パーチェシングカードで全支店の電気料金支払いを一括管理!

太陽建機レンタル株式会社

太陽建機レンタル株式会社

経理部 副部長:小澤孝生さん

経理部:安本穂乃花さん

導入前の課題

導入効果

全国123支店の毎月の電気料金支払いを銀行口座引き落としにしていたため、紙の引き落とし明細と口座情報の照合・確認に膨大な時間が掛かっていた

各支店にカードを紐付け、支払いを一本化!一括管理で確認・照合の手間が不要になった

月間500〜600件の電気料金支払いのデータを会計システムに手入力していた

会計システムとデータ連携させることで、手入力の作業もチェック作業も不要になった

電気料金に関連する作業は経理部の担当者1名が行い、毎月の業務時間のうち、5~6割をこの作業に費やしていた

確認・照合・会計システムへの手入力作業が不要になり、毎月の作業時間を30分に圧縮!ほかの業務も担当できるようになった

DX化が進んでいない業界のため、ツール導入の際に経営層を説得するハードルがあった

活用メリットがわかりやすく、導入コストも不要で、本社で管理できるためにコンプライアンスの管理体制にも問題がなく、説得しやすかった

建設機械や各種産業車両のレンタル事業を展開し、業界トップクラスの機械保有量を誇る

建設機械や各種産業車両のレンタル事業を展開し、業界トップクラスの機械保有量を誇る

小澤さん:当社は、建設機械と各種産業車両のレンタル事業を展開しております。ダンプ、トラックから、高所作業車、掘削機、測量・測定や照明・発電機など、さらには、仮設トイレやハウス、カラーコーンや標識といった保安商品まで、3000種にものぼる機械・車両・機材を保有しており、その保有数は業界トップクラスを誇っています。また、機械メンテナンス技術のプロを育成することにも注力しており、社員の3分の1がサービススタッフとして活躍しています。幅広い領域で安全・安心に機械をご利用いただくことを目指し、近年では、建設工事の現場はもちろん、地域のお祭りや、コンサート・ライブイベントなど、幅広いフィールドにて需要が増加しております。

現在、関東・中部・近畿・中国・九州に123支店を展開しており、企業から個人のお客さままでご利用いただいております。当社は、建機レンタルを通じて地域社会の街づくりに貢献することを目指すと同時に、「お客様と社会の役に立つ企業活動を通じて、国造りに貢献し、社員を幸福にする」という経営理念を掲げています。日頃からの地域貢献はもちろん、災害が起きたときの道路整備などにも直接携わり、人々の暮らしと日本という国を守るための一助となるべく、今後もさまざまな活動を続けていきます。

電気料金の口座引き落としの際、全国123支店分の紙の明細確認・照合作業が必要だった

電気料金の口座引き落としの際、全国123支店分の紙の明細確認・照合作業が必要だった

小澤さん:私たち経理部では、経理業務に加え、全国123店舗を取りまとめることが重要なミッションです。新たなシステムの導入などで「日常業務の効率化を図り、全社における生産性を向上させること」、また、「正確な財務状況を把握して経営陣に提言し、企業の成長戦略に貢献すること」「ガバナンス観点からのリスクなども把握し、適切な対策を講じて、健全で安定的な企業の成長に貢献すること」も目指しています。こうした背景のもと、日頃から全国の支店に意見を求め、どんなところに課題があるかを聞いて解決策の検討・実施をしています。

当社は現在39期を迎え、本年度は売り上げ1000億円を目指すまでに成長しています。今後の法改正なども含め、時代の変化に対応していくために、近年当社ではDX化を推進し、新たなルールづくりと体制の整備を進めています。これまで、各支店へのキャッシュレス決済端末の導入や、全社における経費精算システムの導入などに取り組んできました。

 

また、私たちの関連する業界には紙の文化が根強く残っているため、そこにも大きな課題を感じています。仕入れ関連の膨大な書類だけでも大きく保管スペースを取られていますし、毎月、請求書の郵送作業を担う各支店事務担当の負担はかなり大きい。しかし、請求書の電子化には、相手先の体制が関係してくるため、そう簡単には進められず、現在、協力いただける先を探して少しずつ進めています。

 

安本さん:これまで当社では、全国123支店における水道光熱費支払いのうち、電気料金のみは銀行口座から引き落としていました。そのため、本社経理部では、契約先の電力会社から1件1件の引き落とし明細を取り寄せ、口座情報と突き合わせて確認していたのです。

 

小澤さん:当社が展開している建機レンタル事業により、各支店では、レンタルする車両や機械を置くために、駐車場兼作業スペースとして複数の拠点を保有しています。そのため、1支店あたり4~5件程度の光熱費の契約を結んでいます。また、車両を置く拠点には広大なスペースが必要なため、支店から離れたエリアに保有しているケースも多く、地区をまたぐ形で複数の電気料金の契約をしています。

