仕入れも経費もカードで完結！2種類のカード活用で業務効率化を実現

インターネット通信サービス事業では、モバイルWi-Fiをメインに取扱い、多様な料金体系・サービスを提供することでユーザーのニーズに応えています。

当社は、大手キャリアから回線を仕入れる際、銀行振込で支払っていました。経費の多くを銀行振込で処理していましたが、銀行振込の手間を削減できる方法として、パーチェシングカードを導入することを決定しました。

一方のコーポレートカード導入の背景としては大きく2つ、経費精算の簡素化とセキュリティ面での課題が挙げられます。

これまで当社は、出張などで発生した経費の精算を現金で行っていました。その業務負荷を軽減する手段として、コーポレートカードの導入を決めました。宿泊費や交通費をカードで支払い、そのデータを経費精算システムと連携すれば、移動中でも経費精算の申請ができるのではないかと考えたのです。

もう1つ、銀行から数十万円単位の現金を引き出し、小口現金として事務所へ持ち帰る運用にセキュリティ面での不安を感じていました。特に、事業所では女性が1人で業務にあたるケースも多く、高額な現金を扱うこと自体がリスクとなります。こうした課題もコーポレートカードで解決できるのではないかと思いました。

多くの場合は口頭で、「稟議で上がっているこの分をパーチェシングカードで支払いたいです」と申し出があり、都度確認・対応しています。通信会社への回線仕入れ費用の支払いに関しては、当初は銀行振込からカード支払いに切り替えてもらう必要がありました。先方の口座でも処理作業をしてもらう必要があったため、通信会社様の口座の担当者に処理の申請依頼をして、先方から承認が得られたら、銀行振込からカード支払いに切り替えていくという手順を踏みました。

三井住友パーチェシングカードの利用明細は、毎月支払い前に届きます。毎月数千万円、ときには億単位になることもあります。支払先が小さな企業で信用度が低い場合であれば不安かもしれませんが、大手通信会社ですので安心して利用できますね。仮に請求金額に誤りがあるとしても、相互に信頼関係を構築できているため、都度支払先に確認すると良いと考えています。

なお、パーチェシングカードの利用は、決済のコントロール機能を持つコーポレート部門にあえて集約しています。カードの利用ルールや管理ノウハウをコーポレート部門で一元管理することで、ガバナンスの強化と不正利用の防止ができるからです。

一方で、コーポレートカードは営業部門の社員全員に配っています。経費精算システムと連携させており、経費精算の際、クレジットカードで登録を選ぶと、支払い情報が自動的に反映されるようになっています。これにより、経費精算の負担が減って作業が短縮できました。こうした業務効率化はもちろん、事業所で高額な現金を扱う必要がなくなり、安全性の面でも効果が得られていると実感していますね。

そんな中でも、三井住友パーチェシングカードを導入したことで、仕入れ費用の振込にかかる手間が削減できたと実感しています。振込処理はもともとインターネットバンキングで行っており、担当者が振込処理をした後、別の者がその内容に間違いがないかチェックをして、最後に私が承認するという手順をとっていました。パーチェシングカードで支払いをするようになってからは、引き落とし内容と請求書を突合するのみになり、チェックする人数を減らすことができています。件数でいえば、1カ月に20〜30件ほど。全体の約5％の作業が削減できました。

さらに、カード決済には振込手数料がかからないという明確なメリットがあります。また、毎月同じ金額を支払う取引先であれば、カード決済のほうが運用は圧倒的に楽です。定額であれば金額確認の手間もほとんどありません。

こうした理由もあり、パーチェシングカード、コーポレートカードともに、カードで支払いできるものについては積極的にカード払いするようにしています。ただし、コーポレートカードに関しては、カードでの支払いは出張に関わる部分のみに制限しています。あくまで業務効率化を目的とするもののみカードの利用対象とすることで、ガバナンスとの両立を図っています。

営業部門は、外に出て会社の売上をつくってくれる存在です。一方で、私たち管理部門が担うのは、営業部門がつくった売上をどう使い、どう守り、どう活かすかという役割です。経費削減を実施するにあたり、作業時間をデジタルと絡めて短縮することで品質を落とすことなく、コスト削減に向けた取組は今後も実施していくことで自分たちが確実に貢献できる領域に注力すべきだと考えており、それが業務効率化であり支出の最適化と考えています。

請求書はすべて管理部門に届きます。帳簿をつけ、支払いの流れを一番よく把握しているのは私たちです。この支出の中に削減できるものはないか、同じようなサービスであればよりコストの低いものに切り替えられないか。社員に無理を強いる削減ではなく、「不要なものをなくす」ことで自然にコストを下げていく。営業がトップラインを伸ばし、私たちバックオフィスが支出を抑える。その両輪によって、最終的な利益を最大化していくことが理想の形です。

今後は、業務効率化の観点でも同じ考え方が広がっていくでしょう。たとえば今回の法人カード導入も、振込業務や社員の業務負荷を軽減したという意味で、その先駆けと言える取り組みです。さらにAIエージェントの進化によって、これまで人が時間をかけて行っていた資料作成や情報整理が、シナリオを組むだけで自動化される時代が来つつあります。そうなれば、人が担うべき領域と、システムに任せる領域を見極めながら、より少ない工数で高い価値を生み出していく。そうした取り組みも、これからのバックオフィスの重要な役割になっていくと考えています。