教員・研究員の利便性を損なわずに不正抑止の意識を高め、

管理部門の業務効率化も実現

教員・研究員の利便性を損なわずに不正抑止の意識を高め、管理部門の業務効率化も実現

財務部 経理課長:尾崎圭一郎さん、経理課 経理係長:白川敏史さん、経理課:𠮷田侑平さん

同志社大学

財務部 経理課長:尾崎圭一郎さん、経理課 経理係長:白川敏史さん、経理課:𠮷田侑平さん

(左から、𠮷田さん、尾崎さん、白川さん)

明治創立の歴史と総学生・生徒・児童・園児数4万人規模を誇る教育機関

明治創立の歴史と総学生・生徒・児童・園児数4万人規模を誇る教育機関 イメージ

尾崎さん:学校法人同志社は、1875(明治8)年、新島襄によって創立された、国内有数のキリスト教主義の学園です。同志社大学、同志社女子大学のほか、4つの高等学校、4つの中学校、小学校、国際学院、幼稚園を含む総合学園として、一貫教育を行っている点が特徴的であると考えています。

2022年4月現在、総学生・生徒・児童・園児数は41,500名、教職員数は1,800名程度となっており、歴史的背景はもちろん、規模感においても日本を代表する教育機関の一つと言えるでしょう。

 

「良心教育」は本学の目指す教育の原点であり、良心を手腕に物事に取り組み、社会で活躍する人物を輩出することを使命としています。これまでに送り出した30万名以上の卒業生は、経済・政治・宗教・教育・社会事業など、社会におけるさまざまな分野で活躍しています。

文部科学省からの「公的研究費の適正な管理・監査体制の整備」の要請に的確に対応する方法を検討

同志社大学 財務部 経理課長:尾崎圭一郎さん

尾崎さん:法人カードの導入検討に至ったのは、文部科学省から研究機関に向けて「公的研究費の適正な管理・監査体制の整備」の要請があったことがまず要因でした。本学ではこれまでも教員・研究員が使用するあらゆる研究経費に対し、不正を発生させないチェック体制の構築に取り組んできましたが、国の要請を受け、より的確な対応ができる方法を検討することになりました。

 

本学の教員・研究員の経費執行は、請求書払いと立替払いにて行ってきました。例えば、学術書を取り扱う古書店などでは、請求書払いには対応していないケースも多いため、現金や個人のクレジットカードによる立替払いも認めざるを得ません。また、インターネット通販などを利用する場合、クレジットカード利用が主な決済手段であることがほとんどですので、経費執行を請求書払いのみに統一すると、教員・研究員の利便性を損なうことになってしまいます。

 

経費執行の範囲については判断に迷うケースもあり、チェック体制が不十分であるために、教員・研究員本人が意図せず不正利用と判断されてしまうケースが生じかねません。そのため、本学では、各学部等の事務室や研究サポート部門で執行内容をチェックするだけでなく、教員・研究員からより遠い立場にある財務部が第三者的に公正かつ厳格なチェックを行ってきました。クレジットカード利用明細は原本を届けてもらい、一つひとつの執行内容について最終的な確認をしていました。

しかし、クレジットカード利用明細を含め、立替払いによって発生する証憑書類は多岐にわたり、財務部側としても内容を把握する手間が掛かっていました。また、教員・研究員からの希望があれば、個人のクレジットカード利用明細は写しを保管し、原本は返却していましたが、そのやり取りも相互に負担になっていると感じていたのです。さらに、個人情報保護のために私的な利用情報などを自身でマスキングする教員・研究員の手間も課題となっておりました。

 

証憑書類の様式が統一されていれば確認しやすくなりますし、法人カードなら明細における個人情報の問題も解消できます。また、法人カードを利用した時点で経費執行したことになるため、私的利用とは峻別の上、教員・研究員自身が経費執行範囲をきちんと認識していることが前提となります。不正利用が発生するリスクを低減するには、クレジットカードを利用する上での意識を高める仕組みをつくることも大事だと考えました。

 

これらを踏まえ、教員・研究員の利便性を損なわず、かつ、不正リスクを低減し、管理部門の事務処理も効率化できる方法を考えた結果、法人カードの導入に向かうことになりました。

課題

  • 文部科学省からの要請に的確に対応するため、管理体制を整える必要があった
  • 教員・研究員が立替払いをする際、請求書払いができないケースも多い
  • 立替払いの証憑書類が多岐にわたり、書式もサイズもバラバラで、管理がしにくい
  • 個人のクレジットカードで立替払いをした際、個人情報をマスキングする手間があった
  • 経費執行範囲に対する意識を高め、不正利用の発生リスクを低減したい