 

さらに、拠点によってはレンタル車両の洗車や高所作業車のバッテリー充電などに電気を消費するため、それぞれの特性に合わせて低圧電力・従量電灯の契約内容も変更しています。拠点によっては、毎月の電気料金が10万〜20万円など高額になります。

 

こうした背景のもと、同じ拠点でも、検収日や引き落とし日がバラバラになってしまい、電気料金の引き落とし情報を支店別に一括管理できませんでした。

 

安本さん:全支店の電気料金の口座引き落とし件数はトータルで毎月500〜600件になりますが、それらの確認・照合作業は、1人で担当しています。当初はどの電力会社でもWeb上で明細を確認できるしくみがなかったので、各支店の引き落とし明細を本社経理部に郵送してもらいました。

 

毎日各地の電力会社から届く紙の引き落とし明細と、銀行口座の引き落とし情報を照らし合わせ、金額ベースで「どの拠点のものなのか」を都度確認していました。また、これらの情報を集約して会計ソフトに入力する必要もあり、かなりの時間が掛かっていました。

 

さらに、明細がこちらに届いていないケースもありました。当社では約20口座を利用しているので、それらの情報も毎日チェックし、電気料金の引き落としがないか確認していました。

 

当社はこの数年で大きく成長しているため、新たな支店や駐車場の拠点がどんどん増え、それに伴い、電気料金の契約もどんどん増えている状況です。そのため、こちらで契約状況を把握できていないうちに引き落としされていたというケースもありましたし、本社側に明細送付する手続きがされず、支店側に明細が届くケースも少なくはありませんでした。

 

明細が届かない場合は、口座情報から引き落とし先の電力会社に問い合わせたり、該当しそうな支店に連絡したりするなどの確認作業もあり、これらの電気料金にかかわる一連の作業には、毎月の業務時間のうち5~6割を費やしていました。

課題

  • 業務効率化や書類の保管などの面で課題を感じていた
  • 電力会社から届く紙の引き落とし明細と口座情報の照合・確認に時間が掛かっていた
  • 電気料金の契約内容も拠点によって異なるため、検収日や引き落とし日がバラバラで、支店ごとの支払い情報を一括管理することができなかった
  • 口座情報と照合した電気料金の情報は、集約のうえ、会計ソフトに入力する手間も掛かっていた
  • 本社経理部で電気料金の契約状況を把握しきれないまま、口座引き落としされているケースや、支店側に明細が届いているケースなどもあった
  • 経理担当者の業務時間のうち、5~6割を電気料金に関連する作業に毎月費やしていた

支払いの一括管理、会計システムとのデータ連携で毎月の作業時間を大幅削減

支払いの一括管理、会計システムとのデータ連携で毎月の作業時間を大幅削減

小澤さん:個人ではなく、部署や支店名義で利用できる三井住友パーチェシングカードについて聞いたときは、正直、「こんなものがあるのか」と驚きました。支店ごとに発行し、電気料金の支払いを集約すれば、そのデータを一括管理でき、会計システムにもデータ連携できる点にとても興味を持ちました。

今までの私たちの環境は基本的に現物主義であり、バーチャルなしくみや従来のしくみを変えることに対して否定的に受け止められてしまうこともあります。パーチェシングカードは、カードの実物を持たず、口座番号を管理する形式のため、説明のしかたによってはバーチャルなしくみにも見えてしまいます。上席者に提案する際にも、「今の大変な業務がどう楽になるのか」を伝えることが重要だと考えていました。

 

安本さん:「カード引き落としデータをそのまま取得して、会計システムに連携できる」と聞いて、これなら問題なく使えると思いました。また、私も小澤副部長と同じく、上席者からOKをもらうためには、「電気料金をカードで支払う」というだけではなく、「業務をどう効率化できるのか」まで伝えることが必要だと考えていました。明細照合から会計入力まで効率化できるため、毎月、業務の5~6割を費やしていた作業をこれだけ減らすことができると伝えたことで、無事にOKをもらうことができました。

 

小澤さん:上席者からOKを得られた理由として、「導入コストが掛からない」という点も大きかったと思います。費用対効果で考えた場合、パーチェシングカードには効果しかないわけですから。また、パーチェシングカードは本社側で一括管理しているので、コンプライアンスの管理体制についても問題ありません。カード現物がなく、通知書面でカード番号を把握する方式なので、カード持ち出しなどにつながるリスクがない点も安心できます。当社では、最初の時点で支店ごとにカードのナンバーを振り分け、その後、通知書面は金庫にまとめて保管しています。

