秘書業務

オンライン秘書が最も得意とするのは秘書業務です。例えば、経営者や総務担当者のアシスタントとして、以下のような雑務をこなしてくれます。

• スケジュールやアポイントメントの調整
• 出張をするときの交通機関やホテルの予約
• 会食時のレストランのリサーチや予約
• 議事録や資料の作成
• メール対応

経理・財務・人事

秘書業務からさらに一歩踏み込んで、経理、財務、人事に関わる業務にも、オンライン秘書サービスは対応してくれます。請求書や見積書、注文書、決算書、事業計画書の作成のほか、経費精算といった事務作業であればお手の物といえます。さすがに採用業務までは担当できませんが、人材採用にかかわるセミナーや研修の手配、応募者対応までを行うサービスも存在します。

営業

オンラインのサービスなので、実際の営業業務を依頼することはできませんが、営業事務やマーケティングのアシスタントなどの業務であれば依頼ができます。名刺のデータ入力のほか、プレゼン資料、企画書、提案書などの作成、メール対応、リサーチ・分析なども行うことができます。経営者みずからがトップセールスをしているような会社では、とても便利な存在です。

マーケティング

ウェブやSNSでのマーケティングに関連したコンテンツの更新や修正、SNS投稿、コメント返信といった業務は、オンラインサービスの得意分野です。そのほか、画像編集やアクセス解析なども頼めるサービスもあります。

広告運用

リスティング広告やSNS広告の運用、メルマガの配信、ABテストといったウェブ広告の運用を依頼できるサービスもあります。ウェブ広告の運用はかなり大きな会社でも専門の外部企業に依頼するパターンも多いため、かなり便利に利用できるでしょう。

クリエイティブ・制作業務

バナー作成やロゴデザイン、ランディングページの作成、コーディングなど、クリエイターでないとできない業務に対応したサービスもあります。こうした業務まで網羅している業者の場合は、秘書というよりもウェブデザイナーを自社に抱えているのと同じ感覚で利用できます。

＜オンライン秘書のメリット＞

＜オンライン秘書のデメリット＞

オンライン秘書に依頼する際に注意したいポイント

オンライン秘書は、サービスを提供する企業によって、対応できる業務はかなり異なっています。そこで、どのような業務をオンライン秘書に依頼したいのかを明確にすることが必要です。そのうえで、サービスプランの確定しているオンライン秘書サービスに依頼したい業務を合わせるのではなく、自社の依頼したい業務内容に合致するサービスを展開している企業を選択すべきでしょう。
また、オンライン、特にメールでのコミュニケーションがうまくとれず、認識の齟齬が発生して、期待していた結果が得られない可能性もあります。そのような問題が起こらないようにするためには、依頼業務をわかりやすく書き出して、具体的に伝えていくことが肝要です。