ビジネスマナー

名刺交換のやり方を徹底解説！受け取り方・渡し方の注意点とは？

名刺には、氏名のほかに、社名や部署、肩書、連絡先といった、持ち主の大切な情報が記載されています。そのため、名刺は「持ち主の分身」として、丁寧に扱うことが基本です。

＜名刺の扱い方のポイント＞

• 両手で扱う
• 文字が隠れないように端を持つ
• 折り曲げたり、汚したりしないようにする
• 相手の名刺は胸より上の位置で扱うことを心掛ける

名刺交換の正しいやり方は、大きく分けて4つのステップに分けられます。それぞれの過程について見ていきましょう。

名刺の準備

名刺交換をスムーズに行うためには、事前準備が大切です。挨拶する相手を前にもたついてしまうと、心証も良くありません。
鞄から出しやすい場所や上着の内ポケットに名刺入れを入れておくなど、事前に用意をしておき、相手の姿が見えたタイミングですぐに名刺を取り出せるようにしておきましょう。

名刺を渡す

名刺を渡す際は、相手が読みやすい向きにした名刺を名刺入れの上に乗せ、両手で持ちながら差し出します。相手に差し出すタイミングで、社名や部署、氏名を名乗りましょう。
なお、相手が差し出した名刺よりも低い位置から自分の名刺を差し出すことで、より謙虚で丁寧な印象を与えることができます。この際、気を付けたい基本動作は下記のとおりです。

• 立って行う
  名刺交換は座って行うものではありません。会議室などで着席した状態であっても、名刺交換を行う際は必ず立つようにしましょう。また、ほかの人が名刺交換をしているあいだも、自分自身が関係なくても立っておくのがマナーとされています。

• 机の上では行わない
  名刺交換は基本的に机の上では行いません。机を挟んだ会議室で名刺交換をする際も、机の横に移動してから相手の正面で交換するのがマナーとされています。
  ただし、会議室が狭く名刺交換するスペースがない場合など、相手から机の上での名刺交換が求められるケースがあります。そのような際は、無理矢理机の横に移動するのではなく、「机の上からすみません」と一言断るといいでしょう。

名刺を受け取る

名刺を受け取る際の基本は、渡すときと同様、両手で扱うことが望ましいのですが、名刺交換のタイミングによっては、渡すことと受け取ることを同時に行わなければならない場合もあります。このようなときは、右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取るようにします。なお、受け取った相手の名刺は、すぐに右手を添え、両手で持つようにしましょう。そして、名刺を受け取ったら、「頂戴いたします」と感謝の意を伝えます。

名刺を交換した後

交換後の名刺の扱いにも、注意が必要です。すぐにしまわず、商談や打ち合わせ中でも、名刺入れの上に乗せる形で、机の上などに自分から見て左側に置くのが基本です。もし、複数人が参加しており、手元に複数枚の名刺がある場合は、相手の座った席順に合わせて並べるようにしておくと、氏名を覚えやすくなります。その際は、必ずしも名刺入れの上に乗せておく必要はありませんが、相手の中で最も上の立場である人が分かる場合は、その人の名刺を名刺入れの上に乗せるようにしておきます。

基本的な名刺の受け渡しの流れについて解説してきましたが、ここからはさらに詳しく、名刺交換のマナーについて見ていきましょう。

名刺交換の順番

名刺交換には、さまざまな順番が存在します。相手と自分の1対1の場合は、立場が下の人（訪問した側）から先に、複数人の場合は、役職が上の人から順に行います。

• 立場が下の人から上の人へ渡す
  名刺交換をする際は、基本的には立場が下の人（訪問した側）から先に渡すのが理想的です。そのため、訪問先では、自分から進み出て名刺交換をするようにしましょう。また、相手が複数人だった場合は、その中でより役職の高い人から順に名刺を渡していきます。
  もしも、相手の立場や関係性が不明瞭で、誰から先に渡せば良いのか判断しかねるときも、心配する必要はありません。相手側も、一番上の立場の人間が最初に名刺交換をするという前提で動いています。こちらが進み出れば、自然と上司の立場の人が進み出てきてくれるはずなので、その人と交換するようにすれば問題ありません。

• 複数人で訪問する場合は上司から先に名刺交換する
  複数人で訪問する場合は、役職が上の人から順に名刺を渡すようにします。例えば、自分と上司で相手先を訪問した場合、上司から名刺交換をします。相手も複数人だった場合は、お互いの上司同士で名刺交換をスタートします。次に自分と相手側の上司、次いで自分側の上司と相手の担当者、自分と相手の担当者の順で名刺交換をしていきます。

• 訪問先の相手に先に渡された場合
  状況によっては、自分の準備が整う前に、訪問先の相手に名刺を渡されてしまうこともあるかもしれません。その際は、急いで自分の名刺を用意して交換しようとするのではなく、まずは相手の名刺を受け取った上で、改めて自分の名刺を用意し、「申し遅れました」の一言を添えて名刺を渡すようにしましょう。

名刺の並べ方

名刺交換後に商談や打ち合わせが行われる場合、受け取った名刺はすぐにしまわず、机の上などに出しておく必要があります。その際の並べ方についても、覚えておきましょう。

• 役職の一番高い人のものを名刺入れの上に置く
  受け取った名刺は、名刺入れの上に置くのが基本の形ですが、相手が複数人だった場合、全員分の名刺を名刺入れの上に置くことはできません。その場合は、相手側の役職が一番高い人のものを名刺入れの上に置くようにしましょう。

