オーダーエントリーシステムとは？種類やメリット・デメリット

オーダーエントリーシステムとは、ファミリーレストランや居酒屋など、さまざまな飲食店を中心に導入されており、注文や連絡などをデジタル化して利用できるシステムです。

数年前まではハンディターミナルが主流でしたが近年では、スマートフォンやタブレットで利用できるサービスが増えています。
しかし、単語を耳にしたことがあっても、具体的にどのようなメリットがあるか分からない、という方も少なくありません。
この記事では、オーダーエントリーシステムのメリットやデメリット、注意点などを解説します。

オーダーエントリーシステムとは

オーダーエントリーシステムとは、飲食店の業務を効率化する、いくつかのしくみが統合されたもの。
店員を呼び出すコール端末、注文を入力するハンディターミナル、注文内容をキッチンに伝えるディスプレイやプリンター、送受信を受け持つ無線LANアクセスポイント、全体を管理するPOSシステムなど、複数の機器類で構成されています。

まず、お客さまからのオーダーはハンディターミナルに入力。そのデータはすぐに厨房へ送られ、調理が始まります。でき上がった料理が客席に運ばれ、注文内容はレジに送られて食事の後に会計され、一連のデータがPOSシステムで管理されます。

発注・受注から調理・提供、精算までのプロセスをデジタル化し、統合管理する――これがオーダーエントリーシステムの概略です。

「手書き伝票」はもう古い？

手書き伝票は昔からある馴染みの深い手法であり、手間をかけずに素早く記入することができることから今でも多くの店舗で採用されています。
しかし、手書きだからこそのデメリットもあります。
代表的なデメリットとして「内容が正確に伝わりづらい」が挙げられます。
普段はスピーディーに記入することができますが、忙しい時間帯だと、伝票がどうしても走り書き気味になってしまい、ほかの従業員が正しく文字を読み取れないというケースも起こり得ます。
また、「オーダーが通るまでに時間がかかる」ということもあり、注文を受けてから提供できるまでにどうしても時間がかかってしまうのです。
一方で、オーダーエントリーシステムは、正確かつ迅速にオーダーできるので、注文～提供までの時間が短縮されるでしょう。
より効率的に考えるなら、手書き伝票ではなく、オーダーエントリーシステムのほうが良いといえます。

オーダーエントリーシステムを導入するメリット

オーダーエントリーシステムを導入することによるメリットはいくつかありますが、その中でも特に大きなメリットは以下の4つが挙げられます。

• ・スピーディーなサービス提供
• ・オーダー漏れの防止
• ・人件費削減
• ・会計の人的ミスを減らす

それぞれ、具体的に解説します。

スピーディーなサービス提供

手書き伝票は注文の都度手書きで記入する必要がありますが、一方でオーダーエントリーシステムは、ハンディターミナルなどを入力するだけ注文ができるため、非常に簡単であり、業務効率化を図ることができます。
そうすることで、ホールスタッフはオーダーと配膳に集中することができるため、結果的にサービスのクオリティ向上にも繋がります。
また、商品名も統一して記載されるので、オーダー内容の見え方にバラつきがなく、統一感があるため、非常に見やすくなるでしょう。

オーダー漏れの防止

手書き伝票はスタッフが記載するため、どうしてもオーダー漏れやオーダーミスといった人的ミスが出てしまいます。
しかし、オーダーエントリーシステムであれば、オーダーに関するミスがなくなり、オーダー漏れやオーダーミスなどが劇的に減少します。
ハンディターミナルなどに注文を入力後、確認として最後にオーダーリストを読み上げるなどのワンクッション入れることで、さらにミスが減らすことができるでしょう。

人件費削減

オーダーエントリーシステムは、注文～在庫管理まで一貫して行うことができるため、発注するスタッフや経理担当のスタッフの労働力削減へと繋がります。
また、ホールスタッフは厨房まで内容を伝えに行く手間が省けて、ランチやディナーの忙しい時間帯でも効率的に動くことができ、少ない人数でもお客さまを待たせることなくオーダーを受けることができるでしょう。
さらには、居酒屋などで設置されている専用端末（タブレット）型のオーダーエントリーシステムなら、スタッフがオーダーを取ることがなくなり、その結果、人件費削減に繋がります。

