電子印鑑で押印業務が変わる！知っておきたいメリットや基礎知識

電子印鑑とは、印影を画像データ化し、PC上の書類に押印できるようにしたものです。
電子印鑑を使うと、WordやExcel、PDFなどの文書ファイルを作成した後、プリントアウトせずに押印を済ませ、そのままPC上で書類をやりとりすることができるようになります。

コロナ禍で急速にリモートワークが普及する中、旧来の慣習が足かせとなってリモートワーク導入に踏み切れない企業も多く存在します。
新しい働き方を阻む、旧来の慣習の代表ともいえるのが、「はんこ文化」です。プリントアウトした紙にはんこを押すことによって決済や承認、契約の合意を表し、原本であることを証明するという文化が根強く残っています。リモートワークの日だというのに「契約書にはんこを押してもらわなければならないから」「上司に稟議の承認を受ける必要があるため」といった、押印業務のために出社を余儀なくされた例は少なくありません。

こうした事態を重く見た政府も、「紙ベースの作業や、押印を前提とした業務を見直してほしい」という要請を出し、オンラインで完結できるしくみの導入を推奨。パソコン、タブレット、スマホなど、あらゆるデバイスから電子印鑑で押印できるサービスも登場し、企業や個人事業主の業務におけるはんこの撤廃、電子契約への移行を後押ししています。

電子印鑑を導入すると、業務にどのようなメリットがあるのでしょうか。考えられるメリットは次の3つです。

電子印鑑で契約にまつわる手続きがペーパーレス化すると、印刷、押印、封入、郵送といった作業がなくなり、すべてオンラインで完結します。契約スピードが向上し、自社および取引先の負担が大幅に軽減します。

従来の紙ベースのやりとりでは、印刷代、保管費用、場合によっては契約締結後の原本の郵送費などがかかっていました。電子印鑑によるオンライン契約なら、こうした紙にかかわるコストをすべて削減できます。

書類に直接押印するこれまでのやり方では、出張でも、テレワークをしていても、必ず書類があるところに直接足を運ばなくてはなりませんでした。電子印鑑であれば、場所や時間にとらわれることなく、どこでも簡単に決裁印が押せるので、社内の意思決定にかかる時間が大幅に短縮されます。

紙の契約書では課税文書として印紙税の課税対象となり、当該文書への収入印紙の貼り付けが義務となっていました。しかし、電子契約では「紙の契約書を作成して交付する」という行為がなされないため、印紙税の課税対象にはなりません。よって、収入印紙は不要となりコストが削減されます。

業務効率化、紙に関するコストカットといった面が期待できる電子印鑑ですが、導入にあたっては注意すべき点もあります。

せっかく電子印鑑を導入しても、取引先が電子契約に同意してくれなければ意味がありません。これまでどおりの書面でのやりとりを求められた場合、取引先は紙ベースの原本保存、自社は電子契約での原本保存とするなど、対応を考える必要があります。

• 電子決裁アプリケーション
  電子決裁アプリケーションなら、ExcelやWordなどに電子印鑑機能を追加し、クリック（タップ）するだけで電子印鑑を押印することができます。押印した人の識別情報や、押印した時間も印影データに付随します。
• 電子契約システム
  電子契約システムとは、電子データに電子署名をして契約を取り交わすためのクラウドシステムです。時間や場所を問わず、システムログや電子認証局による審査を経て発行された、電子証明書などで本人確認をした電子印鑑が利用できます。
• 電子決裁システム
  電子決裁システムなら、角印やサインなど、普段使っている印鑑を電子化して押印、文書回覧までワンストップで行うことができます。電子印鑑1つずつにIDが割り振られ、押印の場所や押印した人を、すぐに確認できます。社内のサーバなどに組み込んで利用するオンプレミス型と、ネット環境がある場所ならどこでも利用可能なクラウド型があります。