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オンライン秘書とは?サービス内容やメリットについて

オンライン秘書とは?サービス内容やメリットについて

会社には、コア業務ではないさまざまな雑務が存在します。特に起業したばかりで人手が足りない会社では、雑務も多く本業になかなか手が回りません。そのようなときに心強い味方となってくれるのがオンライン秘書です。
しかし、オンライン秘書と聞いてもピンとこないかもしれません。オンライン秘書とは、いったいどのようなサービスなのでしょうか?

目次
さまざまな業務をサポートしてくれるオンライン秘書
オンライン秘書に依頼できるサービスメニュー
オンライン秘書のメリット・デメリット
オンライン秘書の支払いは法人カードがおすすめ
複数から自社の業務に最適なサービスを選ぶ
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さまざまな業務をサポートしてくれるオンライン秘書

取引先とのアポイントメントの調整や資料作成、メルマガの配信やウェブサイトの更新作業など、会社にはルーティンワークがたくさんあります。本来なら、秘書や営業事務、広報アシスタントといったスタッフに、そうしたルーティンワークを頼むべきでしょう。しかし、起業したばかりの会社では、社内の人的リソースが限られており、なかなか手が回らないことがあります。だからといって、ルーティンワークをやらないわけにはいきません。そんなときに利用したいのがオンライン秘書サービスです。

オンライン秘書とは文字どおり、インターネットを活用してオンラインで業務サポートを提供しているサービスです。「秘書」といっても、実際に業務をサポートしてくれるのは、オンライン秘書サービスを提供している企業に所属している在宅ワーカーが主体です。結婚や出産、介護などを機に通勤が困難になった人や、地方企業に就業していてキャリアアップを希望している人などが、オンライン秘書の在宅ワーカーとして活躍しているようです。

オンライン秘書に依頼できるサービスメニュー

オンライン秘書に依頼できることは、いわゆる秘書業務はもちろんのこと、経理、財務、人事や営業、マーケティングなど、多岐にわたっています。

秘書業務

オンライン秘書が最も得意とするのは秘書業務です。例えば、経営者や総務担当者のアシスタントとして、以下のような雑務をこなしてくれます。

  • スケジュールやアポイントメントの調整
  • 出張をするときの交通機関やホテルの予約
  • 会食時のレストランのリサーチや予約
  • 議事録や資料の作成
  • メール対応

経理・財務・人事

秘書業務からさらに一歩踏み込んで、経理、財務、人事に関わる業務にも、オンライン秘書サービスは対応してくれます。請求書や見積書、注文書、決算書、事業計画書の作成のほか、経費精算といった事務作業であればお手の物といえます。さすがに採用業務までは担当できませんが、人材採用にかかわるセミナーや研修の手配、応募者対応までを行うサービスも存在します。

営業

オンラインのサービスなので、実際の営業業務を依頼することはできませんが、営業事務やマーケティングのアシスタントなどの業務であれば依頼ができます。名刺のデータ入力のほか、プレゼン資料、企画書、提案書などの作成、メール対応、リサーチ・分析なども行うことができます。経営者みずからがトップセールスをしているような会社では、とても便利な存在です。

マーケティング

ウェブやSNSでのマーケティングに関連したコンテンツの更新や修正、SNS投稿、コメント返信といった業務は、オンラインサービスの得意分野です。そのほか、画像編集やアクセス解析なども頼めるサービスもあります。

広告運用

リスティング広告やSNS広告の運用、メルマガの配信、ABテストといったウェブ広告の運用を依頼できるサービスもあります。ウェブ広告の運用はかなり大きな会社でも専門の外部企業に依頼するパターンも多いため、かなり便利に利用できるでしょう。

クリエイティブ・制作業務

バナー作成やロゴデザイン、ランディングページの作成、コーディングなど、クリエイターでないとできない業務に対応したサービスもあります。こうした業務まで網羅している業者の場合は、秘書というよりもウェブデザイナーを自社に抱えているのと同じ感覚で利用できます。

