法人カードでガバナンスを担保!各部門が自律的に動ける体制と自由な働き方を実現

左から高橋さん、遠乘さん

左から高橋さん、遠乘さん

株式会社ユーザベース

執行役員 経理担当

高橋岳さん

 

経理担当

遠乘梨沙さん

導入前の課題

導入効果

業容の拡大に伴い、カード決済が必要なSaaSツールやWeb広告を使用する部門が増えた

法人名義で発行できる三井住友パーチェシングカードを導入し、各部門で利用できるようにした

紙の明細データの管理やカード発行、名義変更の手続きが手間

Web上で明細データを管理でき、手入力も不要に。カード発行や名義変更も全てWeb上で行い、効率化を実現

カードの実物管理の手間や紛失リスクを回避する手段がないか探していた

カードレスでカード管理が不要な上、管理者Webの活用により、Web上でカードの利用明細の確認や各種手続きが完了するため、わざわざ出社する必要がなくなった

「スピーダ」と「NewsPicks」で誰もがビジネスを楽しめる世界をつくる

「スピーダ」「NewsPicks」で誰もがビジネスを楽しめる世界をつくる

高橋さん:当社は、企業活動の意思決定を支えるビジネス情報インフラの提供を行っています。2008年の創業より築き上げてきた経済情報基盤を活用して、経営のスピードを上げる情報プラットフォーム「スピーダ」、国内最大級のソーシャル経済メディア「NewsPicks」を企画・開発・運営・提供しています。

「スピーダ」は、世界中の経済情報にワンストップでアクセスできる情報プラットフォームです。独自の経済情報基盤とAIを掛け合わせ、経営・事業の意思決定やマーケティングなどに役立つ膨大な企業・市場データを提供し、専属アナリストが執筆する業界レポートや多分野の専門家に直接質問できるサービスなども活用できます。信頼できる情報とAIによって、経営企画・事業開発・研究開発・法人営業・マーケティングといった多様な領域で、調査・分析、ターゲティングなどの業務の効率化を図ることができます。

 

一方、「NewsPicks」では、編集部オリジナル記事や動画番組に加え、国内外100以上のメディアのニュースを配信しています。各業界の著名人や有識者をはじめ、ユーザーが投稿したコメントと共に、多角的にニュースを読み解くことができます。また、メディア・プラットフォーム事業を起点に、コミュニティーの運営、専門家ネットワーク事業、企業向けの人材育成・新規事業支援など、複数の事業・サービスも展開しています。

 

当社は、「経済情報の力で、誰もがビジネスを楽しめる世界をつくる」をパーパスとし、意思決定を支えるデータ活用と変化を生むコンテンツ、人の知見の循環という3つのアプローチで、社会と企業・個人の今と未来に貢献していきます。

Web広告やSaaSツールの決済のために導入!紙の明細への対応が必要で、リモートで働けない問題も

Web広告やSaaSツールの決済のために導入!紙の明細への対応が必要で、リモートで働けない問題も

高橋さん:私たち経理チームは、「会計に意思を、意思を行動に。」というビジョンを掲げています。会計には、制度会計、管理会計、税、それにまつわる業務オペレーションや数字の開示などの業務範囲がありますが、それら全てにおいて、プロフェッショナルとしての意思を込めて行動を示すことで、会社の経営を加速させていくことを目指しています。

三井住友パーチェシングカードを導入したのは2017年のことです。スタートアップから上場に向かう時期で、社員数が増えたために管理部門の効率化を図るために導入したという話を聞きました。

 

カードが必要になった背景としては、事業成長していく中でSaaSのツールやWeb広告の利用が増えたためでした。請求書払いに対応していないものも多く、特にAI関連をはじめとする海外のツールは、そもそもクレジットカードでしか利用できないので、必然的にカードが必要になりました。

 

しかし、法人カードを社員に渡せば、個人のカードと間違えて使う可能性があり、ガバナンスの面でリスクがあります。また、物理カードには、紛失リスクが常につきまとうため、やはりガバナンスの不安がありました。

 

その点、三井住友パーチェシングカードは、個人ではなく、法人名義や部署名義で発行できますし、物理カードを持たなくていいので、カードの現物を管理する必要もなく、紛失リスクもないと考えました。

Web広告やSaaSツールの決済のために導入!紙の明細への対応が必要で、リモートで働けない問題も

遠乘さん:効率化の面では、紙の明細を整理したり、カード発行の手間を解消できたりすることが導入のポイントだったと聞いています。Web上で利用明細を確認できるので照合も楽になりますし、カード発行や名義変更などもWeb上でできるため、申請書類を書いて郵送するなどの手間がかからず、それらの業務も効率化できます。

