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経理

個人事業主が会計ソフトを使うべき理由とは?選び方も解説します

個人事業主が会計ソフトを使うべき理由とは?選び方も解説します

個人事業主は確定申告をするために、その前提となる会計帳簿の作成と記帳を行わなければなりません。
しかし、今まで経理や会計に携わったことがある人はともかく、まったく経験がない人にとって、会計帳簿作成はかなりの負担です。
そんな、個人事業主の負担をやわらげるために、さまざまな会社から会計ソフトが販売・配信されています。ここでは、会計ソフトを使うメリットや使い方についてご紹介します。

目次
会計ソフトとは?
会計ソフトでできる便利な機能やサービス
会計ソフトの選び方
会計ソフトで会計業務を簡単に
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会計ソフトとは?

会計ソフトとは、月々の入金や支出など、業務の取引状況を入力することにより帳簿作成や確定申告用の書類などが作成できる、便利なソフトのことです。
会計ソフトの使い方は、最初に銀行口座とクレジットカード(持っている場合)、そして開始残高を登録し、あとは家計簿をつけるように「何にいくらかかったか」を入力していくだけです。

取引入力画面はソフトによって異なりますが、一般的には取引日、科目(消耗品費、交通費、交際費など)、取引手段(現金、クレジットカードなど)、内容、取引の相手先、金額などの欄があります ので、それぞれ入力すれば、自動で仕訳をしてくれます。
会計ソフトと銀行口座やクレジットカードを連携させる設定にしておけば、自動で口座の入出金履歴・クレジットカードの使用履歴を仕訳の形式で取り込んでくれますので、入力の手間が省けます。また、ソフトによっては、スマートフォンのカメラでレシートを撮影することで、内容を取り込めるものもあります。
会計処理の経験のない人ほど、会計ソフトは必要なツールだといえるでしょう。

会計ソフトを使うメリット:時間の大幅な短縮になる

会計処理は時間と手間がかかり、慣れていないと日々の業務への負担となってしまいます。計算式を間違えたり、計算ミスをしたりすると、その箇所を見つけるだけでも大幅な時間のロスとなります。会計ソフトを使うことで、このようなミスを減らすことができ、会計業務にかける時間を大幅に短縮できます。

会計ソフトを使うデメリット:導入コストがかかる

会計ソフトを使うデメリットは特にありません。強いて挙げるならば、導入コストがかかることくらいです。しかし、メリットを考慮すれば支払いに見合った価値があるといえるでしょう。有償ソフトのほとんどには、無料で利用できる体験期間が設けられています。中には、機能は制限されますが、無料で使えるソフトもあります。

会計ソフトでできる便利な機能やサービス

会計ソフトには、個人事業主の会計処理に役立つ、次のような機能やサービスがあります。

確定申告に必要な書類を作成できる

会計ソフトには、確定申告に必要な書類を作成する機能があります。画面に従って入力していけば、確定申告に必要な書類を作ることができます。

複式簿記での帳簿付けができる

確定申告で65万円の特別控除を受けられる青色申告を行うには、複式簿記の形式で帳簿をつけなければなりません。複式簿記とは、「借方」と「貸方」の2つの科目を使って取引を記帳する方法であり、単式簿記に比べて複雑です。間違わずに記帳するには、簿記の知識が必要となります。
会計ソフトなら、小遣い帳感覚で入力して学習させることで、自動的に複式簿記で処理してくれるものもあります。

経営状況が見えるレポートを作成してくれる

日々の取引を入力していれば、損益の推移を示した「損益レポート」や、取引発生状況の推移を示した「取引レポート」、科目ごとの残高集計を確認できる「残高試算表」など、事業経営に役立つレポートも見られます。

サポートデスクが利用できるサービスがある

会計ソフトや選択するプランによりますが、税務に関する疑問点をサポートデスクや税理士に確認できるサービスも受けられます。

会計ソフトの選び方

会計ソフトには、大きく分けるとネット上で利用するクラウド型と、パソコンにインストールするインストール型があり、それぞれに無料版と有料版があります。
基本的な機能は違いませんが、それぞれ次のような特徴があります。使い勝手とコストの両面から考えて選ぶようにしましょう。

クラウド型の特徴

クラウド型は、入力データを自分のパソコンではなく、インターネット上(ソフト会社が管理するサーバ上)に保存します。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、パソコン、スマートフォン、タブレット端末などから利用できます。
万一、パソコンが故障してもデータは安全ですし、法令改正への対応は自動で行われますので、ソフトのバージョンアップも必要ありません。有料版では、年額または月額など、定期的に支払いが発生します。

インストール型の特徴

パッケージ版、またはダウンロード版で購入したソフトを、パソコンにインストールして使用します。最大の特徴は、インターネットに接続できない環境でも使えることです。また、収入などの会計情報を、自身のパソコンのみに保存していますので、パソコンのセキュリティをしっかりしていれば情報漏洩のリスクは減少します。
法令改正の対応など、ソフトのバージョンアップを自身で行う必要があり、有料となるケースが多いようです。

有料版と無料版の違い

同じ会計ソフトでの有料版と無料版の違いは、銀行口座やクレジットカード履歴の自動取得など、一部の機能が制限されています。また、最初の1ヵ月などは体験版として無料で使え、使い続ける場合は有料プランへ移行するというものもあります。
個人が作成したフリーソフト(インストールや利用は無料で、寄付を募る場合もある)にも会計ソフトがありますので、試しに利用してみて、自分に合ったものを選びましょう。

会計ソフトで会計業務を簡単に

会計ソフトがあれば、会計知識に自信がなくても1人で確定申告必要書類の作成まで行うことができますし、会計事務にかける時間を大幅に短縮することができます。
クラウド型のソフトやアプリを選び、銀行口座やクレジットカード履歴を自動取得する設定にしておけば、入力の手間を省くこともできます。有料版・無料版ともに複数の会計ソフトが出ていますので、使い勝手とコストの両面から、自分に合ったものを選んでみてください。

2019年10月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

監修:Gemstone税理士法人
監修:Gemstone税理士法人

港区の会社設立支援、税理士法人。Big4出身の公認会計士、税理士、元上場企業経理部長、大手ベンチャーキャピタル出身者などで構成され、スタートアップ支援に力を入れる。

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