紙でもらった請求書は電子帳簿保存法ではどう対応すべき？保存方法を解説

電子帳簿保存法とは、企業や個人事業主が作成する帳簿や取引に関連して授受する書類を電子データで保存することを認めた法律で、経理業務の効率化を目的として1998年に制定されました。電子帳簿保存法の対象書類には、仕訳帳や総勘定元帳などの「帳簿」のほか、請求書や領収書、契約書などの「書類」も含まれます。

なお、電子帳簿保存法は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに分かれており、それぞれで適用要件も異なります。度重なる制度改正によって、任意適用である「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」の要件は次第に緩和されている一方、「電子取引」については強制力が高まっており、事業者は対応を迫られています。
特に2024年1月1日（月）からは、「電子取引」の完全義務化がスタートし、請求書や領収書などを電子データで送付・受領する場合には、そのまま電子データとして保存する必要があるため注意が必要です。

請求書とは、商品やサービスを提供した際の対価について、支払う金額や支払い期限を示した書類のことです。具体的には、売主が買主に対して代金の支払いを請求する目的で発行される文書であり、取引内容や金額の内訳などを記録する重要な書類として扱われます。

請求書には、取引先名や取引内容、請求金額、消費税額、発行日などが記載されており、企業間の商取引における証憑（しょうひょう）として活用されます。

近年では、請求書のやり取りについては紙媒体だけでなく、PDFやメールで行われるケースも少なくありません。そのため、企業は電子帳簿保存法への適切な対応に加え、社内における効率的な請求書管理の必要性もますます高まっているといえるでしょう。

取引先などから請求書を紙で受領した場合には、「紙のまま保存する方法」と「データで保存する方法」の2通りがあります。

いずれの保存方法においても、法人の場合には7年間（欠損金額が生じた事業年度の場合には最長10年間）にわたって保管する必要があるため、自社にとって最適な保存方法を検討しましょう。

紙で受領した請求書について、そのまま紙ベースで保存する場合には、社内のルールに則って保管します。
具体的には、月別や取引先ごとにファイリングするなど、請求書の確認が必要な場合に検索しやすいように、きちんと整理して保管することが重要です。

なお、事業規模の拡大に伴って取引件数が増加する場合には、請求書や領収書などの書類を保管するためのスペース確保が困難になるケースも少なくありません。また、紙媒体の場合には、インクが薄れたり、用紙自体が劣化したりするリスクもあるため、必要に応じて電子データ保存への移行も検討しましょう。

紙で受領した請求書をデータ保存する場合には、電子帳簿保存法のうち、「スキャナ保存」の要件に従って適切に保存しなければなりません。スキャナ保存の要件を満たしていないにもかかわらず、受領した紙の請求書などを破棄した場合には、法人税法や所得税法違反となる可能性もあるため注意しましょう。

（出典）国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」を参考に作成

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上記PDFは予告なく変更、または削除される可能性があります。その場合は国税庁ホームページからご確認ください。

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なお、お金やモノの流れに直結しない書類（見積書や検収書など）については、「帳簿との相互関連性」が不要となるなど、一部要件が緩和されるケースもあるため、書類ごとに求められる要件を正しく理解しましょう。

メール添付やインターネット上でダウンロードする場合など、電子データで受領する請求書をそのままデータとして保存する場合には、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。なお、電子取引については、2024年1月1日（月）以降はデータ保存が義務づけられているため注意が必要です。

（出典）国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」を参考に作成

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（出典）国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】『Ⅱ　適用要件【基本的事項】』」を参考に作成

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上記PDFおよびウェブサイトは予告なく変更、または削除される可能性があります。その場合は国税庁ホームページからご確認ください。

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1. 基準期間（法人の場合には2期前）の売上高が5,000万円以下の場合
2. 電子取引データを印刷し、取引年月日や取引先ごとに整理している場合

2024年1月1日（月）以降において、人手不足や資金難などの理由により、ルールに則った運用ができないことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合には、「猶予措置」が適用されます。

猶予措置では、電子取引データをデータのまま保存し、「税務調査時にダウンロードの求め」や「プリントアウトした書面の提示・提出の求め」にそれぞれ対応できるような状態にしておくことで、上記の保存要件を満たさない場合でも、電子帳簿保存法に則った保存方法として認められます。

なお、猶予措置を適用する場合には、事前に所轄税務署長への申請手続きなどは不要です。ただし、猶予措置においても、電子取引データは原本としてデータ上で保存する必要があるため、プリントアウトしたあとに誤ってデータ自体を削除しないように注意しましょう。

電子帳簿保存法で求められる保存要件を満たしていない場合には、いくつかの罰則が科される可能性があります。

例えば、令和3年度の税制改正では、スキャナ保存や電子取引としてデータ保存した書類について、改ざんや隠ぺいなどの悪質な不正があると認められた場合には、通常の重加算税（追徴税額の35％）に対し、さらに10％が加重されることとなりました。

