経理

経費とは？経費になるもの、ならないものとは？

岐阜県大垣市出身。1996年一橋大学卒業。税理士としてのキャリアは20年以上。税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、会計・税務を軸に複数の会社取締役・監査役にも従事。
【保有資格】CFP® 、税理士
税理士法人みらいサクセスパートナーズ

経費の知識に自信がなく、経費管理に不安を感じている個人事業主や中小企業の経営者は多いです。経費にならないものまで計上してしまうと、正しい所得計算ができなくなり、税務署からペナルティを課される場合もあるので注意が必要です。
ここでは、経費とは、経費になるもの、経費にならないものを、わかりやすく解説します。

目次: 経費とは; 経費として認められるものかの判断基準; 経費になるもの; 経費にならないもの; 誤った経費計上によるペナルティ; 経費管理は、法人カードがあると便利; 三井住友カードのおすすめの法人カード; 経費精算のやり方・フロー; 経費になるもの・ならないものの見極めが節税のポイント！; よくある質問

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経費とは

経費（必要経費）とは、事業を行うために使用した費用のことです。例えば、取引先に贈るお中元やお歳暮を購入した費用は「接待交際費」、取材のための飛行機代・電車代などの交通費は「旅費交通費」、事業運営の情報収集に購入した書籍の代金は「新聞図書費」として、経費に計上することができます。

経費になるものとならないものをしっかり把握し、正しく経費管理することが、節税対策として大切です。

「経費で落とす」の意味

一般的に「経費で落とす」とは、「経費として計上する」という意味で使われます。事業の運営や経理担当者との会話などでよく耳にする表現なので、覚えておきましょう。

経費として認められるものかの判断基準

経費になるかならないかの判断基準は、「事業の運営に関係する費用かどうか」です。事業運営に関係しないプライベートの支出などは、経費にはなりません。

例えば個人事業主が納める所得税などは、事業の利益(所得)に対してかかるため、利益が減れば税金も減ることになります。できるだけ多く経費を計上したいものですが、当然のことながら、経費にならないものまで計上してはいけません。

税務調査が入った場合などを想定し、「売上との結び付きを明確に説明できるか」という視点で考えるとわかりやすいでしょう。

経費になるもの

ここでは経費になるものを、代表的な勘定科目とともに解説します。

押さえておきたい勘定科目

人件費
消耗品費
接待交際費
旅費交通費
研究開発費
新聞図書費
通信費
広告宣伝費
地代家賃
減価償却費
福利厚生費
修繕費
支払手数料
租税公課

人件費

人件費とは、事業者が雇用契約に基づき人を雇用することによって発生する費用全般をさします。具体的には、従業員に対する給与、賞与（ボーナス）、退職金などがあります。

消耗品費

消耗品費とは、耐用年数が1年未満、または10万円未満の物品を購入したときにかかる費用のことです。筆記用具やホワイトボードといった事務用品や、デスクやキャビネットといった大型家具が該当します。パソコンやタブレットなどの精密機器も、10万円未満であれば消耗品費です。

接待交際費

接待交際費とは、事業に関係のある交際に伴う飲食代や謝礼などの費用です。プロジェクトの打ち上げで取引先を招いた会食の費用、仕事でお世話になっている方の冠婚葬祭で渡した祝金・香典なども、接待交際費になります。
一方で、接待交際費は不正が多く、税務署のチェックもきびしい傾向があります。「売上に紐付くかどうか」という基本に立ち返って判断するように心がけましょう。

旅費交通費

旅費交通費とは、社内の人間が業務で使った交通費（飛行機代、電車代、タクシー代など）や、出張の宿泊費のことです。客先への訪問のために移動したり、営業活動で地方の取引先回りをしたりする場合にかかった費用をさします。
なお、ICカードを利用する場合、電子マネー機能を使ってコンビニなどで買い物した費用と混同しないよう注意しましょう。

