経費精算システムとの連携でキャッシュレス化とペーパーレス化を推進！ 

現金管理、証憑確認の手間や社員の立替負担も軽減

近年はカーボンニュートラルにも取り組み、これまで進めてきた天然ガス・LPガスの積極的・効率的利用により、CO2削減に貢献することを目指しています。また、再生可能エネルギー電源の開発やグリーン電力の供給、森林保全活動などに注力すると同時に、経営基盤を強化するためのDX推進にも取り組み、グループ全体での組織機能の最適化や業務の高度化、効率化を進めております。

現在、広島市内に本社を置き、呉、尾道、東広島に営業拠点を展開しているほか、廿日市、備後、東広島の工場などの製造に関わる拠点を擁しており、従業員数は681名（2023年3月末現在）となっています。

今後も地域に貢献するため、安定的な都市ガスの供給はもちろん、環境問題やSDGs、さらには、当社実業団チームのバドミントン部、スキー部といった企業スポーツを通じて、地域振興にも取り組んでまいります。

久瀬さん：経理部は以前から全社的なキャッシュレス化を推進することが重要な課題だと考えていました。法人カードは導入していましたが、管理職や海外出張がある部門に限定していたため、基本的には社員が立て替えを行い、現金で精算していたのです。

また、立て替え払いをした経費申請の手続きは、各部門の事務担当者が一手に担い、社員は領収書を渡すのみでOKでした。つまり、事務担当者は、部門内すべてのメンバーの領収書をもとに会計伝票を起票し、上長に承認のハンコを押してもらって処理する業務に加え、各拠点の小口現金にて精算を行い、各社員へ現金を手渡すという業務も担っていました。立て替え精算は社員が各自のタイミングで行うため、毎日のようにこれらの業務が発生している状況でした。

現金を扱うことにはリスクもあります。各社員へ精算する現金の管理も手間がかかります。経理部には、全社から経費精算に係る会計伝票が送付されるため、毎月多くの紙の伝票と証憑類を承認して保管する必要がありました。

矢野さん：これらの証憑類を整理し管理するだけでもかなりの手間がかかりますし、領収書や請求書など保管が必要なため、部内の一室をつぶしても足りず、部内の金庫や遠隔地にある倉庫に保管しています。

久瀬さん：また、法人カードの新規発行や退会の際には、紙の書類に書き込む手間や郵送する手間もかかっていたので、こうした手間も削減できればと思っていました。

その点、三井住友コーポレートカードの場合は、締め日として設定した月末日締め日の以降利用可能額がすべて復活するので、利用する社員も自身の利用額を把握しやすく、安心して利用できます。これが導入の大きな決め手になりました。

また、「法人カード管理者Web」の仕組みにも魅力を感じました。当時はまだリリース前でしたが、すぐにオンライン上でカード使用者の追加や退会、属性変更、利用枠変更などの手続きができるようになるとのことで、「これなら紙の書類に書き込んで郵送する手間を省ける」と思いました。さらに、利用明細データサービスを活用できるので、経費利用の内容確認もしやすくなると考えました。

矢野さん：現在は、原則全社員に対象範囲を拡大し、約150名に三井住友コーポレートカードを発行しています。利用の費目は、出張時の交通費や宿泊費、会食やゴルフプレーなどの交際費が主ですが、数百円単位の駐車場代金にも使う人もいます。

力石さん：料理教室など、イベントを開催する際の材料購入などにも利用しています。また、バドミントン部に所属する選手も利用できるようにし、遠征時の交通費や宿泊費だけでなく、タクシー代や食事代などについても上長が認めればOKとしています。

この時、カード利用についての社内の取り扱い要領を更新しなくてはなりませんでしたが、三井住友カードの営業担当者さんに「雛形にできそうなものがほしい」と伝えたら、すぐに用意してくれましたし、各種手続き方法の一覧表などももらえたのですごく助かりました。また、カードデータと経費精算システムを連携させる仕組みなども含め、わからないことがとても多かったのですが、ここでも三井住友カードの営業担当者さんが迅速に答えてくれました。

また、大きな金額が必要な場合は、事前に経費申請して現金を預かる仕組みもありましたが、まとまった金額を持ち歩くことに不安を感じる社員もいたと思います。カード導入によって、こうした部分も解消できました。