毎月の経費精算件数を平準化でき、証憑書類の統一化や支払先の一本化による業務効率化も

同志社大学 経理課:𠮷田侑平さん

𠮷田さん: 私は経理係長の白川とともに、法人カード導入の検討・推進を担当しました。7社を検討し、本学の規模感に対応できる4社に絞って最終提案をお願いしましたが、その中で本学が提示した要求仕様書の要件を最も満たしていた三井住友コーポレートカードに決定いたしました。また、三井住友カードの担当者様の真摯な姿勢と熱意ある対応も導入の決め手となりました。本学では1,000枚規模の法人カード発行が必要となるため、導入後も引き続きサポートいただけることが重要です。

 

その点、三井住友カードの担当者様は、大学における、特殊な経費執行体制の知識なども自ら学んだ上で、こちらの求める要件をしっかりと満たす提案をしてくださり、信頼できると感じました。

また、三井住友カードのみの独自機能「マンスリークリア方式」もポイントでした。所定の決済日で利用限度額がクリアされるため、利用する教員・研究員にも説明しやすいと考えました。15日締めなどの場合は把握しづらく、「使えると思ったのに使えない」という状況が発生する可能性があります。その点、マンスリークリアなら「1日から末日までの間で、カード1枚あたり100万円分の利用ができる」という明確な区切りができ、誰でも理解しやすい。新たな仕組みを導入する場合、ただでさえ変わることが多く、浸透しにくいため、なるべくシンプルに説明できることが重要でした。

マンスリークリア方式 イメージ

導入の際、本学において初の取り組みとなるため、問い合わせや反響は未知数だと考えていましたが、担当者様からきめ細やかな連絡をいただき、相談しやすい体制をとってくれたことで安心感を持てました。また、他企業の質問事例なども共有していただき、一緒に学内向けの利用マニュアルを作成することができました。問い合わせに対応する財務部のメンバーもこのマニュアルのQ&Aなどを参照しながら説明することができたので、非常にスムーズだったと感じます。チーム内教育にも役立てることができましたね。

現在、大学・女子大学の教員・研究員1,000名超が利用対象となっています。原則、従来立替払いを行っていた経費執行の決済には、法人カードを利用するようにお願いしています。また、同時に三井住友パーチェシングカードも導入し、同志社大学・同志社女子大学内の各事務組織の部課ごとに1枚ずつ発行、同志社小学校、同志社国際学院、同志社幼稚園についても、組織全体に対し各1枚を発行しています。事務組織では、教員・研究員に比べ、立替払いが発生することは多くありませんが、職員の立替負担をなくすことができますし、部課全体で共通利用できるため、利便性は高いと考えています。

同志社大学 経理課 経理係長:白川敏史さん

白川さん:導入後には、公的研究費も含めた研究費全般の立替払いを大幅削減することに成功しました。クレジットカード決済が使えないケースを除き、法人カード利用に移行できているので、体感的には法人カード導入前の立替払いと比べて8〜9割の利用率となり、不正利用のリスク低減ができているのではと思います。教員・研究員からは「使い勝手が悪い」などの声は届いていませんので、スムーズに利用いただけているのではないでしょうか。また、立替払いではなく法人カードでの購入ができるようになったことで、一時的でも本人が自己負担しなくても良くなった部分にメリットを感じている方も多いのではないかと思います。

一方、管理部門側のメリットとしては、経費精算業務を平準化できたことが非常に大きいと感じます。これまで教員・研究員は任意のタイミングで経費精算を行っていたため、いつ経費精算の業務が発生するのか予測がつきませんし、年度末にまとめて申請が来るケースも少なくはありませんでした。しかし、法人カードを利用する場合は、一定期間で経費精算をすることになります。届いた利用明細を証憑書類と合わせて翌月に提出することがスタンダードとなったことで、毎月コンスタントに精算処理ができ、我々の業務も平準化されました。以前の立替払いでは個人のクレジットカードのため、利用明細の書式にバラつきがありましたが、利用明細の書式が統一されたことで、内容確認の突き合わせ作業も非常に楽になりました

 

また、これまでは経費執行の内容確認は、財務部の担当者が書式の異なる一つひとつの紙媒体の証憑類の内容を細かく確認していましたが、現在は、電子的なやり取りがメインとなっています。電子化され、書式も統一された法人カードの利用明細と、これに明確に対応づけられた証憑書類でそれぞれの取引内容が確認できるため、あとは、1行1行に対し、どの予算で執行するかを確認するのみで済んでいます。

法人カード管理者Web(SMCC Biz Partner) イメージ

さらに、法人カード導入前は毎日、経費精算および立替者への振込をしている状況でしたが、法人カードを導入後は、毎月末に三井住友カードへの支払いに集約することができました。このメリットは導入検討段階では想定していませんでしたが、業務の効率化に非常に役立っていると感じます。

 

