年末調整の書き方は？会社員や経営者が知っておきたい基礎知識

年末調整の書き方は？会社員や経営者が知っておきたい基礎知識

2018.03.28

毎年、年末が近づくと「年末調整」の時期がやってきます。年末調整は年に1回だけのことですから、「毎年やっているはずなのにどうすればいいのか忘れてしまった！」という方もいるでしょう。企業の経営者や経理担当者としても、年末調整について正しい知識を身に付けておく必要があります。ここでは、「そもそも年末調整とは何なのか」ということから、年末調整業務の進め方までご説明します。

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年末調整とは？

毎月の給与や賞与を支給する際、給与や賞与の額をそのまま社員に渡すことはございません。社会保険料や所得税、住民税などを差し引いた後の金額を支給することになります。
このうち、所得税は、1年間の所得に対してかかる税金です。しかし、実際に1年間でいくらの所得を得ることになるのかは、1年が終わってみるまで正確にはわかりません。そこで、毎月の給与や賞与では、給与額から「おおよそ1年間ではこのくらいの所得になるだろう」という金額を求めた上で、仮の所得税を納めることになります。
その後、1月1日から12月31日までの収入が確定した時点で、改めて所得税額を計算し直します。税を徴収しすぎていた場合は従業員へ還付し、所得税の徴収が不足していた場合は徴収を行うとともに、税務署へ正しい所得税を申告・納付します。この作業が年末調整と呼ばれるものです。

覚えておきたい「収入」と「所得」の違い

なお、年末調整をする上で必ず覚えておかなければいけないのが、給与所得者の「収入」と「所得」の違いです。収入というのは給与の額面金額のことで、所得というのは給与所得控除額を差し引いた金額のことです。この所得に対して、所得税がかかります。
ただし、所得税には、給与所得控除額以外にも、さまざまな控除制度があります。そのため、年末調整では、1年の収入がいくらであったのかを集計すると同時に、所得控除額がいくらになるのかについても計算することになります。

年末調整で必要な書類とは？

年末調整に必要な書類は、おもに下記の4種類です。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書（該当者のみ）
前職の源泉徴収票（該当者のみ）

ここでは、各書類について解説していきましょう。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

国税庁「年末調整がよくわかるページ」より

給与所得者に扶養している人がいる場合、「扶養控除」を受けることができます。そのための申告書が「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」です。扶養控除等（異動）申告書は、原則としてその年の最初の給与が支給されるときまでに提出しなければいけません。

扶養している親族・配偶者給与所得者の扶養控除等（異動）申告書に記載するのは、「扶養している親族・配偶者」です。
「控除対象配偶者」（A欄）とは、2017年度の場合「年間所得が38万円以下（給与所得のみの場合、収入が103万円以下）の配偶者」となります。
「控除対象扶養親族」（B欄）は、「16歳以上で年間の所得が38万円以下、6親等以内の血族と3親等以内の姻族のうち、生計を一にしている方」を指します（同居をしていなくても、定期的に生活費の送金が行われている場合などは該当します）。
このうち、19歳以上23歳未満の方に関しては、「特定扶養親族」となります。

老人控除対象配偶者又は老人扶養親族また、70歳以上の方を扶養している場合は、「老人控除対象配偶者又は老人扶養親族」欄にチェックをいれましょう。配偶者の場合は「○」を記入し、同居している親族の場合は「同居老親等」、同居していない親族の場合は「その他」を選んで○をつけます。

その他の記入欄本人、控除対象配偶者、扶養親族に障害者がいる場合や、本人が寡婦や寡夫、特別の寡婦、勤労学生に該当する場合は、「C」欄にチェックをいれます。
なお、扶養親族のうち16歳未満の方については、扶養控除等申告書の一番下にある「16歳未満の扶養親族」の欄に氏名などを記入してください。

給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書

「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」は、左側の「給与所得者の保険料控除申告書」、右側の「給与所得者の配偶者特別控除申告書」からなっています。