また、青色申告を行う法人や個人事業主については、データの保存方法に不備がある場合でも、追加的な資料の提出や補足説明などに基づいて、青色申告にふさわしい状態かどうかを総合的に勘案します。そのため、保存方法の不備がただちに青色申告の取り消しに直結するとは限りませんが、データの提示や帳簿書類の提出を拒否するなどの対応をした場合には、青色申告の承認が取り消されるリスクも高まります。

そのほかにも、会社法第976条に規定される帳簿や書類の記録・保存義務に違反した場合や、虚偽の記帳を行った場合には、100万円以下の過料が科される可能性もあるため注意が必要です。

請求書の電子化に取り組む場合には、業務フローの見直しや適切なツールの導入によって業務効率化を追求することが大切です。

単に紙の請求書を電子化するだけでなく、請求書の受け取りから支払い、保存までのプロセスを一貫して電子的に処理できるしくみを構築することで、社内における請求書管理の負担軽減に取り組みましょう。

請求書を電子保存する場合には、紙で保存する場合とは異なる業務フローを再構築する必要があります。

紙ベースでの請求書管理を電子へ移行する場合には、まずは既存の業務フローを棚卸しし、どの部分を電子化させるべきかについて整理する必要があります。特に取引先から受領する請求書については、紙と電子データが混在するケースが多いため、受領方法ごとに異なる業務フローの設計が必要な場合もあるでしょう。

また、データ保存に移行する場合には、社内の承認プロセスやデータの保管方法も見直す必要があります。「スキャナ保存」や「電子取引」においては、データの検索機能や改ざん防止措置などが求められるため、それぞれの保存要件を満たすためのしくみづくりを行うことが必要不可欠です。

請求書の電子化を効率よく行うためには、専用のシステムを導入することも効果的です。システムを導入することで、紙の請求書をスキャンしてデータ化したり、電子データとして受け取った請求書をシステム内で一元管理したりすることが可能です。

例えば、AI-OCR機能を活用したツールであれば、スキャンした請求書をAIが自動でデータ化し、手作業による入力ミスを防ぐことにもつながります。また、クラウド型のサービスの場合には、複数の担当者がリアルタイムで請求書データを共有でき、承認作業や支払い業務をスムーズに進めやすくなるでしょう。

さらに、データ検索や改ざん防止などの機能が備わっている専用システムを導入することで、社内の電子帳簿保存法対応にも安心して取り組むことができます。

バックオフィス業務の電子化や業務効率化を追求するうえでは、法人カードの活用も効果的です。法人カードを導入し、カード利用明細を自動連携することによって、経費データを経費精算システムに取り込むことができます。これにより、立替経費の申請手続きや手作業による経費データの入力作業が不要になり、経費精算業務をペーパーレスで効率的に進めることが可能です。

さらに、法人カードを利用することで、経費の支出内容や金額が明確に記録されるため、不正利用の防止や透明性確保にもつながります。また、カードの利用履歴をリアルタイムで確認できるため、経費の状況を把握しやすくなり、適切な予算管理にも役立つでしょう。

三井住友カードの法人カードの導入はバックオフィスや経理業務の効率化に有効です。導入することにより小口現金の管理業務が削減でき、経費精算システムとの連携で法人カードの利用明細を自動で取り込むことができます。自動取り込みのため経費精算申請時の「利用日相違」「金額相違」「支払先相違」を防止できます。

さらに、三井住友カードの法人カードは「マンスリークリア方式」を採用しています。マンスリークリア方式とは、引き落とし日を迎えていなくても、締め日の翌日に利用限度枠がクリアされる方式です。
引き落とし日までの利用限度枠の不足を気にする必要がないというメリットがあります。

2024年1月1日（月）からは、取引先などから電子データで受領した請求書については、「電子取引」としてデータ保存が完全義務化されています。

「電子取引」におけるデータ保存の義務化を機に、紙で受け取る請求書についてもスキャンしてデータ化し、電子上で一元管理する方法へ移行する企業も多いです。そのような場合には、「スキャナ保存」の要件を満たす方法で適切に保存しましょう。

電子帳簿保存法とは経理業務の効率化を目的として1998年に制定された法律です。企業や個人事業主が作成する帳簿や取引に関連して授受する書類を電子データで保存することを認めた法律で、対象書類には総勘定元帳などの「帳簿」のほか、請求書や領収書、契約書などの「書類」も含まれます。

紙で受領した請求書をデータ保存する場合には、電子帳簿保存法のうち、「スキャナ保存」の要件に従って保存しなければなりません。画質や使用する装置について要件が決められているので、理解したうえでデータ保存しましょう。

電子データで受領した請求書をデータとして保存する場合には、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。電子取引については2024年1月1日（月）以降データ保存が義務づけられているため注意が必要です。ただし猶予措置もあるため条件を確認しましょう。