デジタル化とは

これまでアナログな手法で取り組んでいた事柄を、デジタル技術によって自動化・最適化することです。

業務に関することでは、「対面形式で行っていた定例会議をリモート会議に切替えた」「紙で提出していた申請書をデジタルワークフローシステムに置き換えた」などがデジタル化の例として挙げられます。デジタル化には作業や業務の効率化を進めるメリットがあります。今後人口減少が進み人手不足がより深刻化する日本において、デジタル化に取り組むことは企業にとって喫緊の課題なのです。

また、デジタル化することにより、データ収集・分析の効率化と処理速度の高速化が図られます。テクノロジーの進化により、例えば近年では対話型人工知能（AI）によるチャットツールや自動車・バス・トラックの自動運転のように、これまでなかったサービスも出現しています。

企業の業務におけるデジタル化の例

企業におけるデジタル化は、経営管理やマーケティング、営業活動など幅広いシーンで取り組まれています。それぞれ見ていきましょう。

経営管理

経営管理の主な業務として、「生産管理」や「財務管理」、「販売管理」などが挙げられます。いずれも経営状況を正しく把握するために欠かせない業務で、正確な数字を管理する必要があります。

従来は紙での帳簿を使用して管理していましたが、デジタル化においては生産管理システムや会計システム、勤怠管理システムなど各種システムやソフトウェアを利用することが一般的です。それらをERP（Enterprise Resources Planning）によって総合的に管理することもできます。業務をデジタル化することは、各種業務にかかる負担を軽減して効率化すると同時に、経営に必要なデータを収集、蓄積することに役立ちます。

また、収集、蓄積したデータはBI（Business Intelligence）ツールを使ってさまざまな角度から分析することにより、ビジネスの現状を把握、可視化することができます。そして、将来を予測し、適切な経営判断を下すための情報として活用することができます。

マーケティング

市場分析や商品開発、新規顧客開拓などのマーケティングにもデジタル化が活用されています。アナログでのマーケティングは担当者が持つ経験やひらめきに頼る面が大きく、当たり外れがありました。また、マーケティングの精緻化に必要なデータの収集には経済的、時間的コストがかかりました。

現在のマーケティングは、ウェブやSNSなどターゲット層にマッチしたさまざまなチャネルを使って顧客の興味関心を引き、同時にデータを収集、蓄積することを主眼にしています。また、顧客ニーズの収集に欠かせないアンケートも、インターネットを使って簡単に実施できます。コロナ禍を経てオンライン会議ツールが普及した今は、オンラインの座談会を開催することもあります。

営業活動

従来は、「取引先へ訪問してサービスや商品を提案する」ということが一般的でした。しかし、対面の機会が制限されたコロナ禍でオンライン会議ツールが広く普及し、取引先もそれを望むようになりました。オンライン上での商談は先方へ直接訪問する必要がないため、交通費など移動にかかるコストが発生しません。また、移動時間も省略されるため、1日あたりの商談件数を増やせる点も大きなメリットです。

デジタル化した営業活動では、インターネットを活用するとともに、さまざまなシステムを使いこなす必要があります。見込み顧客に対しては、MA（Marketing Automation）、SFA（Sales Force Automation）を活用して興味や課題を把握し、それに対応した情報提供を自動で配信するようになりました。また、既存顧客に対しては、CRM（Customer Relationship Management）によってさらなるニーズを理解し、アップセル・クロスセルに繋がる情報を間断なく提供することによってロイヤリティを醸成してリピーターになってもらうのが近年の流行です。

商談や会議

オンライン会議ツールを使えば、効率的な会議が実現可能です。前述したように移動にかかるコストが削減できるほか、来客のために会議室を確保しておく必要が少なくなりました。パソコンの画面を共有できるため、資料の印刷や郵送も不要になります。また、録画機能を活用すれば後から会議内容を確認できるため、その場に参加しなかった人にも情報を共有できるメリットがあります。

最近では人工知能を使って文字起こしをし、議事録を自動作成してくれるツールもあります。従業員が議事録を作成する手間が省略されるので、その分の時間をほかの業務にあてることが可能です。

