カード利用者の追加・退会をWeb上で手軽にできる「法人カード管理者Web」により、紙での処理や業務負担が軽減

株式会社シャトレーゼ

株式会社シャトレーゼ

国内経理課:井口由実子さん

安全・安心でおいしいお菓子をリーズナブルな価格で提供する「ファームファクトリー」

安全・安心でおいしいお菓子をリーズナブルな価格で提供する「ファームファクトリー」

井口さん:当社は「自然のおいしさと。人を想うおいしさと。」をスローガンに、和洋菓子、アイスなどの製造・販売を行っております。お客さまの体と心の健康を第一に考え、より自然な素材で添加物を極力使用せず、そして、どこよりもリーズナブルな価格でご提供しています。

 

当社においては、お菓子の素材となる新鮮な牛乳、卵、小豆、フルーツなどは契約農家より直接仕入れ、生産地の自社工場にて製造を行う「ファームファクトリー」のしくみを実現しています。これらの自社工場で製造したお菓子は、問屋を通さず、全国の店舗に直送する「工場直売システム」にてお客さまにお届けしています。独自のビジネスモデルのもと、安全・安心でおいしいお菓子をリーズナブルな価格で提供しています。

 

現在、FC店・直営店含め、全国約700店舗を展開する一方、オンラインショップや海外各地へ出店し、国内外の多くのお客さまにシャトレーゼのお菓子を楽しんでいただくことを目指しています。

新規カード発行作業の負担や、承認印を得て郵送する手間も削減したかった

新規カード発行作業の負担や、承認印を得て郵送する手間も削減したかった

井口さん:当社では、10年以上前に三井住友カードのコーポレートカードを導入しています。経費管理を目的に、外勤営業の担当者全員に1枚ずつ支給し、常時100名程度が諸経費の支払いに利用しています。外勤営業はスーパーバイザーとして全国の各店舗を回るため、店舗を訪問する際の交通費や現地での宿泊費用、新規出店の際に現場で必要となる備品購入などの決済に使っています。

 

部署異動や中途採用などで新たに外勤営業に配属された人員がいれば、その段階で経理部門にカード発行の申請があります。現在まで、新規利用者分と退会者分を含め、毎月2~3名程度、年間40件程度の処理をしています。以前は専用の申込書に手書きで記入していましたが、複写式のため、書き損じがあった場合には最初から書き直しが必要で、カード担当者には業務負担がかかっている状況でした。また、記入を終えた申込書には経理部長の承認印をもらう手間も発生する上、カード会社に郵送する作業もありました。記入後の書類はコピーをとって保管していましたが、紙の書類がかさばりスペースをとるという問題もありました。こうした背景から、新規利用申し込みに関わる工数をもっと削減できればと考えていました。

さらに、カード申込書を送付してから本人の手元に届くまで1ヵ月程度の時間がかかってしまうため、その間は個人で経費を立て替えることになります。多い場合は1ヵ月で10万円程度の経費を立て替えるケースもあり、個々に負担をかけてしまうことも問題だと感じていました。また、立て替え経費が発生すれば、カード決済とは異なる精算処理をしなくてはならず、経理部門にもさらなる作業負担が発生している状況もあったのです。

課題

  • 新規発行の際には手書きの申込書への記入が必要だった
  • 申込書には経理部長の印が必要なため、承認を得る手間がかかっていた
  • 申込書をカード会社に郵送する工数が発生していた
  • 申込書の保管はスペースをとられると感じていた
  • 申し込みから到着までに1ヵ月以上の時間がかかっていた
  • 立て替え経費の発生に伴い、経理部門には別途、経費精算の業務負担がかかっていた

Web上でカード利用者の追加・退会などができる「法人カード管理者Web」の導入で、業務効率化を実現

Web上でカード利用者の追加・退会などができる「法人カード管理者Web」の導入で、業務効率化を実現

井口さん:法人カード管理者Web<SMCC Biz Partner>は、Web上で無料登録できます。入力フォーマットがわかりやすくて、とても使いやすいです。現在は、主にコーポレートカードにおける新規利用者の追加と退会の手続き申請に利用しています。

 

導入後の効果として実感したのは、まず、新規申し込み記入の時間を短縮できたことです。入力フォームに沿って必要事項を打ち込めばOKなので、書類を手書きする手間も書き直す必要もなくなりました。また、郵送の必要もないため、書類の封入や糊付けなどの手間も減り、新規申し込みにかかる時間は1名あたり5分程度削減できています。

わずかな改善かもしれませんが、これまで通常の業務と並行して、イレギュラーな業務をこなす中で集中力がそがれることを実感してきましたし、手書きや書き損じに対するストレスが一切なくなったので、本来の業務に、より集中できると感じます。

 

また、記入後の書類などの証憑をデータで保存できるようになったことで、書類保管の問題も解決しました。入退会の度に書類をコピーしてファイルしたり、不要になった書類を処分したりする手間もなくなりました。

SMCC Biz Partner 画面イメージ

郵送が不要になったことで、新規のカードが届くまでの期間も短縮されました。以前は申込書を発送してから手元に届くまで1ヵ月程度はかかっていたのですが、現在はWeb上で利用者を追加登録した後、1週間程度で受け取ることができます。これにより、個人で経費立て替えをする必要がなくなり、外勤営業の担当者の負担をなくすことができたと思います。私たち経理部門にとっても、それまで個別に対応していた精算業務が減り、精算後に証憑類を管理したりする手間も削減されました。

当社ではまだまだ紙の書類も多く取り扱っていますが、法人カード管理者Webの導入を提案した時期は、まさにDX化を進める方針へと変化した時期でもありました。とてもいいタイミングで紙からデジタルへと切替えることができたと感じます。DX化の好事例として社内でも情報共有され、提案した私自身、とても嬉しく感じています。

 

現在、「紙の文化を変えていこう」という模索の時期を迎えている企業も少なくはありませんが、タイミングによっては新たなしくみを導入することが難しいケースもあるかと思います。しかし、法人カード管理者Webのように、コストも人的リソースも割かずスムーズに導入できるしくみなら、施策の1つとして取り入れやすいのではないでしょうか。バックオフィスの業務と並行しながらストレスなく利用できますし、より業務に集中できる環境を整えることができると思います。

導入ポイント

  • 無料で利用できる上、入力フォーマットがわかりやすく、とても使いやすい
  • 新規申し込みも退会もWeb上で簡単にできる
  • 新規申し込みにかかる時間は1名あたり5分程度削減した
  • 申込書類などの紙の証憑類を保管しなくて済む

効果

  • 郵送が不要になったことで、新規のカードが届くまでの期間が短縮された
  • 申込書類の保管・破棄などの雑務も不要になった
  • 新規入会の申請登録後、1週間でカードが到着するようになり、社員の立て替え負担を減らすことができた
  • 申込書に関する業務や雑務がなくなったことで、本来の業務により集中できるようになった
  • 会社全体がDX化推進に向かうタイミングだったため、好事例として社内共有された

株式会社シャトレーゼ

本社所在地:〒400-1593
山梨県甲府市下曽根町3440-1

電話:055-266-5151

URL:https://www2.chateraise.co.jp

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