ビジドラ起業家の経営をサポート

Powered by 三井住友カード

人事

入社手続きに必要な書類は?押さえておきたい入社手続きの流れとは

入社手続きに必要な書類は?押さえておきたい入社手続きの流れとは

新入社員を雇用する際は、さまざまな事務手続きが必要です。社会保険や住民税、労働保険といった社外的な手続きのほか、社内的にやっておかなければならないこともあります。日々の業務に追われて必要な手続きが抜け落ちてしまわないよう、何をしなければいけないのか理解しておくようにしましょう。
今回は、社員の入社手続きで必要な書類について解説していきます。

目次
すみやかな手続きが必要
社員に提出してもらうおもな書類
社外的に行うべきおもな手続き
社内的に行うべきおもな手続き
必要な手続きのリストを作っておくと安心
三井住友ビジネスカードfor Owners 法人カード新規入会&ご利用キャンペーン 最大30,000円分プレゼント!
三井住友ビジネスカードfor Owners 法人カード新規入会&ご利用キャンペーン 最大30,000円分プレゼント!

特典を受けるには、一定の条件がございます。お申し込み前に必ず、[キャンペーン詳細]をご確認ください。

すみやかな手続きが必要

社員が入社した際は、すみやかに手続きを進めなければいけません。
例えば、健康保険の加入手続きが遅れてしまうと、社員や扶養家族が病院にかかりたいときに不便です。また、最初の給与支払いまでに振込口座を聞いておかなければ、給与支払いが滞ってしまう可能性があります。このような事態を避けるためには、早急に手続きを進めることと、社員から必要な情報を確認しておくことが大事です。社員が入社することになったら、あらかじめやるべきことをまとめて、準備を進めておきましょう。

社員に提出してもらうおもな書類

各種手続きを行うためには、まず、社員から必要な情報を取得しなければなりません。入社時に社員に提出してもらう書類などには、次のようなものがあります。

・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

給与所得者の所得税の源泉徴収額を決定する際に、給与所得者の扶養控除等(異動)申告書が必要となります。扶養親族などについての記載内容から、配偶者控除や扶養控除、障害者控除といった控除が受けられるようになります。また、給与計算に必要な情報についてもまとめて確認できるため、入社時に必ず記入してもらいましょう。

・年金手帳

年金手帳は、厚生年金の加入のために必要になります。社員が年金手帳を紛失してしまっていて提出できないという場合は、日本年金機構に再交付申請を行います。

・雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入したタイミングで発行される証明書です。前職で雇用保険に加入していた社員のみ必要な書類です。雇用保険被保険者証は、会社が保管しているケースが多く、退職後にご本人に渡されることになります。前職の会社が預かったままになっている場合は、返還を求めましょう。なお、雇用保険に加入していなかった新卒の社員が入社する場合は、雇用保険被保険者証の新規加入手続きをすることになります。

・特別徴収に係る給与所得者異動届出書

特別徴収に係る給与所得者異動届出書は、前職で住民税が特別徴収されていた社員が、継続して特別徴収を希望する場合に必要になる書類です。前職の退職時に一括徴収をした場合や、普通徴収で支払う場合、そもそも新卒入社1年目で住民税を支払っていなかった場合には必要ございません。

・マイナンバー

雇用保険や健康保険、厚生年金などの加入手続きをする際に、マイナンバーの記載が必要となります。そのため、社員が入社したら、すみやかにマイナンバーを提出してもらうようにします。

・前職の源泉徴収票

前職の源泉徴収票は、年末調整をする際に必要です。急いで用意する書類ではございませんが、入社時に受け取っておくようにしましょう。

・その他企業の規定によって必要な書類

通勤経路の届出や給与振込先などについては、それぞれの企業によって規定の提出フォーマットがあるはずです。あらかじめ書類を準備しておいて、滞りなく情報をまとめるようにしましょう。

社外的に行うべきおもな手続き

新入社員を雇用した際は、各種保険加入など、社外的に行わなければならない手続きが多数発生します。どれも漏れてしまうと大きなトラブルにつながるものばかりですから、しっかりと確認しておきましょう。

・健康保険と厚生年金の加入手続き

健康保険と厚生年金の加入手続きは、社員が入社後、すみやかに行う必要があります。年金事務所に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出して、加入手続きを行いましょう。なお、この手続きは、新入社員の入社後5日以内に行わなければいけないと定められています。