契約やサイン

契約書の作成・締結でもデジタル化が進んでいます。印鑑文化がある日本では、契約書締結の際は紙の契約書に署名捺印することが当たり前の工程として定着し、それを相手先に持参する、もしくは郵送するなどの必要がありました。しかし、近年ではウェブ上で契約行為を完結できる電子契約サービスが登場しており、印刷や郵送にかかるコスト、契約書の保管コストの削減が可能です。

また、契約書締結の際に必要となる電子署名とタイムスタンプの付与は、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」に対応しています。

プロジェクト管理

これまでのプロジェクト管理は、まず作業全体を俯瞰する線表を作成し、日々追加される課題を紙にまとめて消込作業を行うという非常に手間がかかるものでした。また、プロジェクト管理ツールは古くからありましたが、設定は難解で、誰にでも使いこなせるものではありませんでした。

近年では、誰でも簡単に使えるプロジェクト管理ツールが登場し、進捗状況やタスク管理、各従業員のリソース管理を手軽にデジタル化できるようになりました。また、プロジェクトの進行に必要な情報やファイルもツール上で一元管理できるため、ナレッジの共有とノウハウの蓄積が実現でき、プロジェクトに参加する従業員が効率よく業務に取り組めるようになっています。

業務フロー

社内の稟議書や申請書の作成は、ワークフローシステムの導入によってデジタル化が進んでいます。ワークフローシステムでは稟議書や申請書をオンライン上で作成、登録し、上長などの承認者や確認が必要な部門へと回覧します。申請の状況はシステム上で確認できるようになっているので、確認漏れが起きにくくなっています。

また、ワークフローシステムを導入すれば紙での稟議書・申請書が不要となることから、社内のペーパーレス化にも繋がります。申請書の作成や回覧のためにわざわざ出社する、などということはありません。

勤怠管理

従業員の勤怠管理では、専用のデジタルツールが活用されています。勤怠管理システムでは、従業員の残業時間や休憩時間、休暇の取得状況などを管理することができます。オフィスの出入口に設けたタッチ端末に社員証をかざすことで入退室を管理すると同時に出退勤の時間を把握するシステムは、よく見かけるでしょう。

最近はリモートワークなどオフィス以外の場所で働く人も増えてきていますが、それに対応して、パソコンのログイン・ログアウトの時間によって労働時間を自動管理するツールもあります。

データ入力

データ入力などの単純作業もデジタル化が進んでいる分野です。例えば、紙に記載された情報をデジタル入力する場合、これまでは1つ1つ目で確認しながら手で入力する必要がありました。しかし、OCR（文字認識）技術を使えば紙に記載された文字や手書きの文字を読み込んでくれるため、データ入力にかかる作業時間を大幅に削減することができます。

そのほかに、音声入力した情報を瞬時にデジタルデータ化する技術なども活用されています。前述した「議事録の文字起こしツール」や音声対話型のAIスピーカーはその例と言えます。

事務作業

事務作業では、RPA（Robotic Process Automation）による作業の自動化が進んでいます。例えば、バックオフィス業務では顧客の契約内容を1件1件手でデータ入力することも多く見られます。RPAはこういった単純作業を自動化するシステムで、契約書からデータを抽出して登録する事務作業を代行してくれます。これにより、人的リソースを有効活用できるようになるうえ、大量のデータ処理をしても入力ミスや処理漏れが起こる心配もありません。

経費精算

従業員の立替え払いや仮払いが多い企業では、経費精算システムによるデジタル化を図る例が多く見られます。経費精算は事前の申請や現金の精算など複数の事務作業があり、従業員・経理部署双方に業務負担が発生していました。その点、経費精算システムを導入すれば申請書の作成や手続きがオンライン化され、経費精算にかかる業務が大幅に削減されます。

