3分でわかる！法人カードで経費精算を行うメリットや注意点、カードの作り方まで解説

法人カードで利用したものに関しては、毎月カード会社から発行される「カード利用明細書」に記載されます。利用明細書は社員のカードごとに発行されるので、いつ・だれが・どこで・いくら使ったかを可視化できます。経理業務の効率化を図れるため、今まで経費精算にかけていた時間をほかの業務に当てることができ、人件費の削減にもつながるでしょう。

社員に法人カードを支給し、カードで支払うことで、経理の現金出納業務がなくなります。法人カードを導入していない場合は、出張時の交通費・宿泊費や、接待などの飲食費は従業員が立替えて精算するか、事前に仮払いをする必要がありますが、法人カードを導入すれば、立替え・仮払いをして精算という業務が軽減できます。

また、社員に持たせる追加カードにはETCカードも含まれます。社用車の利用がある企業では交通費や高速道路利用料金の都度清算の手間も省くことができ、複数の追加カード分でポイントを効率的に貯めることも可能です。

法人カードの利用明細によって使用金額を一括管理できるので、人的な入力ミスやデータ改ざんなどの不正行為を防止できます。経理担当者が従業員の経費精算が行われているかを確認できるので、精算漏れを予防し、従業員に経費精算を早めに行ってもらえるように促すことにも役立ちます。

従業員が経費を立替えていると、その分の現金を用意しておかなければなりません。また、経費申請から精算までは時間がありますので、その間、社員は出費したままの状態となります。社員に法人カードを支給しておけば、現金での支払いは必要ありませんので、従業員の金銭的負担を軽減できます。

法人カードで経費の決済を行う場合、経費精算システムと連携すると、利用明細の内容をそのままシステムに取り込めますので、これまで経理部門で逐一手入力していた経費精算の手間が大幅にはぶけます。毎月の経費を明細書でまとめて確認できるようになりますので、経費を使用した担当者が領収書を紛失したり申請を忘れたりして正しく請求・精算がなされないというトラブルも回避できます。

三井住友カードの場合も経費精算システムとの連携ができ、カード利用明細をシステムへ送って自動的に取り込むことができます。

法人カードを導入すると経費精算業務のオンライン化が進められるので、紙での申請は不要になり、ペーパレス化につながります。また、申請のための出社も必要なくなりますので、業務のDX化やリモートワークなどの多様な働き方の推進に役立つでしょう。

また、利用明細と経費精算システムが直接つながるため書類出力の必要がなくなります。紙資料削減につながりますので、企業のSDGsの取り組みにも貢献するでしょう。

法人カードは、年会費が有料のものが多いです。一般カードでも数千円、ゴールドカードなら数万円の年会費がかかるケースもあります。個人向けのクレジットカードと同じでランクが上がるほど年会費が高くなりますが、一般カードでも年会費がかかることが多いという点が個人向けと異なります。

法人カードは年会費がかかるものが多いですが、年会費は経費として計上することができます。
そのため、年会費が高くても、ビジネスに役立つ付帯サービスが充実しているカードの方が効率的な場合もあるでしょう。年会費だけで判断するのではなく、利用できる付帯サービスなども合わせて確認することが大切です。
また、年会費を計上する際の勘定科目は、「支払手数料」「諸経費」「雑費」のいずれかとして仕分けします。

なお、法人カードを導入して経理に関連する業務効率化をはかるなら、経費だけでなく税金の納付にもカードを利用し、一元化するのがおすすめです。法人税をはじめ、申告所得税および復興特別所得税や源泉所得税、消費税など、さまざまな税金の納付に対応しています。

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法人カードでも、限度額が不足して支払いができない可能性がある点に注意が必要です。利用者ごとに設定される利用限度額が異なるため、審査後に決まった限度額が低いと、事業に必要な経費をすべてカードで支払えない可能性もあります。法人カードに申し込む前に毎月の経費精算に必要な金額を把握し、十分に限度額を確保できるかを確認しておきましょう。

