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電子帳簿保存法とは?メリットや適用を受けるための要件など解説

電子帳簿保存法とは?メリットや適用を受けるための要件など解説

業務の効率化に欠かせないペーパーレス化を進めるうえで、知っておきたいのが「電子帳簿保存法」です。この法律のおかげで、膨大な量の書類を紙で保存する必要がなくなりました。
ここでは、電子帳簿保存法とは何かという基礎知識やメリット・デメリットのほか、法の適用を受けるための要件を詳しく解説します。

目次
電子帳簿保存法でデータ保存が可能に
電子帳簿保存法で認められている保存方法
領収書原本の保存が不要になった
電子保存できる書類・できない書類
スキャナ保存が認められている書類・認められていない書類
電子帳簿保存法のメリット
電子帳簿保存法のデメリット
電子帳簿保存法を適用するには?
さらに便利になると期待される電子保存

電子帳簿保存法でデータ保存が可能に

1998年に成立した電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿類や証憑類の全部、または一部を電子データで保存することを認めた法律です。
従来、会計帳簿や決算書といった書類は、紙での保存が基本でした。そのため、電子データになっている文書をわざわざ印刷して、保存することを義務付ける企業も珍しくありませんでした。電子帳簿保存法は、こうした手間の削減による業務の効率化、書類を管理する人の負担の軽減、保存場所の確保と紙や印刷にかかるコストの削減などを目的として定められたものです。

成立当初は、法律の適用を受けるための要件が多いこともあって、導入に消極的な企業がほとんどでしたが、数回にわたる改正を経て適用要件が緩和され、近年はかなり導入が進んでいます。

電子帳簿保存法で認められている保存方法

2005年3月の改正で、紙媒体の書類をスキャンして保存したものも認められるようになりました。これにより、国税関係帳簿書類を電子データで保存する方法は、次の3通りとなっています。

・電磁的記録による保存 各種書類をPCで作成し、印刷せずサーバやDVD、CDなどに保存する。

・COMによる保存 各種書類をPCで作成し、COM(電子計算機出力マイクロフィルム)によって保存する。

・スキャナによる保存 紙の書類をスキャンしてデータに変換して保存する。
2005~2015年までは、スキャナ保存には電子署名が必要で、コピー機などのスキャナ機能を使って取り込んだもののみがスキャナによる保存の対象として認められていました。その後2016年、2018年の改正で緩和され、現在は電子署名が不要、スマートフォンなどで撮影したデータも保存可能となっています。

領収書原本の保存が不要になった

実は、電子帳簿保存法の成立後も、法人や青色申告者は領収書を7年間保存する必要があり、領収書のペーパーレス化は遅れていました。しかし、取引の度に紙の領収書をもらうのは手間がかかるうえ、後々の管理もたいへんです。必要な領収書がすぐに探せないほか、紛失のリスクもあるでしょう。

そこで、この紙での領収書原本の保存について、政府は一定の条件を満たすキャッシュレス決済であれば不要とする方針を決定しました。今後、クレジットカードや電子マネーで決済した経費については、決済データが領収書代わりになるため、紙の領収書をもらって保存しておく必要がありません。場所を取る割に活用されることが少ない領収書の原本を、「念のために」と保存していた個人事業主の負担は、かなり軽減されることになります。

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電子保存できる書類・できない書類

どんな書類でも電子帳簿保存法が適用されるかというと、そうではありません。
国税関係帳簿書類の電子データ保存は、大きく分けて「帳簿」「決算関係書類」「その他の証憑類」の3種類に適用されます。

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電子保存が認められている書類
帳簿 現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳、売上・仕入帳など
決算関係書類 貸借対照表、損益計算書、棚卸表、そのほか決算に関する書類など
その他の証憑類 契約書、請求書、見積書、注文書、レシート、領収書、契約の申込書、納品書、検収書など
電子保存が認められていない書類
手書きで作成した仕訳帳、総勘定元帳などの主要簿
手書きで作成した請求書の写しや補助簿
取引先から受け取った請求書

スキャナ保存が認められている書類・認められていない書類

スキャナによる保存について、認められている書類と認められていない書類は下記のとおりです。
スキャナ保存が認められていない書類は、電子データと書面保存のみ可能となっています。

