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バーチャルオフィスを利用して起業する場合のメリットと注意点

バーチャルオフィスを利用して起業する場合のメリットと注意点

スタートアップの経営者や個人事業主を中心に注目されているバーチャルオフィス。リモートワークの普及により、「その場所へ行って仕事をするための事務所」の必要性が薄れ、バーチャルオフィスの需要はより高まりつつあります。
ここでは、バーチャルオフィスの基本的な機能をはじめ、起業家にとってのメリットと注意点を解説します。

目次
バーチャルオフィスとは?
バーチャルオフィスのオプションサービス例
バーチャルオフィスとレンタルオフィスとの違い
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスの注意点
バーチャルオフィスを借りる前に確認したいこと
将来的な移転を見据えて、月額利用料はクレジットカード払いがおすすめ
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バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィス(virtual office)とは、物理的な事務所ではなく、事務所としての機能だけをレンタルできる「仮想の事務所」です。
働き方の多様化やITインフラの進歩により、実体がある事務所に限らずとも自宅やカフェ、クライアントの事務所など、さまざまな場所で仕事をする人が増えました。その結果、レンタルオフィスの需要も拡大しています。一般的な事務所を借りるよりコストが抑えられ、スピーディーに会社の住所を取得できることから、スタートアップの経営者や個人事業主にも人気です。

バーチャルオフィスには、従来の事務所のように机と椅子を備えた執務スペースはありません。
基本的には、住所や電話番号をレンタルし、あたかもそこに事務所を構えている体裁で法人登記したり、名刺やウェブサイトなどに記載したりすることができます。

バーチャルオフィスのオプションサービス例

バーチャルオフィスの基本サービスは、住所と電話番号をレンタルできることです。ほかにも、下記のようなオプションサービスにより、事務所としての機能を充実させることができます。

郵便物の受け取りや転送をしてくれる

ビジネスをスタートすると、事務所にさまざまな郵便物が届きます。中には、クライアントから送られてきた重要な荷物や郵便物もあるでしょう。ほとんどのバーチャルオフィスでは、登録している会員の代わりにバーチャルオフィスの運営企業が郵便物を受け取り、あらかじめ指示しておいた住所に転送するか、受け取りに来るまで保管しておいてくれます。
郵便物の受け取り・転送が基本サービスに組み込まれているか、有料オプションになるかは運営会社によって異なりますので、あらかじめ確認しましょう。

電話の転送や電話の受付をしてくれる

携帯電話が普及した現代でも、オフィスに固定電話の番号があることが、信頼性を証明するもののひとつとして根強く残っています。バーチャルオフィスで住所だけでなく電話番号もレンタルした場合、クライアントからかかってきた電話を、指定した携帯電話などに転送してもらうことができます。
電話の受付サービスや秘書サービスを提供しているバーチャルオフィスでは、単に転送するだけでなく対応を依頼することもできます。重要なビジネスチャンスを逃さないよう、できるだけ早く、丁寧に対応したいというニーズに応えてくれます。

急な来客でも対応してくれる

バーチャルオフィスの住所で法人登記したり、ウェブサイトや名刺に記載したりすると、営業などの不意な訪問や融資の審査をする銀行員などの訪問を受ける場合があります。いつ訪れても不在という状態では、相手が不信の念を抱き、ビジネスに支障が出ることになりかねません。
来客対応サービスを提供しているバーチャルオフィスでは、常駐しているスタッフがスマートに対応してくれるので安心です。

社名を表示してくれる

ビルのエントランスにある案内板や、オフィスがあるフロアのエレベーター横などに、社名や屋号を記載してくれるサービスもあります。オフィスを訪れたクライアントや金融機関担当者のイメージがアップする効果が期待できます

会議室の貸し出しをしてくれる

いつもは自宅やカフェなどで仕事をしていても、クライアントとの商談やビジネスパートナーとの打ち合わせなどで、会議室が必要なシーンは出てきます。バーチャルオフィス内の会議室レンタルサービスなら、必要なとき、必要な時間だけ会議室を利用することができます。
また、全国にバーチャルオフィスを展開する運営会社によっては、1ヵ所バーチャルオフィスの契約をすると、そこの会議室だけでなく、全店舗の会議室を利用できるサービスもあります。
 