オンライン秘書のメリット・デメリット

オンライン秘書には多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。自社の業務にオンライン秘書が適しているのかどうかをよく考えてから、サービスの利用を決める必要があります。

<オンライン秘書のメリット>

・業務量に応じた人件費の調整が可能になる

閑散期と繁忙期の差が激しく、定期的に発生する業務ではない場合、スタッフを直接雇っていては人件費が無駄になってしまうことがあります。しかし、オンライン秘書サービスなら、必要でない時期は契約を解除することができます。

・コア業務に集中できる

バックオフィス業務など、コア業務以外はオンライン秘書に任せることで、自社のスタッフはコア業務に集中できるようになります。

・幅広い業務を依頼できる

オンライン秘書と似たようなサービスとして、クラウドソーシングがあります。しかし、クラウドソーシングの場合には、案件単位での契約となるため、契約した案件以外の業務を依頼することはできません。その点、オンライン秘書サービスの場合は「時間単位」「人単位」での契約なので、幅広い業務をフレキシブルに依頼できます。

<オンライン秘書のデメリット>

・オンラインで対応できない業務は依頼できない

紙の書類や領収書の整理など、オンラインだけでは済ませられない業務は、当然依頼できません。ただし、オンライン秘書サービスの中には、スタッフが実際にオフィスへ来訪してオフライン業務をこなすサービスを提供している会社もあります。

・事前にスタッフのスキルが判断できない

実際に秘書を雇う場合には、応募者に対して面接を行い、受け答えのしかたなど、その人のスキルを対面で確認し、選考のうえで採用します。しかし、オンライン秘書の場合には面接や面談を行うわけではないので、担当スタッフのスキルが不明なままスタートすることになります。
もちろん、サービスを提供している会社では、一定のスキルを持つ人材を採用していますが、どこまでのスキルがあるかは不明な場合もあります。
また、オンライン秘書とはいえ、担当するスタッフは生身の人間ですから、相性などにより好みが分かれることもあるでしょう。

オンライン秘書に依頼する際に注意したいポイント

オンライン秘書は、サービスを提供する企業によって、対応できる業務はかなり異なっています。そこで、どのような業務をオンライン秘書に依頼したいのかを明確にすることが必要です。そのうえで、サービスプランの確定しているオンライン秘書サービスに依頼したい業務を合わせるのではなく、自社の依頼したい業務内容に合致するサービスを展開している企業を選択すべきでしょう。
また、オンライン、特にメールでのコミュニケーションがうまくとれず、認識の齟齬が発生して、期待していた結果が得られない可能性もあります。そのような問題が起こらないようにするためには、依頼業務をわかりやすく書き出して、具体的に伝えていくことが肝要です。

オンライン秘書の支払いは法人カードがおすすめ

オンライン秘書の契約なら毎月の支払額が決まっているため、法人カード(法人用クレジットカード)での支払いを検討してみてもいいでしょう。法人カードなら、決済を自動で済ますことができ、履歴を明細書で把握できますので、経理作業の効率化になります。また、一部の法人カードでは、ポイントが付与されるのも、大きな魅力です。オンライン秘書の各サービスで、法人カードが使用可能かどうかを確認してみましょう。

複数から自社の業務に最適なサービスを選ぶ

アメリカでスタートしたオンライン秘書サービスですが、日本でも急速に広まってきており、サービスの数も増えています。ただし、サービスごとに、料金体系や強みを持つ業務などにかなり違いがあります。
1つのオンライン秘書サービスだけを見るのではなく、複数のサービスを比較して、自社の業務に最適なサービスを選ぶようにしましょう。

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2018年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

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監修:Gemstone税理士法人
監修:Gemstone税理士法人

港区の会社設立支援、税理士法人。Big4出身の公認会計士、税理士、元上場企業経理部長、大手ベンチャーキャピタル出身者などで構成され、スタートアップ支援に力を入れる。

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