法人カードでガバナンスを担保！各部門が自律的に動ける体制と自由な働き方を実現

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三井住友パーチェシングカードを導入したのは2017年のことです。スタートアップから上場に向かう時期で、社員数が増えたために管理部門の効率化を図るために導入したという話を聞きました。

カードが必要になった背景としては、事業成長していく中でSaaSのツールやWeb広告の利用が増えたためでした。請求書払いに対応していないものも多く、特にAI関連をはじめとする海外のツールは、そもそもクレジットカードでしか利用できないので、必然的にカードが必要になりました。

しかし、法人カードを社員に渡せば、個人のカードと間違えて使う可能性があり、ガバナンスの面でリスクがあります。また、物理カードには、紛失リスクが常につきまとうため、やはりガバナンスの不安がありました。

その点、三井住友パーチェシングカードは、個人ではなく、法人名義や部署名義で発行できますし、物理カードを持たなくていいので、カードの現物を管理する必要もなく、紛失リスクもないと考えました。

高橋さん：一方、当社の働き方という面でも、「物理カードを利用することが難しい」という課題がありました。コロナ禍よりも以前から責任を果たせる範囲でのリモートワークをOKとしていましたし、コロナ禍を経た現在はオフラインとオンラインを組み合わせたハイブリッドで勤務する社員が多くを占めています。私自身、基本的に出社するのは半期に一度程度で、経理チームのメンバーもほぼリモート勤務です。経理部門が物理カードを管理・貸し出しする場合は、誰かが出社しなくてはなりませんが、三井住友パーチェシングカードならカード番号などの必要な情報を管理するだけなので、リモートワークでも対応が可能だと考えました。

遠乘さん：また、経理部にとっては、紙の利用明細に対応することが必要だったため、完全なリモートワークできない状態でした。郵送される場合は、誰かがオフィスにいなくては明細を受け取れません。つまり、経理部のメンバーは、紙の明細を受け取るだけのために出社しなくてはならない状況があったのです。

この仕組みによって、カードを利用する前に内容を確認することができ、正しい経費利用ができます。決済後は経費申請のデータとWeb明細で照合しています。ガバナンスを担保するため、用途不明なものがあった場合の発見的統制と再発防止の対応ができる仕組みとしました。

また、カード利用の対象となる経費は、主にSaaS系のツールの利用料金とWeb広告にかかる費用としています。当社には、「全員がリーダー」という思想があり、組織にとって必要なことならば、各自で意思決定をしてチャレンジしていける企業文化があります。そのため、ツール利用などもそれぞれ部門の判断で試すことができますが、三井住友パーチェシングカードによって、よりタイムリーなチャレンジができています。また、各部署でイベントを開催することも多いので、そこにかかる各種費用も対象としています。マーケティング部門だけでなく、営業部門、カスタマーサクセス部門などもイベントを開催しますし、私たち経理チームが採用を目的としたイベントを開催することもあります。

遠乘さん：イベント費用の内訳は、会場費のほか、ノベルティや当日に着用するロゴ入りTシャツの制作費などです。請求書払いもできますが、「来週、ノベルティ用のグッズを発注したいからすぐにカードを使いたい」という急ぎのケースもあるので、その場合は三井住友パーチェシングカードで対応します。そのほかの経費は、請求書払いや社員による立て替え払いを前提としています。

高橋さん：ガバナンスの面でも、紛失や誤った経費利用などの問題は発生していません。また、カード現物を取り扱わなくて済むおかげで、経理チームが出社して対応する必要もありませんし、管理するプレッシャーも感じずに済んでいます。

働き方の面でも、業務の大部分をリモートワークで対応できる環境になりました。紙の明細を扱っていた頃は、「届くまで明細データを確認できない」という問題もありましたが、これについても解決できています。Web広告の利用では、事前チャージが必要なものもあり、チャージ残高が尽きると自動的に広告出稿がストップし、大きな損害につながってしまいます。紙の明細では、月末までカードの利用状況や残りの枠を確認できないため、先回りの事前チャージもできません。支払えるお金があっても、広告が止まってしまうことになるのです。また、海外のAI系ツールは、締め日までに使ったぶんの金額をまとめて請求されることが多いため、1カ月経たないと利用額がわからず、予算管理ができないという問題もありました。

その点、三井住友パーチェシングカードの場合は、Web上に都度、利用明細が上がってくるので、完璧なデータでなくてもある程度の利用状況を把握できます。枠を超えそうかどうかを把握しやすく、管理者Webを使えば一時的に増額して枠を広げることも可能なので、ハラハラすることもありません。

また、カードの名義や登録メールアドレスの変更、枠が足りない場合の一時的な増額などをサッとWeb上で行えることにも大きなメリットを感じています。カード利用者から「枠が足りず、カード決済ができない」という焦った連絡がきても、すぐに増額の対応ができます。コールセンターやカード会社の担当者の方に連絡する手間や時間が不要になり、リソースをほかの業務に割けますし、相手にも対応の負荷をかけないで済むという意味でも気が楽ですね。

非上場を機に、私たちは今後のグループ全体の成長とスケールに耐えられるコーポレートの仕組みを目指し、まずは新しい購買管理システムを導入することとなりました。このタイミングに合わせて、三井住友パーチェシングカードについても管理・運用の方法を見直し、最適な形を目指す予定です。当社には、事業サイドがフットワーク軽く動き、各自が決定権を持ってビジネスに取り組んでこそ、組織として成長していけるという考えがあります。ですから、私たち管理部門もなるべくルールをつくらず、シンプル・ルールを貫いています。もちろん、プライム上場なので、一定規模のガバナンスを効かせることが必要ですが、ルールでガチガチに固めたりしないで、自由に動けるようにしつつ、いつの間にかちゃんと統制ができている仕組みをつくっていくことが重要だと考えています。