 

安本さん:現在、パーチェシングカードで支払っているのは、各支店の電気料金です。支店によっては、毎月定額で利用しているウオーターサーバーの料金などもカード払いしています。水道は自治体によってカードが使えないところが多いので、引き続き、各支店で支払いを行っています。

 

これまでは紙の明細による照合が必要で、どこの拠点で引き落とされているものなのかまで確認していました。今は支店ごとにカード番号を紐付けているので、カードの支払い明細データを取得するだけで、どの支店のものかを確認できるようになりました。また、データをCSVに変換してそのまま取り込めるため、会計ソフトに手入力する作業も一切不要になりました。手入力していたころには、入力ミスを防ぐために経理部の他のメンバーにチェックをお願いしていましたが、データ連携により、その作業も不要になりました。

 

パーチェシングカードを導入したことによって、毎月の電気料金関連の作業は30分くらいになり、「ここまで楽になるのか」と驚いています。以前は「今後、さらに支店・拠点が増えていく中、自分1人でこの作業をこなせるのだろうか」という不安や焦りを感じていましたが、大きく効率化できたことでそれもなくなりました。

 

小澤さん:それぞれの銀行口座の入出金明細もスッキリして見やすくなったと感じます。以前は、各拠点の電気料金の支払い情報が明細2ページ分に渡ってしまうことがありましたが、現在は支店ごとにまとめて支払いができるため、支払い明細も一本化できています。毎月、保管すべき紙の量を減らすことにもつながっていますね。

 

また、業務効率が向上したおかげで、退職者が出ても人材を新たに補充する必要がなくなりました。パーチェシングカードをはじめとした業務効率化の取り組みにより、当時は12名の経理部メンバーがいましたが、9名になった現在でも問題なく経理業務を行っています。また、業務効率化により、メンバーに新しい分野の業務を任せることも可能になります。安本さんにも、新しい経験の中で成長してほしいと思っています。

 

安本さん:現在は、経費精算システムの導入担当も任せてもらっています。今までは同じ作業に時間を使っていましたが、別の業務にかかわる機会が増えて、新たな知識を学ぶことができています。個人的には、そうした点がとても良かったです。

 

多くの企業の場合、こうした業務効率化に役立つツールの検討は担当者のみの意見ではなかなか通らないことが多いかと思いますが、今回の場合、日頃からのコミュニケーションにより実際に役立つものを導入できたと感じます。今後、こうしたツールの導入を検討される場合は、ぜひ現場で作業をこなしている担当者の方にどれくらいの作業量や時間が掛かるのか、どういった問題点があるのかを聞いた上で、一緒に導入の検討をされると良いのではないかと思います。

 

小澤さん:当社のように多店舗展開し、かつ、1店舗で複数の電気料金支払いを抱えている企業さんの場合などは、パーチェシングカードを導入すると非常に良いのではないかと思います。一括管理とデータ連携によって、現場の業務を大きく効率化できると思います。今後は、水道料金などの支払いにもパーチェシングカードを利用できるようになることを期待しています。現在、当社では水道料金は各支店で現金支払いした後、システムに入力してもらっていますが、各支店の作業負荷を積み上げれば膨大なものになるはず。こうした部分も効率化していければと思っています。

導入ポイント

  • 本社経理部で、全支店の支払い情報を一括管理できる
  • 会計システムにデータ連携できるため、入力の手間も削減できる
  • 導入コストが不要なために上席者も説得しやすい
  • 本社でカード支払いを一括管理できるため、コンプライアンスの管理体制にも問題がない
  • カード現物がないバーチャルカードのため、カード持ち出しなどのリスクもない

効果

  • 紙の引き落とし明細と口座情報を照合し、確認する作業が不要になった
  • 会計システムに手入力する手間を削減できた
  • 担当者の毎月の作業時間を30分に短縮でき、圧倒的に業務効率が向上した
  • 担当者にほかの業務を任せられるようになり、人材育成の面にも好影響
  • 毎月、保管すべき紙の量を減らすことにもつながっている

太陽建機レンタル株式会社様が導入した法人ソリューション

広告費やクラウド利用料等購買専用の不発行型カード

広告費やクラウド利用料等購買専用の不発行型カード

カード利用データを経費精算システムに取り込むことにより、経費精算時の入力ミス・改ざんを防止し、内部統制を強化します。

カード利用データを経費精算システムに取り込むことにより、経費精算時の入力ミス・改ざんを防止し、内部統制を強化します。

太陽建機レンタル株式会社

本社所在地:〒422-8507
静岡県静岡市駿河区大坪町2-26

電話:054-284-3111(代表)

URL:https://www.taiyokenki.co.jp/

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