紙による経費精算と多段階承認をシンプル化！
経費精算システム「コンカー」との連携で、社員と管理側、双方の業務効率アップ

法人カードについては、経費を利用する全社員に展開することを目指していたため、「コンカー」との連携性が良い三井住友コーポレートカードを選びました。利用できる店舗が多く、海外出張などでも困ることがないという点にも優位性があると感じました。

しかし、何より大きかったのは、三井住友カードの営業担当さんが非常に熱心でフレンドリーだったということですね。カードを利用する側としては、どのカードもそう大きくは変わらないものです。だからこそ、信頼できる担当者の方がいることは、大きな付加価値となります。

導入後の運用では、「少額でも経費を利用する可能性がある社員は、全員カードを作る」「カード利用ができない交通費などを除いて、全ての経費にカードを使う」「経費の承認申請はコンカー内で行う」という3点を基本としています。三井住友コーポレートカードの利用データは、コンカーに連携されるため、正確性が担保されます。また、チェック項目を外部委託できるサービスがあるので、これを利用して多段階認証の工程を最小限に抑えることにしました。

現在は、所属部門の部長一人が承認を行い、外部委託のサービスを経たものを人事部がチェックしています。これにより、経理部のチェックは不要になり、勘定科目の整理や消費税の取り扱いなど、本来の業務に集中してもらえるようになりました。以前は、同じ内容を複数の上長、人事、経理が確認しなくてはならず、とても非効率だったと思いますが、承認申請の手順をシンプルにでき、かつ、システム上で行えるようになったことで、大きく効率化することができました。

人事部におけるチェックでは、不適切な経費利用がないかを確認しやすくなりました。以前は、申請金額の誤りや入力ミスなどが発生していましたが、今はカードの利用データが連携されるため、正確性を担保できるという大きなメリットを感じています。

さらに、コンカーとカード利用データの連携によって、カードを利用していない社員を洗い出すことができることも非常に便利ですね。各自に「なぜカードを利用しないのか」という確認がしやすく、カード利用を促すことができています。

一方、これまで経費申請の確認作業のために、最大で7人が内容のチェックに時間を掛けていましたが、現在では所属上長と経理担当者のみになりました。私たち人事部としては、紙の申請承認による紛失トラブルもなくなった点や、大量に紙を保管する必要もなくなった点にも大きなメリットを感じています。今では全ての証憑類がデータ化されているので、ガバナンスも強化できましたし、ペーパーレスも100％実現できました。結果的に、電子帳簿保存法にも対応できています。

冨江さん：社員にとってのメリットとしては、個人による立替がほぼなくなったという点も大きいと思います。

さらに、海外出張の経費の場合にもメリットがあります。以前は、帰国時のレートで円に換算していたので、時期によっては差額が発生してしまうこともありました。また、管理側では、レートを調べて計算する手間が掛かっていましたし、印字が薄いなどで見にくい海外のレシートを確認しなくてはなりませんでした。三井住友コーポレートカードで決済すれば、利用日のレートに合わせて精算されるので社員が損してしまうこともなく、カードデータが連携されることで管理側の手間も削減できています。

冨江さん：現在までに、三井住友コーポレートカードに利用は9割方、浸透させることができていますが、人事部では今後も全社浸透に取り組み、現場の教育を徹底して完全承認レスを実現することを目指します。新たな仕組みを導入推進する中では、現場から反発を受けるつらさも感じますが、それでも私たちが主導した取り組みによって、各所で大きく効率化が進み、結果的に「良かった」と言ってもらえることに大きなやりがいを感じています。

今後は、部署名義で利用できる三井住友パーチェシングカードを企業間の購買業務に活用することも検討したいと思っています。

安田さん：管理部門として痛感することとしては、「変化に対する反発はとにかくたくさんある」ということですね。管理側の皆さんにとってはジレンマを感じることも多くあると思いますが、世の中の流れとして、キャッシュレス化の推進は必須であり、取り残されないためには、どこで見切りつけるかが重要です。われわれは、内部統制の強化を命題に掲げ、このプロジェクトを推進しましたが、「実現が難しい」という理由が様々にあったとしても、何とか実現してしまえば確実に組織は変わります。

DXの推進がなかなか難しい業界もありますが、時代に取り残されないためにも先駆けて取り組むことが大事ですし、ツールを取り入れることで、仕組み化・ルール化ができ、全体の意識改革がしやすくなると思います。