在庫管理とは？在庫管理のメリットと課題解決方法まで解説

在庫管理とは

在庫管理とは、商品の数を適正な量に保ち、必要なタイミングで供給できる体制を整えるための管理業務です。長期の売れ残りとならないこと、かつ顧客が購入したいときに欠品とならないように調整します。顧客が求めるときに商品を提供できるようにしたり、過剰な在庫を持たないことで利益を高めたりすることが在庫管理の目的です。

在庫管理の業務内容には、商品の発注や入出庫の記録、棚卸などがあります。これらの業務を行うことで在庫状況を把握し、店舗に適正な量の商品を揃えることができます。

在庫管理に注力するメリット

在庫管理に注力することで、労力や時間をほかの業務へ費やせるようになり、不良在庫の削減、売上に沿った仕入れ、在庫切れによる顧客損失の防止のメリットは大きいでしょう。ここでは、在庫管理に取り組むことによるメリットを詳しく紹介します。

生産性向上につながる

在庫管理を行うことで倉庫業務の効率が上がり、生産性の向上が期待できます。在庫管理をうまく活用すれば、在庫の把握や棚卸の作業時間を短縮することが可能です。各商品の在庫数を把握しておくことで、欠品による再発注や誤発注・在庫切れによる顧客損失を防ぐことにもつながります。

さらに、在庫数を記録しておけば、棚卸作業にかかる労力と時間の削減が可能です。余った時間を別の作業に振り分けることができるため、人件費の削減ができるでしょう。

無駄なコストを削減できる

在庫管理を徹底して行うことで、人件費や廃棄コスト、商品の保管にかかるコストを削減することが可能です。棚卸や発注業務、商品の取り出し作業などがスムーズになるため、作業時間が短縮され、人件費の削減につながります。

また、在庫数を適切にしておくことで長期在庫を減らし、商品の劣化による廃棄を防ぐことができるので、廃棄コストの削減が可能です。倉庫のスペースにも余裕が生まれ、商品管理に必要な光熱費や大きな倉庫を借りる費用を抑えられるでしょう。

商品の品質が安定する

在庫管理によって入荷から出荷までのサイクルをコントロールすることで、品質の安定化が可能です。長期保管には、在庫として商品を保管している間にホコリを被ることや、湿気によるカビの発生、紫外線に当たることによる変色・変質などのリスクが伴います。

商品を在庫として持つ期間が短くなるほど、商品の劣化が少なく済むため、品質がより安定しやすくなるでしょう。食料品や飲料を扱っている場合、賞味期限や消費期限が近い商品の提供が少なくなるため、新鮮な状態で顧客へ届けることが可能です。

売上機会の創出

在庫管理は自店舗だけではなく、複数店舗間で情報共有を行うことでさらなる効果を発揮します。他店舗の商品在庫も把握できれば、顧客のニーズに対応できる幅が広がるでしょう。

例えば、自店舗で品切れの場合でも、即座に他店舗の在庫を確認できるシステムが整っていれば、取り寄せといった対応策を提示可能です。在庫管理への注力は、売上機会の創出を促すと同時に、顧客のニーズに応えようとする誠実な姿勢のアピールにもつながります。

顧客からの信頼獲得につながる

徹底した在庫管理を行うことで、必要とする商品をタイムリーに提供できるようになり、顧客からのニーズに応えるだけではなく、安心感も与えることができます。結果として顧客からの信頼獲得につながり、競合他社よりも利用してもらえる可能性が高まるでしょう。また、低価格で商品を提供するなど、在庫管理で削減したコストを顧客へ還元することでリピーターの獲得につながります。

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在庫管理業務に残る課題

効率的でミスのない方法を確立することが、在庫管理業務に残る課題であるといえます。特にヒューマンエラーを防ぐためには、マニュアルの整備などにより、運用方法を統一することが重要です。これらの在庫管理業務に残る課題について、以下で詳しく説明します。

受発注に時間を要する

受発注において、顧客や仕入れ先とのやりとりに時間がかかることで、在庫管理業務に費やす時間が増加してしまいます。電話やメール、FAXによる受発注業務は、1つの注文ごとに都度対応が必要であり、多くの時間が取られるでしょう。

注文内容が自動で記録されるわけではないため、受発注の内容に間違いがないか、確認作業も必要になります。確認作業をしたからといってミスが発生する可能性をゼロにはできないことも、受発注業務の課題です。

ヒューマンエラーが発生しやすい

在庫管理業務において大きな課題となるのが、ヒューマンエラーの発生です。特に、記帳ミスや在庫数の誤りが課題として挙げられます。記帳が間違っていると資金繰りが難しくなったり、数字が合わない原因究明に時間を取られたりしてしまうでしょう。

