理することにも大きな手間がかかっていたため、紙の証憑類をいかに削減していくかも課題でした。

岡﨑さん：三井住友コーポレートカードを選んだ決め手は、オンラインで入退会の申請手続きや利用上限の金額設定ができる点と、請求・利用の明細データをもらえるという点でしたね。申請も明細データもペーパーレスにできますし、CSVのデータをいろいろと使い回せると考えました。

長谷川さん：新たに導入する経費精算システムとの連携性が良かった点もポイントになりました。また、新幹線のEX予約を使える付属のサービスも魅力的でした。従業員にとっては出張時の新幹線予約がラクになり、新幹線の利用料金が安くなるため、会社にとっても経費削減のメリットがありますから。

導入時には、三井住友コーポレートカードと経費精算システムを利用した新たな経費精算の仕組みをつくりました。従業員に向けて、FAQや利用マニュアルをつくり、オンラインでの説明会も開催して周知していきました。新たな経費精算方法を覚えることに不満が出るかと思いましたが、コーポレートカードについてはみんな喜んでいました。

岡﨑さん： コーポレートカードと経費精算システムを一気通貫で導入したことがとても良かったと思います。双方の良い部分を取り入れられたことで、いろんな業務を一気に効率化できたと感じます。基本ルールとしては、経費を利用する従業員にカードを発行し、会社の経費には三井住友コーポレートカードを使い、経費精算システムで承認申請を行うことにしています。

長谷川さん：導入後の効果としては、やはり従業員の経費精算がラクになったという点が大きいと思います。スマートフォンで承認申請を完結できる上、カードデータが自動連携されるので入力の手間を削減でき、入力ミスも防げるようになりました。オンライン上で精算ができるため、出社しなくて済むメリットもありますね。今までは、経理部も経費精算のために出社する必要がありましたが、双方がテレワークに対応できるようになったことは大きなメリットだと思います。

また、現在はカードを利用すれば会社の口座から引き落とされるので、従業員の立て替えの負担をなくすことができた点も大きいですね。経理部も「早く精算してほしい」と言われることがなくなりました。現在は、現金で経費精算を行うことがほぼなくなり、キャッシュレス化を実現できています。

一方、経理部にとっては、紙の証憑類が大幅に減ったことで、確認・突合の作業を削減できています。また、月に数時間かけていた余計な仕分け・ファイリング作業も削減できました。おかげで、ストレスも軽減できたと感じます。

長谷川さん：利用明細がデジタル化されたことで、保管すべき紙の証憑類がこれまでの3分の1くらいになりました。電子帳簿保存法などの法対応においても、有効な手段だと思います。

現金による経費精算がなくなったことで内部統制も強化できましたし、小口現金に付随する監査なども削減できました。また、カードの引き落とし明細と利用明細を経理部がチェックするため、従業員の経費利用に対する意識向上にもつながっています。

岡﨑さん：大きな改革を行う時には、実行を担う側の負担が非常に大きく、私たちも現場と組織の板挟みになって苦しむこともありました。これから業務改善に向かう方々には、「この改革を実現することで、必ず現場も組織も良くなる」と信じて突き進んでほしいと思います。経理や財務には守りのイメージが強くありますが、会計部門として競争優位について考えると、攻めの一手を打っていくことが重要です。それはやがて企業の持続的な成長につながり、大きく貢献していくことができると考えています。

長谷川さん：人口減少がさらに進んでいくこれからの時代、いかに業務を効率化していくかが重要です。多様なデータをつなぎ、１つの仕組みで完結させていく視点が必要ではないかと思います。私たちは、これから10年後の目指す姿に向かって、さまざまな業務改善と改革を進めていきます。当社の競争優位を築くためにも、より攻めの経理・財務に注力し、技術的成長につながる領域に投資していけるような資金計画をリードしていきたいと思います。