加えて、法人カードを活用すれば、経費の立替え払い自体を不要とすることができます。支払いは後日まとめて一本化されるため、経理部署での管理も簡潔になるメリットがあります。三井住友カードの法人カードでは、従業員用の追加カードが発行できますので、立替え払いや仮払いの機会が多い部署・従業員にカードを持たせることが可能です。

経理業務のデジタル化を実現する、三井住友カードの法人カード

請求業務

請求業務のデジタル化では、請求書発行システムの活用が便利です。請求書発行システムでは、請求書の入力や発行、取引先への送付などをすべてオンライン上で行うことができ、発送方法も選択できます。請求書の内容を自動入力してくれる機能を使えば、送付先が多い企業でも効率的に請求書の発行業務を行うことができます。また、請求書の内容を自動で仕訳してくれる会計システムと連携させれば、入力ミスや入力漏れが起こる心配もありません。

電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降、電子取引はその内容を電子保存することが義務付けられています。つまり、「デジタル化すればよい」のではなく「デジタル化しなければならない」ということです。

コミュニケーション

社内の業務を円滑に進めるためには、従業員同士の円滑なコミュニケーションも重要です。特に、リモートワークの定着が進む現在では、デジタルツールを活用したコミュニケーションは必要不可欠なものとなりました。オンライン会議ツールやチャットツール、社内SNSなどを活用すれば、物理的に離れている場所で勤務する従業員とも手軽にコミュニケーションを取ることができます。

また、オンラインストレージサービスを利用すれば、ファイルやデータの受け渡しも簡潔に行うことができます。セキュリティサービスやバックアップサービスを活用すれば、必要な情報をいつでも安全に保管し、取り出せるようになります。

プロモーション

日本では広告の中心がインターネット広告になり、商品やサービスのプロモーションは今やインターネットを中心に考えることが多くなっています。デジタルプロモーションであれば、検索連動型広告による誘客、ウェブサイトやSNSなどでのインターネット広告や、O2O（Online to Offlineの略称で、インターネットから実店舗への誘導を意味するマーケティングの概念）、OMO（Online Merges with Offlineの略称で、オンラインとオフラインが融合する意味のマーケティング概念）などバーチャルとリアルを繋ぐテクノロジーを活用することで、属性やニーズが合致するターゲットに合わせたピンポイントのプロモーションを実施でき、同時にその効果の計測が可能です。オンライン動画広告の配信も増えていて、短時間のショート動画が人気です。

採用活動

従業員の採用活動では、SNSや専用のサービスを活用してダイレクトリクルーティングを行う企業が増えています。従来は求人広告や求人雑誌などを通じて応募が来るのを待っていることが一般的でしたが、ダイレクトリクルーティングでは求める人材に直接アプローチしてオファーを提示することができるので、効率的に採用活動を進めることが可能です。

また、採用面接では商談や会議同様オンライン会議ツールが活用されており、対面形式ではなくオンライン上で面接を行うことが一般化しています。

身の回りのデジタル化の例

デジタル化はビジネスシーンだけでなく、私たちの生活の身近な場面でも多く取り入れられています。ここからは、身の回りのデジタル化の例を紹介していきましょう。

スマートフォン、スマートウォッチ

デジタル化によって私たちの生活が大きく一変した例の1つに、スマートフォンが挙げられます。スマートフォンは今やただの連絡手段ではなく、情報の検索、写真や動画の撮影、SNSへのアクセスやショッピング、電子決済、ゲーム、雑誌や書籍、マンガの閲覧、音楽や動画サブスクリプションサービスの利用など多くの機能を果たしています。さらに、ストアにはさまざまなアプリが並び、必要な機能を自由に追加できます。最近では腕時計型のスマートウォッチと連動できるようになっています。

そのほかGPS連携による通学の見守りサービスや安否確認、健康管理などの機能も追加され、屋外でも私たちの安全と健康に大きく寄与しているデジタルデバイスです。

認識技術

認識技術も私たちの生活を便利にしている技術の1つです。

例えば文字認識技術は、瞬時に文章を翻訳する自動翻訳や、手書きの文字を読み分けて郵便物を仕分ける技術など、日常生活のさまざまなシーンで活用されています。前述した議事録の文字起こしツールや後述する対話型スピーカーは、音声認識技術を利用しています。最近では、物体を認識する技術が自動運転技術に活かされる例も見られます。

