今さら聞けない、会社の経費と経費精算の基礎知識

そもそも経費とは？

経費とは、事業を行うために使用した費用のこと。売上に紐付くものが経費になります。白色申告の場合は10万円以上、青色申告の場合は30万円以上の備品は、減価償却（数年にわたって経費として計上）する必要があります。原則、購入して使ったものだけが経費として認められます。例えば、仕入れた商品の在庫、未使用の事務用品・消耗品は、経費としては認められません。

事業に関係する支出が経費として認められる理由は、企業・法人、個人事業主にとって「経費」と「税金」はとても密接な関係にあるためです。企業・法人、個人事業主にとって事業所得とは「収入」から「経費」を引いたもの。そこから各種控除を引いた課税所得金額から納税額が決まります。経費は税金の控除対象なので、経費を払うことによって、企業・法人、個人事業主として支払う税金を抑えることができます。
ただし、経費を使えば使うほど納税額は下がりますが、企業・法人、個人事業主にとって大切なキャッシュを減らしてしまうことにもなります。

経費精算とは？

経費精算は、経理業務のひとつです。立て替えた経費の精算を申請する従業員は、領収証やレシートなどの証憑をもらい、領収書とともに経費精算書を経理担当に提出します。経理担当は従業員から提出された経費精算を承認後、返金します。経費精算の結果は、会計ソフトにも入力します。

「精算」の意味についても把握するために、混乱しやすい「清算」との違いから確認していきます。精算は、「金額の過不足を計算し直すこと」の意味で、「経費を精算する」「乗り越し運賃を精算する」などの使い方をします。一方の清算は、「相互の貸し借りを計算して、これまでの関係・事柄に結末をつけること」を意味するので、「借金を清算する」「過去を清算する」などのように使われます。

経費精算の流れ

経費精算には、大きく分けて、「立替経費」と「仮払い」の2つがあります。2つの違いを把握して、経費精算の流れを確認していきましょう。

立替経費の場合

従業員が経費を支払い、もらった領収書を経費精算書に添付して経費精算を申請した後、支払われます。

仮払いの場合

大きな金額の経費支払いに行われることが多い仮払いは、従業員があらかじめ経費仮払いを申請し、上司・経理の承認後、仮払い金が支払われ、経費支払い後に再度、精算書を提出するものです。

経理担当者には、立替経費・仮払いどちらの場合も、経費の承認、領収書などの整理・保管、支払い処理、経理ソフトへの入力業務などが発生します。従業員数の多い企業では、経理の負担も大きく、業務負担を減らすために、法人カードや経費精算システムを検討するケースが増えています。

経費精算システムとは？

従来の経費精算では、従業員から提出される申請書や領収書をひとつずつ、経理担当者が経費として正しいものなのかを目視で確認する必要がありました。また従業員も、日々の経費精算や交通費精算を溜めてしまうと、提出期限前に慌ててやらなければならなくなり、本来やるべき業務の支障になることもあります。経理、従業員双方にとって負担の大きい経費精算業務を大幅に効率化し、生産性を上げるのが経費精算システムです。データ作成を自動的に行ったり、入力ミスの防止をしたり、対応工数を削減する機能を持っています。経費精算業務を電子化することで、社内のお金の流れを可視化できるのも特徴です。

• ※三井住友カードの法人カードにおけるシステム連携は、提携しているシステム連携および、コーポレートカード、パーチェシングカード、エクスプレスコーポレートカードの機能となります。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムを導入するメリットとして挙げられるのが、経費精算業務の効率化とコスト削減です。経費精算システムでは、これまで手書きや手入力で行っていた申請業務を自動化することができます。例えば、交通系ICカードをカードリーダーにかざすだけで利用履歴が読み込めたり、法人カードで利用した明細を取り込めたりなど、作業がより合理化されます。

クラウド型経費精算システムとは？

クラウド型の経費精算システムとは、パソコンやサーバにソフトをインストールする従来型の経費精算システムとは異なり、インターネットでアクセスできる経費精算システムです。
クラウド型経費精算システムの場合、機能面で拡張性が高く、増税や運賃改定の際にもすぐに対応することでき、自社内にサーバを置く必要がありません。最近では、スマートフォンからの申請・承認に対応しているものもあり、移動中でも経費精算ができます。
クラウド型経費精算システムを導入する際には、必要な機能が付いているか、自社に合わせたカスタマイズか可能か、機能が使いやすいかなどをチェックするようにしましょう。

• ※2020年3月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。