棚卸しとは？棚卸し業務の効率化につながるコツを解説

棚卸しとは

棚卸しとは、店内にある商品の在庫や数量を調査・確認する作業のことです。数量はもちろん、状態を確認することで「資産評価」を行うことを目的としています。少なくとも年に一回、期首および期末の決算日に行われるケースが一般的です。

棚卸しの対象

棚卸しでは「現物」の数量を確認します。対象となる主な項目を下記に取り上げてみました。

上記から分かるように、商品や製品を販売しない会社であったとしても、事務用品などの消耗品に対する棚卸しは必要です。

棚卸しのタイミング

少なくとも年一回は棚卸しを行わなければなりません。個人事業主や法人の場合、年に一度の決算が必要であり、その際に棚卸資産の残高を正確に把握しなければならないからです。また、棚卸しの回数自体に制限はないため、こまめに行うことでより適切に商品の数量や品質を管理できるでしょう。

棚卸しの目的

ここでは、棚卸しを行う目的について確認しましょう。

正確な利益を把握するため

棚卸しは利益を正確に把握するために欠かせないほか、不良在庫や滞留在庫の発見にもつながります。また、不正の発見にも役立つでしょう。定期的に棚卸しを行うことで、どの商品が頻繁に流通し、どの商品がそうでないかを把握できます。売れる見込みのない不良在庫を見極めることは、結果として店舗の利益向上にもなるでしょう。

在庫の状況把握のため

棚卸しをすることで売れ行きが悪いあるいは未使用のまま残っている「滞留在庫」や、人気がなく倉庫に眠ったままになっている「不良在庫」を把握できます。在庫の状況を正しく把握しておくことで経営や店舗運営上のリスク回避にもつながります。

販売機会の損失を防ぐため

飲食店や小売店など商品を扱うお店の場合、棚卸しによって在庫の状況を把握できます。商品を扱うお店の場合、そもそもの在庫がなくなってしまってはお客さんに商品を提供することができません。結果として収益も上がらないことから、在庫切れの状況はできるだけ避けたいところです。定期的に棚卸しを行うことで、在庫切れを未然に防ぐことができます。

仕入れ状況や傾向を把握するため

棚卸しを繰り返すことによって、仕入れ状況や傾向を把握できます。また、特に在庫の減りが早い（遅い）商品がある場合、仕入れの数が適正かどうか判断することも可能です。

棚卸しの手順は2つに分けられる

棚卸しの手順は大きく以下の2つに分けられます。

それぞれについて、解説します。

実地棚卸

実地棚卸とは、保有している在庫を目視で確認した上で数量を数える方式のことです。実地棚卸は商品在庫を目視で確認することから、正確な在庫数を把握できます。また、在庫の品質や状況についても確認できるでしょう。一方で、作業に多くの労力と時間がかかることから人員が必要なほか、ヒューマンエラーが起こる可能性があることに注意しなければなりません。

実地棚卸は、さらに「リスト方式」と「タグ方式」に分けられます。

リスト方式

リスト方式とは、実地棚卸において在庫管理表をはじめとしたリストに記載された在庫数と実際の在庫数量を比較する棚卸し方法のことです。すでにリストに記載された数と実際の在庫数を比較するため、後述するタグ方式に比べて作業時間が短縮されるといったメリットがあります。

他方で、リストの数値自体が間違っている場合、カウント漏れが発生する恐れがある点がデメリットといえます。記入漏れや記入間違いがあると、相違部分の確認に余計な時間が取られてしまいかねないため注意が必要です。

タグ方式

タグ方式とは、品目や数量を記入するためのタグ（棚札）を用意して棚卸しをする方法のことです。商品ごとに数量をカウントし、確認を終えたらタグに数を記入して棚に貼り付けます。現物を数え終わった後に在庫管理表などに記載された在庫数と照合するため、計上漏れが出にくい点がメリットです。とはいえ、タグへの記入や連番の管理は手間がかかる作業でもあります。必要以上の時間が取られないよう、注意しましょう。

帳簿棚卸

帳簿棚卸とは、在庫が変動したタイミングで在庫管理表に記帳していく方式のことです。その時点での在庫数をカウントする実地棚卸と異なり、商品の仕入れ数から販売した数を差し引き、残数で在庫数を管理します。

在庫の変動がある度に記帳作業が必要となりますが、リアルタイムでの在庫数を把握できる点がメリットです。また、実地棚卸と異なり、時間も人員もそれほど必要ありません。一方で、記入漏れやミスがあると実際の在庫数とメモした数がズレてしまう点には注意が必要です。

棚卸在庫の評価方法

棚卸在庫の評価方法は、「原価法」あるいは「低価法」によってなされます。

原価法

原価法はさらに以下の評価方法に分けられます。

どの方式を用いるかは自由に選べるものの、税務署に対して事前に評価方法の届け出を出し、承認を受ける必要があります。（届け出をしなかった場合、「最終仕入原価法」が法定の評価方法となる）

