病院予約システム・アプリで予約管理・受付業務の負荷を軽減できる？

病院予約システム（診療予約システム）とは

病院予約システム（診療予約システム）とは、病院やクリニックを利用する患者さまが診察予約をWeb上から行えるシステムです。病院予約システムを活用することで、簡単かつ効率的に予約を済ませられるようになります。

ここからは、病院予約システムの概要やアプリを選ぶポイントを解説します。

概要（ニーズなど）

病院予約システム（診療予約システム）を導入することで、患者さまはパソコンやスマートフォン、タブレットなどから病院の予約を入れられるようになります。予約のために来院する時間がない、いちいち電話を入れるのが面倒だといった思いを持っている患者さまでもWeb上からスムーズに予約を入れられる便利なシステムであるため、徐々に導入が進んでいます。

あらかじめ予約をしておくことによって、患者さまは待ち時間削減も実現できます。待ち時間を極力減らし、別のことに時間を割けられる点は患者さまにとって大きなメリットでしょう。

患者さまが病院予約システムに期待しているポイント

患者さま目線でアプリを選ぶ際には、下記のポイントが重要となるでしょう。

• ・簡単に予約を済ませられる
• ・病院・クリニックとのやり取りを削減できる
• ・予約変更・キャンセルがすぐにできる
• ・医療機関の操作が簡単で誰でもすぐに使える

上記の点を満たした病院予約システム・アプリが患者さまからは求められています。

予約システム・アプリを患者さまが利用するメリット

病院予約システムやアプリを患者さまが効果的に利用することで、いつでも簡単に予約ができるようになる、予約忘れが減るなどのメリットが得られます。具体的なメリットは下記表のとおりです。

それでは一つひとつ解説していきましょう。

いつでも簡単に予約できる

病院予約システム・アプリを導入すれば、患者さまがいつでも簡単に病院やクリニックの予約を取れるようになります。電話での予約では、患者さまと病院によるスケジュールのすり合わせに時間がかかります。さらにスケジュールを間違えていた場合には、再度電話をして日程を再確定しなければいけません。

しかし、病院予約システム・アプリの導入によって予約の手間はほとんどなくなります。システムに予約可能日程が一覧で表示されるため、患者さまはその日程を確認して空いている日に自由に予約を取れるようになります。

アラート機能で予約忘れが減る

病院予約システム・アプリには、予約日時をリマインドするアラート機能がついています。プッシュ通知などを用いて前日に「明日の予約のご案内」といったメッセージが患者さまに送信されるため、予約日の前日に患者さまへリマインドの通知を送り、予約状況の確認を行うことが可能です。

待ち時間が短縮される

新型コロナウイルスの感染拡大によって「多くの人が集まる場所」を避けたいと考える人が増えています。病院の待合室は曜日や時間帯によっては混みやすい傾向にありますが、病院予約システム・アプリによって予約を済ませておけば待ち時間が短縮されるでしょう。その結果、密の回避ができるようになります。密になる場所を避けることで、感染リスクや感染させてしまうリスクを下げられます。

医療現場によくある課題

医療現場においてよく挙げられる課題は下記のとおりです。

それでは一つひとつ解説していきましょう。

電話対応に時間を奪われてしまう

患者さまからかかってくる電話対応に多くの時間を奪われてしまう点は医療現場が抱えている課題の一つです。特に新型コロナウイルスの感染拡大もあり、電話によるウイルスに関わる相談が増加傾向にあると言われています。

電話対応は患者さまの予約受付や状態を把握するための重要な業務ですが、一つの電話にかかりきりになることでほかの電話が受けられなくなる、通常業務が滞るといった問題も発生してくるでしょう。どのようにして電話にかける時間を減らすのかは医療現場が解決すべき大きな課題です。

本人確認・予約台帳確認など受付業務で多忙

病院やクリニックの受付業務が多忙である点も課題として挙げられます。患者さまの本人確認や予約台帳の確認に加え、レセプト業務や来院患者への対応、会計、各種書類作成など、やるべき作業が受付には数多くあります。

職場によって担当すべき範囲は異なりますが、非常に多忙な業務であるといえるでしょう。慢性的に人手不足の病院やクリニックではさらに忙しさに拍車がかかっているため、余裕を持って業務を進めるにはどうすべきかが課題となっています。