会議室の貸し出しをしてくれる

バーチャルオフィスとレンタルオフィスとの違い

バーチャルオフィスと混同されやすいのが、レンタルオフィスです。
バーチャルオフィスとの大きな違いは、実際に執務できるスペースがある点です。レンタルオフィスは、椅子と机、コピー機、キャビネット、インターネット回線など、ビジネスに必要な機器と環境が整っているオフィス専用のスペ―スを指します。また、最近は、複数の会社でワンフロアなど執務スペースをレンタルし、共同で利用するシェアオフィスも増えてきました。
どの形態にもそれぞれメリットとデメリットがありますので、用意できる資金と、自分のビジネスに必要なものを見極めて、オフィスのスタイルを決定することが大切です。

レンタルオフィスについては、こちらの記事もご参照ください。
すぐに使えて便利!レンタルオフィスのメリットと気になるデメリット

バーチャルオフィスのメリット

ここからは、バーチャルオフィスのメリットについて確認していきましょう。
バーチャルオフィスを借りるメリットは、おもに下記の4つがあります。

プライバシーを守れる

事務所を開設するにあたって、最もコストを抑えられる方法は「自宅をオフィスにする」ことです。しかし、特に女性の場合、自宅の住所という極めてプライベートな情報を開示することに抵抗がある人は少なくありません。
コストは最小限に、かつプライバシーに対するリスクも抑えたいという場合に、バーチャルオフィスは最適です。

ブランディングができる

バーチャルオフィスは、スタートアップの経営者や個人事業主ではなかなか借りることができない都心部の住所を会社の所在地として使うことができます。ビジネスタウンとして人気の街や、知名度が高く土地柄が良い場所に本社を作ることで、クライアントや金融機関からの信用力が増し、ブランディング効果が高まります。
かつての渋谷のビットバレーのように、勢いのある同業他社が多いエリアにバーチャルオフィスを設定することができれば、問い合わせ増につながる可能性もあるでしょう。

すぐに住所を借りることができる

賃貸事務所やレンタルオフィスを契約する場合、物件の選定から契約までのあいだに内見や審査などがあり、最短でも1ヵ月、長くて2ヵ月ほどの期間がかかります。申し込みに必要な書類も種類が多く、場合によっては前払い賃料などもそろえなくてはなりません。
一方、ほとんどのバーチャルオフィスでは、個人契約なら運転免許証や保険証、パスポートなど本人確認書類のみ、法人契約なら会社登記簿謄本と代表者の本人確認書類の2点のみを用意すればOKです。すべてオンラインで手続きできたり、即日審査が可能だったりと、利用開始までが早いことが特徴です。

コストを抑えられる

バーチャルオフィス最大のメリットは、コストを抑えて法人登記や各種手続きに必要な住所を手に入れられることです。ビジネスをスタートしたばかりで売上が不安定な時期に、オフィスを借りるための敷金・礼金、保証金といったイニシャルコストや毎月の事務所賃貸料、冷暖房費などのランニングコストがかかるのは大きな負担です。
その点、バーチャルオフィスはイニシャルコストがほぼ不要で、都心の一等地で住所や電話番号などの基本プランなら月額5,000円前後、各種オプションサービスをつけても月額1万円前後と、かなりコストを抑えることができます。売上が安定するまではバーチャルオフィスで初期投資を抑え、タイミングを見て実在するオフィスを借りるのが得策だといえるでしょう。

支払いは三井住友ビジネスカード for Ownersがおすすめ

バーチャルオフィスの支払い方法でクレジットカードを選択できる場合、ビジネスに必要な固定費としてクレジットカード払いにするのがおすすめです。税金など高額の支出と合わせてカード払いにすることで、効率的にポイントを貯めることができます。
簡単に経費を把握できるほか、会計ソフトに紐付けることで会計処理の手間が省けるのもポイントでしょう。さらに、国内外の旅行傷害保険や国内外の空港ラウンジ利用といった付帯サービスが充実している三井住友ビジネスカード for Ownersを作っておくと、ビジネスが拡大した後も有効活用できます。

申し込みの際に登記簿謄本、決算書が不要。個人の与信をベースに審査し創業1年未満でも発行できる
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バーチャルオフィスの注意点

バーチャルオフィスを利用するにあたって、注意しなければならない点も整理しておきましょう。

支払い方法は会社によってさまざまある

支払い方法は、銀行振込、口座振替、現金、クレジットカード決済など、サービスを提供する会社によってさまざまです。中には、クレジットカード決済に対応していない会社もあります。
クレジットカード払いによるメリットを受けたいと考えている場合は、支払い方法を確認するようにしましょう。

サービスの充実度は会社によって差がある

バーチャルオフィスが提供しているサービスの内容は、「住所貸し」を基本として、会社ごとに充実度が異なります。契約を検討する際は、法人登記ができるか、電話対応をしてくれるかなど、自分がバーチャルオフィスに求めるものに優先順位を付け、必要なサービスがきちんと受けられるかどうかをしっかり確認しましょう。