・雇用保険の加入手続き

雇用保険の加入手続きとして、「雇用保険被保険者資格取得届」を入社の翌月10日までに、所轄の職業安定所に提出します。この手続きは、「ハローワークインターネットサービス」を通して、電子申請することもできます。
なお、雇用保険と同じ「労働保険」のひとつに「労災保険(労働者災害補償保険)」がありますが、こちらについては、年に一度会社全体の保険料を計算するので、個人個人の入社の際に別途手続きをする必要はございません。

・住民税の異動手続き

住民税の異動手続きが必要になる場合があります。前職でも特別徴収されていた場合は「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」、普通徴収から特別徴収に切替える場合は「特別徴収への切替申請書」に必要事項を記入して、社員の住んでいる市区町村の住民税担当課へ郵送します。

社内的に行うべきおもな手続き

社内で行う手続きについても、忘れないようにしなければいけません。おもな手続きについて確認していきましょう。

・給与計算ソフトへの入力

給与計算ソフトを利用して給与計算をしている企業も多いでしょう。そのような場合は、給与計算業務を行う前に、計算ソフトに個人情報を入力しておく必要があります。給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を参考に、社員の氏名や住所、扶養親族の情報などについて入力していきます。また、住民税の特別徴収を行う場合は、併せて住民税額や支払先を登録しておかなければなりません。給与ソフトから振込みを行う場合は、振込先についても忘れずに登録しておきましょう。

・労働者名簿への記入

労働者名簿に必要な情報を記入します。氏名や住所、緊急連絡先、入社日などをしるした労働者名簿は「法定三帳簿」のひとつで、必ず各事業所に設置しなければならないものです。新入社員についても、遅滞なく記入するようにしてください。なお、法定三帳簿には、ほかに「賃金台帳」と「出勤簿」があります。

・研修計画の作成、通知、実行

新卒で入社した社員に対してはもちろん、中途採用の社員に対しても、ある程度の社員教育は必要でしょう。担当業務の進め方や、社内のルールなどを伝えるための研修について、事前に計画を練っておかなければなりません。また、社員が入社した後は、どのように教育を進めていくかをご本人に通知した上で、実際に研修を行うことになります。スケジュールの調整や、研修先への通知など、連絡の行き違いがないように進めていきましょう。

・配置場所の決定、通知

新入社員をどの部署に配置するかは、採用時点で決まっていることもあれば、採用後に決まることもあるでしょう。しかし、どちらの場合でも、新入社員に対する通知と、当該部署への通知を行う必要があります。

・備品の準備

新入社員が社内で使うことになるデスクやPC、文具類、タイムカード、名刺などの備品を準備しておきます。また、企業によっては、IDカードやビルの入退室に必要になるICカードの作成、ドアロックに使われる指紋登録などが必要になるケースもあります。

必要な手続きのリストを作っておくと安心

新入社員の入社時に必要な手続きや準備は多岐にわたります。手続きが抜けてしまうと、トラブルや会社への不信感の原因にもなりかねません。
新入社員がスムーズに不安なく業務を開始できるよう、必要な手続きのリストを作っておくと安心でしょう。

2018年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

監修:社会保険労務士法人日本人事 代表 山本喜一
監修:社会保険労務士法人日本人事代表 山本喜一

社会保険労務士、精神保健福祉士。弁護士をはじめ他士業との連携が得意。上場支援、問題社員などの対応を行っている。近年はメンタルヘルス不調者対応に力を入れる。著書『企業のうつ病対策ハンドブック』『就業規則の見直しと運用の実務』『労務管理の原則と例外』など。

法人代表者・個人事業主の方向け

登記簿謄本・決算書不要!

中小企業向け

経費精算もラクラク♪

  • プラチナカードを希望される方は「詳細を見る」よりご確認ください。

お得なキャンペーン

  • 三井住友ビジネスカードfor Owners 法人カード新規入会&ご利用キャンペーン 最大30,000円分プレゼント!

    新規ご入会&ご利用キャンペーン

    三井住友ビジネスカードfor Owners
    法人カード新規入会&ご利用キャンペーン
    最大30,000円分プレゼント!

【動画でわかる】
三井住友カードの3つのメリット

音声をONにしてご視聴ください。

選択肢が表示されますので、クリック(タップ)してご覧ください。

【動画でわかる】
三井住友カードの3つのメリット

音声をONにしてご視聴ください。

選択肢が表示されますので、クリック(タップ)してご覧ください。

  1. 法人カードをつくる トップ
  2. 法人カード活用ガイド
  3. ビジドラ~起業家の経営をサポート~
  4. 人事
  5. 入社手続きに必要な書類は?押さえておきたい入社手続きの流れとは