会計の人的ミスを減らす

オーダーエントリーシステムと連携した機器を活用することで、会計時のミスを大幅に減らすことができます。
また、連携する機器によっては直接データ送信して会計を行ったり、テーブルごとにレジで会計内容を閲覧することができます。
その結果、レジの打ち間違いをすることもなく、会計時に待たせずスムーズに精算することができるでしょう。
さらには、オーダーエントリーシステムのデータを使って操作ログを記録すると、会計時の不正防止にも繋がり、一石二鳥といえます。

オーダーエントリーシステムの種類

オーダーエントリーシステムにいくつか種類があります。
その中でも、代表的な種類は以下の3つです。

• ・ハンディターミナル型
• ・スマートフォン型
• ・専用端末（タブレット）型

型によって特徴が異なり、操作方法も変わってきます。
それぞれ細かく解説します。

ハンディターミナル型

専用ハンディ機器を利用したオーダーエントリーシステムであり、数年前からメジャーとなっている型です。
操作方法は比較的シンプルであり、ホールスタッフが注文を聞いて入力し送信することで、キッチンへ迅速なデータ連携が可能であり、並行してレジ上の伝票が更新されます。
専用機器として開発された型であり、使い勝手が非常に良く、何かあった際のサポートがしっかりしています。
主に、ファミリーレストランや居酒屋チェーンなどの多くの飲食店などでよく見られるシステムです。

スマートフォン型

スマートフォンをはじめとした市販デバイスに専用のアプリケーションをインストールして利用するオーダーエントリーシステムです。
操作方法はハンディターミナル型とそうは変わりませんが、大きな違いとして、利用する機器が専用機器ではなく、スマートフォンなどの小型デバイスに置き換わり、よりスマートにオーダーエントリーシステムを実現できることにあります。
また、スマートフォン型は注文を受けるだけなく、座席状況や在庫切れなどの確認機能も搭載しているため、利便性が非常に高いといえます。
導入コストもアプリケーションのインストールだけであり、ハンディターミナル型と比べると非常に安価です。

専用端末（タブレット）型

専用端末型やタブレット型は主に設置型システムとして活用されます。
一部の居酒屋や回転寿司屋などで見かけることが多く、各テーブルに設置してある端末を使い、顧客自らがオーダーするという特徴があります。
スマートフォンに使い慣れている方であれば、簡単に使いこなすことができ、スタッフを呼んで注文ということをする必要がなく、好きなタイミングで何度でも注文することが可能なため、繰り返し注文される店舗などに向いているシステムでしょう。

オーダーエントリーシステムのメリット

上記で説明したとおり、オーダーエントリーシステムには種類があり、それぞれメリットが異なります。
また、導入する店舗によって何が良くなるかという部分は異なってくるでしょう。
下記でそれぞれ具体的なメリットを解説します。

ハンディターミナル型のメリット

ハンディターミナル型の特徴的なメリットは、操作の簡易性にあります。
元々専用端末として設計されており、操作性はオーダーエントリーシステムに特化しているため、最適な状態で操作することができるでしょう。
また、常設の予備機などを準備しておけば、万が一故障した場合でもスムーズに切替えることができます。
さらには、レジやキッチンプリンターなどを保守契約しておくと、メーカーからまとめてサポートを受けることができます。

スマートフォン型のメリット

スマートフォン型の特徴的なメリットは、コスト削減できることが挙げられます。
一式の専用端末を揃えるよりも、安価で導入することができ、また、小規模店舗を中心に主流となりつつある専用端末（タブレット）型と連携して利用できるため、使い勝手が非常に良くなっています。
また、スマートフォンやタブレットの利用が定着化している現代人にとって操作方法が簡単であり、多くの人に馴染みのあるインターフェースといえるでしょう。

専用端末（タブレット）型のメリット

こちらもスマートフォン型同様にコスト削減できるというメリットがあります。
専用端末（タブレット）型は、顧客自身が注文するタイプであるため、注文を受けるホールスタッフの人員削減にも繋がり、さらには顧客自身が注文するため、オーダーミスの減少にもなるでしょう。
また、テーブルに常に設置しておくため、おすすめのメニューを目立つようにすることや、店舗の最新情報の提示など、注文以外の付加価値を付けることもできます。
そういったもの以外にも、簡単な占いやゲームなどをできるように設定することもできるため、顧客を楽しませることができるのも大きな特徴の一つといえます。

