法人カードからはじめるキャッシュレス化。経費精算のデジタル化で業務効率アップ

販売商品のラインナップは、ドレッシングにとどまらず、パスタソース、スープ、冷凍商品など、幅を広げています。特にオレンジ色のキャップの「ピエトロドレッシング 和風しょうゆ」は、2023年5月に累計出荷本数3億本を突破し、多くのお客様にご愛顧いただいております。

当社は、2021年に社員みんなでつくりあげた『お客様・働く私たち・社会が「しあわせ、つながる」』 をテーマとした、ピエトロが目指す未来の姿である『PIETRO VISION』を掲げています。この目標に向かって、これからも、お客様への感謝を忘れず、おいしさと幸せをお届けしてまいります。

コーポレートカードの導入は、まさにその皮切りとなりました。そもそも当社は、ほんの数年前まで紙と現金によるアナログな経費処理を行っていました。基本的に現場で必要となる経費は、社員が各自で立て替えをし、紙の申請書類に領収書を添付して提出してもらっていました。立て替えた分の支払いも現金を封筒に詰めて渡す形式だったので、本社の経理部と全国の各支店に小口現金を用意していました。

そのため、経費精算は週に1回とし、各自のタイミングで立て替えた金額を受け取れるようにしていました。その結果、社員はもちろん、経費精算の担当者にとっても精算対応が手間でしたし、立て替えが難しい場合は仮払いに対応する必要もありました。こうした背景によって、用意していた現金が足りなくなることもあり、銀行にも頻繁に足を運ばなくてはならず、経理部や各支店の担当者は、煩雑な経費精算業務に頭を悩ませていました。

そのため、キャッシュレシュ化を推進し、社員・経理部の業務効率化を図る方法を検討することになりました。いずれは業務効率化のために経費精算システムの導入をしたいと考えていましたが、これまで長くアナログ方式に慣れ親しんできた背景があるため、社員が使い慣れるのか、私たち経理部が対応しきれるのかという懸念もありました。そこで、まずは導入の手間もかからないコーポレートカードの導入でキャッシュレス化を進めてから、段階的に経費精算の仕組みを整備していこうと考えました。

さらに当社の社員は出張時に新幹線を利用することが多いため、チケット予約に便利なEXカードの機能を付帯できることや、割引価格になることもメリットを感じました。

マンスリークリアのメリット

さらに、マンスリークリア方式によって、月末に利用済み金額がゼロクリアされる点も魅力的でした。毎月の経費利用額を踏まえた上で、カードの限度額を設定しておけば、月末にはゼロクリアされ、翌月にはまた同程度の上限金額を自動的に利用できるようになります。これにより、毎月の経費利用は全てコーポレートカードで完結できるようになり、仮払いなどのイレギュラーな対応が発生することもなくなると考えました。

さまざまな面から納得できたので、三井住友コーポレートカードの導入を経営層に提案することに決めました。

本格導入にあたり、不正利用や紛失などのリスクについては、経理部で運用ルールをしっかり決めて、社内で徹底することで対応しています。

【運用ルール①】

コーポレートカードの発行に制限は設けないが、必ず上長の承認を得て発行する

コーポレートカードの発行は、経費を利用する全社員を対象とし、希望があればカードを発行することにしました。上長の承認があることで、経費利用の必要性があることを確認できます。

【運用ルール②】

コーポレートカード利用での経費精算も全て領収書添付で申請する

カードの利用明細のみでは経費利用の内容を確認しきれませんが、領収書があれば費目まできちんと把握できます。これによって、正しい経費利用かどうかを判断できますし、不適切な経費利用の抑止にもつながります。

【運用ルール③】

紛失時には経理部に即時連絡し、カード利用停止の連絡を依頼する

紛失による不正利用のリスクを防ぐために、紛失時の対応方法も利用者に周知しています。

本格導入の時点で、営業部門をはじめ、恒常的に経費を利用する社員のほぼ全員が申し込みをしてくれました。導入当初は必要性を感じていなかった社員からの申し込みも次第に増えていき、今では経費利用をする社員のほとんどがコーポレートカードを使っています。

これまで不満の声を聞くことはないです。現在も、新しく入社した社員からの申し込みが多くあるので、皆さん、「便利だ」と感じているように思います。また、運用ルールについては、社内情報共有ツールで社員にルールを共有するのみ。これまで特に大きな問題が発生したことはありません。キャッシュレス化を大きく進めることができましたし、社員の立て替え負担を軽減することができたと感じます。また、社員・経理部・各支店の事務担当者にとっては、小口現金による経費精算の手間もかなり解消できました。

現在は、利用明細のデータを経費精算システムに自動連携できるので、経理部側がチェックすべき項目が減り、2〜3時間程度で確認が済むようになりました。また、Web上で突合する際に、個人の名義ごとにチェックすることができますし、申請されていない明細データが未登録として表示されるので、申請漏れや精算システムとの連携忘れなどの費目をパッと把握できるようになりました。

仕訳についてもCSVで取り込めば自動連携できるため、手入力する必要がなくなり、大幅に効率化できています。また、社員にとっても、カード明細データが自動連携されるおかげで、経費精算システムに日付や金額を打ち込む必要がなくなり、かなり楽になったのではないかと思います。経費精算システムとの連携性の高い三井住友コーポレートカードを導入しておいたことが功を奏したと感じます。

三井住友コーポレートカードを導入した当初は、カード利用者の追加や退会など、紙の申込書を送付することが必要でしたが、現在は法人カード管理者Webというシステムを使うことでWeb上でカード発行の申請を行うことができます。その他、属性変更、利用枠の変更などもできるので、とても便利になっています。

法人カード管理者Web（SMCC Biz Partner）

今後は、店舗における食材や備品購入のために、三井住友パーチェシングカードの導入を予定しています。これまではチャージ型のプリペイドシステムを利用していたため、経理部が店舗からの申請に応じて必要な金額をチャージすることが必要でした。しかし、店舗は土日祝日も営業しているので、その間にイレギュラーな経費が発生しても経理部側でチャージの対応ができず、現金立て替えが発生してしまいます。このような背景から、店舗ごとの名義で発行できる三井住友パーチェシングカードを導入することで、チャージが不要となるため、立て替え経費の発生も少なくすることができると考えました。当社では、まだ小口現金による経費精算が残っている部分もあるため、完全なキャッシュレス化まではもう少し時間がかかりそうですが、今後もさまざまなツールを活用しながら業務効率化を進めていきたいと思います。