【3分でおさらい!】今さら聞けない、会社の経費と経費精算の基礎知識

法人カードの裏話

【3分でおさらい!】今さら聞けない、会社の経費と経費精算の基礎知識

【3分でおさらい!】今さら聞けない、会社の経費と経費精算の基礎知識

企業・法人の運営には欠かせない「経費」。そこで、知っているようで知らない「経費」について基礎となる知識をご紹介します。

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そもそも経費とは?

経費の基本概念

経費とは、事業を行う上で必要な支出です。わかりやすく言うと、売上を上げるために直接的に必要なもの。白色申告の場合は10万円以上、青色申告の場合は30万円以上の備品は、減価償却(数年にわたって経費として計上)する必要があります。原則、購入して使ったものだけが経費として認められます。例えば、仕入れた商品が在庫として残っていたり、未使用の事務用品、消耗品は経費として認められません。

経費で落とすことによるメリット

事業に関係する支出が経費として認められる理由は、企業・法人、個人事業主にとって「経費」と「税金」はとても密接な関係にあるためです。企業・法人、個人事業主にとって事業所得とは「収入」から「経費」を引いたもの。そこから各種控除を引いた課税所得金額から納税額が決まります。経費は税金の控除対象なので、経費を払うことによって、企業・法人、個人事業主として支払う税金を抑えることができます。経費を使えば使うほど納税額は下がりますが、企業・法人、個人事業主にとって大切なキャッシュを減らしてしまうことにもなります。

経費精算とは

経費精算とは

経費精算は経理業務のひとつです。経費を申請する従業員は、領収証やレシートなどの証憑をもらい、領収書とともに経費精算書を経理に提出します。経理は従業員から提出された経費精算を承認後、返金します。場合によっては、経理ソフトなどに入力する必要があります。

精算と清算の違い

お金に関する「せいさん」という言葉には、「精算」と「清算」、2つの意味があります。この2つをどのように使い分けるかをご存知ですか?

「精算」は、「金額などをこまかく計算すること。特に、料金などの過不足を計算しなおすこと」(デジタル大辞泉より)の意味で、「経費を精算する」「乗り越し運賃を精算する」などの使い方をします。一方、「清算」は、「相互の貸し借りを計算して、きまりをつけること。これまでの関係・事柄に結末をつけること」(デジタル大辞泉より)の意味で、「借金を清算する」「過去を清算する」などのように使われます。

経費精算の流れ

経費精算には、大きく分けて、「立替経費」と「仮払い」の2つがあります。

立替経費の場合

従業員が経費を支払い、領収書をもらい、まとめて経費精算書に経費を入力し、経費を申請した後、支払われます。

仮払いの場合

大きな金額の経費支払いに行われることが多い仮払いは、従業員があらかじめ経費を申請し、上司・経理の承認後、仮払いが支払われ、経費支払い後に再度、精算書を提出するものです。

経理担当者は、どちらの場合も経費の承認、領収書などを整理・保管、支払い処理、経理ソフトへの入力業務などが発生します。従業員数の多い企業では、経理の負担も大きく、業務負担を減らすために、法人カードや経費精算システムを検討するケースが増えています。

経費精算システムとは?

経費精算システムとは?

従来の経費精算では、従業員から提出される申請書や領収書をひとつひとつ、経理担当者が経費として正しいものなのかを目視で確認する必要がありました。また従業員も、日々の経費精算や交通費精算を溜めてしまうと、提出期限前に慌ててやらなければならなくなり、本来やるべき業務の支障になることもあります。経理、従業員双方にとって負担の大きい経費精算業務を大幅に効率化し、生産性を上げるのが経費精算システムです。データ作成を自動的に行ったり、入力ミスの防止をしたり、対応工数を削減する機能を持っています。経費精算業務を電子化することで、社内のお金の流れを可視化できるのも特徴です。

  • ※三井住友カードの法人カードにおけるシステム連携は、提携しているシステム連携および、コーポレートカードのみの機能となります。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムを導入するメリットとして挙げられるのが、経費精算業務の効率化とコスト削減です。経費精算システムでは、これまで手書きや手入力で行っていた申請業務を自動化することができます。例えば、交通系ICカードをカードリーダーにかざすだけで利用履歴が読み込めたり、法人カードで利用した明細を取り込めたり、作業がより合理化されます。

クラウド型経費精算システムとは

クラウド型の経費精算システムとは、パソコンやサーバにソフトをインストールする従来型の経費精算システムとは異なり、インターネットでアクセスできる経費精算システムです。クラウド型経費精算システムの場合、機能面で拡張性が高く、増税や運賃改定の際にもすぐに対応することでき、自社内にサーバを置く必要がございません。最近ではスマートフォンからの申請・承認に対応しているものもあり、移動中でも経費精算ができます。クラウド型経費精算システムを導入する際には、必要な機能がついているか、自社に合わせたカスタマイズか可能か、機能が使いやすいかなどをチェックするようにしましょう。

今回の記事のまとめ

経費精算は無駄に時間を取られてしまう面倒な業務である一方、企業・法人にとっては経費を計上することで税金を抑えることができます。経費精算システムを導入して、業務の効率化を図ることもひとつの手と言えそうです。三井住友カードでは、4種類の計算システムと連携し、カードの利用明細を自動で取り込むことができます。従業員がそれぞれの法人カードを使って支払えば、経費精算業務がさらに効率化することができます。

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