パーチェシングカードで全支店の電気料金支払いを一括管理！

現在、関東・中部・近畿・中国・九州に123支店を展開しており、企業から個人のお客さままでご利用いただいております。当社は、建機レンタルを通じて地域社会の街づくりに貢献することを目指すと同時に、「お客様と社会の役に立つ企業活動を通じて、国造りに貢献し、社員を幸福にする」という経営理念を掲げています。日頃からの地域貢献はもちろん、災害が起きたときの道路整備などにも直接携わり、人々の暮らしと日本という国を守るための一助となるべく、今後もさまざまな活動を続けていきます。

当社は現在39期を迎え、本年度は売り上げ1000億円を目指すまでに成長しています。今後の法改正なども含め、時代の変化に対応していくために、近年当社ではDX化を推進し、新たなルールづくりと体制の整備を進めています。これまで、各支店へのキャッシュレス決済端末の導入や、全社における経費精算システムの導入などに取り組んできました。

また、私たちの関連する業界には紙の文化が根強く残っているため、そこにも大きな課題を感じています。仕入れ関連の膨大な書類だけでも大きく保管スペースを取られていますし、毎月、請求書の郵送作業を担う各支店事務担当の負担はかなり大きい。しかし、請求書の電子化には、相手先の体制が関係してくるため、そう簡単には進められず、現在、協力いただける先を探して少しずつ進めています。

安本さん：これまで当社では、全国123支店における水道光熱費支払いのうち、電気料金のみは銀行口座から引き落としていました。そのため、本社経理部では、契約先の電力会社から1件1件の引き落とし明細を取り寄せ、口座情報と突き合わせて確認していたのです。

小澤さん：当社が展開している建機レンタル事業により、各支店では、レンタルする車両や機械を置くために、駐車場兼作業スペースとして複数の拠点を保有しています。そのため、1支店あたり4～5件程度の光熱費の契約を結んでいます。また、車両を置く拠点には広大なスペースが必要なため、支店から離れたエリアに保有しているケースも多く、地区をまたぐ形で複数の電気料金の契約をしています。

さらに、拠点によってはレンタル車両の洗車や高所作業車のバッテリー充電などに電気を消費するため、それぞれの特性に合わせて低圧電力・従量電灯の契約内容も変更しています。拠点によっては、毎月の電気料金が10万〜20万円など高額になります。

こうした背景のもと、同じ拠点でも、検収日や引き落とし日がバラバラになってしまい、電気料金の引き落とし情報を支店別に一括管理できませんでした。

安本さん：全支店の電気料金の口座引き落とし件数はトータルで毎月500〜600件になりますが、それらの確認・照合作業は、1人で担当しています。当初はどの電力会社でもWeb上で明細を確認できるしくみがなかったので、各支店の引き落とし明細を本社経理部に郵送してもらいました。

毎日各地の電力会社から届く紙の引き落とし明細と、銀行口座の引き落とし情報を照らし合わせ、金額ベースで「どの拠点のものなのか」を都度確認していました。また、これらの情報を集約して会計ソフトに入力する必要もあり、かなりの時間が掛かっていました。

さらに、明細がこちらに届いていないケースもありました。当社では約20口座を利用しているので、それらの情報も毎日チェックし、電気料金の引き落としがないか確認していました。

当社はこの数年で大きく成長しているため、新たな支店や駐車場の拠点がどんどん増え、それに伴い、電気料金の契約もどんどん増えている状況です。そのため、こちらで契約状況を把握できていないうちに引き落としされていたというケースもありましたし、本社側に明細送付する手続きがされず、支店側に明細が届くケースも少なくはありませんでした。

明細が届かない場合は、口座情報から引き落とし先の電力会社に問い合わせたり、該当しそうな支店に連絡したりするなどの確認作業もあり、これらの電気料金にかかわる一連の作業には、毎月の業務時間のうち5～6割を費やしていました。

今までの私たちの環境は基本的に現物主義であり、バーチャルなしくみや従来のしくみを変えることに対して否定的に受け止められてしまうこともあります。パーチェシングカードは、カードの実物を持たず、口座番号を管理する形式のため、説明のしかたによってはバーチャルなしくみにも見えてしまいます。上席者に提案する際にも、「今の大変な業務がどう楽になるのか」を伝えることが重要だと考えていました。