在庫数を誤ることで過剰な在庫を抱えてしまったり、反対に在庫があると思っていた予約商品の在庫がなく、顧客へ約束どおり商品を提供できなかったりする可能性があります。マニュアルを作って管理しようとしても、従業員の意識に依存する部分があるので、完全にミスを防ぐことは難しいでしょう。

経験による需要の予測は役立つことがあるものの、根拠に乏しい場合もあります。経験に加えて、データに基づいた在庫管理を行うことで、確実性が高まります。

担当者ごとに手順が異なる場合が多い

在庫管理業務の体制が統一されていない場合、担当者ごとに業務手順が異なることも多く、結果的にヒューマンエラーが発生しやすくなるという課題もあります。手順の違いは在庫管理の精度にバラつきを生じさせるため、在庫数のカウントを誤るなど、人為的なミスが発生する可能性を高めるでしょう。

属人化することで、発注作業が遅れたり、代わりの人員との手順違いから確認工程を飛ばしてしまったりする可能性もあります。人によって商品の保管場所が異なることもあるため、手順の統一がされていないことによる弊害は大きいです。

紙で在庫データを管理している

在庫データを紙で管理する場合、紛失リスクや作業効率の低下が懸念されます。紛失してしまうと在庫データをはじめから拾い直す必要が出てきたり、在庫状況を再び把握するのに時間を要し、顧客対応が遅れたりするなど、さまざまな問題へ波及するでしょう。

また、紙へ記入する作業自体が非効率であり、商品数や品番などの記入項目が多いほど、時間を取られてしまいます。手書きのクセによって読み間違える可能性もあることから、データで管理を行うことが望ましいです。

在庫数や保管場所の共有が難しい

誰でもすぐに在庫状況が確認できるような体制づくりも、在庫管理の課題のひとつです。店頭で顧客から在庫を尋ねられた際、在庫の有無や保管場所をきちんと把握していないと、確認に時間がかかり、顧客を待たせてしまいます。しかし、多種多様な商品の在庫数や保管場所を正確に把握しておくことは簡単ではありません。

店舗運営中は、今、何がどれだけ売れて、どれくらい在庫があるのかといったリアルタイムな情報が重要ですが、口頭や紙の伝達だけでは迅速な共有は難しいでしょう。

棚卸に時間・人員が割かれる

棚卸は、在庫数や利益を把握するために必要不可欠な業務です。ただ在庫数が多いと、その分規模も大きくなるため、十分な人員を確保する必要があります。台帳への記入など、棚卸業務自体に時間を要するのはもちろん、普段の業務とは内容が異なるため、作業手順の説明も含めると大幅に時間を割かなければなりません。

在庫管理業務の課題を解決する方法とメリット

業務管理を正確かつ効率的に行うには、在庫管理システムの導入が必須です。在庫管理システムは、Excelをはじめとするプログラムによって在庫管理を行うものであり、最近はIoT機器やAIによる管理システムがアプリで使用できるなど、導入のハードルが下がっている傾向にあります。

在庫管理システムでは、データに基づいた最適な商品発注やスマートフォンを用いた入庫処理および在庫の把握、リアルタイムでの売上実績集計、棚卸業務のスマート化など、さまざまな機能を使用することが可能です。システムの導入によって在庫の把握ミスや欠品の発生、紙による管理の手間が解消され、効率的に在庫管理を行うことができるようになるでしょう。

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決済機能との連動によりリアルタイムで在庫を把握

「stera terminal」から「assetforce」へ決済情報が自動で送信されることにより、決済ごとに生じる在庫の細かな変動までを、リアルタイムで把握できます。在庫状況を迅速に把握できるので、急な在庫の減少にもすぐに対応が可能です。複数拠点にも対応しており、店舗全体の在庫状況がわかります。

レポート・BI機能で業務効率が向上

販売データに基づいた詳細なレポートが作成されるので、ひと目で実績がわかります。
レポートは店舗別や期間別などでまとめられ、資料を作らなくとも実績が可視化されることで、従業員は販売業務に集中することが可能です。

在庫管理はスマホ1台で可能

スマホアプリ「assetforce」によって、いつでもどこでも在庫確認や発注が可能です。商品のバーコードをスマートフォンで読み取って、商品とアプリをつなげるので、仕入れ業務の効率化も行うことができます。

さらに、入庫や棚卸もバーコード読み取りで行えるため、目視よりも正確なカウントが可能であり、従業員の負担も軽減されます。

在庫システムやその他周辺機器による費用の削減

「assetforce for stera」であれば、カード決済端末である「stera terminal」で対応できるので導入費用を抑えることが可能です。「stera terminal」には印刷機能が内蔵されているので、まずはプリンターが不要です。また、在庫管理をするにあたって特別な機器を購入する必要はなく、「stera terminal」とスマホのみあれば問題ありません。

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