納品書、見積書、請求書、領収書の違いとは？今さら聞けない4つの書類

納品書、見積書、請求書、領収書の違いとは？今さら聞けない4つの書類

2018.03.28

発注を受けて取引先と仕事をする場合、見積書や納品書、請求書、領収書といった書類が必要となってきます。多くの方にとってなじみのある書類だと思いますが、改めてどういった内容なのかを把握しておきましょう。
意外と混同されやすい納品書と請求書の違いなどを解説しながら、4つの書類について解説していきます。

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企業間の取引で必要になる4つの書類とは？

まずは、企業間の取引がどのような流れになるのかについて、確認していきます。
仕事の発注を受けてから入金確認までのあいだに、見積書、納品書、請求書、領収書といった4種類の書類が必要になります。

見積書：商品やサービスなどの金額や納期などを記して依頼主に送付する
納品書：商品やサービスなどの納品と同時に送付する
請求書：商品やサービスなどの対価を記して送付する
領収書：依頼主からの入金を証明するために発行する

見積書

見積書は、仕事の依頼を受けたとき、取引先に対して提出します。発注された商品やサービスが、どのような内容でどのくらいの金額になるのかを示したものです。見積書には、以下のような項目を記載します。

＜見積書の記載項目＞

見積もり先のあて先
見積書の発行日
見積もりの対象とした商品やサービスなどの内容、数量
見積もりの対象とした商品やサービスなどの単価と合計金額
見積もりの対象とした商品やサービスなどの納期
見積書の有効期限
提出者の会社名、住所、電話番号など
提出者の会社捺印

見積書の役割

仕事のやりとりをする上では、見積書は発行しておくべきものになります。見積書について、2つの役割を確認しておきましょう。

不要なトラブルを避ける見積書は、仕事の依頼主に対して、納品する予定の内容とその金額を提案する書類です。そこで見積書を発行することなく仕事を進めてしまうと、仕事内容や金額面、納期などで依頼主と認識の食い違いがあった場合、後々さまざまなトラブルが発生する可能性があります。

依頼主にとって比較・検討の材料になる見積書は、必ずしも仕事の依頼が確定してから発行する物ではございません。
依頼主が他社の商品やサービスの価格や納期などと比較・検討するための材料として、見積書の発行を依頼してくるケースもあります。その際、見積書は依頼された内容に対する、あなたの誠実さやその後の対応を依頼主にアピールするための材料にもなります。
見積書の提出が早いほど、「仕事も確実・迅速にしてくれるではないか」という印象を与えることができます。しかし、スピードを重視しすぎて、見積書に依頼主の要望にそぐわない内容の記載があったり、間違いがあったりしては、かえって評価が低下する原因となります。その点は、十分気を付けて記載するようにしましょう。

納品書

納品書とは、商品などが納品された際に発行する書類のことです。通常、現物があれば発送時に同封し、現物がない納品物の場合は、別途送付します。納品書には、以下のような項目を記載します。

＜納品書の記載項目＞

納品先のあて先
納品書の発行日
納品した商品やサービスなどの内容、数量
納品した商品やサービスなどの単価と合計金額
納品者の会社名、住所、電話番号など

納品書の役割

納品書のおもな役割は、仕事の依頼主に安心感を与えることです。
もし、納品書を送らずに商品やサービスだけを送付した場合、注文した物がすべて届いたのかどうか不安になります。納品書を同封することで、納品された内容や個数をチェックすることができます。そこで依頼主は、「注文した物がすべて届いている」という安心感を得られます。つまり、納品書が商品（あるいはサービス）を確かに受け取ったという証明になるわけです。
また、納品書と請求書によって、金額の紐付けが行われますので、会社の経理上でも納品書は必要になります。納品書と請求書の金額が違うということにならないよう、注意しましょう。

請求書

請求書とは、商品やサービスなどを納品した後、依頼主とのあいだで事前に交わしておいた締め日に発行する書類です。請求書には商品やサービスへの支払いをしてもらう額など、以下の項目を記載します。

＜請求書の記載項目＞

請求先のあて名
請求書の発行日
商品やサービスなどの内容、数量
商品やサービスなどの請求単価と合計請求金額
請求代金の振込先
請求代金の支払い期限
請求者の会社名、住所、電話番号など

請求書の役割

依頼主に対して商品やサービスなどを納品していても、請求書を発行して送付しなければ、その代金は支払われません。親切な依頼主であれば、請求書の発行を促してくれることもありますが、基本的には納品者が請求書を発行する必要があります。請求書の送付漏れがないように注意しましょう。

請求書の発行タイミング

請求書は、商品やサービスなどの納品と同時、あるいは納品してからその後に請求するのが基本となります。
請求書を発行するタイミングには、「掛売方式」と「都度方式」があります。

掛売方式掛売方式は、締め日を設定して月に1度請求する方式です。月に何度も取引が発生する場合や、毎月定常的な取引がある場合などに適しています。企業では、一般的な方式です。

都度方式都度方式は、納品ごとに請求書を発行する方式です。代金回収を迅速に行えることがメリットになりますが、請求書作成の手間がかかることになります。

領収書

領収書は、代金を受け取った際に発行する書類です。商品やサービスを提供する側にとっては、その対価として代金を受け取ったことを証明する物になります。また、商品やサービスに対してお金を支払う側が、確実に代金を支払ったということを証明する役割もあります。領収書には以下の項目を記載します。

＜領収書の記載項目＞

領収書のあて名
領収書の発行日
領収金額
但し書き
発行者の会社名、住所、電話番号など

領収書の役割

領収書は、請求した商品やサービスなどに対して、「確かに代金を受け取った」ということの証明になる書類です。それだけでなく、代金を支払ったことの証明にもなる役割を持っています。
そのため、入金前に間違えて領収書を発行してしまった場合、「依頼主がすでに支払った」という証明となりかねず、混乱のもとになります。領収書は、必ず入金を確認した後に発行するようにしましょう。