ビジネスマナー

新社会人なら知っておきたいビジネスマナー

ビジネスマナーは、社会人として世の中に出るにあたって最低限身に付けておきたい、仕事をする上でのマナーの総称です。マナーの種類はお辞儀のしかたや挨拶のしかた、名刺の渡し方など多岐にわたりますが、難しく考える必要はありません。
ビジネスマナーとは、「相手を不愉快にさせない、円滑なコミュニケーションのためのツール」です。仕事上の人間関係を良い状態に保ち、会議や交渉を円滑にしてビジネスを前に進めるために欠かせないものですが、社会の秩序を守るための一般的なマナーと基本は同じです。社会における礼儀作法を、ビジネスというシーンに限定したのがビジネスマナーだと考えると分かりやすく、取り入れやすいでしょう。

一般的なマナーがそうであるように、ビジネスマナーにも思い込みや勘違いがよくありがちです。「先輩がこう言っていたから」「上司がやっていたから」とまねしていたら、実は間違っていて恥をかいた……という話は珍しくありません。ビジネスマナーは自分でしっかり調べて、最初から正しい基本を身に付けておくことが大切です。

ビジネスマナーの知識や能力を確かめる「ビジネスマナー検定」などを受けてみるのもおすすめです。検定にはさまざまな種類がありますので、概要をよく見比べて選びましょう。
会社によっては、定期的に独自の試験を実施し、社員のビジネスマナー向上に努めているところもあります。

ここからは、社会に出た段階で身に付けておきたい、基本のビジネスマナーを7つご紹介します。

1．挨拶

ビジネスマナーの中で最も重要なのは、なんといっても挨拶です。挨拶は、社内外を問わず人間関係を構築するうえでの基本。元気良く、かつTPOに合った適切な言葉を選んで挨拶するか、ぼそぼそと小声で適当に挨拶するかでは、相手に与える印象は大きく異なります。

社内では、特に朝の挨拶が重要。「おはようございます！」とすがすがしい挨拶をすれば、周りの人も気分が良くなり、職場の雰囲気にも好影響を与えます。上司や先輩にも、顔と名前を覚えてもらいやすくなるでしょう。新人のうちは、常に自分から挨拶をする意識を持つことも大切です。目上の人に先に挨拶をさせたり、挨拶をされても気付かなかったりといった失礼がないよう、会社が近付いたらイヤホンやスマートフォンなどはしまって、周囲に気を配るようにしましょう。

難しい商談の場や、取引先相手のプレゼンの場でも、気持ちの良い挨拶が場の雰囲気を変えることはよくあるものです。社外でも、まずは笑顔の挨拶で好印象を持ってもらうことを心掛けましょう。

2．言葉遣い

言葉遣いは、年齢の近い仲間との人間関係が中心だった学生時代から、最も大きな意識改革が必要な部分です。仕事に慣れ、社会人生活が板に付いてきても、正しい言葉遣いが徹底できていない社会人は珍しくありません。第一に気を付けるべきは、目上の人に対する適切な敬語を選ぶこと。「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」をしっかりと使い分け、相手への敬意を示しましょう。
ここでは、間違えやすい言葉遣いをピックアップしてご紹介します。

• 弊社、我が社、当社、御社の違い
  「弊社」は、社外の人に対して自社について説明する際に、へりくだった表現として使います。
  例）この度の弊社のミスにより、大変ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

「我が社」は、社内において、社長や役員など、立場が上の人が自社について話すときに使います。自社に対するプライドと特別感を感じさせる表現なので、新入社員が使うのはNGです。
例）我が社の最大の強みは、技術力だ。

「当社」は、自社を客観的に見たときに使う表現です。特にへりくだった表現ではないので、社内でのプレゼンや会社案内などにも使われます。
例）当社の歴史を紹介します。

「御社」は、弊社、我が社、当社が自社を示すのに対して、相手先の会社に対して使う表現です。
例）御社のサービスはすばらしいですね。

• すみません／ご苦労さまです
  何かミスをしたときや助けてもらったとき、思わず出てしまいがちな「すみません」。学生時代の先輩後輩の間柄ならOKでも、社会では通用しない表現です。目上の人に対してお詫びをするときは、「申し訳ございません（申し訳ございません）」が基本。依頼するときの枕詞としての「すみませんが……」は、「恐れ入りますが……」が適切です。
  また、相手をねぎらうときに使いたくなる「ご苦労さまです」は、目下の人に使う表現です。目上の人には「お疲れさまです」を使いましょう。
• 了解しました
  目上の人に指示や依頼を受けたときの返事は、「かしこまりました」です。「了解しました」は敬語ではありません。誤用が広まって使っている人が多い印象ですが、違った言葉遣いですから注意しましょう。

3．身だしなみ

相手に不快感を与えない身だしなみも、ビジネスマナーのひとつです。身だしなみのポイントは、なんといっても清潔感。凝ったものでなくても構わないので、男性ならきちんとアイロンをかけたシャツを着て、ネクタイはまっすぐ結びましょう。
ぼさぼさの髪の毛はだらしない印象を与えますから、きちんと洗髪をし、櫛を入れて整えます。女性なら、露出度の高い服装や派手すぎる服装は避け、ビジネスシーンで浮かないシンプルなスタイルがベスト。露出度の高い服装や派手すぎる服装、過度なアクセサリー、個性的すぎるヘアスタイルなどは避けましょう。