会社では、健康保険料や年金保険料を給与から控除していますが、「給与所得者の保険料控除申告書」によって申告するのは、これらの金額ではなく、「個人的に支払った保険料額」です。生命保険料や地震保険料、個人年金保険料などがこれにあたります。
なお、給与所得者の保険料控除申告書には、各保険料を支払った証明書を添付する必要があります。

生命保険料控除生命保険料控除を受けるためには、各生命保険会社から秋頃に届く「生命保険料控除証明書」が必要です。生命保険料控除欄は、「一般の生命保険料」「介護保険料」「個人年金保険料」の3カテゴリーに分けられています。加入している保険がどのカテゴリーに属するかも、この「生命保険料控除証明書」に明記されています。
それぞれのカテゴリーへの転記が完了したら、項目ごとに合計額を算出し、計算式にあてはめて控除額を算出します。
なお、控除を受けられるのは、「今年保険料を支払った」「本人、配偶者、親族のいずれかが受取人（年金保険の場合は親族を除く）になっている」「本人が支払った」ものだけです。

国税庁「年末調整がよくわかるページ」より

地震保険料控除「地震保険料控除」も、保険会社から届いた証明書に記された内容を転記していきます。「地震」と「旧長期」という、損害保険料の区分を選択する項目がありますが、これについても証明書に内容が記されています。
なお、同一の保険契約で、地震と旧長期の2種類がある場合は、どちらか片方のみ控除を受けられます。控除額が高くなるほうを選択しましょう。
地震保険料控除は、本人や本人と生計を一にする親族が住んでいる家にかけている保険に対して認められるものです。人に貸している家の地震保険などは、控除対象となりません。また、他人が支払った保険料や、本年以外に支払った保険料も認められません。

社会保険料控除、小規模企業共済等掛金控除そのほか、社会保険料（子供や生計を一にする家族の国民年金や健康保険のうち本人が支払ったもの）や、小規模企業共済や個人型確定拠出年金などの掛金についても控除が認められます。

給与所得者の配偶者特別控除申告書配偶者控除とは、配偶者がいる人の所得税が安くなる可能性がある所得控除制度です。
納税者本人の合計所得金額が1,000万円以下で、配偶者の所得が38万円以下であれば、配偶者控除が受けられます。同様に、配偶者の所得が38万円を超えていても76万円未満の方については、段階的な配偶者特別控除を受けることができます。
また、配偶者の所得がパートなどの給与収入のみの場合は「給与所得控除額」が適用となり、103万円が配偶者控除の上限となります。これが俗にいう「103万円の壁」になります。給与収入103万円から、給与所得控除額65万円を差し引くと、38万円以下の所得金額となり、配偶者控除が受けられるのです。また、給与収入が103万円を超えても141万円未満なら、段階的な控除を受けることができます。
「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」の右側に、給与所得者である方自身の所得見込み額を記載し、その下に配偶者の情報を記します。

国税庁「年末調整がよくわかるページ」より

給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書

国税庁「年末調整がよくわかるページ」より

住宅ローンを組んで、自分が住むための住宅を購入した方や特定増改築を行った方が受けられる控除が、住宅借入金等特別控除です。控除を受ける最初の年には確定申告をしなければなりませんが、翌年以降は年末調整で控除が受けられるようになります。
「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」は、会社から従業員に対して配布されるものですが、「給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書」は、控除対象者にのみ税務署から個人宅に送られてきます。この用紙は、控除を受けられる年数分まとめて届きます。
ただし、繰上返済などを行って住宅ローンを返済し終わった場合や、引越しをしてその住宅に住まなくなった場合、控除を受けようとする年度の所得金額が3,000万円を超える場合などは、控除対象となりません。

年末残高証明書が必要住宅借入金等特別控除申告書を記載するには、住宅ローンを借り入れている金融機関から送付される「年末残高証明書」が必要です。年末残高証明書と照らし合わせて、住宅借入金等特別控除申告書の数字を記入していきましょう。なお、新築の場合は左側、増改築の場合は右側の欄を使用します。

