経費とは？

納税額を大きく左右する経費ですが、「打ち合わせに使ったカフェでの飲食代は？」「取材のための交通費は？」など、細かな支払いの度に仕訳に悩むという方も多いのではないでしょうか。
税金の額は、「（売上－経費）×税率」で決まるため、経費として計上するものが多いほど税額を抑えることができます。しかし、すべての支払いが経費として認められるわけではございません。
経費になるかならないかの判断基準は、「売上につながる費用かどうか」です。
経費として計上する金額があまりに大きい場合、費用でないものを費用計上していないか、税務署の税務調査が入ることもあります。万が一、税務調査が入った場合、「売上との結び付きを明確に説明できるか」という視点で見直すとわかりやすいでしょう。

経費になるもの

具体的に、経費になるものについて見ていきましょう。

・人件費「人件費」とは、企業が人を雇用することによって発生する費用全般のことを指します。従業員に対する給与、ボーナス、退職金といった人件費が経費になります。

・消耗品費「消耗品費」は、10万円未満の物品を購入したときにかかる費用になります。また、10万円以上の取得価額であっても、使用可能な期間が1年未満であれば経費にあてはまります。
筆記用具やホワイトボードといった事務用品や、デスクやキャビネットといった大型家具が該当します。パソコンやタブレットも、10万円未満であれば経費となります。

・交際費交際に伴う飲食代は、会議や打ち合わせ目的である場合に限り、「交際費」として経費に計上できます。プロジェクトの打ち上げで取引先を招いて会食をした場合や、仕事でお世話になっている方の冠婚葬祭で渡した祝金・香典なども、交際費として計上することができます。
一方で、接待交際費は不正が多く、税務署のチェックもきびしい傾向があります。「売上に紐付くかどうか」という基本に立ち返って判断するようにしましょう。

・旅費交通費「旅費交通費」とは、社内の人間が業務で使った交通費（飛行機代、電車代、タクシー代など）や、出張の宿泊費があてはまる勘定科目です。
交通費や打ち合わせのために客先に移動したり、営業活動で地方の取引先回りをしたりする場合にかかった費用のレシートや領収書を、旅費交通費という勘定科目で保存しておきましょう。
ICカードを利用して移動する場合、電子マネー機能を使ってコンビニなどで買物した費用と混同しないよう、利用区間の料金を記録しておきます。

・研究開発費仕事に役立つ知識や刺激を得るために参加したイベント費用・セミナー受講費なども、「研究開発費」として経費に計上できます。

・新聞図書費本や雑誌、新聞などは、事業に必要な情報やアイディアを得るために欠かせないものです。事業に活かすことを目的として購入した書籍や雑誌は、「新聞図書費」として経費にすることができます。

・通信費インターネットの回線使用料や電話料金といった「通信費」も、経費として計上できます。
インターネットやスマートフォンの使用料金や電話代は、プライベートとの線引きが難しい部分ですが、基本的な考え方は家賃や水道光熱費と同じです。仕事で使っている割合から、料金を算出しましょう。

経費にならないもの

経費にならないものについても確認しておきましょう。以下のような項目が経費にならないものに分類されます。

・事業と関係のない費用私生活に必要な日用品、趣味の道具、友達との飲み会に使った費用などは、当然ながら経費ではございません。経費の基本的な考え方を基準にすると、経費にならないのは「事業の売上につながらないもの」であるといえます。

・法人税、法人住民税会社の場合は、法人税や法人住民税、法人事業税などは経費として計上できません。これらはあくまでも義務としての納税であり、支出ではないからです。また、個人事業主の場合、所得税や住民税などを支払う義務がありますが、こちらも経費として計上することはできません。

経費の範囲を超えた場合のペナルティ

もし、経費にならないものまで経費として計上したり、プライベートな会食などにかかった費用を不正に経費に含めたりすると、不自然な申告であるとして税務署の調査が入る可能性があります。この調査で「本来納めるべき税額を納めていない」と判断されると、以下のようなペナルティが科されます。

・過少申告加算税過少申告加算税とは、本来の税額より少ない額で申告した場合のペナルティです。正しい税額のうち、未納分に10％が加算されます。

・無申告加算税無申告加算税は、納付すべき税額があるにもかかわらず納税していなかった場合のペナルティです。正しい税額のうち、50万円までは15％、50万円を超える部分は20％が加算されます。

・不納付加算税不納付加算税は、源泉徴収額の徴収額について法定納期限までに完納されない場合に科されるペナルティです。正しい税額のうち、未納分に10％が加算されます。

・重加算税重加算税は、「過少申告加算税」「無申告加算税」「不納付加算税」が生じる際に、偽装や隠蔽などを行った場合のペナルティです。
過少申告加算税と不納付加算税の対象の場合は、重加算税35％が加算されます。また、無申告加算税の対象となる案件は、重加算税40％が加算されます。

ペナルティによる影響は、銀行からの融資に及ぶ可能性があります。
銀行の融資担当者は、融資の判断基準として、決算報告書のほか法人税の申告書もチェックしているからです。法人税の申告書から税務調査による修正申告があったことがわかれば、修正申告内容の提出を求められ、融資に影響してくると考えられます。

経費になるもの・ならないものの見極めが節税のポイント！

経費を計上する目的は、納める税金を少しでも少なくすることです。しかし、経費になるもの・ならないものの見極めが不完全な場合、ペナルティが科されてより多くの税金を納めることにもなりかねません。
「売上に紐付くものが経費」という基準を忘れず、経費計上のラインを見極めましょう。