また、デジタル化が進むにつれて課題となっていた「オンライン上での本人確認手続き」には、顔認証や指紋認証が活用されています。こうした生体認証は他人がなりすますことが困難なため、自分の資産や情報を安全に守るうえでも大きな役割を果たしている技術です。

センサー

近年注目されるIoT（Internet of Things／モノのインターネット）では、温度センサーや光センサー、振動センサーなど、多種多様なセンサーが使われます。生産ラインなど機械や設備の死活監視をIoTで賄うことにより、人間の目では見つけづらい不具合を発見することもできるようになりました。また、店舗の防犯上の監視には、AI技術を搭載したカメラが有人監視の代行としても役立てられています。

センサーは、老人や乳幼児やペットの見守りなど、日常生活にも活用されています。センサーに蓄積された情報はインターネットを介してクラウドなどに送信、集約され、活用されます。

対話型スピーカー

対話型スピーカーも、私たちの身の回りを大きく変化させたデジタル技術の1つです。

音声認識技術と自然言語処理技術を活用した対話型スピーカーは、話しかけることでさまざまな情報を返答してくれます。また、スマート家電と連携して、照明を点灯・消灯したり、エアコンを自動で稼働させたりなどの連携もできます。簡単な処理であれば、タイマーを使って自動実行させることも可能です。

人工知能

近年、人工知能の活用はさらに進化が加速しています。身近な例では人工知能を使ったチャットボットが挙げられるでしょう。AIチャットボットによりスタッフを配置せずとも24時間受付が可能になると同時に、どんな問い合わせが来てどんな回答をしたかをすぐにデータ化できるようになりました。

人工知能にはディープラーニング技術が欠かせません。大量のデータを収集し高速に処理するディープラーニングによって、人工知能の回答はどんどん精度が高いものになるでしょう。

また、最近では生成AIも大きく注目されています。必要な情報を入力するだけで、一見すると人が時間をかけ苦労して制作したと思わされるレベルの画像や音楽、文章がすぐに生成できてしまいます。そのため悪用されるとさまざまな問題が起こることが分かり、取り扱いについて世界中で検討されています。

流通小売店

現在は多くの人が利用しているオンラインショッピングも、デジタル化の一例です。最近では、シェアリングデリバリー、宅配代行のサービスも定着しており、いつでもどこでもショッピングや飲食を楽しめるようになりました。将来的にはドローンを使った配達の実用化が検討されており、実現すればさらに物流業界に大きな変化を与えることが想定されます。

また、センサーを配置して無人で運営される店舗の実験も進んでいます。将来は決済手段を持たなくても自動で客を認識し、会計を済ませてくれるサービスが登場するかもしれません。

コミュニケーション

コミュニケーションのデジタル化は、私たちの働き方にも大きな変化を与えています。これまでは、「オフィスに出社して働く」ということで社内のコミュニケーションを取っていましたが、働き方改革の進行やコロナ禍対策のためのリモートワークの普及により、オンライン会議ツールやチャットツールを使って業務を進行するバーチャルなコミュニケーションが一般化しました。

また、自宅やコワーキングスペースなどを利用して働く従業員も見られるようになり、中には静かな住環境を求めて郊外へ引越した従業員や、オフィスの賃貸をやめた企業も出てきています。

移動・旅行

移動や旅行でもデジタル技術が活用されています。「MaaS（Mobility as a Service）」と表現され、公共交通やそのほか移動サービスを組み合わせて最適化し、提供することを目指しています。

MaaSに不可欠な交通事業者のキャッシュレス化や交通情報のデータ化などは、すでに進行しています。タクシー業界では配車アプリの導入が進んでおり、予約からルートの決定、所要時間の予測、支払いまでをすべてアプリ上で完結することができます。自動運転技術も、地域を限定して実験されています。