参考：国税庁｜［手続名］棚卸資産の評価方法の届け出

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低価法

低価法とは、在庫の資産価値（帳簿価額）が仕入価額（原価）よりも低下している場合に用いる評価方法のことです。長期保管や需要の低下などにより、棚卸資産の価値が下がることは珍しくありません。とはいえ、価値が下がってしまった棚卸資産をそのまま計上してしまうと、会社の財務内容を正確に決算書に反映することが難しくなってしまいます。

そうした事態を避けるため、税法によって低価法による棚卸資産の評価が認められています。原価法で計算した評価額よりも時価による評価額のほうが低い場合に、時価を採用した上で期末の残高を評価します。原価法と同様に、前もって税務署の承認を受ける必要がある点に注意しましょう。

棚卸しのポイントと注意点

棚卸しの概要や評価方法がわかったところで、棚卸しのポイントと注意点についてご紹介します。

棚卸表は一定期間保存する必要がある

棚卸しの結果を記入した「棚卸表」は実施日から最低7年間、保存しなければならないと国税庁によって定められています。そのため、紛失を防ぐことはもちろん誤って廃棄しないためにも、きちんと保管しておくことが大切です。また、保管期間中に担当者が変わることも考えられるため、所在などを共有しておくことに加え、引き継ぎ項目の中に入れておくことをおすすめします。

なお、2018年4月1日（日）以降は事業年度内に欠損金が生じた場合、該当する年度において10年保存となる点に注意が必要です。

在庫数だけでなく品質も確認する

棚卸しでは数量だけでなく品質状態を確認することも重要です。破損や腐食などの不良を発見した際はもちろん、長期滞留している在庫があった場合も担当者に報告することで、対策を立てられます。また、棚卸しによって販売できないと判断された在庫があった場合には「損金」として経理処理が可能です。場合によっては季節性の商品や型落ち商品なども状況に応じて「損金」に含められます。

ヒューマンエラーを防止する

棚卸しは単純な作業である一方、ヒューマンエラーが起こりやすい作業といえます。カウント漏れや記入ミス、商品間違いなどが代表的なミスとして挙げられるほか、集計時にミスが起こることもあるでしょう。

ダブルチェックを心がけるなどの対策を講じることはできますが、人が行っている以上ミスは避けられません。そこで、棚卸しを効率化するためにおすすめなのが在庫管理機能を搭載したPOSレジ「stera pack POS」の導入です。スマートフォンでバーコードを読み取るだけで入庫や棚卸しの管理ができることから、ミスの削減につながることはもちろん時間や工数も削減できます。

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棚卸しの効率化なら「stera pack POS」

棚卸しの効率化におすすめのサービスは「stera pack POS」です。「stera pack POS」はキャッシュレス決済端末stera terminalに POSレジアプリ「assetforce for stera」が標準搭載されており、棚卸し、在庫管理、店舗経営管理が誰でも簡単にでき店舗業務の効果化が実現できます。
「stera pack POS」の主なおすすめポイントは以下のとおりです。

「stera pack POS」は業務改善や経営サポートに役立つほか、月額9,900円（税込）のサブスクリプションサービスとなっています。同じような機能を持つ一般的なPOSレジアプリより安価で導入できるのも魅力といえるでしょう。

「stera pack POS」の特徴について、さらに詳しくご紹介します。

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いつもの業務をスマホでもっと便利に

スマホ1台で誰でも簡単に棚卸しや在庫管理、出入庫管理が可能です。商品のバーコードをスマホで読み取るだけで商品管理や棚卸し業務、出入庫管理が紙台帳への記入は不要でできるため、従業員の負担を軽減し業務効率化が実現できます。また、AR機能を活用することで複数商品をまとめて読み取ることができます。ヒューマンエラーが起こりやすい目視と違い、正確なカウントができるだけでなく店舗スタッフの負担削減や業務効率化も期待できるでしょう。

棚卸の操作方法

stera pack POSで在庫管理機能をお得に導入

在庫状況をリアルタイムに把握できます。決済ごとに生じる細かな在庫数の変動を速やかに把握できるため、在庫切れを未然に察知できるほか商品の発注などによるタイムロスの削減にもつながるでしょう。また、複数拠点にも対応しているため店舗全体の在庫状況が一目でわかります。

stera pack POSは店舗経営をサポートするための機能が充実しています。

assetforce for steraで蓄積される各種データを元に、会計・決済種別・在庫の状況を自動的に集計する「ダッシュボード機能」を活用することでさらなる業務効率化ができます。

• ①条件を指定するだけで、リアルタイムにデータを集計
  集計期間・店舗・商品カテゴリ・決済種別などでの絞り込みが可能です。
• ②集計された結果をExcel、画像などでダウンロード可能
  ピボットテーブル形式、表形式などの集計結果をそのまま利用できます
• ③複数店舗の実績集計にも対応
  店舗別・全体双方の実績を即座に集計・参照できます。

レポートイメージ画像

周辺機器の導入が不要

stera terminalにはプリンターが内蔵されており、周辺機器の購入が必要最小限で済みます。一般的にPOSレジの導入時に購入する周辺機器は高額になりがちなため、初期費用を抑えられるのは大きなメリットといえるでしょう。

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