経理

小口現金管理、本当に必要？現金管理コストと小口現金廃止という選択肢

ちょっとした支払いが生じたときのためにと、小口現金を保有している会社は少なくありません。しかし、「小口現金の管理」は、経理の負担が大きく、大きな管理コストがかかる作業です。
ここでは、小口現金の管理がどういったものかを把握した上で、その必要性について考えていきます。

目次: 小口現金の管理とは？; 小口現金のデメリット; トラブルのリスクがある; 小口現金をやめるという選択肢; 小口現金をやめるためのルール; 社内の経理業務効率化のために

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小口現金の管理とは？

小口現金とは、文房具代や切手代、交通費といったちょっとした支出に備えて、社内に置いておく現金のことです。支出が予測される金額をあらかじめ従業員に渡しておいて、購入したら精算を行います。あるいは、社員が経費を立て替えた場合は、領収証を提出することで、小口現金から経費を受け取ります。

小口現金は、スタッフの数が少なく、都度精算が手間にならない企業や、家族経営で目が行き届きやすい企業などで行っていることが多いようです。小口現金を管理するために、経理担当者とは別に、小口現金管理の担当者を設けている企業もあります。
小口現金管理の対象は、おもに以下のような支出となります。

郵便代（切手代、はがき代など）
消耗品費（文房具、コピー用紙代など）
来客用のお菓子や飲み物など
従業員の交通費（電車賃、タクシー代、バス運賃など）
それほど高額でない集金（新聞代など）

小口現金のデメリット

小口現金による経費精算は、従業員などにとってはタイムリーに経費精算ができるという利便性がある反面、担当者の業務が煩雑で手間がかかるという問題があります。小口現金のデメリットについて、確認していきましょう。

・毎日、残高確認をしなくてはならない

担当者は、小口現金出納帳と呼ばれる帳簿に入出金取引の詳細を記入し、毎日必ず手元に残った現金を数えて残高を確認します。帳簿と実際の現金残高の金額が1円でもずれていれば、当然ながら計算が合うまで、差額の原因を調査して、現金を数え直す必要があり、確認作業に時間的なコストがかかります。

・月末に残高確認をしなければならない

毎日時間をかけて残高確認をしていても、月末には再び残高を確認して、さらに、現金取扱担当者だけでなく経理の責任者や、会社の規模によっては経営者自身が確認作業に加わるべきです。

・精算作業が何度も生じる

経費精算を小口現金で行うと、経費精算作業が何度も発生する場合があります。交通費精算の依頼を受けて支払いを終えた直後に、ほかの社員から別の精算を依頼されるなど、精算作業が1日に何度も生じる可能性があります。また、同じ社員が1日に何度も精算を依頼することもあるでしょう。会社によっては「ある程度まとめて精算するように」といったルールを設けているところもありますが、業務効率は決して良くありません。

トラブルのリスクがある

小口現金による支払処理は、トラブルのリスクを抱えているという点でも問題があります。
リスクのひとつは、盗難や紛失です。業務を担うのが人間である以上、過失による紛失が絶対にないとは言いきれません。また、来訪者が多い会社では、外部の人間による盗難が起きる可能性も考えなくてはなりません。
もうひとつのリスクは横領です。「社員数はそれほど多くないため、すべて把握できるから心配ない」と安心していたら、信頼していた担当者に裏切られていたという話は決して珍しくありません。会社に現金を置いているということは、常にこうしたリスクがあるということを考えておきましょう。

小口現金をやめるという選択肢

小口現金管理による担当者の負担を軽減し、盗難や不正のリスクをなくすために、小口現金をやめるという選択肢があります。長いあいだ、小口現金を当たり前に使ってきた会社にとっては勇気がいる決断かもしれませんが、小口現金の廃止によって、会社は大きなメリットを得ることができます。

小口現金をやめることで、経理の業務が簡略化され、経費が発生する度に、お金の受け渡しが発生しなくなります。また、毎日残高確認をしなくていいので、業務負担の軽減となります。その分、経理担当者には、ほかの業務に従事してもらうことができるでしょう。
社内に現金を保管する必要もなくなりますので、現金の紛失、盗難、横領のリスクがなくなります。

小口現金をやめるためのルール

小口現金を廃止するために、小口現金を使った経費精算に代わる立て替えのルールを決めましょう。以下を参考に、自社に合ったルールを決めてください。

・立て替えた経費は月に1度、精算する

これまで、小口現金で立て替えていた経費を、月に一度、精算するシステムに切替えます。
例えば、社員が営業でタクシーを利用したとします。小口現金の立て替えを行っている場合は、社員からタクシーの領収書をもらって、その都度、精算することになります。
月に1度、経費精算する場合は、社員がタクシー代を立て替えて、領収書を保管しておきます。その後、会社が決めた経費申請方法でタクシー代を申請し、領収証と併せて経理に提出します。経理は、経費分を月に1度、振り込みます。

・消耗品はネット購入する

常に補充が必要な消耗品（文房具、コピー用紙など）は、小口現金で支払うのではなく、オンラインでまとめて購入するようにします。翌日までにオフィスへの配達を行ってくれるサービスがあります。

・法人カードを活用する

法人カードを作成して、クレジットカード決済する方法もあります。
例えば、立替金の支払いが多い社員には、法人カードでクレジットカード決済を推奨することで、現金のやりとりをなくす方法があります。

・直接取引を口座振替に変更する

新聞代、会社に直接集金に来てもらっている取引がある場合は、口座振替に切替える手続きをしましょう。切替えが済むまでのあいだは、これまでどおり小口現金でのやりとりになりますが、切替えが済んだ時点で会社の小口現金を預金口座などに預け入れます。

・一部、仮払金を支給する

毎月、出張などで大きい金額を立て替えている社員は、すぐに現金が戻ってくる小口現金がなくなると不都合が生じることがあります。大きい金額が発生する場合は、立て替えが発生する前に「仮払金」として経費を渡しておきます。その後、領収書を提出してもらうことによって残額を精算します。その際は、毎月の給与と同時など、月に1度、振込みをして調整します。