旅行で利用するホテルや飛行機、最近では民泊などでは、人工知能によって適正価格を算出するダイナミックプライシングが定着しています。これまではシーズンや稼働状況に合わせていちいち人間の手で価格調整を行っていましたが、それらを自動化することにより、管理が格段に効率化されました。

フィンテック

フィンテックとは、IT技術を活用した新たな金融サービスのことです。近年普及しているQRコード決済やNFC（Near Field Communication）による非接触型カード決済もフィンテックの例として挙げられます。こうしたスマート決済はキャッシュレスの普及を後押しし、現金を持ち歩く機会が少しずつ減ってきています。

そのほかにも、株式や仮想通貨の自動売買、投資信託の運用といった金融商品の運用サービスなど、お金にまつわるさまざまなシーンでフィンテック技術が活用されています。

経理業務のデジタル化を実現する、三井住友カードの法人カード

デジタル化はますます身近になっていますが、いきなり導入するには不安がある企業も多いでしょう。そんな場合は、まず法人カードのような導入が楽なソリューションから始めてはいかがでしょうか。

法人カードを導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務を効率化することができます。また、法人カード利用明細データは経費精算システムと自動連携でき、業務の効率化だけでなく、経費精算申請時の「利用日相違」「金額相違」「支払い先相違」も防止できます。経理業務のデジタル化の推進の第一歩に法人カード、というのは、選択肢として非常に有力です。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

三井住友コーポレートカードに加えて、三井住友パーチェシングカードを導入いただくことでカード決済を利用できる範囲が広がり、さらなる業務効率化に繋がるでしょう。三井住友パーチェシングカードは利用内容の会計システムへの取り込みも可能ですので、仕訳作業も簡略化できます。加えて、使途を限定でき不正利用を防ぐための機能があります。以下では経費精算業務の効率化に役立つ三井住友コーポレートカード、三井住友パーチェシングカードをご紹介します。

▼3分で分かる！法人カードの選び方をわかりやすく解説▼

大企業におすすめ！三井住友コーポレートカード

カード使用者の多い大企業向けの法人カードです。出張費や交際費などを「会社全体」「部事業所別」「個人別」の3段階に分類し、経費予算管理を簡素化できます。また、旅行傷害保険や買い物保険が付帯されており、ゴールドカードでは全国の主要空港ラウンジをご利用いただけます。

オンライン決済におすすめ！三井住友パーチェシングカード

企業における仕入れやシステム利用料の支払いなど、企業の購買活動専用の法人カードで、特定の加盟店での決済に限定した利用ができます。
なお、三井住友パーチェシングカードは、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクがありません。

デジタル技術を上手に活かして、業務を効率化し、生産性を上げよう

少子高齢化や人手不足が進む日本社会では、デジタル化によって業務を効率化することが欠かせません。デジタル化は、経営管理やマーケティング、営業活動など幅広いシーンで取り組めます。業務の無駄を省き、生産性の向上を目指すためには、ぜひ自社にデジタル化できる業務がないか検討してみましょう。

よくある質問

Q1．デジタル化とは？

デジタル化とは、アナログな手法で取り組んでいた業務をデジタル技術によって自動化・最適化することです。年々深刻化する人手不足に対応するためには、デジタル化によって業務を効率化することが企業の使命でもあります。

詳しくは以下をご覧ください。

デジタル化とは

Q2．企業の業務ではどのようなデジタル化が進んでいる？

企業活動の中では、経営管理における「生産管理」や「財務管理」、「販売管理」などで専用システムが活用されています。そのほかにも、マーケティングや営業活動などさまざまなビジネスシーンでデジタル化が進んでいます。

詳しくは以下をご覧ください。

企業の業務におけるデジタル化の例

Q3．身の回りにおけるデジタル化とは？

私たちの生活が一変したデジタル化の1つに、スマートフォンの普及が挙げられます。そのほかにも、認識技術や人工知能、フィンテックなど、私たちの生活はデジタル技術によってますます便利になっています。

詳しくは以下をご覧ください。

身の回りのデジタル化の例

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