職種によっては会社住所として登録できない

実体のあるオフィスが必要な業種や、独立した事務所が必要な一部業種では、バーチャルオフィスを利用することができません。おもに、下記のような職種が、バーチャルオフィスには不向きといえるでしょう。

  • 職業紹介業
    厚生労働大臣の許認可を申請する際、求職者と面談を行う個室を設置しなければならず、実体のある事業所が必要となります。
  • 人材派遣業
    一般労働者派遣業の許認可を受けるには、20平方メートル以上の広さがある事業所が必要で、賃貸契約書の提出が求められます。特定労働者派遣業の場合は、広さの規定や書類提出などの縛りがないものの、バーチャルオフィスで登録したことが分かると認可を取り消される可能性があります。
  • 士業(弁護士、税理士、司法書士など)
    弁護士なら弁護士会、税理士なら税理士会などに登録する際に、実体のある事務所が必要になります。個人情報を扱う業務の性質上、独立した執務スペースを確保できることも重要でしょう。
  • 建設業
    請負契約の見積もり、入札、契約締結などを行う場合、実体を伴う事務所がなければ許認可を受けることができません。
  • 探偵業
    探偵業届出証明書の取得にあたって、実体のある事務所がないと許可が下りません。
  • 古物商
    古物商許可を受けるには、商品や在庫を置いて取引できる営業所を必ず設けなければいけません。
  • 不動産業
    宅建業免許を取得するための要件として、事務所としての機能を備えた個別スペースが必要となります。

バーチャルオフィスを借りる前に確認したいこと

バーチャルオフィスで失敗しないために、借りる前には以下の3点を確認しましょう。

過去に犯罪があったなど、マイナスイメージがないか

バーチャルオフィスのある住所で犯罪が起きた過去があると、不利益を被ることがあります。例えば、銀行の法人口座開設のための審査などで本社所在地が調べられた際、現在の契約者に落ち度がなくても口座開設が認められないといったことがあります。
契約を考えている住所をインターネットで検索するなどして調査し、何らかの犯罪歴が見つかった場合には、ほかのバーチャルオフィスを検討することをおすすめします。

駅からアクセスしやすいか

実際に執務を行わないバーチャルオフィスの場合、住所のブランド力や費用面などを優先して、駅からのアクセスは軽視されがちです。
しかし、長い目で見ると、クライアントとの打ち合わせで会議室を利用するなど、実際にオフィスを利用する機会がないわけではありません。クライアントの利便性も考えて、最寄り駅からの距離や立地もチェックしましょう。

外観や内装はきちんと管理されているか

駅からのアクセスと同様、チェックが甘くなりやすいのがバーチャルオフィスの外観や内装です。
特に、オンラインですべての手続きが完了するケースや、即日審査で利用許可が下りるケースでは、現地を一切確認せずに契約を完結することもできます。しかし、都心の一等地の住所であっても、外観が思いのほかみすぼらしかったり、内装に手入れが行き届いていなかったりする可能性がないとはいえません。
清潔感のないオフィスをクライアントや金融機関の審査担当者が見れば、一気にイメージを損なうことにもなりかねません。必ず一度は現地を訪れて、自身の目で確かめておきましょう。

将来的な移転を見据えて、月額利用料はクレジットカード払いがおすすめ

副業を解禁する企業やパラレルワーカーの増加、働き方の多様化などによって、年々ニーズが高まるバーチャルオフィス。
事業をするために必要な信用力のある住所を簡単に手に入れることができ、初期費用や月額利用料も、賃貸事務所やレンタルオフィスに比べて安いとあって、できるだけ支出を抑えたいスタートアップの起業家にも人気です。起業からしばらくはバーチャルオフィスを活用して、事業が軌道にのったら賃貸事務所への移転を検討するという人も多いでしょう。

将来、事務所への移転を検討する際は、売上高の推移と事務所にかかるコストを比較・検討して、無理のない時期を見極めることがポイントです。そのためにも、バーチャルオフィスの利用料は、ほかの経費といっしょにクレジットカード払いにまとめ、コストの視認性を高めておくことをおすすめします。

2020年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

監修:社会保険労務士法人日本人事 代表 山本喜一
監修:社会保険労務士法人日本人事代表 山本喜一

社会保険労務士、精神保健福祉士。弁護士をはじめ他士業との連携が得意。上場支援、問題社員などの対応を行っている。近年はメンタルヘルス不調者対応に力を入れる。著書『企業のうつ病対策ハンドブック』『就業規則の見直しと運用の実務』『労務管理の原則と例外』など。

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