情報の漏洩・不正利用を防ぐため

他社と仕事を進めるうえで、社内の秘密情報を共有することがあります。その際に秘密保持契約を結んでいないと、大切な情報を社外に漏洩されたり、仕事の目的外で情報を不正利用されたりなど、不要なトラブルが起きかねません。

秘密保持契約によって情報の利用目的を定めていれば、このような情報漏洩や不正利用を防ぐ効果があります。

特許申請のため

当該秘密情報に関して特許申請が予定されている場合は、秘密保持契約を締結する必要があります。「不特定の者に秘密でないものとしてその内容が知られた発明（公然知られた発明）」は特許を受けることができません（特許法第29条第1項第1号）。そのため、秘密保持契約を締結せずに情報を漏洩した場合、その発明は公然知られた発明に該当するとされ、特許を取得できなくなってしまいます。このような事態を防ぐためにも、秘密保持契約の締結が必要となります。

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不正競争防止のため

不正競争防止のために、秘密保持契約が役立つケースがあります。
もし秘密情報が漏洩したことにより、第三者に類似商品を作られてしまった場合、漏洩したのが秘密情報だということが判断されないと差し止め請求や損害賠償請求ができないことがあります。
秘密保持契約を締結していると、秘密情報だという根拠にもなり得るため、不正競争防止に役立つことがあります。

当事者間で共通認識を作る

まずは、当事者間でどちらのひな型を使用するか決める必要があります。当事者間の力関係によって決まることが多いですが、相手方のひな型を使用する場合は「どのような情報が秘密情報にあたるのか」「情報を利用できる範囲はどこまでか」など双方の認識に相違がないよう、よく確認しておきましょう。

もし、双方向に秘密保持義務を負うのではなく、自社のみが秘密保持義務を負う内容になっているようであれば、特段の事情がない限り、双方向に義務を負うひな型をベースにできるよう要求すべきです。

秘密保持契約書を作成する

双方が契約内容に合意できたら、契約書の原案を作成します。原案が完成したら、契約書の内容が事前に協議した内容と相違ないかどうか確認しましょう。

万が一、情報が漏洩することによって自社の事業に不利益を被る可能性がある場合は、弁護士へのリーガルチェック依頼も必要です。

それぞれ調印する

原案の内容に問題がなければ、締結を行います。秘密保持契約書は必要部数作成し、それぞれに当事者が調印したうえで「割印」をしましょう。割印は、各原本の内容が同じものであることを示すためのものです。当事者それぞれが調印および割印を終えたら、秘密保持契約が締結されます。なお、最近では、電子署名も多く用いられるようになっていますので、その場合には、「割印」は不要となります。

目的を明確にする

まずは、秘密保持契約の目的を明確にしましょう。「なぜ秘密保持契約を締結するのか」を明確にしておくことで、秘密情報の範囲や利用目的、契約期間が定めやすくなります。相手方から開示を受ける秘密情報と、相手方に開示する秘密情報とではどちらの量が多いか、どちらの秘密情報がより重要かなどを慎重に吟味しましょう。

秘密情報の定義を明確にする

秘密保持契約を結ぶときは、「どのような情報が秘密情報にあたるのか」という情報の定義を明確にします。相手方が守るべき秘密情報が明確になっていなければ、万が一、情報漏洩が起こった場合に責任を問えないためです。

従って、秘密情報の定義は契約を締結するうえで、最も大切な項目といえるでしょう。秘密保持契約を結ぶ相手方にとっても順守すべき義務の範囲となるため、明確な記載が必要です。

義務違反した場合の措置を明確にする

相手方が契約の義務違反をした場合の措置も明確にします。例えば、情報漏洩が起こった場合の損害賠償請求や、情報利用の差し止めなどが挙げられます。

契約違反を起こした場合にどのような措置を取るかを提示しておくことで、情報漏洩や目的外での情報利用を未然に防止できる効果があります。

適切な契約期間を設定する

秘密保持契約では、契約の有効期間を設定します。契約期間を定めていなければ、相手方に秘密情報を守るための対策をいつまでも強いてしまうことになるためです。

例えば、新商品のプロモーションを依頼していた場合、商品のリリース後は徐々に情報の秘匿性が薄まっていきます。このようなケースでは、プロジェクトの終了から数年間を契約期間とすることが一般的です。