法人カードの決済は基本的に1回払いが原則です。一部ではリボ払いや分割払いが可能な法人カードもありますが、1回払い以外の「分割払い」「リボ払い」に対応していないケースが一般的なため、高額な経費精算では支払いが大変になる可能性があります。また、貸し倒れを防ぐといった目的から、現金を借りる「キャッシング」についても同様に利用できないケースがあります。

事業資金として現金を借りたり、支払った金額を分割・リボで返済したりしたい場合、「法人向けのカードローン」や「ビジネスローン」など、別の金融商品を利用することも検討してみましょう。

ここでは法人カードの作成方法と、作成した法人カードを管理する手順・方法について解説します。

法人カードは個人向けのように即日発行には対応していないため、カード発行までは2～3週間程度の時間がかかります。スピーディーにカードを作るならウェブでの申し込みがおすすめです。

法人カードを発行したあとは経営者のみならず、部下である従業員が追加カードを利用することもあるため、法人カードを社内に浸透させる前に、明確な管理とルール作りが大切です。社員が経費決済の対象でないものにカードを使わないように、事前にルールを明確にしておきましょう。

まず、大元である法人カードは、決済として利用できる範囲を決めておきます。法人カードの利用額には上限があるため、カードごとに利用限度額を設定しておくことも必要です。役職・部署によっても法人カードを使う頻度が異なるため、各部署の実情に沿った上限額を設定します。

社員カードは個人向けクレジットカードと同様、カード決済に対応しているなら決済ができてしまいます。私的な目的に利用しないように「カード払いする品目を事前に決めておく」「経費の使い道を定期的にチェックする」「個人使用は厳禁であることや不正利用した際の罰則を明記しておく」などの対策が有効です。

従業員の入社・退職のタイミングでは、管理上の注意が必要です。新入社員の分はカードの追加、退社にともなうカード解約などの手続きがあります。どの社員に社員用カードを渡しているかをきちんと把握できるよう管理し、とくに退社時には回収し忘れないよう徹底することが必要です。

ここでは、経費精算におすすめの三井住友カードの法人カードをご紹介します。

経費精算システムとの連携により、三井住友カードからクレジットカードの利用明細が経費精算システムへ送られ、そのデータを自動的に取り込むことができます。
対応している経費精算システムは、「Concur（コンカー）」「楽楽精算」「チームスピリット」など複数あります。法人カードと同時に経費精算システムを導入し、カードの利用情報を連携すると、経費精算申請時の金額間違いや支払先相違なども防止でき、より効率的で正確な経費精算を実現できます。

カード利用データの連携サービス

一般的に経費を精算する際は「従業員がエクセルなどで資料を作成して申告」「経理課が会計ソフトに入力」といったように時間と労力を割く必要があります。一方、法人カードで決済することでカード利用明細データを経理ソフトに取り込み、会計処理業務を効率的でスムーズにすることができます。経費の仮払いや立替えといった小口現金精算が不要になったり経費の計上漏れがなくなったりすることで経理業務が効率化し、人員をほかの業務に充てることができるでしょう。企業・法人ごとに合ったカードを選び、経理業務の効率化と経費節減にお役立てください。

法人カードで経費精算をすると、カードの利用明細で経費を一括管理できるだけでなく、経費精算システムと連携することで経費精算が効率化されます。また、従業員の立替払い負担を減らせるほか、「小口現金精算が不要になる」「人的なミスや不正行為を防止できる」といったメリットがあります。

まずは、年会費が必要なカードが多いことです。ただし、法人カードの年会費は経費として計上することができます。また、法人カードでも、限度額が不足して支払いができない可能性がある点に注意が必要です。ほかには、基本的に決済は1回払いになるため、分割払いやリボ払いには対応していません。

法人カードを発行したあとは経営者のみならず、部下である従業員が社員カードを利用することもあるため、法人カードを社内に浸透させる前に、明確な管理とルール作りが大切です。特に、利用限度額の設定、従業員の不正利用対策、従業員の入社・退職時の手続きなどは忘れないように行いましょう。