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レスポンスが早いと信頼が得られる!?レスを早くするコツを紹介

レスポンスが早いと信頼が得られる!?レスを早くするコツを紹介

「レスポンスを早く」「レスポンスが遅い」など、ビジネスシーンでよく使われる「レスポンス」という言葉。レスポンスがスピーディーであることは、できるビジネスパーソンに不可欠な要素です。レスポンスが単なる「返事」という意味だけでは、ビジネスに重要とはいわれません。
ここでは、レスポンスという言葉の使い方やレスポンスが早いことのメリットのほか、レスポンスを早くするためのコツについてご紹介します。

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記事の目次

レスポンスは「返事」「反応」「応答」という意味

レスポンスは、英語の「response」と同義で、ビジネスシーンでは「返事」「反応」「応答」といった意味で使われています。日本では、「レス」という略語も一般化しました。
「できるだけ早くレスして」「レスが遅いから困る」といったように日常的に使われていますが、これはインターネット上の掲示板に対する反応を「レス」と表現したのが始まりであり、日本国内でのみ通用する略語なので注意が必要です。

「返事」「反応」など、幅広い意味を持っているため、ビジネスシーンに限らず、さまざまな意味で使われています。その例をご紹介しましょう。

自動車業界やIT業界で使われるレスポンス

レスポンスという言葉は、自動車業界やIT業界でも使われていますが、ビジネスシーンとは少し意味が異なります。

  • 自動車業界
    ブレーキやアクセルの反応を指して「レスポンス」と呼びます。
    例)
    この車のレスポンスはかなりいいね。
  • IT業界
    メールやチャットのやりとりのスピード、またはパソコンの処理速度などに対して「レスポンス」を使います。 例)
    あの人はメールのレスポンスがとても早い。
    このパソコンはレスポンスが遅い。

レスポンスを使った用語

レスポンスを使った用語として、「ノーレスポンス(ノーレス)」「即レス」といった言葉があります。

  • ノーレスポンス(ノーレス)
    ノーレスポンスは、返事がない・反応がない場合に使われます。「ノーレス」という略語も浸透しています。営業活動の進捗を表現するとき、取引先の進捗状況を確認するときなどに便利です。
    例)
    ◯◯社からはノーレスです。
  • 即レス
    即レスは、「即」という言葉が最初につくことからも分かるように、聞かれたことに対してすぐ反応すること、返事をすることを指す言葉です。「レス」の派生語的な存在であり、日本以外では通用しません。
    例)
    ◯◯さんは、いつも即レスで驚くよ。

レスポンスの使い方の例

レスポンスの使い方を把握するために、いくつか例文をご紹介します。シチュエーションによって意味が変わることもありますので、前後の文脈を総合的に見て判断するようにしましょう。

「返事」「返信」の意味で使われる場合

ビジネスシーンで最も多く使われるのが、「返事」「返信」を意味するレスポンスです。
速度に関連しているので、「早い」「遅い」とセットで使われることが多いでしょう。なお、この場合のレスポンスは、早いほど良いとされています。

  • レスポンスが遅いから、打ち合わせの日程がなかなか決まらない。
  • 問い合わせをしたら即レスだったから助かったよ。
  • レスが早いから、彼に聞くといいよ。
  • この件に関して、できるだけ早くレスポンスをください。

「反応」「応答」の意味で使われる場合

クライアントや消費者の反応を、レスポンスと表現することもあります。この場合、早ければ良いとは限りません。

  • お客さまから良いレスポンスをいただいた。
  • プレゼンのレスポンスがあまり良くなくて、期待できない。
  • 今後、どんなレスポンスがあるか楽しみだ。
  • 新製品に対するレスポンスはなかなかいいですね。

「対応」の意味で使われる場合

レスポンスは、先に挙げた「返信」や「応答」を含めて、広範囲な「対応」を表す場合もあります。

  • 先日のクレームに対するレスポンスはどうなっている?
  • お客さまからの問い合わせには、できるだけ早くレスポンスすべきだ。
  • その件については、担当部署にレスポンスするよう指示しています。

レスポンスが早いことのメリット

ビジネスシーンにおいて、問い合わせや指示に対するレスポンス(返信、反応)は早ければ早いほど良いとされています。
レスポンスが早いと、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