𠮷田さん:リアルタイムで反映される利用明細も便利だと感じます。日時で利用明細を還元していただけるので、経費執行に気をつけないといけないタイミングでは日常的にデータを確認しています。本学は規模が大きいため、年度末に任期を終えて退職する教員も多く出ます。退職予定の教員がいる研究室で経費執行がされていた場合も、すぐに問い合わせて確認ができますね。

また、三井住友コーポレートカードには、管理者専用のWebシステム「法人カード管理者Web(SMCC Biz Partner)」があり、その中で使用者の追加や退会手続きができます。従来は手書きの用紙で退職者の管理をしていましたが、現在はエクセルに入力し、CSV連携でアップロードするのみで管理できます。こうした面でも業務効率が向上しているように感じます。

同志社大学 財務部 経理課長:尾崎圭一郎さん

尾崎さん:リアルタイムの明細反映は、公的研究費の適正な執行という観点から見ても有効ですね。トラブル対応はもちろんですが、常に管理部門がウォッチできる体制が重要だと考えています。個人のクレジットカードで立替払いをした場合、明細がこちらに届くまでその経費執行が適正かどうかは判断できません。一方、法人カードの場合、管理部門側がいつでも確認できる環境があり、購入したタイミングで執行内容を確認できます。法人カードは利用した時点で経費執行に直結するので、執行範囲についての問い合わせをいただく機会が増えました。教員・研究員に「自分の研究に対し、その経費執行が本当にふさわしいのか」を意識いただく機会になったと思います。

メール通知や管理画面でリアルタイムに確認 イメージ

公的研究費の適正使用は一大学の問題ではなく、高等教育機関をはじめとする研究機関すべてにまたがってくるものであり、ひとたび不正利用が発生すれば、社会的信頼の失墜につながってしまいます。研究費の適正使用による研究活動を推進することは、その先の社会の発展にもつながります。何より、補助金等の国費による研究活動の源泉は「国民の税金」であることを忘れてはなりません。適正な執行は重い使命であると受け止めています。法人カードを導入した結果、不正利用の抑止にきっとつながっていくことを体感しているので、導入の選択肢として視野に入れてみるのもいいのではないでしょうか。

 

白川さん:本学が法人カードをスムーズに運用できているのは、そもそも個人のクレジットカードによる立替払いを認めていたからではないかと思います。教員・研究者に対する立替払いの仕組みがない場合は、移行も難しいかもしれません。とはいえ、インターネット経由でクレジットカード払いでしか購入できない場合もありますし、教育・研究を遂行するためには、請求書払いでしか対応できないとなると支障をきたすこともあるでしょう。今後は電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も求められるようになりますし、今後を見据え、法人カードを活用した仕組みを前向きに検討する余地があると思います。

 

また、三井住友カードは、導入後も積極的にヒアリングや提案をしていただき、大学生協との取り組みも実現できました。大学生協では請求書払いが原則でしたが、店頭でコーポレートカードを使える仕組みや、店頭に行かずとも申し込みと同時にカード決済が完了する仕組みを導入してもらうことができました。不正リスクの低減や業務効率化のみならず、気づかない課題にもアプローチしてもらえたことに、期待以上の効果があったと感じています。

 

𠮷田さん:これまで立替払いを認めていなかった学校法人の場合は、教職員の購買の選択肢を広げることができますし、より安価に必要なものを調達できるなど、利用者にとっても大きなメリットをもたらしてくれるのではないかと思います。

導入ポイント

  • 導入後のサポートが手厚く、教員からの問い合わせ対応などについても相談できる
  • 独自機能「マンスリークリア方式」により、教員・研究員への説明がしやすく、利用を浸透させやすい
  • 利用明細の書式を統一でき、業務を効率化できる
  • リアルタイムの明細データ反映で利用状況をウォッチでき、不正抑止に役立つ

効果

  • 導入時に事例共有やマニュアル作成の支援を受け、スムーズな運用に役立った
  • 利用明細の統一化で内容の把握・確認がしやすくなり、業務効率が向上
  • 一定期間で経費申請が行われることになり、窓口対応の業務が平準化された
  • 月末に三井住友カードにまとめて支払いできるため、業務効率化につながった
  • 電子的に書式統一された利用明細によって取引内容が確認しやすくなり、電子的なやり取りで対応できるようになった
  • リアルタイムの明細データ反映で、利用状況の確認が随時できる
  • 管理者専用のWebシステム上で、使用者の追加や退会手続きができ、管理しやすい
  • 教員・研究員の利便性が高まり、立替払いによる個人の金銭的負担も解消できた
  • 教員・研究員の経費執行範囲に対する意識が高まり、不正抑止に役立っている
  • 大学生協と連携し、コーポレートカードで支払いができる仕組みをつくることができた

同志社大学様が導入した法人カード

ガバナンス強化で管理業務の効率化と経費削減が実現

ガバナンス強化で管理業務の効率化と経費削減が実現

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