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電子印鑑で押印業務が変わる!知っておきたいメリットや基礎知識

電子印鑑で押印業務が変わる!知っておきたいメリットや基礎知識

リモートワークの普及に伴い、わざわざ出社しなくてはならない押印業務の撤廃を検討する企業が増えています。これを受けて注目されているのが、さまざまなデバイスから書類に印影を貼り付けることができる「電子印鑑」です。
ここでは、電子印鑑のメリットや基礎知識について解説します。

目次
電子印鑑とは?
電子印鑑のメリット
電子印鑑の注意点
電子印鑑は、これからの新しい押印方法
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電子印鑑とは?

電子印鑑とは、印影を画像データ化し、PC上の書類に押印できるようにしたものです。
電子印鑑を使うと、WordやExcel、PDFなどの文書ファイルを作成した後、プリントアウトせずに押印を済ませ、そのままPC上で書類をやりとりすることができるようになります。

高まる電子印鑑への注目度

コロナ禍で急速にリモートワークが普及する中、旧来の慣習が足かせとなってリモートワーク導入に踏み切れない企業も多く存在します。
新しい働き方を阻む、旧来の慣習の代表ともいえるのが、「はんこ文化」です。プリントアウトした紙にはんこを押すことによって決済や承認、契約の合意を表し、原本であることを証明するという文化が根強く残っています。リモートワークの日だというのに「契約書にはんこを押してもらわなければならないから」「上司に稟議の承認を受ける必要があるため」といった、押印業務のために出社を余儀なくされた例は少なくありません。

こうした事態を重く見た政府も、「紙ベースの作業や、押印を前提とした業務を見直してほしい」という要請を出し、オンラインで完結できるしくみの導入を推奨。パソコン、タブレット、スマホなど、あらゆるデバイスから電子印鑑で押印できるサービスも登場し、企業や個人事業主の業務におけるはんこの撤廃、電子契約への移行を後押ししています。

電子印鑑のメリット

電子印鑑を導入すると、業務にどのようなメリットがあるのでしょうか。考えられるメリットは次の3つです。

取引先とのやりとりがスムーズになる

電子印鑑で契約にまつわる手続きがペーパーレス化すると、印刷、押印、封入、郵送といった作業がなくなり、すべてオンラインで完結します。契約スピードが向上し、自社および取引先の負担が大幅に軽減します。

ペーパーレス化によるコストが削減される

従来の紙ベースのやりとりでは、印刷代、保管費用、場合によっては契約締結後の原本の郵送費などがかかっていました。電子印鑑によるオンライン契約なら、こうした紙にかかわるコストをすべて削減できます。

社内決裁がスピーディーになる

書類に直接押印するこれまでのやり方では、出張でも、テレワークをしていても、必ず書類があるところに直接足を運ばなくてはなりませんでした。電子印鑑であれば、場所や時間にとらわれることなく、どこでも簡単に決裁印が押せるので、社内の意思決定にかかる時間が大幅に短縮されます。

電子契約に移行すると収入印紙が不要になる

紙の契約書では課税文書として印紙税の課税対象となり、当該文書への収入印紙の貼り付けが義務となっていました。しかし、電子契約では「紙の契約書を作成して交付する」という行為がなされないため、印紙税の課税対象にはなりません。よって、収入印紙は不要となりコストが削減されます。

電子印鑑の注意点

業務効率化、紙に関するコストカットといった面が期待できる電子印鑑ですが、導入にあたっては注意すべき点もあります。

取引先の同意が必要

せっかく電子印鑑を導入しても、取引先が電子契約に同意してくれなければ意味がありません。これまでどおりの書面でのやりとりを求められた場合、取引先は紙ベースの原本保存、自社は電子契約での原本保存とするなど、対応を考える必要があります。

電子印鑑の導入・運用コストがかかる

電子印鑑を導入する場合、紙に押した実物の印影をスキャンして編集・保存し、必要なときに貼り付けるのが最も簡単で安価な方法です。しかし、この方法では印影から実物の印鑑を偽造されるおそれがあるほか、いつ・誰が押したか分からないという点で証拠能力に欠ける可能性があります。
より安全に、かつ法的効力が高い方法で電子印鑑を使用するには、企業が提供するアプリケーションやクラウドシステムを利用しましょう。
導入コストや毎月の利用料などはかかってしまいますが、セキュリティ面で安全で法的効力もある電子印鑑の導入システムとしては、下記のようなものがあります。

  • 電子決裁アプリケーション
    電子決裁アプリケーションなら、ExcelやWordなどに電子印鑑機能を追加し、クリック(タップ)するだけで電子印鑑を押印することができます。押印した人の識別情報や、押印した時間も印影データに付随します。
  • 電子契約システム
    電子契約システムとは、電子データに電子署名をして契約を取り交わすためのクラウドシステムです。時間や場所を問わず、システムログや電子認証局による審査を経て発行された、電子証明書などで本人確認をした電子印鑑が利用できます。
  • 電子決裁システム
    電子決裁システムなら、角印やサインなど、普段使っている印鑑を電子化して押印、文書回覧までワンストップで行うことができます。電子印鑑1つずつにIDが割り振られ、押印の場所や押印した人を、すぐに確認できます。社内のサーバなどに組み込んで利用するオンプレミス型と、ネット環境がある場所ならどこでも利用可能なクラウド型があります。

支払いには三井住友ビジネスカード for Ownersがおすすめ

ソフトやシステムを導入するには、初期費用や月額費用などがかかります。例えば、ある電子契約の初期費用は30万円から、月額プランは1万円から、というものもあります。そこで、まとまった金額の支払いに不安があるスタートアップの経営者や個人事業主は、経費としてクレジットカードで支払うのがおすすめです。
クレジットカードの利用金額は決済をした翌月に引き落とされるため、支払いのタイミングをずらすことができます。さらに、分割払いやリボ払いが利用できるため、余裕を持って資金計画を立てることができます。毎月の利用料などもクレジットカード払いにしておくことで、経費の管理がしやすくなるでしょう。
また、大きな初期投資をクレジットカードに集約すると、ポイントが一気に貯まります。同じ金額を支払うのであれば、三井住友ビジネスカード for Ownersでポイント還元を受けたほうがおトクといえるでしょう。

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電子印鑑は、これからの新しい押印方法

新しい働き方としてリモートワークを選択する人が増える中、電子印鑑は従来の印鑑に代わるスタンダードな押印方法として普及していくことが考えられます。IT化、ペーパーレス化の流れに乗り遅れないためにも、早めに電子印鑑の導入をご検討ください。
なお、導入時にかかる費用の支払いには、クレジットカードの利用がおすすめです。経費の管理がしやすく、ポイントも貯まるため、現金で支払うよりも便利でおトクといえるでしょう。

2020年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

監修:Gemstone税理士法人
監修:Gemstone税理士法人

港区の会社設立支援、税理士法人。Big4出身の公認会計士、税理士、元上場企業経理部長、大手ベンチャーキャピタル出身者などで構成され、スタートアップ支援に力を入れる。

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