反対に、顧客情報に関わるものであれば、時間経過とともに情報の秘匿性が薄まることはないため、契約期間を無期限とする例もみられます。プロジェクトの内容や秘密情報の特性に応じて、適切な契約期間を定めましょう。

契約期間終了後の対応を明確にする

秘密保持契約では、契約終了後の対応についても明確にしておくことが大切です。重要事項が記載された資料を相手方へ渡している場合は、契約後に返却もしくは破棄してもらうなど、対応を明確に記載しましょう。

秘密情報の取り扱いをきちんと提示しておくことで、契約期間終了後の情報漏洩や不正利用のリスクを取り除く効果があります。

タイトル

何を契約しているものなのかが端的に分かるタイトルを記載します。単純に「秘密保持契約書」でも構いません。また、具体的な契約内容を盛り込んで、「秘密保持契約書（●●●契約に関して）」と記載してもいいでしょう。

契約の目的

秘密保持契約を交わす目的を記載します。例えば、「新規取引検討にかかる各種情報の授受のため」「業務委託の可否を検討するため」などの記載になります。目的を明確にしておくことで、秘密情報の目的外での利用禁止にもつながります。

秘密情報の定義

漏らされては困る、秘密情報の定義について記載します。どういったものを秘密情報とするのか、その範囲を定義しましょう。
ここで定義した秘密情報以外の情報については、自社で秘密情報だと考えていても、相手方が漏洩した際に契約違反は問えません。秘密情報として保護されるためには、「マル秘」などの秘密指定の表示が必要か否かがよく問題となります。

目的外使用の禁止

秘密情報の、目的外使用の禁止という規定を記載します。「目的外での使用を禁止する」との一文がないと、相手方が秘密情報を流用して製品やサービスを作ってしまった場合、責任を問うことができなくなります。

コピーの制限

コピーの制限について記載します。秘密情報が含まれている資料について、「コピーを認める（あるいは、認めない）」の一文を入れましょう。

秘密保持義務

秘密保持義務について記載します。秘密情報を受け取った側が、「どういった内容の義務を負うのか」を明確にしましょう。

秘密情報の返還・廃棄

秘密情報が記載された資料について、契約が終了した際に返還するあるいは廃棄するという内容の文章を入れましょう。これは、契約期間終了後、相手方に秘密情報が残っていると、漏洩や不正利用のリスクが残るためです。

義務ではないこと

「秘密保持契約書を締結しても、以後の取引を開始する義務はない」など、義務にされたら困ることを記載しておくこともあります。

保証について

「秘密情報を開示する側が、秘密情報を開示できる権利を持っている」ということを保証させる文章を記載しておくこともあります。

知的財産権

秘密情報の中には、知的財産権に関する情報が含まれていることもあります。情報提供によって、知的財産権を相手方に移譲するわけではないという一文を念のため記載することもあります。

情報漏洩時の措置

秘密情報が漏洩したか、その疑いがある場合に、「状況報告を求める権利、調査をさせる権利、再発防止措置策を請求できる権利を開示者に認める」という内容の文章を記載することもあります。

権利義務の譲渡禁止

「秘密保持契約書の締結により得た権利・義務を、相手方の許諾を得ず勝手に第三者に譲ることはできない」という内容の文章を記載することもあります。

損害賠償／差止

「秘密情報が漏洩したときには相手方に対して賠償請求できる」という内容の文章を記載しておきましょう。併せて相手方に対し、「秘密情報の使用差止を請求できる」という内容の文章を記載しておきます。