久瀬さん：経理部としては、やはりカードの新規発行や退会などの手続きに紙が要らなくなった点が大きいと感じています。これまでは、紙の書類に必要事項を記入し、本人のハンコを押してもらい、コピーをとってから郵送するという手間がかかっていました。これらの手続きは3月〜4月の異動の時期に多く発生しますが、経理部門にとっては最も忙しい決算期でもあり、そこにも問題を感じていました。今では、基本的な手続きはWeb上で済ませることができるので、大きく効率化できたと思います。

矢野さん：Web上で申請する場合は「受付完了」のメールが届くので、手続きの漏れが発生する心配もなくなりました。紙の場合は、一度送付してしまったら確認できません。忙しい決算期などは、個々の書類を送ったかどうかまで覚えていられないこともあるので、記録をきちんと残せる安心感があります。

久瀬さん：また、カードの利用データを経費精算システムに自動連携で取り込むことによって、計上科目以外は確実なデータとなりました。おかげで、経費利用の内容をチェックする手間を省くことができますし、申請漏れがないかどうかを確認する際にも、経費精算システムでの申請金額と利用金額が一致しているかをチェックするのみです。利用データの明細は基本的に数日以内に届くので、計上がずれることもほぼありません。

力石さん：これまでは会計伝票に添付されていた紙の領収書を1枚1枚めくっては確認し、マークをつけて勘定科目ごとに分類していましたが、経費精算システムの導入と、カードデータ連携によってそうした作業もなくなりました。カードの場合は、利用明細データがまとめて上がってくるので、日次で対応することができます。業務の平準化にも一役買ってくれていると思います。

また、経費の不正利用を防ぐという面でも役立っています。社員の中には、間違えて個人の買い物に会社のカードを利用してしまう人もいますし、その逆のケースもあります。しかし、経費精算システムにカード利用データと連携させることで、“見える化”することができ、間違ってカードを利用した場合でも迅速に発見できるようになりました。1件1件の利用データがオープンになったことで、社員の経費利用に対する意識も向上できたのではないかと思います。

久瀬さん：経費精算システムから会計システムに連携させる仕組みを作ったことで、これまで各部門で行っていた経費計上の処理も、立替経費とカード利用経費については不要となりました。諸々の仕組みを合わせて活用することで、より業務を効率化できたと思います。

矢野さん：一人一人の社員にとっては、経費精算システムを導入したことで、申請を行う手間が増えている状況ではあります。私は経理部に異動する以前、営業を担当していたので、領収書を渡せばいいだけだった以前のほうが、社員にとってはラクだったろうと思います。それに、「会社のカードを持つこと自体が怖い」「責任が発生するので持ちたくない」という人もいるので、どこまで利用対象者の範囲を広げていくべきか悩むところではあります。

とはいえ、「まとまった経費を利用する際に必要だった『経費の事前申請』を行うよりも、カードのほうがラク」という声も多く聞いていますし、カードを持っていたほうが接待の支払いなどをスムーズに行えることも事実だと思います。

力石さん：三井住友コーポレートカードと経費精算システムの運用が落ち着いてきているので、これからは時間をかけてカードの利用を浸透させたいと思います。電子帳簿保存法の改正によって紙の証憑類を保存しなくて済むようになったので、今後はペーパーレスを推進していくことができますし、カード利用率をさらに増やしていくことで、より加速できると考えています。

久瀬さん：当社では、これまでに三井住友パーチェシングカードも導入し、電報を送る際の料金などに利用しています。各部門において、秘書部や人事部などで多く発生する電報など、カードでしか決済ができないケースがあります。以前は誰かの法人カードを登録して支払いを行っていましたが、経費精算システムに法人カードを連携させたことにより、登録されたカードの持ち主が申請をしなければならなくなります。それを避けるため、パーチェシングカードを導入した、という経緯がありますが、今後ほかの支払いにも利用を拡大していきたいと考えています。

法人カードだけでしたらどこの企業でも導入しやすいはずなので、まずは話を聞いてみて、自社の課題解決に役立つかどうかを検討してみることが大事だと思います。