特別な計算や記入が必要なケース「住宅ローンを借り換えて借り増しをした場合（借り換えの年だけでなく、それ以後毎年）」「連帯債務者がいる場合」「居住用部分の床面積または面積の占める割合が住宅と土地で異なる場合」は、それぞれ定められた計算方法によって別途計算を行う必要があります。
それぞれのケースの詳細な記入方法については、住宅借入金等特別控除申告書の裏面や、国税庁の「年末調整のしかた」などを参照しましょう。
また、住宅を購入する際に「住宅資金の贈与の特例」を利用している場合は、取得対価の額から贈与額を差し引いて記入します。

前職の源泉徴収票

中途採用の社員のうち、年内に別の給与支払者から、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出した上で給与を受け取っていた場合は、前職分の収入を含めて年末調整をします。該当する方は、前職分の源泉徴収票を会社に提出しなければいけません。なお、前職源泉徴収票については、申告書はございません。

年末調整の計算方法

12月の給与や賞与の額が決定した時点で、1年間の収入が決まります。この収入から、給与額に応じて決まる「給与所得控除額」を差し引くことで、「給与所得額」が求められます。
次に、給与所得額から、年末調整業務によって求められた所得控除額を差し引き、「課税給与所得金額」を算出します。この課税給与所得金額を元に所得税額を求めます。最後に、税額から「給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除」の金額を引くことで年税額が決定します。

その後、徴収済みの所得税額が年税額を上回っている場合は「還付」、下回っている場合は「徴収」を行うことになります。この還付や徴収は、12月の給与で行われるケースが多いものの、賞与や1月の給与、別途振込みなどで精算する企業もあります。
また、もし年末調整を間違えてしまったときは、翌年1月の給与で「再調整」をすることもできます。

経理担当者のための「年末調整の流れ」

経理担当者が行うべき年末調整業務についてまとめています。流れに沿って処理を行いましょう。

1. 対象者を把握する

年末調整を行う際は、まず、誰が対象となるのかを把握する必要があります。
対象者は、おもに「継続して勤めている従業員のうち、主たる給与の収入金額が2,000万円以下の方」となります。
ただし、2ヵ所以上で働いていて、別の会社に「扶養控除等（異動）申告書」を提出している場合は、年末調整の対象となりません。
また、年内に退職予定の従業員でも12月の給料支払い日より後で退職する場合などは、年末調整対象者となります。

2. 書類配布

対象者に書類を配布します。申告書は書き方が難しい項目もあるため、申告書のほか、作成の手引きなどを独自に配布する企業も少なくありません。

3. 書類の回収

期日を定めて書類を回収します。年末調整業務においては、添付書類の不備や記入事項に対する確認などが発生する可能性もありますから、あらかじめ余裕を持った期日を設定しておきましょう。

4. 内容確認

記入された内容や計算式、添付書類に間違いがないか、チェックします。

5. 年末調整計算

年税額を求める計算を行います。この計算については、給与ソフトなどを利用して行うのが一般的です。

6. 還付または徴収

12月の給与や賞与などを利用して、還付や徴収を行います。年末調整によって求められた年税額を給与に反映する作業も、給与ソフトで行うことができます。

7. 源泉徴収票の発行

還付や徴収を行うのと同時に、源泉徴収票をそれぞれの社員に対して発行し、所得額や年税額などを通知します。

8. 法定調書合計表、給与支払報告書の提出

年末調整が終わった後、翌年の1月31日までに、市区町村あてに「給与支払報告書」、税務署あてに「法定調書」を提出します。

年末調整業務の内容は毎年チェック

年末調整業務には、いくつものステップが存在しています。さらに、年末調整の方法や計算のしかたは、随時見直され、変更が繰り返されています。
例えば、2018年からは、「控除対象配偶者」の要件と、「配偶者特別控除」について変更されることが決定しています。配偶者特別控除の枠が拡大する一方で、本人の給与額によっては控除が受けられないケースも出てきます。また、控除額についても、本人の給与額によって細かく変化することになります。
年末調整にかかる業務は年々変化していきますから、毎年どのような変更点があったのか確認しながら計算を進めていきましょう。