契約の有効期間と残存条項

秘密保持契約書の「有効期間」と、「契約終了後も一部の契約条項の効果を持続させることができる」という「残存条項」を記載しておく必要があります。

準拠法

国際取引の場合、準拠法を記載することで、どこの国の法律が適用されるかを明確にしておく必要があります。

裁判所の管轄

裁判所の管轄を記載しておきます。東京にある会社であれば、東京簡易裁判所あるいは東京地方裁判所を管轄裁判所とする例が多いです。

作成年月日と記名（署名）調印

秘密保持契約を締結した年月日を記入します。契約当事者それぞれの氏名の記載と調印とともに、所在地も記載します。

秘密保持契約の調印について

調印に使うハンコは、締結する契約の重要性によって異なってきます。重要な契約では実印が使用され、印鑑証明書の添付が求められます。後日、秘密保持契約の締結の有無が問題になった場合の立証力は変わってきますが、重要性に乏しいものであれば、認め印でも構いません。当該秘密保持契約を締結する担当者に権限がありさえすれば、担当者のサインだけで済ますケースもあります。

割印と契印とは？

秘密保持契約書が複数枚になることがあります。その際には、「割印」と「契印」といった方法で、契約書の内容を証明し、改ざんを防ぎます。

割印は、2通以上の独立した秘密保持契約書を作成するとき、その文書が関連していることを証明するための方法です。原本と写し、あるいは自社と契約相手といったようなケースが想定されます。割印は、ずらして重ね合わせた秘密保持契約書に、またがるように押印します。

契印は、秘密保持契約書自体が2枚以上になるときに、契約書のつなぎ目や綴じ目に押印する方法です。末尾あるいは冒頭だけに押印すると、契約相手に押印したページ以外を差し替えられて、偽造される可能性もあります。そのため、秘密保持契約書が複数枚になったときは、ページにまたがるように、見開きページに対して押印していきます。

ただし、見開きごとに押印するのは手間がかかりますので、契約書の片側をテープで止める袋とじ製本をする方法があります。袋とじ製本にして、製本テープと契約書にまたがった箇所に押印すれば、1箇所の契印で済むようになります。

秘密保持契約書を郵送で依頼する際のマナー

秘密保持契約書を作成後、契約相手に郵送で、署名と捺印を依頼する場合があります。その際には、郵便の種別を「簡易書留」などにして配達記録を残しておきましょう。普通郵便で郵送した場合、確実に届いたかどうかの証拠が残らないだけでなく、秘密情報を記載した郵便がポストから盗難される可能性もあります。簡易書留やレターパックプラスにしておけば、郵送相手に手渡しで届けてくれますし、配達状況をインターネット上で確認できたり、配達した事実を証明してくれたりするので安心です。

また、秘密保持契約書は、相手と自身の双方が保持するものですので、相手方が1名（1社）であれば、2通の契約書を郵送し、署名捺印してもらった1通の契約書を返送してもらう必要があります。その返送用の封筒も同封して郵送することもマナーとなっています。その封筒には、返信用切手を貼付することも忘れないようにしましょう。

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Q1．NDA（秘密保持契約）とは？

NDA（秘密保持契約）とは、自社が持つ秘密の情報をほかの企業に提供する際に他社に漏洩したり不正に利用されたりすることを防止するために結ぶ契約です。他社との取引にあたって新技術や新商品の情報など自社の重要事項の提供が必要となる場合に締結します。

詳しくは以下をご覧ください。
NDA（秘密保持契約）とは？

Q2．秘密保持契約はいつまでに締結するべき？

秘密保持契約は、遅くとも相手方に秘密情報を開示する前までに締結します。締結前に秘密情報を開示してしまうと、情報漏洩や不正利用にもつながるリスクがあるため、秘密保持契約を結ぶまでは自社の情報を開示しないようにしましょう。

詳しくは以下をご覧ください。
秘密保持契約はいつまでに締結するべき？

Q3．秘密保持契約を締結するときに注意すべきことは？

秘密保持契約を締結するときは、契約の目的や秘密情報の定義を明確にしましょう。「どのような情報を、どのような目的で保持しなければいけないのか」といったことを明確にしなければ、秘密保持契約が機能しない可能性があるためです。また、秘密保持契約を締結したからといって、契約違反の立証を行うのは困難なケースが多いので、安心はできません。本当に社外に出して良い情報か否かについては慎重に吟味しましょう。

詳しくは以下をご覧ください。
秘密保持契約を締結するときのチェックポイント