高橋さん:一方、当社の働き方という面でも、「物理カードを利用することが難しい」という課題がありました。コロナ禍よりも以前から責任を果たせる範囲でのリモートワークをOKとしていましたし、コロナ禍を経た現在はオフラインとオンラインを組み合わせたハイブリッドで勤務する社員が多くを占めています。私自身、基本的に出社するのは半期に一度程度で、経理チームのメンバーもほぼリモート勤務です。経理部門が物理カードを管理・貸し出しする場合は、誰かが出社しなくてはなりませんが、三井住友パーチェシングカードならカード番号などの必要な情報を管理するだけなので、リモートワークでも対応が可能だと考えました。

 

遠乘さん:また、経理部にとっては、紙の利用明細に対応することが必要だったため、完全なリモートワークできない状態でした。郵送される場合は、誰かがオフィスにいなくては明細を受け取れません。つまり、経理部のメンバーは、紙の明細を受け取るだけのために出社しなくてはならない状況があったのです。

導入時の課題

  • カード決済が必要なSaaSツールやWeb広告の利用が増えた
  • 物理カードの誤使用や紛失リスクの不安があった
  • 社員数が増え、管理部門の効率化を図りたかった
  • 紙の明細を整理したり、カード発行や名義変更などを紙の書類で申し込んだりする手間を省きたかった

導入のポイント

  • 法人名義でクレジットカードを発行できる
  • 物理カードを管理する必要がないため、ガバナンスのリスクを軽減できる
  • Web上で明細データ確認ができ、CSVによるデータ化もできる
  • カードの名義などをWeb上で変更できる
  • 一時的に与信枠を広げる対応もWeb上で迅速に行える
  • 経理チームのメンバーが出社せずにリモートワークで対応できる

ガバナンスを担保しつつ、各部門で経費利用の意思決定が可能に。経理業務の効率化と自由な働き方を実現!

ガバナンスを担保しつつ、各部門で経費利用の意思決定が可能に。経理業務の効率化と自由な働き方を実現!

高橋さん:導入当初から現在まで、三井住友パーチェシングカードは経理チームが一括管理する形としています。利用できる対象者に制限は設けていませんが、事前の申請が必要です。毎月利用している経費の場合は申請のみですが、初めて申請する経費の場合は、上司の承認が必要で、さらに予算管理部門の稟議で承認が下りてからの利用としています。また、金額が大きくなるごとに、より上位の役職者の承認も必要なりますが、全てワークフロー内で完結するため、経費利用の承認が下りるまでにそれほど時間はかかりません。ここで承認が下りたら経理チームに連絡をもらい、カード番号を教えて決済する流れです。

この仕組みによって、カードを利用する前に内容を確認することができ、正しい経費利用ができます。決済後は経費申請のデータとWeb明細で照合しています。ガバナンスを担保するため、用途不明なものがあった場合の発見的統制と再発防止の対応ができる仕組みとしました。

 

また、カード利用の対象となる経費は、主にSaaS系のツールの利用料金とWeb広告にかかる費用としています。当社には、「全員がリーダー」という思想があり、組織にとって必要なことならば、各自で意思決定をしてチャレンジしていける企業文化があります。そのため、ツール利用などもそれぞれ部門の判断で試すことができますが、三井住友パーチェシングカードによって、よりタイムリーなチャレンジができています。また、各部署でイベントを開催することも多いので、そこにかかる各種費用も対象としています。マーケティング部門だけでなく、営業部門、カスタマーサクセス部門などもイベントを開催しますし、私たち経理チームが採用を目的としたイベントを開催することもあります。

 

遠乘さん:イベント費用の内訳は、会場費のほか、ノベルティや当日に着用するロゴ入りTシャツの制作費などです。請求書払いもできますが、「来週、ノベルティ用のグッズを発注したいからすぐにカードを使いたい」という急ぎのケースもあるので、その場合は三井住友パーチェシングカードで対応します。そのほかの経費は、請求書払いや社員による立て替え払いを前提としています。

 

高橋さん:ガバナンスの面でも、紛失や誤った経費利用などの問題は発生していません。また、カード現物を取り扱わなくて済むおかげで、経理チームが出社して対応する必要もありませんし、管理するプレッシャーも感じずに済んでいます。

ガバナンスを担保しつつ、各部門で経費利用の意思決定が可能に。経理業務の効率化と自由な働き方を実現!