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スキャナ保存が
認められている書類
契約書、領収書、請求書、レシート、見積書、契約書、納品書など取引先関係(受領分)の証憑類
スキャナ保存が
認められていない書類
仕訳表などの帳簿や、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類

電子帳簿保存法のメリット

電子帳簿保存法の適用を受けると、どのようなメリットがあるのかまとめました。

紙ならではのリスクがなくなる

紙での保存には、記載された文字が判別しづらくなったり、破れたり、火事などでまるごと消失してしまったりするリスクがあります。
電子帳簿保存法を適用することで、読みやすい状態のまま長期的に、安全な状態で必要書類を保存することができます。紙と違って物理的な保存スペースが必要なく、保存用のファイルや場所などにかかるコストも削減できるでしょう。

業務の効率化につながる

従来のように、紙で領収書などを保存していると、必要なときに1枚1枚めくって当該書類を探さなくてはならず、業務が停滞する一因になっていました。
電子データであれば、検索性に優れているため当該書類を簡単に見つけることができ、効率的に業務を行うことができます。

電子帳簿保存法のデメリット

電子データによる保存は、これまでの紙や場所などにかかるコストを削減することができます。しかし、まったく費用がかからないわけではありません。
電子帳簿保存法の適用を受けるには、対応するソフトウェアまたはクラウドシステムなどを導入するための初期費用や、運用していくためのランニングコストがかかります。スタートアップの経営者や個人事業主にとっては、この出費がデメリットとなる場合もあるでしょう。

支払いはクレジットカード決済で。三井住友ビジネスカード for Ownersを活用しよう

一度に多額の出費を抑えたい方におすすめなのが、クレジットカードでの支払いです。電子帳簿保存法に必要なシステムや機器を三井住友ビジネスカード for Ownersで購入すれば、支払時期を後ろにずらすことができ、資金繰りに余裕が生まれます。
また、事業に必要な費用の支払いをクレジットカードに集約することで、利用明細から簡単に経費の状況を確認・管理することができます。

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電子帳簿保存法を適用するには?

職場のペーパーレス化のため、電子帳簿保存法を適用したいと思ったら、どのように手続きを進めれば良いのでしょうか。
まずは、帳簿類の電子データ保存を開始したい日、開始を予定している日の3ヵ月前までに、所轄の税務署に「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」添付書類(使用する会計システムの概要を示す書類など)を提出して申請をします。
課税期間の途中から帳簿類の記帳を電子データに切替えることはできないので、課税期間の開始日に合わせて申請する必要があります。

このとき、申請を受理してもらうには、データが本物であることを確認できる「真実性の確保」と、書類をはっきりと視認できる「可視性の確保」に該当する以下の要件を満たさなくてはなりません。

■電子帳簿保存法の適用を受けるための要件

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要件概要 帳簿 書類
記録事項の訂正・削除の事実を確認できる -
通常の業務処理期間が経過した後の入力履歴を確認できる -
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項の関連性を確認できる -
システム概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなどを備え付ける
保存場所に電子計算機、ディスプレイ、プリンター、プログラムおよびマニュアルが備え付けられており、明瞭な状態で速やかに出力できる
取引年月日、勘定科目、取引金額のほか、帳簿や書類の種類に応じた主要な記録項目で検索できる
日付または金額の範囲指定により検索できる
2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できる -

国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化!」より

はじめませんか、帳簿書類の電子化!
別ウィンドウで国税庁のPDFへリンクします。

なお、スキャナ保存については、所轄の税務署へ「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」と添付書類(使用する電子計算機処理システムなどの概要を記した書類など)を提出して申請します。

さらに便利になると期待される電子保存

電子帳簿保存法は、市場の状況や利用する企業の声を受けて、成立以来、度々改正されてきた法律です。今後も状況に応じた改正を経て、より使いやすく進化していくことでしょう。
導入の手続きが若干煩雑ではあるものの、ペーパーレス化が実現すれば便利に、働きやすくなることは間違いありません。この機会に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

2020年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

監修:Gemstone税理士法人
監修:Gemstone税理士法人

港区の会社設立支援、税理士法人。Big4出身の公認会計士、税理士、元上場企業経理部長、大手ベンチャーキャピタル出身者などで構成され、スタートアップ支援に力を入れる。

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