研究開発費

研究開発費とは、製品やサービスの新規開発のための費用です。例えば、新規事業開発に役立つ知識を得る目的で参加したイベント費用、セミナー受講費などがあります。

新聞図書費

新聞図書費とは、事業に必要な情報や知識を得るために本や雑誌、新聞などを購入した費用のことです。資料用DVDや、有料情報サイトの登録料なども含まれます。

通信費

通信費は、インターネット回線や電話など、通信に関する費用のことです。はがきや切手代、送料といった郵便料金なども含まれます。
インターネットや携帯電話の使用料金は、プライベートとの線引きが難しい部分ですが、基本的な考え方は家賃などと同じです。プライベートと仕事で使っている割合から、料金を算出しましょう。

広告宣伝費

広告宣伝費とは、テレビやインターネットなどを通し、不特定多数の対象に製品やサービスを宣伝するためにかかる費用のことです。製品やサービスの宣伝を目的としたウェブサイトを作成したり、維持したりする費用も、広告宣伝費として計上することができます。

地代家賃

地代家賃とは、事業を運営するための事務所や店舗、駐車場などを借りた場合の、賃料や管理費のことです。なお、自宅兼事務所を貸借している場合、賃料を事業用と生活用に家事按分してから地代家賃を計上する必要があります。

家事按分についてはこちらの記事をご覧ください
個人事業主の家事按分とは？割合や経費計上の仕方を徹底解説！

減価償却費

減価償却費とは、事業用の建物や車両などの固定資産を取得した費用を、一度に全額を計上せず、その資産の使用可能期間に分割して計上する勘定科目です。この、国が定めた使用可能期間のことを「法定耐用年数」といい、資産の種類別で細かく定められています。また、例えばパソコンをプライベートと業務で兼用している場合、家事按分して減価償却費を計上します。
なお、法定耐用年数が1年未満、または取得価額が10万円未満の資産の場合、「消耗品費」に該当するので注意しましょう。

福利厚生費

福利厚生費とは、事業者が従業員に対し、給与以外で福利厚生として利用する費用です。例えば、社員旅行や新年会などのレクリエーション費用が挙げられます。
なお、1人で事業を運営している個人事業主は、福利厚生費を計上することができないので注意が必要です。

修繕費

修繕費とは、事業用の建物、附属設備、機械装置、車両運搬具などの固定資産の維持管理や修理のための費用です。修繕費はあくまでも、資産の原状を維持・回復するためのものです。例えば、資産に改良を加えて価値を増加させたり、使用可能期間を延長させたりした部分は「資本的支出」とされます。この場合、修繕費にはならず、減価償却費で処理します。

支払手数料

支払手数料は、事業の運営で発生する金融機関の振込手数料や報酬などです。銀行の振込手数料、不動産の仲介手数料、税理士や弁護士への報酬や相談料などがあります。
ちなみにクレジットカードは法人カードの場合、年会費を経費にすることができます。法人カードの年会費は、支払手数料で仕訳するのが一般的です。

租税公課

租税公課とは、経費にすることができる税金や公的な負担金をさします。「租税」は、国や地方に納める税金で、印紙税、登録免許税、自動車税、固定資産税、事業税などがあります。「公課」は、地方自治体や各公共団体などに納める公的な負担金で、印鑑証明書、住民票の発行手数料などがあります。

経費にならないもの

続いて、経費にならないものも確認しておきましょう。

事業と関係のない費用

私生活に必要な日用品、趣味の道具、友達との飲み会に使った費用などは、当然ながら経費ではありません。プライベートの支出など、事業の売上につながらないものは、経費にはならないので注意しましょう。

法人税、法人住民税

会社が支払う法人税や法人住民税は、「法人税、住民税及び事業税」という勘定科目で費用に計上しますが、損金にはなりません。
また、個人事業主の場合、所得税や住民税などを支払う義務がありますが、これらも経費として計上することはできません。

個人の社会保険料

個人事業主は国民健康保険と国民年金などの社会保険料を支払う必要がありますが、これらは経費にはなりません。家族従事者についても同様なので、注意しましょう。

誤った経費計上によるペナルティ

税務調査で不適切な会計処理が発覚するなど、「本来納めるべき税額を納めていない」と判断されると、以下のようなペナルティが課されることがあります。

過少申告加算税

過少申告加算税とは、本来の税額より少ない額で申告した場合のペナルティです。正しい税額のうち、未納分に10％が加算されます。追徴課税が、当初の申告納税額と50万円とのいずれか多い金額を超えている部分については、15％の加算となります。

