電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、パソコンなどの電子上で作成した帳簿や書類について、そのまま電子データとして保存する方法をいいます。
電子帳簿等保存を導入する場合には、社内で使用するシステムの仕様書や、事務処理マニュアルの備え付けなどの要件を満たすことが必要です。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、自社が紙媒体で作成した書類や取引先などから紙で受領した書類について、スキャナやスマートフォン、デジタルカメラなどによる画像データとして保存する方法をいいます。
スキャナ保存を導入する場合には、検索機能やタイムスタンプ機能など、一定の要件を満たすシステムを用意する必要があります。

電子取引

電子取引とは、電子上で作成または受領する取引情報について、電子データのまま保存する方法です。
電子取引を導入する場合には、先述したスキャナ保存と同様に、検索機能やタイムスタンプ機能などの要件を満たす必要があります。

電子帳簿等保存の改正ポイント

電子帳簿等保存では、従来は要件とされていた税務署長による事前承認が廃止され、社内システムなどの準備が整い次第、ただちに電子データでの保存ができるようになりました。また、システムへの投資が困難な場合でも最低限の社内体制で導入ができるよう、「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に分類し、それぞれの事業者の状況に合わせた運用が可能となっています。

スキャナ保存の改正ポイント

スキャナ保存では、電子帳簿等保存と同様に税務署長の事前承認制度が廃止されただけでなく、タイムスタンプについても、訂正や削除履歴が残るシステムを利用する場合には不要となるなど、導入のハードルが引き下げられました。さらに、改正前は複数名による相互けん制や、原本とデータの定期検査が義務付けられていましたが、2022年1月からは廃止されています。
また、従来は定期検査後でなければ原本を廃棄できませんでしたが、今回の改正によって定期検査自体が廃止されたことで、スキャン後はすぐに請求書や領収書などの原本を廃棄できるようになりました。
一方で、スキャナ保存と電子取引については、隠ぺいや仮装があった場合、重加算税が10％加重される措置が整備されています。

電子取引の改正ポイント

電子取引では、スキャナ保存と同様に、タイムスタンプ要件や検索要件が緩和されています。今回の税制改正で最も注目を集めているのは、電子取引に関する規制の強化でしょう。

従来は電子データで受領した請求書や領収書については、印刷して紙媒体で保存することが認められていましたが、今回の改正によって電子データのまま保存することが義務付けられました。この改正については所得税や法人税を申告するすべての事業者が対象となるため、電子帳簿等保存やスキャナ保存の導入の有無にかかわらず、各事業者は対応を強いられることとなります。

なお、実務上の混乱を避けるため、社内システムやワークフローの準備不足などのやむを得ない事情に該当する場合には、2023年12月31日（日）までを猶予期間とし、従来通り電子データで受領した取引情報を印刷し、紙媒体で保存することを認める宥恕措置（ゆうじょそち）が設けられています。
ただし、2024年1月1日（月）からは上記の宥恕措置が廃止され、原則通り電子データのまま保存する必要があるため、現状の猶予期間を有効活用し、電子保存に向けた社内体制の整備に取り組みましょう。

電子帳簿等保存の対象

電子帳簿等保存では、総勘定元帳や仕訳帳などの「国税関係帳簿」に加え、「国税関係書類」のうち、貸借対照表や損益計算書などの「決算関係書類」、自社で発行した請求書や領収書控えなどの「取引関係書類」が対象となります。
電子帳簿等保存の対象となる帳簿や書類としては、一貫して自らのパソコンなどで作成していることが要件となるため、作成した帳簿などを印刷し、手書きで追記したものに関しては対象となりません。

スキャナ保存の対象

スキャナ保存に関しては、自らが紙で発行あるいは取引先などから紙で受領した見積書や請求書、領収書などの「取引関係書類」が対象となります。

一方で「国税関係帳簿」や「決算関係書類」についてはスキャナ保存の対象とならないため、仮に手書きの総勘定元帳や仕訳帳をスキャンして電子保存する場合には、紙媒体でも原本を保存しなければなりません。

電子取引の対象

電子取引では、メールやEDI、クラウドサービスなどを通じて電子上で授受する見積書や請求書、領収書などのデータが対象となります。またECサイトの取引データや、クレジットカードなどのキャッシュレス決済に関する利用明細データ、インターネットバンキングの取引情報についても電子取引に含まれるため、ご注意ください。

一方で、電子取引については電子データとして授受する取引情報を対象とするため、上記の対象書類をデータではなく紙媒体で受領する場合には対象となりません。

紙ならではのリスクがなくなる

紙での保存には、記載された文字が判別しづらくなったり、破れたり、盗難や紛失、火事などでまるごと消失してしまったりするリスクがあります。
電子帳簿保存法を適用することで、読みやすい状態のまま長期的に、安全な状態で必要書類を保存することができます。紙と違って物理的な保存スペースが必要なく、保存用のファイルや場所などにかかるコストも削減できるでしょう。

業務の効率化につながる

従来のように、紙で領収書などを保存していると、必要なときに1枚1枚めくって当該書類を探さなくてはならず、業務が停滞する一因になっていました。
電子データであれば、検索性に優れているため当該書類を簡単に見つけることができ、効率的に業務を行うことができます。

システムの導入・維持にコストがかかる

電子保存を導入するにあたって、既存の会計ソフトや経費精算システムでは対応できないケースもあるため、新たなシステムの導入や維持費用が発生する可能性があります。

また、電子化にあたってクラウドサービスを活用する場合には、会計や経費精算以外にも請求システムや給与計算ツールなど、連携可能なシステムを拡大することで利便性が向上するため、電子保存の導入を機に社内システム全体の見直しを行うことが望ましいでしょう。

運用ルールの整備が必要

電子保存を導入する場合には、システム面の整備だけでなく、社内での運用ルールの見直しを図る必要があります。電子化に即した運用ルールを構築せず、既存の業務フローに固執してしまうと、電子化のメリットを十分に受けられない可能性も高まります。

電子化を導入する場合には、経理および経費精算における業務フローの見直しを行い、導入後に効率的な運用ができるよう、社内体制の整備に取り組みましょう。

システム障害のリスクがある

自社に関するさまざまな情報を電子データとして取り扱う場合、システム障害やセキュリティ上のリスクについても考慮しなければなりません。データの破損や漏えい、システム障害による業務遅延が発生すれば、取引先からの信用を失う可能性も考えられます。

従って、新たにシステムを導入する際にはセキュリティ面についても十分に検討し、導入後もシステム障害などのリスクを軽減するために、日頃からデータのバックアップや分散管理などの対策を徹底しましょう。

Q1．電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿類や証憑類（しょうひょうるい）の全部、または一部を電子データで保存することを認めた法律です。2022年の改正により要件が緩和され、企業における電子保存の導入を後押しする動きが加速しています。

詳しくは以下をご覧ください。

電子帳簿保存法とは？

Q2．電子帳簿保存法で認められている保存方法は？

電子帳簿保存法で認められている保存方法には電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つがあります。電子帳簿等保存では電子的に作成した帳簿・書類、スキャナ保存は紙で受領・作成した書類、電子取引では電子的に授受した取引情報が対象になります。

詳しくは以下をご覧ください。

電子帳簿保存法で認められている保存方法

Q3．電子帳簿保存法の適用を受けるメリットは？

電子帳簿保存法のメリットは破れたり、盗難、紛失にあったりと紙ならではのリスクがなくなることがあげられます。また、電子データにすることで、検索性が向上するため、業務の効率化にもつながります。

詳しくは以下をご覧ください。

電子帳簿保存法のメリット

2022年11月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。