従業員の立替払い不要で経費精算の手間削減!現物管理や紛失リスクもなく、ガバナンス面にも有効

左から、取締役 木村勇太さん、太田さん、代表取締役社長 横川花野さん

左から、取締役 木村勇太さん、太田さん、代表取締役社長 横川花野さん

株式会社SMBCファミリーワークス

部長:太田錦光さん

導入前の課題

導入効果

従業員個人名義のカードで立替払いをすることが多く、経費精算に手間が掛かる。

法人カードの導入で立替払いが不要になり、経費精算の手間もなくなった。

一般的な法人カードを導入した場合、現物管理が必要となり、ガバナンス面に不安がある。

バーチャルカードならカード番号の管理のみ。現物管理の手間がなくなり、従業員による紛失リスクもない。

設立後、早急に精算・管理体制の整備が必要だった。

決算書の提出が不要で、カード発行までの期間が短くスピーディーに導入できた。

「おかね」「健康」「生活」の3つの観点から家族を見守るサービスを提供

「おかね」「健康」「生活」の3つの観点から家族を見守るサービスを提供
「おかね」「健康」「生活」の3つの観点から家族を見守るサービスを提供

太田さん:当社は、人生100年時代に起こるさまざまなリスクを解決することを目指して誕生しました。近年、将来の「備え」に対する意識が高まっています。また、その一方で、家族形態が変化してきたことやコロナウイルス感染の流行などで、離れて暮らす家族の健康や生活を見守ることが難しくなっています。「どのように備えれば良いのかわからない」という社会課題が顕在化し始めているのです。そうした課題に向き合うべく、当社は家族間のコミュニケーションを通じて、具体的に将来の「備え」を検討できるサービスを開発しました。

当社が提供する「ファミリーネットワークサービス」は、「おかね」「健康」「生活」の3つの観点でリスクを“見える化”し、家族間の不安を解消につなげるスマートフォン向けアプリです。家族間のコミュニケーションを通じて、具体的に将来の「備え」を検討できるサービスを提供しております。離れて暮らす家族を見守ると同時に、それぞれに起きる未来の状況やこれから直面するさまざまな出来事を予測して、さまざまなリスクに備えることができます。

家族予報

「家族予報」という機能では、登録した年齢・性別などの基本情報、機能の利用状況、アンケート結果などに応じて、家族に起こる将来のリスクやライフイベントをお知らせします。健康リスク、介護リスク、おかねリスクに対する具体的な対策方法をご提案する機能に加え、家族間で各種イベントをまとめて共有できるスケジュール管理機能も搭載しています。

さらに、「おかね」「健康」「生活」の3つの観点でゆるやかに家族の見守りを行うことができます。「おかね」については、資産シミュレーションなどの機能があり、「健康」については、離れて暮らすご家族の体調や生活リズムの変化を確認することができます。また、「生活」においては、スマートフォンによる位置情報の共有で、日常生活の見守りも行うことができます。高齢者の方が使うことを想定し、ボタンやフォントサイズにこだわるなど、UI・UXにもこだわっております。

 

三井住友フィナンシャルグループの一員である当社は、その信用を背景に、今後も、家族間の課題をワンストップで解決していくことを目指し、お客さまのニーズに合わせてサービスの改善・拡充を図っていきます。

ビジネスフェーズに合わせ、より効率的な経費精算のしくみを立ち上げることに

ビジネスフェーズに合わせ、より効率的な経費精算のしくみを立ち上げることに

太田さん:当社は、2022年4月に設立いたしました。設立直後はシステム開発とサービスリリースを進めることを最優先としてきましたが、次のビジネスフェーズに向かうため、バックオフィスの環境・体制を再構築し、業務のさらなる効率化を図ることになりました。私自身は4月の会社設立と同時にプロジェクトに合流し、管理業務と並行する形で、総務・経理などの管理業務をより効率化するしくみの立ち上げに着手していきました。

経費の支払いに関しては、会社設立後しばらくは、メンバーが個人名義のクレジットカードで立替払いを行った後、紙の利用明細を提出してもらい、確認・承認を経てから個人の口座に振り込んで精算するという流れになっていました。個人情報保護にも配慮しながらの経費精算は手間が掛かることはもちろん、支払い管理やスケジュール管理などの周辺業務も多岐に渡るため、こうした部分を効率化するためにも新たなしくみを構築することが重要だと感じていました。一方で、そもそもサーバーやクラウドサービスの利用料金などは請求書払いを受け付けないケースが多くあり、それらについては従業員が個人名義のカードで立替払いすることが必要でした。こうした側面からも、「会社名義の法人カードはどうしても持ちたいツールである」と考えていたのです。