安本さん：「カード引き落としデータをそのまま取得して、会計システムに連携できる」と聞いて、これなら問題なく使えると思いました。また、私も小澤副部長と同じく、上席者からOKをもらうためには、「電気料金をカードで支払う」というだけではなく、「業務をどう効率化できるのか」まで伝えることが必要だと考えていました。明細照合から会計入力まで効率化できるため、毎月、業務の5～6割を費やしていた作業をこれだけ減らすことができると伝えたことで、無事にOKをもらうことができました。

小澤さん：上席者からOKを得られた理由として、「導入コストが掛からない」という点も大きかったと思います。費用対効果で考えた場合、パーチェシングカードには効果しかないわけですから。また、パーチェシングカードは本社側で一括管理しているので、コンプライアンスの管理体制についても問題ありません。カード現物がなく、通知書面でカード番号を把握する方式なので、カード持ち出しなどにつながるリスクがない点も安心できます。当社では、最初の時点で支店ごとにカードのナンバーを振り分け、その後、通知書面は金庫にまとめて保管しています。

安本さん：現在、パーチェシングカードで支払っているのは、各支店の電気料金です。支店によっては、毎月定額で利用しているウオーターサーバーの料金などもカード払いしています。水道は自治体によってカードが使えないところが多いので、引き続き、各支店で支払いを行っています。

これまでは紙の明細による照合が必要で、どこの拠点で引き落とされているものなのかまで確認していました。今は支店ごとにカード番号を紐付けているので、カードの支払い明細データを取得するだけで、どの支店のものかを確認できるようになりました。また、データをCSVに変換してそのまま取り込めるため、会計ソフトに手入力する作業も一切不要になりました。手入力していたころには、入力ミスを防ぐために経理部の他のメンバーにチェックをお願いしていましたが、データ連携により、その作業も不要になりました。

パーチェシングカードを導入したことによって、毎月の電気料金関連の作業は30分くらいになり、「ここまで楽になるのか」と驚いています。以前は「今後、さらに支店・拠点が増えていく中、自分1人でこの作業をこなせるのだろうか」という不安や焦りを感じていましたが、大きく効率化できたことでそれもなくなりました。

小澤さん：それぞれの銀行口座の入出金明細もスッキリして見やすくなったと感じます。以前は、各拠点の電気料金の支払い情報が明細2ページ分に渡ってしまうことがありましたが、現在は支店ごとにまとめて支払いができるため、支払い明細も一本化できています。毎月、保管すべき紙の量を減らすことにもつながっていますね。

また、業務効率が向上したおかげで、退職者が出ても人材を新たに補充する必要がなくなりました。パーチェシングカードをはじめとした業務効率化の取り組みにより、当時は12名の経理部メンバーがいましたが、9名になった現在でも問題なく経理業務を行っています。また、業務効率化により、メンバーに新しい分野の業務を任せることも可能になります。安本さんにも、新しい経験の中で成長してほしいと思っています。

安本さん：現在は、経費精算システムの導入担当も任せてもらっています。今までは同じ作業に時間を使っていましたが、別の業務にかかわる機会が増えて、新たな知識を学ぶことができています。個人的には、そうした点がとても良かったです。

多くの企業の場合、こうした業務効率化に役立つツールの検討は担当者のみの意見ではなかなか通らないことが多いかと思いますが、今回の場合、日頃からのコミュニケーションにより実際に役立つものを導入できたと感じます。今後、こうしたツールの導入を検討される場合は、ぜひ現場で作業をこなしている担当者の方にどれくらいの作業量や時間が掛かるのか、どういった問題点があるのかを聞いた上で、一緒に導入の検討をされると良いのではないかと思います。

小澤さん：当社のように多店舗展開し、かつ、1店舗で複数の電気料金支払いを抱えている企業さんの場合などは、パーチェシングカードを導入すると非常に良いのではないかと思います。一括管理とデータ連携によって、現場の業務を大きく効率化できると思います。今後は、水道料金などの支払いにもパーチェシングカードを利用できるようになることを期待しています。現在、当社では水道料金は各支店で現金支払いした後、システムに入力してもらっていますが、各支店の作業負荷を積み上げれば膨大なものになるはず。こうした部分も効率化していければと思っています。