無申告加算税

無申告加算税は、納付すべき税額があるにもかかわらず納税していなかった場合のペナルティです。正しい税額のうち、50万円までは15％、50万円を超える部分は20％が加算されます。

不納付加算税

不納付加算税は、源泉徴収による所得税等について法定納期限までに完納されない場合に科されるペナルティです。正しい税額のうち、未納分に10％が加算されます。ただし、自主的に納付する場合は、5％の加算となります。

重加算税

重加算税は、「過少申告加算税」「無申告加算税」「不納付加算税」が生じる際に、偽装や隠ぺいなどを行った場合のペナルティです。
過少申告加算税と不納付加算税の対象の場合は、重加算税35％が加算されます。また、無申告加算税の対象となる案件は、重加算税40％が加算されます。

このようなペナルティによる影響は、銀行からの融資に及ぶ可能性があります。銀行の融資担当者は、融資の判断基準として、決算報告書のほか法人税の申告書もチェックしていることもあるからです。
法人税の申告書から税務調査による修正申告があったことがわかれば、修正申告内容の提出を求められ、融資に影響してくると考えられます。

経費管理は、法人カードがあると便利

個人事業主や法人などの事業者は、法人カードを持つと、経費管理がスムーズです。個人カードと法人カードを持ち、プライベートと事業用の支出を日ごろから使い分けることで、経理業務のミスを減らすことができます。クラウド型会計ソフトとクレジットカードを連動しておけば、会計業務の手間の削減にもつながるでしょう。

法人カードは年会費がかかるものが一般的ですが、年会費を勘定科目の「支払手数料」で計上することができます。

さらに法人カードは、個人カードと同様に、利用に応じてポイントが貯まるものもあります。税金や、事務所の賃料、水道光熱費などの支払いをまとめれば、効率良くポイントを貯めることができてお得です。

■こちらも合わせてご覧ください
個人事業主におすすめ！法人用クレジットカードを持つメリットとは？

三井住友カードのおすすめの法人カード

ここでは、個人事業主や法人におすすめの、三井住友カードの法人カードをご紹介します。

個人事業主におすすめ！三井住友カードビジネスオーナーズ

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2名から1名につき 2,200円(税込)

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年会費無料！三井住友ビジネスパーチェシングカード

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経費精算のやり方・フロー

法人設立したばかりの経営者や、開業して間がない個人事業主など、経費管理が苦手な方が多いです。ここでは例として、従業員が「接待交際費」を立て替えた場合の経費精算の業務フローをご紹介します。

経費精算のフロー例

従業員が取引先への手土産を購入し、店舗から領収書をもらう
従業員が該当の領収書を添付した申請書などを提出する
経理担当者が内容を確認し、接待交際費に仕訳する
従業員へ支払う

従業員が取引先に持参する手土産を購入し、店舗から領収書（レシートや手書きの宛名入り領収書など）を受け取ります。
従業員は、経費精算書など組織によって決まったフォーマットに、必要な情報を記載し、該当の領収書を添付して管理者へ提出します。次に、管理者の承認を得たら、経理担当者に提出します。経理担当者は内容を確認し、「接待交際費」で費用を計上します。

そして、給与支払い日や組織によって定められた指定日に、従業員へ費用を支払う流れです。また、従業員への支払いが完了したら、「現金預金」という勘定科目で、従業員への未払金を現金預金で支払ったという仕訳をします。

組織によってフローは異なりますが、業務の流れをイメージする目的で参考にしてみてください。

経費になるもの・ならないものの見極めが節税のポイント！

経費になるかならないかは、支出した費用が事業の運営に関係があるかどうかです。必要な経費をもれなく計上したいところですが、誤った経費処理はペナルティを課される場合があります。正しい知識を持つことが、節税対策に重要です。

また、法人カードを持つと、経費管理がスムーズになります。個人カードと法人カードを、用途によって日ごろから使い分けておけば、経理業務のミスを削減することができます。三井住友カードの法人カードには、個人事業主におすすめの「三井住友カードビジネスオーナーズ」、中小企業のご利用に便利な「三井住友ビジネスカード」があります。この機会に、法人カードを検討してみましょう。