患者さまを診療後に待たせてしまう

診療後、患者さまを会計までの間待たせてしまいがちである点も医療現場が抱えている課題です。患者さまは、診察が終わったらできる限り早く帰りたい、ウイルス感染の恐れもあるのであまり長居をしたくないといった思いを持っています。しかし、滞りなく診療が終わったとしても、検査結果待ちやカルテ作成に時間が取られてしまう場合もあります。

加えて、オペレーションがうまくいっていない病院や1人ひとりの診察に時間をかけている病院では、なおさら診療後も患者さまを待たせてしまうでしょう。診療後、どのようにすればスムーズに会計まで終えられるかも、病院が考えなければいけない事柄です。

現金決済が非衛生的

多くの病院やクリニックでは、決済方法として今なお現金を多く使用しています。2019年に厚生労働省が発表した内容によると、クレジットカードなどのキャッシュレス決済を導入している病院の数は49％にとどまりました。さらに、規模が小さいクリニックにおいては、クレジットカード決済の導入率が16.5％にとどまっているのです。

現金はその特性上、多くの人が触れるものであり、衛生面に十分な配慮がなされているとは言いにくい側面があります。キャッシュレス決済の浸透や新型コロナウイルスの感染拡大もあり、現金による決済は徐々に減少していますが、医療現場ではまだ十分とは言えません。

参考：厚生労働省｜2019年3月医療機関における外国人患者の受入に係る実態調査結果報告

• 別ウィンドウで厚生労働省の「2019年3月医療機関における外国人患者の受入に係る実態調査結果報告」へ遷移します。

医療現場の課題をアプリ導入によるDX化によって解決するメリット

多くの課題を抱えている医療現場ですが、病院予約システム・アプリを導入しDX化を図ることで、業務負担軽減や患者数増加といったメリットが得られます。ここからは、病院予約システム・アプリを導入するメリットを5点解説します。

受付の業務負担が軽減する

病院予約システム・アプリを導入することで、受付の業務負担が軽減します。特に、予約管理業務や電話対応業務などにかかる時間が大幅に削減されるでしょう。事前決済機能を持つシステムを導入した際には会計業務の負担も減り、スムーズな患者さま対応が実現します。

新患・再診が増加する

新患・再診が増加する点も病院予約システム・アプリを導入するメリットです。新規患者の中には「忙しいためスムーズに予約を取れる病院で診察を受けたい」「毎回電話をするのは手間なので避けたい」といった思いを持っている人も多くいますが、こういった、患者さまが手間なく予約できるようになるでしょう。

また、初診が滞りなく進むことで病院に対して良い印象が残り、再診率向上にもつながります。

無断キャンセルを防止できる

病院予約システム・アプリを導入すれば患者さまの無断キャンセルも防止可能です。予約した後でスケジュールが変わることは多々ありますが、その連絡を忘れる患者さまや電話をするのが面倒だと感じる患者さまも中にはいます。

しかしシステム・アプリでは予約のキャンセル・変更が簡単に行えるだけでなく、電話でその旨を伝える気まずさなども一切ありません。そのため、無断キャンセルを防止する効果が期待できるでしょう。

待機時間が減り顧客満足度が向上する

患者さまの多くは、診療前や診療後の待ち時間にストレスを感じています。システム・アプリを導入し、病院に着いてからすぐに診察を受けられるようにする、診療後にキャッシュレス決済によって迅速に会計を行えるようにするといった措置を取ることで、顧客満足度向上につながるでしょう。

また、キャッシュレス決済を導入すれば、日衛生的な現金決済もせずに済みます。できる限り現金の使用を避けたい患者さまも安心して利用できるようになるでしょう。

手作業によるミスを防止できる

手作業によって予約を受け付けると、ダブルブッキングや記載漏れといった人為的ミスはどうしても避けられません。しかし、病院予約システム・アプリを導入すれば予約管理が一元化され、リアルタイムで予約状況が更新されます。

来院によって直接受けた予約や電話で受けた予約をいちいちまとめる手間もなくなるため、業務負担も軽減されます。

「stera pack forクリニック」なら医療現場・患者双方の課題を解決可能！

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stera pack forクリニックの導入により、医療現場・患者双方の課題解決の実現が可能です。

ここからは、stera pack forクリニックの特徴を3点解説します。

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省スペース化により衛生面も向上

stera pack forクリニックは一つの端末で複数決済を可能としているため、余計なスペースを取ることがありません。患者さまが触れる機器も少なくなるため、アルコール消毒をすべき部分も減るでしょう。ひいては、受付周りの衛生面向上につながります。

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