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就業規則とは?作成方法と作成義務について

就業規則とは?作成方法と作成義務について

従業員とのトラブルを回避し、会社を健全に経営していくために重要な「就業規則」。
就業規則は、会社の規模によって作成が義務付けられていない場合もありますが、円滑な経営や人材管理のために、大切な役割を果たしています。

目次
就業規則とは?
就業規則が必要になる条件とは?
就業規則の作成に必要なこと
就業規則の作り方
就業規則の作成にはメリットも多い
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就業規則とは?

就業規則とは、アルバイトやパートも含め、労働者が就業する上での規律や労働条件などについて記載したルールブックのことです。従業員は、就業規則を遵守すべき義務があり、就業規則は契約書と考えていいでしょう。
また、就業規則には、「絶対的記載事項」「相対的記載事項」が労働基準法によって定められています。ただし、従業員が働く上で共有されるべき情報について、就業規則に記載するのは必須ではなく、「任意記載事項」があります。

・絶対的記載事項

絶対的な記載事項は、就業規則に必ず記載しなければならない事項を指します。労働時間・退職・賃金に関する内容となります。

・相対的記載事項

相対的記載事項は、必ずしも記載する必要はないが、会社のルールとして定めるなら、記載しなければならない事項を指します。退職手当・賞与・安全衛生・職業訓練・災害補償・表彰などに関する内容となります。

・任意記載事項

絶対的必要記載事項、相対的必要記載事項以外のものは、会社が任意記載事項として、就業規則に記載することができます。例えば、企業理念などについて就業規則に記載してもいいでしょう。また、就業規則がなければ利用できない助成金などもあります。

就業規則が必要になる条件とは?

就業規則は、従業員とのトラブルを回避し、円滑な経営や人材管理など、会社を健全に経営していくために必要なルールです。アルバイトやパートなども含め、常時勤務している従業員の数によって、必要かどうか決まります。常時10人以上の労働者を使用する場合は、就業規則の作成が労働基準法で定められています。
なお、常時10人という数字は、会社全体ではなく事業所ごとの使用人数となります。そのため、2つの事業所に、それぞれ5人ずつが常時勤務している場合は、就業規則を作る必要はございません。また、同時に働いていることは条件に含まれませんので、5人のチームがシフト制で2チーム勤務している場合、就業規則は必要となります。ただし、短期雇用により一時的に雇用人数が10人以上となった場合は、就業規則の作成義務はございません。

就業規則の作成に必要なこと

就業規則に記載してある労働条件やルールについて詳しく見ていきましょう。労働時間や休日に関する条件や、賃金・退職については必須事項となります。

・労働条件

勤務時間や休日について(始業時間、就業時間、休憩、年間休日など)

・有給休暇

有給の日数や付与される時期、有給の申請方法など

会社が従業員に計画的に有給休暇を取得させる「計画的付与制度」を利用する場合は記載が必要です。

・賃金

賃金・給与の計算方法や支払い方法、昇給規定など

雇用する上で一番重要となる項目のため、別途「賃金規定」を作成するのが一般的。

・各種届出の方法

結婚・出産・引越し・退職・休職の手続きや、個人情報の変更手続き方法について

・懲戒制度

懲戒処分について

懲戒処分には、譴責(けんせき)、減給、出勤停止、降格、諭旨解雇、懲戒解雇などの種類があります。

就業規則の作り方

就業規則は、各事業所の業務内容に準じて作成を行います。作成時だけでなく、変更時にも所轄の労働基準監督署に提出する必要があります。それでは、作成の手順を見ていきましょう。

1. 原案作成

まず、就業規則の原案作成には、厚生労働省が発表している「モデル就業規則」といった、ひな形を参考にするといいでしょう。自社の特性や事業内容に応じた就業規則を作っていきます。ただし、就業規則は非常に細かい規定が必要になるため、社会保険労務士に相談するのが一般的です。また、このタイミングで、従業員から就業規則についての意見を聞いて、就業規則作成の内容に反映してもいいでしょう。

2. 聞き取り

就業規則の原案について、会社の過半数を代表する従業員にヒアリングを行います。また、社員の過半数が入る労働組合がある場合は、労働組合の意見を聞くことが条件となります。

3. 提出

従業員の代表者の意見書を添付して、所轄の労働基準監督署に提出します。労働基準監督署では、労働者の意見を聞いたことが証明されている場合に就業規則が受理されるしくみとなっています。

4. 周知

就業規則を作っても、従業員が見ることができなければ意味がございません。全員が必要なときに見られるように、掲示や配布する必要があります。

就業規則を変更したい場合

就業規則の内容は、時代の変化や法令改正などによって変更が必要な場合があります。1年に1度は問題がないか、見直すようにしましょう。
変更した場合は、新しい就業規則を所轄の労働基準監督署に届けます。ただし、社員に不利益な変更を行う場合は、原則として社員の同意を得なければいけません。

就業規則の作成にはメリットも多い

就業規則を作成し社内のルールを明確にすることは、従業員だけでなく会社にとっても大きなメリットがあります。解決策や対応例をあらかじめ文書で提示することで、従業員も安心して勤務することができます。
就業規則の作成は簡単ではございませんが、正しく利用して会社の業務効率や生産性を高めていきましょう。

2018年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

監修:社会保険労務士法人日本人事 代表 山本喜一
監修:社会保険労務士法人日本人事代表 山本喜一

社会保険労務士、精神保健福祉士。弁護士をはじめ他士業との連携が得意。上場支援、問題社員などの対応を行っている。近年はメンタルヘルス不調者対応に力を入れる。著書『企業のうつ病対策ハンドブック』『就業規則の見直しと運用の実務』『労務管理の原則と例外』など。

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