経費精算のプロセス・システムを刷新！
新コーポレートカード導入で業務効率化を実現

ここ数年はコロナ禍の影響で出張そのものが難しい状況ではありましたが、我々デジタル総合戦略部としては、アフターコロナを見据えた働き方やビジネスの進め方の変化を踏まえ、経費精算のプロセス・システムを統一・標準化することが不可欠であると考えました。また、中期経営計画で定めた方針の一つ「抜本的生産性の向上」を実現するためにも、従業員の経費精算におけるすべてのしくみを刷新し、最適化を目指すことにしたのです。

これまで当社では、2種類の法人カードを導入しておりましたが、海外出張時のカバレッジの課題や法人カード利用が徹底されていない実態がありました。

総合商社の仕事では、出張や会食などが頻繁に発生します。従業員はその度に、煩雑なプロセスで経費精算処理をしなくてはならず、作業負荷は大きいものでした。また、紙の書類が大量に発生することに加え、それらの書類をバックオフィスで取りまとめ、経理作業を委託しているBPOセンターに郵送するという工数も掛かっていたのです。さらに、テレワークが推進される中、「出社しなくては経費精算処理ができない」という点も大きな課題となっていました。

福澤さん：導入後に実感しているメリットとしては、公私分離ができる点が大きいと考えています。三井住友カードの場合、ガバナンス強化型コーポレートカードとして経理BPOサービスを受けることができます。法人カードは公費にしか利用できませんが、万が一経費精算時に公費と認められなかった場合、修正申請や再度の精算に掛かる無駄なプロセスを簡略化できます。

石黒さん：法人カードの刷新は、従業員数の多い企業にとって、実はすごく大変なことです。どのように切替えていくのかはもちろん、経費精算システムとの連携をどうしていくか、間違って利用した私費の処理をどうするか、従業員にどう啓発していくか等々、さまざまな課題があります。しかし、これについてはカード会社としっかりコミュニケーションを取りながら解決策を見つけていくしかありません。これまでとは全く違うことに取り組むので、当社における経費精算の全体を把握してもらった上で、何ができるのかを一緒に考えることが重要です。そうした意味では、三井住友カードの担当者は非常にしっかりと当社の課題に向き合い、スムーズな移行の実現に向けて協力してくれました。

石黒さん：我々にとっては10年に一度の大規模な刷新とも言えますから、一緒にそれを実現してくれるカード会社がこれに近い事例をすでに経験しているかどうかが、とても重要でした。三井住友カードにはその経験値があったため、導入がスムーズであったことはもちろん、想定できるリスクや回避するための方法論などについてもアドバイスをもらうことができました。

また、従業員の経費申請・承認作業も大きく効率化することができました。出張に出掛けているメンバーがホテルや新幹線などの利用で法人カードを使った場合、コンカー画面にそのデータが反映されます。従業員は、そのデータをチェックして精算処理をするだけです。

福澤さん：コンカーでは、それまで紙でやりとりしていた煩雑な経費精算作業がなくなったことで、ペーパレス化という面でも大きな成果につながっています。また、経費精算申請・処理のために出社する必要もないため、コロナ禍における柔軟な働き方への対応にも役立っています。

石黒さん：また、経費精算のプロセスやシステムをしっかり整備し、従業員にも徹底したため、経費利用に対する従業員の意識を向上できたことが大きいと感じます。

福澤さん：今回の取り組みは、自社におけるデータ活用という面でも有用であると考えています。コンカーと法人カードの利用を徹底させたことで、データの蓄積と一元化ができているので、データ分析をしやすい環境ができました。今後は蓄積されている経費データを使って、経費利用の最適化に取り組んでいきます。我々デジタル総合戦略部としては、さらに新たなしくみを取り入れることに加え、今あるしくみをより使いやすいものにしていくことも重要な課題です。

また、人事総務、CFO、システム部門で従来別々に管理していた領域を、組織の壁を越えて共同で改善に向けて取り組んだことも大きな効果がありました。

総合商社である三井物産は多様な事業を展開しているため、常に多様なクライアント・パートナー企業と仕事を進めています。この先、すべての事業においてデジタルは必須になっていきますし、デジタル活用の基盤整備や機能を提供できるかどうかは総合商社にとって重要な要素になりつつあります。我々はDX戦略をさらに強化しながら、デジタルを駆使して課題解決ができる総合商社として、社会により広く貢献していくことを目指していきます。

三井住友カードは、クレジットカードの決済データを活用したデータ分析支援サービス「Custella（カステラ）」も展開しているので、社内の各種DXプロジェクトでの活用を検討し、新たな事業展開に役立てていこうと考えています。