公共料金・通信費管理を効率化！業務フロー変革に成功した代々木個別指導学院のパーチェシングカード活用

当社の学習塾の特長は、生徒1人ひとりに寄り添う“めんどうみ”のよさです。その姿勢は生徒や保護者から高く評価いただいており、兄弟姉妹での入塾や、塾生のお友だちを紹介していただくなどしています。また、小学校から高校に至るまで、長く通ってくださる方もたくさんいらっしゃいます。

そうした評価が広がり、学習塾検索に特化した大手ポータルサイトでも、塾を展開しているほとんどのエリアでナンバーワンの学習塾に選ばれています。

2026年4月時点では、東京都・神奈川県・埼玉県など、関東圏を中心に93校舎を運営しており、2030年までに200校舎体制を目指して、急速に成長を続けているところです。

たとえば電気代の請求書が届いたら、封筒を開け、どの校舎の、どの月の分かを確認したうえでExcelに手入力します。1校舎、1費目あたりの入力作業自体は10分程度。しかし、郵便を受け取って開封、確認、入力、チェックまでを含めると、それだけ時間も手間も大きくなります。もちろん、ひとつひとつは難しい作業ではありません。しかし、それを全校舎分対応するとなると相当な業務量になります。

経理部門は3名体制。校舎数が少ないうちは何とか対応できていましたが、校舎が1つ増えるたびに突合作業の負担は増えていきます。今後さらに校舎数を増やしていく中で、こうした負担は間違いなく増えていくでしょう。そこで、突合作業をすることなく、各校舎単位で公共料金の電気、ガス、水道、通信を把握できるようにして効率化を図りたいと考えていました。

突合作業の負担をどう減らすかという観点から、当社は法人カードの活用も含め、いくつかの選択肢を検討しました。ただ、法人カードをつくるにしても、保管場所の問題や紛失時における対応、カードの有効期限に伴う入れ替えや、台帳管理などの手間が発生します。

三井住友カードのパーチェシングカードは、たとえば「A校舎の水道料金専用」という形で、経費ごと、拠点ごとに名義をわけて管理できる点が魅力でした。かつ、物理的なカードの発行がなく、カード番号だけで管理できるため、カード保管の手間もありません。これら2つの機能を兼ね備えているパーチェシングカードを採用することになったのです。

実際に公共料金の支払をパーチェシングカードに集約したことで、業務フローは大きく変化したと感じています。まず、郵便物の量が大幅に減りました。受け取る、開封する、中身を確認するといった作業が不要になり、利用明細はデータとして一括で確認できます。A校舎の電気料金用カードのように、各校舎の費目別にカードを発行したことで、どの校舎の電気料金かもひと目で分かるため、明細との突合作業にかかる手間は一気に省けました。

紙の書類を保管する必要がなくなり、データとして管理できるようになった点も大きな変化です。以前は公共料金の明細を1つひとつ並べて確認する必要がありましたが、今ではカードの利用明細を見れば、必要な情報をすぐに把握できます。また、銀行の利用明細だと摘要がばらつきやすいのに対し、カードの明細は校舎別・費目別で表記が整理されているため、Excelで集計すれば校舎別・費目別のコストの把握など、分析しやすくなりました。

現在は、カードの利用データを会計データに活用しています。校舎ごとに分けた1カ月分のデータをCSVデータでダウンロードし、あらかじめ作成したマスターを使って勘定科目に展開しています。校舎に関する費用は原価、オフィス関連は販管費というふうに自動的に振り分け、会計データにインポートできる形式に整えています。

なお、現状はあえてカードの利用領域を公共料金などに絞り、ガバナンスと利便性のバランスを最適化しています。すべてを自由にするのではなく、利用できる社員や金額に一定のルールを設ける。こうして権限を適切にコントロールすることで、内部統制をしっかりと効かせながら、カード決済による業務効率化のメリットを享受できています。

私はこの仕組みを変えていきたいのです。たとえば経費精算システムを導入し、スマートフォンでレシートを撮影するだけで申請できるようになれば、紙を回す必要はなくなります。利用目的や区間を本人が入力すれば、そのデータをそのまま会計システムに連携することも可能ですし、金額に応じた承認ルールを設定することで、ガバナンスも強化できます。

ただし、こうしたやり方をいきなり全社に展開しても、運用が回らない可能性があります。そのため、まずは現在経費精算を担当しているメンバーが先行してシステムを使い、入力方法や運用のポイントを理解したうえで、現場のフォロー役を担う体制をつくりたいと考えています。社員全員の問い合わせが経理部門に集中するのではなく、経費精算を担当しているメンバーが一次対応することで、経理部門の負荷も抑えられると考えています。

この構想の根底にあるのは、「モノや場所に縛られない業務」を実現したいという想いです。たとえば、経理の文脈で言えば、請求書や現金といった現物に縛られることで、人はその場に行かなければアクションを取ることができず、行動の自由度が下がります。これが電子データとしてクラウド上に情報が保管されていれば、災害時や非常時でも業務を継続できますし、リスクヘッジにもなります。パーチェシングカードの導入も、こうした環境を整えるうえで大きな一助になったと感じています。

バックオフィスは表に出る存在ではありませんが、主役である“現場”が安心して力を発揮するために欠かせない存在です。私たちは、自らが主役になるのではなく、主役を支える名脇役として、これからも業務のあり方を見直し、バックオフィスの価値を高めていきたいですね。