オーダーエントリーシステムのデメリット

一方で、オーダーエントリーシステムのデメリットも少なからずあります。
代表的なデメリットとして、どうしてもコストがかかってしまうことがいえます。
特にハンディターミナル型は、専用機器一式揃えなければ利用することができないため、ほかのタイプよりも多くのコストがかかってしまいがちです。
また、スマートフォン型や専用端末（タブレット）型は、サポート体制に不安が残ります。
ハンディターミナル型は、万が一の場合は、提供会社が保障してくれることが多く、安心できますが、スマートフォン型や専用端末（タブレット）型はそういった保障がないことが多いため、万が一の場合に迅速で対応できることが難しくなってしまいます。
特に専用端末（タブレット）型は、さまざまな顧客が触る可能性があるため、ほかと比べると壊れやすく、場合によっては盗難されてしまうことがあるので注意が必要です。

オーダーエントリーシステム導入の注意点

ここまで、それぞれのメリットとデメリットを解説してきましたが、そういった部分も含め、オーダーエントリーシステムの導入するにあたって注意点は大きく2つあります。

• ・店舗に合った機能があるかどうか
• ・費用対効果はどれくらいなのか

以下で詳しく解説します。

店舗に合った機能を持ったものを選ぶ

まず、一番注意しなければならないことは、「店舗に合った機能が備わっているか」です。
自分の店舗にオーダーエントリーシステムを導入しようと考えたとき、「どんな機能が欲しい」や「導入することでどんな風にしたいか」など、そういった部分をしっかり加味した上で、導入するオーダーエントリーシステムを選ぶことをおすすめします。
また、店舗の雰囲気や規模も考慮し、その店舗に合ったものを選ぶとさらに良いでしょう。

費用対効果で選ぶ

導入はもちろんのこと、運用するためにも少なからずコストがかかってきます。
オーダーエントリーシステムによっては、導入コストが数百万円かかるということもあります。
そういった費用に対し、「どれだけのメリットがあるのか」「店舗の規模に合っているか」などを考慮し、費用対効果をしっかり得ることができるかどうかを考えることが肝心です。

オーダーエントリーシステムが活躍している事例

実際にオーダーエントリーシステムを導入し、どのように活躍できているのか、ここでは実際にあった事例を紹介します。

• ・飲食店
• ・病院・医療施設

今回はこの2つについて紹介します。

飲食店

ファミリーレストランや居酒屋といった飲食店では、導入したことによって店内の回転率が著しく向上しています。
また、オーダーミスや会計ミスの大幅な減少、さらにはスマートフォン型なら操作性が良いということもあり、教育にかける時間を削減できるという効果が得られています。
専用端末（タブレット）型に関しては、注文以外の遊び関連の機能を追加したことにより、顧客満足度の向上に繋がり、小さいお子さん連れの顧客も増えたという事例があります。

病院・医療施設

病院や医療施設では、さまざまな診療科が存在します。
以前までは、医師が紙の伝票に情報を記入し、それに関する部門に送り、各部門で処理という方法が一般的であり、時間と労力を要していました。
しかし、オーダーエントリーシステムを導入することで、利用者認証や患者選択が簡単にでき、オーダーの発行や修正、取り消し、履歴や参照など、ステータス管理も可能となっています。
また、患者の診察や検査などの予約とも連携しているため、患者のスケジュール管理もできます。
オーダーエントリーシステムを導入することで、業務効率化と記入ミスなどの削減など、さまざまな改善がされた事例が数多くあります。

オーダーエントリーシステムとしても使える「Square（スクエア）」

Square（スクエア）は、クレジットカードに対応したキャッシュレス決済システムです。
導入・運用コストの安さ、充実したPOSレジ機能、スタイリッシュなデザインであることから人気を集めており、オーダーエントリーシステムとして使うことができます。
導入準備は比較的簡単であり、あらかじめ商品設定に加えてテーブル設定をし、厨房用のキッチンプリンターを用意すれば完了となります。
ハンディターミナル型や専用端末（タブレット）型で受けた注文は、瞬時にキッチンプリンターに送信、同時にレジにもデータが送信されて管理されます。
キッチンプリンターは複数設置することが可能なため、ドリンクのオーダーはフロア内のバーカウンターへ、フード類は厨房へといったように、送信先を振り分けることもできるので、厨房内が混乱してしまうということもありません。
会計時には、クレジットカードを読み込めばスマートに会計できますし、現金での支払いにもしっかりと対応しています。
そして、販売情報から食材の在庫情報など、すべてをPOSシステムで一元管理できる点が、Squareの大きなアドバンテージといえるでしょう。
安価で手軽ながら、オーダーからキャッシュレス決済、データ管理までのすべてをこなせる、飲食店の強い味方といえるシステムです。