課題

  • 総務・経理などの管理業務をより効率化する新たなしくみの立ち上げを目指した
  • クレジットカード決済が必要な経費は、メンバー個人のクレジットカードで立替払いを行っていた
  • 当社の業務に関連する経費の支払いでは、請求書払いでは対応しないケースも多い
  • 個人の立替払い後は、紙の明細の提出・確認後、振り込みを行うため、個人情報の保護にも配慮しながらの経費精算は手間が掛かっていた
  • 経費精算における業務負荷を軽減するためのしくみを再構築する必要があった

バーチャルカードで紛失リスクを低減。立替経費の精算業務も一切不要に

バーチャルカードで紛失リスクを低減。立替経費の精算業務も一切不要に

太田さん:当社は、三井住友フィナンシャルグループの一員であるため、三井住友カードの信頼性はもちろん、サービス向上に真摯に取り組む姿勢なども十分に理解しております。そのため、導入検討を開始した当初から三井住友カードを選択しようと考えていました。三井住友ビジネスパーチェシングカードを選択したのは、「リアルのカードを発行しないで済む」という点に大きな魅力を感じたからです。カードの現物を管理する手間が不要になり、従業員に貸与する必要もないので、紛失などのリスクも低減できます。セキュリティ面で安心できますし、ガバナンスの面からもバーチャルカードは有効だと考えました。

現在、私を含む3名の役職者をカード名義人として登録しています。残りの2名は、業務上、クレジットカードによる経費支払いをすることもあるため、法人カードの利用者名義をそれぞれの名義として使用しています。それ以外のメンバーについては、経費利用の申請を都度行う形で、私が管理しているカードを利用しています。

カード利用の用途としては、通信費、事務用消耗品費、広告宣伝費、旅費交通費などが挙げられますが、カードの利用者名義ごとに明細が出てくるので、誰が何に使ったのかを管理しやすいですね。

また、毎月支払いが発生する経費についてもカード決済に切替えたことで、支払い管理やスケジュール管理なども一切不要になりました。

 

三井住友ビジネスパーチェシングカードを導入したことで、決算業務も格段に効率化されています。以前は、経費立替払いの精算について、毎月10〜20件程度の処理を行っていました。明細のチェックや不明点の確認、個別の立替伝票の起票、振込作業なども含めて、1件につき数十分は掛かっていたと思います。法人カードの導入によって、こうした作業工数を削減でき、月締め作業における業務負荷も低減できています。

当社においては、経費精算の件数自体はまだそれほど多くはありません。しかし、1件1件の作業時間はたいしたことがなくても、本来の業務を中断して対応しなくてはならず、それが大きなストレスになっていました。法人カードを導入したことで、精算・支払い業務を削減でき、やるべき業務により集中できる環境ができたと感じます。

 

設立間もない企業の場合、まずは自社のビジネスをしっかりと形にすることに力を注がなくてはならないものです。そこにより集中できる環境を作るためにも、総務や経理などの管理業務はなるべく効率化していくことが重要ですね。また、キャッシュレス、カードレスで業務効率化を図る先進的なスタイルは、アプリによる見守りサービスを提供する当社の方針ともマッチしていると感じます。「使えるものを上手に使い、やるべきことに集中できる環境を整備する」これからの時代に必要な考え方だと思います。

導入ポイント

  • バーチャルカードのため、カード現物の管理が不要
  • 従業員が利用する際、貸与・紛失のリスクがない
  • 年会費が無料のため、導入コストが不要
  • 法人カードの共有で、個人による経費立替の精算業務が不要になる

効果

  • カード現物の管理が不要、従業員への貸与・返却対応も不要
  • 紛失などセキュリティ上の不安がなく、ガバナンス面にも有効
  • 立替経費の精算業務がなくなり、本来の業務に集中できるようになった
  • カード名義人ごとに明細が分かれているため、利用者や経費の内容を管理しやすい
  • 毎月支払う経費をカード引き落としにすることで、支払い業務を削減

株式会社SMBCファミリーワークス様が導入した法人ソリューション

法人名義・部署名義でも発行可能

法人名義・部署名義でも発行可能

株式会社SMBCファミリーワークス

本社所在地:〒100-0005
東京都千代田区丸の内1-3-2

URL:https://www.family-network.jp/

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