また、毎日新しいハンカチを持つことも身だしなみのひとつです。もし、トイレで鉢合わせした取引先の人に、手を洗わずに出ていくところを見られたらどうでしょうか。その場では何事もなくても、「だらしない人」という印象は相手に残ります。帰宅したらスーツにブラシをかけてつるし、翌日のワイシャツとハンカチにアイロンをかけて置いておくというように、ルーチン化するのがおすすめです。

4．時間厳守

社会人は、約束の時間に1分遅れただけでも信用を失います。始業時間はもちろん、会議の開始時間、アポイントの時間などを守れなければ、その人自身の業務が遅れるだけでなく周囲に多大な迷惑がかかるからです。納期のある仕事も同様です。「◯日の◯時までに」と指示されて一度受けたら、自分で時間とスケジュールを管理して約束を守らなくてはなりません。もし、引き受けたにもかかわらず納期に遅れそうなときは、なるべく早めに状況を伝えておくことが大切です。

社会人になりたてのうちは、先を見据えて仕事を受けたり、複数あるタスクの進捗を把握したりするのに苦労するかもしれません。効率的に時間管理をするには、例えば次のような方法があります。

• タスクと納期をリスト化する
• ガントチャートを利用して進捗を把握する
• PCやスマホのリマインダーを活用する

さまざまな方法を試しながら、自分に合う方法を見つけていきましょう。

5．会社のルールを守る

会社には、さまざまなルールがあります。会社全体はもちろん、部署ごと、チームごとに目標やビジョンを設け、それに沿ったルールを設定している場合もあるでしょう。組織として必要に応じて作られたルールを、1人だけ守らずにいれば全体の統制を乱すことになってしまいます。社会人になったら、社内独自のルールにいち早く慣れるように努め、慣れていかなくてはなりません。
業界特有のルールや専門用語がある場合も、できるだけ早く覚える努力をしましょう。

6．電話応対

メールやSNSでのやりとりがビジネスシーンでも使われるようになり、以前に比べれば電話でのやりとりは減っています。しかし、電話でのコミュニケーションは迅速であることに加えて、直接話をすることで感じ取れる情報も多く、今後もなくなることはないでしょう。
電話は顔が見えない分、声のトーンや言葉遣いから伝わる印象がすべてです。「お電話ありがとうございます、××社◯◯です」「はい。××社◯◯でございます」など、電話を取ったときの挨拶は会社で統一している場合が多いので、先輩にならってしっかり覚えましょう。

新入社員にとって、上司や先輩に外部からの電話を取らせないことも大切な役割です。電話が鳴ったらいち早く取り、用件を伺って、しっかり取り次ぎをしましょう。先輩や上司が自席にいれば、先方に「只今おつなぎいたします。しばらくお待ちください」と伝えて保留ボタンを押し、「誰からの電話なのか」をしっかり伝えます。
もし、席を離れているようであれば、「離席しておりますので、よろしければ代わりにご用件をお伺いいたします」と伝えてメモを取りましょう。最後は必ず、「××が承りました」と自分の名前を伝え、「伺ったご用件は必ず◯◯に伝えます」と言い添えてから電話を切ります。

7．名刺交換

初めての取引先や、新しい担当者との商談は、必ず名刺交換から始まります。自分の名刺と相手の名刺を交換するだけのようでいて、交換のしかたには一定のルールがあります。ルールを無視した渡し方をすると、「常識がない人」「ビジネスを知らない人」と判断されてしまいます。場数を踏むうちにスムーズにできるようになりますから、まずは基本を押さえておきましょう。

＜名刺交換のしかた＞

1. 用意した名刺を相手から見て読みやすい方向に向けて両手で持ち、目下にあたるほうから先に名乗りながら名刺を差し出します。相手が差し出した名刺の高さより低い位置に差し出すようにしましょう。
2. 「頂戴いたします」と言いながら、相手の名刺を両手で受け取ります。同時に差し出している場合は、右手で差し出し、左手で受け取りましょう。慣れてきたら、このときに相手の名前の読みを確認したり、珍しいデザインであれば「素敵なお名刺ですね」と一言添えたりすると、コミュニケーションのきっかけになります。
3. 受け取った名刺はすぐにしまわず、立っているあいだは名刺入れの上に持ち、座ったら名刺入れの上に重ねておきます。

初めて社会に出て、一度も失敗しない人はいません。先輩も、上司も、役員も、社長も、失敗を繰り返してステップアップしてきたに違いないのです。大切なのは、失敗しないことよりも、失敗から何を学び、どう活かすかです。
最後に、失敗してしまったときに心掛けたい、2つのポイントをご紹介します。

• すぐに謝り、指示を仰ぐ
  失敗したことを隠したり、ごまかしたりするのは、最もやってはいけないことです。小さな失敗でも、報告が遅れれば会社に大きな損害を与えることもありますから、すみやかに上司に報告して謝るとともに、指示を仰ぎましょう。
• 御礼を伝え、繰り返さない工夫をする
  指示や指導をしてくれた上司に御礼を伝え、今後は同じ失敗を二度と繰り返さないための工夫をしましょう。ミスの原因と内容を記録し、具体的な対策を立てるのも有効です。

ビジネスマナーは、一度体で覚えてしまえば簡単には忘れないもの。最初のうちに基本をしっかり身に付け、将来部下ができたときに正しい指導ができる立派な社会人を目指しましょう。

最後に新社会人におすすめの三井住友カードをご紹介しましょう。

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• 2020年2月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。