カード利用者の追加・退会をWeb上で手軽にできる「法人カード管理者Web」により、紙での処理や業務負担が軽減

当社においては、お菓子の素材となる新鮮な牛乳、卵、小豆、フルーツなどは契約農家より直接仕入れ、生産地の自社工場にて製造を行う「ファームファクトリー」のしくみを実現しています。これらの自社工場で製造したお菓子は、問屋を通さず、全国の店舗に直送する「工場直売システム」にてお客さまにお届けしています。独自のビジネスモデルのもと、安全・安心でおいしいお菓子をリーズナブルな価格で提供しています。

現在、FC店・直営店含め、全国約700店舗を展開する一方、オンラインショップや海外各地へ出店し、国内外の多くのお客さまにシャトレーゼのお菓子を楽しんでいただくことを目指しています。

部署異動や中途採用などで新たに外勤営業に配属された人員がいれば、その段階で経理部門にカード発行の申請があります。現在まで、新規利用者分と退会者分を含め、毎月2～3名程度、年間40件程度の処理をしています。以前は専用の申込書に手書きで記入していましたが、複写式のため、書き損じがあった場合には最初から書き直しが必要で、カード担当者には業務負担がかかっている状況でした。また、記入を終えた申込書には経理部長の承認印をもらう手間も発生する上、カード会社に郵送する作業もありました。記入後の書類はコピーをとって保管していましたが、紙の書類がかさばりスペースをとるという問題もありました。こうした背景から、新規利用申し込みに関わる工数をもっと削減できればと考えていました。

さらに、カード申込書を送付してから本人の手元に届くまで1ヵ月程度の時間がかかってしまうため、その間は個人で経費を立て替えることになります。多い場合は1ヵ月で10万円程度の経費を立て替えるケースもあり、個々に負担をかけてしまうことも問題だと感じていました。また、立て替え経費が発生すれば、カード決済とは異なる精算処理をしなくてはならず、経理部門にもさらなる作業負担が発生している状況もあったのです。

わずかな改善かもしれませんが、これまで通常の業務と並行して、イレギュラーな業務をこなす中で集中力がそがれることを実感してきましたし、手書きや書き損じに対するストレスが一切なくなったので、本来の業務に、より集中できると感じます。

また、記入後の書類などの証憑をデータで保存できるようになったことで、書類保管の問題も解決しました。入退会の度に書類をコピーしてファイルしたり、不要になった書類を処分したりする手間もなくなりました。