信頼される

ビジネスにおいて最も機会損失につながりやすいのは、レスポンスが遅れることです。
レスポンスがなかったり、あってもかなり遅かったりすると、相手は「ないがしろにされている」「メールを見ているかどうか分からない」と感じ、「信頼できない人」「いっしょに仕事をする価値がない人」と判断される可能性が高まります。
反対に、レスポンスが早いと、質問や問い合わせを投げかけた人は「コミュニケーションがとりやすい」「大切にしてくれている」と感じて安心し、信頼関係が確立されます。さらに、後々の仕事の受注につながるなど、波及効果も期待できます。

相手に負担をかけない

「急ぎの仕事だけど、担当者しか分からないことがあって、質問の回答が得られないと先に進めない」というケースは少なくありません。こうした場合に担当者のレスポンスが遅いと、関係するすべての人の仕事に影響を及ぼすことになります。
すべての仕事に共通することですが、特に何らかのプロジェクトの責任者やリーダーを務めていて関わる人が多いときは、いつも以上に早いレスポンスを心掛けましょう。

レスポンスを早くするためのコツ

レスポンスは早いほうが良いことは分かりました。では、レスポンスを早くするには、どうすればいいのでしょうか。
レスポンスは、工夫次第で早くすることができます。そのコツを3つご紹介します。

1 優先順位を把握して対応する

仕事の優先順位を把握しながら、連絡が来た順番にレスポンスを返すようにしましょう。
例えば、いくつかの案件を作業しながら、新たにレスポンスを求められる仕事が入ってきたとします。その場合は、新たな仕事の納期を確認し、仕事の優先順位のどこに位置するかを確かめましょう。そして、スケジュールを確認した上で、「いつなら詳しい返答ができるか」を相手に知らせます。
大切なのは、「相手に対して質問されていることを把握している」という、意思表示をすることです。自分の仕事に優先順位をつけておき、予定を把握できるようになっていれば、自然とレスポンスは早くなります。

2 とりあえず手をつける

目先のタスクに追われてレスポンスを後回しにしていると、忘れる確率が高まります。
「正しい答えができない」「少し調べれば分かる」というときは、その旨をレスポンスしましょう。「現時点ではこうしたお答えしかできないのですが、明日でよろしければお調べしてご連絡します」と1本メールを送っておけば、ノーレスのまま翌日まで待たされるより印象はかなり良くなります。

レスポンスが遅い人は、「正確な仕事をしたい」「ミスをしたくない」という思いから、考えてから仕事をするという特徴があります。もちろん、頭を使って仕事をすることは重要ですが、考える時間が長いと作業が滞ります。
レスポンスを早くしたいなら、考える前に動いてみることです。メールが来たらとりあえず開いて内容を確認し、現時点で分かる情報をもとに返信を書き始めるなど、「とりあえず手をつける」ようにしましょう。

3 情報の整理整頓をする

レスポンスが遅い人は、整理整頓が苦手な傾向があります。
仕事に必要な書類やメールなどがすぐに見つからないと、それを探すことに時間がかかり、必然的にレスポンスは遅くなります。大切なのは、人から見てきれいかどうかより、自分にとって使いやすい配置、分かりやすい手順を確立して、情報を取り出しやすくすることです。
身の回りの整理整頓はもちろんのこと、パソコン内のファイル類、メールのフォルダー内の整理整頓を心掛けてください。

早いレスポンスは社会人としてのマナー

ビジネスシーンにおけるレスポンスは、返事、応答、反応などの意味で使われることがほとんどです。基本的にレスポンスは早いほうが評価されて周囲からの信頼につながるほか、ミスが減るなど自分にも多くのメリットがあります。

レスポンスが遅いと関係者に迷惑をかけることもあるので、早いレスポンスは社会人としての基本マナーといってもいいでしょう。レスポンスを早くするには、とりあえず手をつけ、優先順位をつけてスケジュールに組み込むことが大切です。
デスクも頭の中も常に整理整頓をして情報を引き出しやすくしておくと、スピーディーなレスポンスにつながります。

  • 2020年2月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

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