遠乘さん:経理チームの業務も効率化できています。カードの明細データをWeb上からCSVでダウンロードできるので、突き合わせにも便利です。経費申請のデータはエクセルやスプレッドシートでまとめて管理し、明細データと一緒にエクセル上に貼り付け、マッチしない数字を探す数式を組むことで効率的に不明な数字を効率的に発見できるようにしています。紙の明細データと違って手入力の必要がないので、手間もミスも削減できていますね。

働き方の面でも、業務の大部分をリモートワークで対応できる環境になりました。紙の明細を扱っていた頃は、「届くまで明細データを確認できない」という問題もありましたが、これについても解決できています。Web広告の利用では、事前チャージが必要なものもあり、チャージ残高が尽きると自動的に広告出稿がストップし、大きな損害につながってしまいます。紙の明細では、月末までカードの利用状況や残りの枠を確認できないため、先回りの事前チャージもできません。支払えるお金があっても、広告が止まってしまうことになるのです。また、海外のAI系ツールは、締め日までに使ったぶんの金額をまとめて請求されることが多いため、1カ月経たないと利用額がわからず、予算管理ができないという問題もありました。

 

その点、三井住友パーチェシングカードの場合は、Web上に都度、利用明細が上がってくるので、完璧なデータでなくてもある程度の利用状況を把握できます。枠を超えそうかどうかを把握しやすく、管理者Webを使えば一時的に増額して枠を広げることも可能なので、ハラハラすることもありません。

また、カードの名義や登録メールアドレスの変更、枠が足りない場合の一時的な増額などをサッとWeb上で行えることにも大きなメリットを感じています。カード利用者から「枠が足りず、カード決済ができない」という焦った連絡がきても、すぐに増額の対応ができます。コールセンターやカード会社の担当者の方に連絡する手間や時間が不要になり、リソースをほかの業務に割けますし、相手にも対応の負荷をかけないで済むという意味でも気が楽ですね。

ガバナンスを担保しつつ、各部門で経費利用の意思決定が可能に。経理業務の効率化と自由な働き方を実現!

高橋さん:当社は、2023年にTOBによって非上場化しました。今後の組織構造やプロダクト構造を転換して新たなステージに向かうためです。現在、再上場に向かっており、IFRS(国際財務報告基準)の導入もひと段落したため、経理チームを含む管理部門では、全社の購買管理システムのリプレイスに取り組んでいます。自動化・効率化で無駄な作業や非効率な作業の削減を図り、IFRSによる月内開示で決算の早期化をしていくための改善活動も地道に行っています。

非上場を機に、私たちは今後のグループ全体の成長とスケールに耐えられるコーポレートの仕組みを目指し、まずは新しい購買管理システムを導入することとなりました。このタイミングに合わせて、三井住友パーチェシングカードについても管理・運用の方法を見直し、最適な形を目指す予定です。当社には、事業サイドがフットワーク軽く動き、各自が決定権を持ってビジネスに取り組んでこそ、組織として成長していけるという考えがあります。ですから、私たち管理部門もなるべくルールをつくらず、シンプル・ルールを貫いています。もちろん、プライム上場なので、一定規模のガバナンスを効かせることが必要ですが、ルールでガチガチに固めたりしないで、自由に動けるようにしつつ、いつの間にかちゃんと統制ができている仕組みをつくっていくことが重要だと考えています。

効果

  • 経費の申請・承認を事前に行い、利用前に内容確認する仕組みで、正しい経緯利用ができる
  • 決済後は、経費申請のデータとカード明細のデータを照合する仕組みで、不正利用を防げる
  • 海外のAIツールなど、クレジットカード決済が必須のサービスも使える
  • チャージが足りなくなってもWeb上で一時的に与信枠を広げて対応できる
  • 紙の明細データの整理も、データの手入力も不要で業務を効率化できる
  • 各部門の判断で試してみたいSaaSツールや必要なWeb広告の決済をタイムリーに行える
  • 各部門のイベント開催時のグッズ制作費用などもスピーディーに決済できる

今後の運用について

  • 現在発行しているカードを部門単位で特定して紐づけ、不要なものを整理する
  • 自由度を持たせつつ責任を担保するために「部門の責任者=カードの責任者」とし、経費申請への意識を高める
  • 初めてカードを使用する社員や突発の出来事に対応するために、「部門を区切らない共通カード」も用意し、経理チームで厳しく管理する

株式会社ユーザベース様が導入した法人ソリューション

広告費やクラウド利用料など購買専用の不発行型カード

広告費やクラウド利用料など購買専用の不発行型カード

カード使用者の追加や退会、属性変更、カードご利用枠変更のお届出や、請求書のPDFデータがダウンロードいただけるサービスです。

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株式会社ユーザベース

本社所在地:〒100-0005

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