• 座席順に並べておくと便利
  相手が複数人で、それぞれから名刺を受け取った場合、座席順に机上に並べておくのがおすすめです。氏名と顔が一致し、商談や打ち合わせをよりスムーズに進行することができるはずです。

名刺のしまい方

名刺交換は、名刺を渡し、受け取ったらそれで終了ではありません。受け取った名刺を最後にどうするのかという点にも、正しいマナーが求められます。

• 商談終了後にしまう
  名刺交換した名刺は、商談や打ち合わせ中はしまわず、名刺入れの上に乗せる形で、机の上などに置いておきましょう。名刺をしまうのは、基本的にはその商談や打ち合わせが終了してから。相手が名刺をしまうタイミングに合わせて、自分もしまうようにします。その際に、改めて「頂戴いたします」と一言添えれば、より丁寧です。

• 相手がしまうまで待つ
  名刺を渡す際は、自分から進み出るのが理想ですが、名刺をしまう際はできるだけ相手より後になるようにしましょう。自分から先にしまおうとしてしまうと、早く帰りたい、相手に興味がない、というようなニュアンスに捉えられてしまう可能性もあります。

名刺交換では、相手に失礼な印象を与えてしまう所作がいくつか存在します。丁寧に、誠実に対応することが名刺交換の基本ですが、以下に挙げる、やってしまいがちな行為に関しては注意しましょう。

相手企業のロゴに指を置く

名刺を受け取る際に、名刺に印刷されている相手企業のロゴや相手の氏名の上に指を乗せないよう配慮しましょう。企業のロゴや印字された氏名に指を置いてしまうと、相手を軽んじているといった印象になってしまいかねません。名刺の余白部分を持つように意識してください。

名刺切れに注意

名刺切れもマナー違反とされています。想定以上に複数人の相手と名刺交換した後の訪問や、名刺発注が追い付かなかった場合など、やむをえないときもあるかもしれませんが、名刺切れは極力発生しないよう注意が必要です。アポイント前に、必ず多めに名刺を補充する習慣をつけておくといいでしょう。
また、名刺の発注にはある程度の時間を要します。名刺切れを起こしてしまう前に、早めに社内で手続きを行う意識を持つようにしてください。

ポケットや財布から直接名刺を出す

名刺切れにならないように、ポケットや財布に予備の名刺を入れておくケースがあるかもしれません。しかしその際、そのままポケットや財布から直接名刺を出して相手に渡す行為は、あまり良い印象を持たれません。
ポケットや財布は名刺以外にもさまざまな物を出し入れする場所。特に、財布にお金といっしょに入れている場合は、不潔に思われてしまうこともあるでしょう。予備の名刺を使用する際は、相手の目の前でポケットや財布から取り出すのではなく、事前に名刺入れに移してから名刺交換することをおすすめします。

また、名刺入れをズボンなどの後ろポケットに入れておくと、名刺入れごと変形し、名刺が折れてしまうこともあります。折れた状態の名刺を差し出すことも失礼にあたりますので、名刺入れの中身は定期的に確認するなどメンテナンスを忘れないようにしましょう。

名刺を忘れてしまったら

肝心な名刺を、忘れてしまうこともあるかもしれません。その際は、正直に忘れたことを伝えるのではなく、「あいにく名刺を切らしておりまして…」と一言謝罪してから、口頭で自分の氏名や部署名などを伝えます。そして帰社後に、郵送するなどの対応をしておくと、より丁寧です。

名刺入れにも配慮する

名刺交換の際、名刺入れは想像以上に相手の目に留まります。汚く黒ずんでいる名刺入れや、ほつれや傷が多い名刺入れを使用していると、だらしない人物といった姿に映ってしまう可能性があります。
信頼される社会人になるためにも、名刺入れが古くなった場合は新しい物に買い替えたり、修理に出したりするよう心掛けておきましょう。

名刺で手遊びする

手元に紙などがあると、ついつい手遊びしてしまうという人は要注意です。受け取った名刺をはじいたり、折り曲げたりしては相手に失礼にあたります。名刺交換後や会話中はむやみに名刺をさわらず、机の上に置いておくようにしましょう。

もらった名刺を忘れて帰る

もらった名刺を忘れて帰るのもNGです。名刺をもらった直後に忘れて帰ってしまっては、情報管理ができない人物だとみなされ、信用を失いかねません。また、相手から頂戴した物を持ち帰らないというのは、単純に失礼です。
新社会人のうちは訪問に慣れず、つい焦って場を後にしてしまうこともあるかもしれませんが、名刺を含めて忘れ物をしないよう、帰り際には机の上や周りを確認するようにしましょう。

新社会人になると生活が一変し、学生の頃とはお金の使い方も変わってきます。さらに、キャッシュレス決済が浸透しつつある中、クレジットカードは必須アイテムになるともいえるでしょう。

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名刺交換は、社会人として必須のビジネスマナー。しかし、マナーに捉われすぎてぎこちない動きになってしまっては、相手に好印象を与えることはできません。
「名刺は持ち主の分身である」という意識を持って、丁寧かつ誠実な対応を心掛けることが大切です。初めのうちは慣れずに手こずってしまうかもしれませんが、それは新社会人として誰しもが通る道。上司や先輩社員の姿を参考に、1日も早く名刺交換に慣れるようにしましょう。

• 2020年2月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。