経理の流れをフローチャートで効率化！作成メリットや手順を詳しく解説

業務フローとは業務の流れのことで、業務内容を手順どおりに表した図を業務フローチャートといいます。経理業務は日々の資金管理から決算業務まで多岐に渡り、専門性も必要とされます。そのため、業務について、どのような手順で誰が何を担当するのかを具体的に示す経理業務フローチャートを作成すると、複雑な業務でも効率よくこなすことができるでしょう。

次に、経理業務フローチャートの具体的なメリットを紹介します。メリットを知って、フローチャートを活用しましょう。

業務内容を細分化した具体的なフローチャートは、マニュアルとしても活用できるので、特定の担当者だけに依存するのを防ぐことができ、業務のミス防止や効率化につながります。では、3つのメリットを詳しく解説しましょう。

属人化とは、業務に関する進め方や状況などの情報が周囲に共有されておらず、特定の担当者に過度に依存している状態のことです。
例えば「この業務に必要な書類は担当者しかわからない」という状況が発生し、業務遂行に支障が出るという問題点が挙げられます。

特に、経理業務は専門知識を必要とするケースが多いため、担当者の経験やスキルに依存しやすい傾向があります。そこで、業務フローを見直してフローチャートとして可視化し、経理業務を経理部全体で共有することで、属人化が解消され、担当者不在による業務停止のリスクを防ぐことができます。

業務フローチャートを作成することにより業務の内容が視覚化されるので、ミスを減らすことができます。業務ミスが起こるおもな原因の1つは、作業がマニュアル化されていないことです。作業する度に手順が違っていたり、担当者の判断に任されていたりすると、抜け漏れが起こる可能性が高くなってしまいます。
そこで、業務フローを具体的にリストアップすれば、業務内容や流れを誰でも把握しやすくなります。経理経験の浅い担当者や臨時の担当者でもフローチャートどおりに業務を進めることができ、業務ミスの軽減につながるでしょう。

業務フローを見直すと、業務の効率化にもつながります。フローチャートを作成することで、何から始めるのか、次にやるべきこと、担当者などが明確化されます。よって、作業の手順に迷うことがなく、効率的に業務を進めることができるでしょう。
また、フローチャート作成には業務の細分化が必要になるため、省略できる作業や時間効率の悪い作業などがわかりやすくなります。具体的な改善点が見つかるので、対策を講じやすくなるのもメリットといえるでしょう。

特に、目的を明確にすることが大切です。目的をはっきりさせると、業務フローにおける改善点の優先順位を決めやすくなるからです。では、3つの手順を詳しく解説していきましょう。

経理業務のフローチャートを作成する際には、どのような目的でフローチャートを作成するのか、解決したい課題を明確にしてから取り組みましょう。

業務フローの例として、小口現金の管理を考えてみましょう。小口現金の管理業務でよくあるお悩みが、社員の立替経費の精算に関する課題です。提出された書類に不備があったり、現金を直接渡す手間がかかったり、その都度出納帳へ記帳し残高を合わせる必要があったりと、立替経費の精算業務には業務の流れを滞らせる要因がいくつも存在します。
このような立替経費の精算業務について効率化を目指したいのであれば、フローチャートを作成することで、どのタスクを改善すればよいかが見えてくるでしょう。

次のステップは業務の洗い出しです。経理業務を細分化し、フローチャートのタスク項目を洗い出していきます。その際には、実際に業務の担当者にも確認し、業務に関する具体的な情報をもらいましょう。
ここで注意したいのは、タスクの粒度をそろえることです。タスクの粒度とは、タスクにおける情報の細かさを指します。洗い出したタスクが細かすぎたり、反対におおまかすぎたりすると、かえってわかりにくいフローチャートになってしまいます。そこで、フローチャートを作成するときには「誰が何をするか」を意識し、同じ担当者のタスクはまとめるなどして業務を洗い出してみましょう。

• （申請者）経費精算の申請書作成、所属部署の承認者に提出
• （承認者）申請書の承認（非承認の場合は差し戻し）、経理部に提出
• （経理部）提出書類の不備チェック（不備があれば差し戻し）、精算の承認
• （経理部）立替金の精算、出納帳へ記帳

次に、洗い出したフローを時系列に並べてフローチャートを作成しましょう。一般的に左から右に担当者の流れ、上から下に時間の流れがくるように業務を並べます。また、業務フローの「開始」と「終了」を明確にしておくことも重要です。最後に、タスクを矢印などで結ぶとフローチャートが作成できます。フローチャートに用いる記号や矢印の使い方を統一しておくと、よりわかりやすくなります。
このように、経理業務のフローチャートを作成することで、業務フローが可視化されます。整理した業務フローの中で、無駄な業務はないか、担当者は適切かといった確認を行うことができるので、業務改善につなげることができるでしょう。

例えば、立替経費の精算業務で経理部における書類不備チェックで何度も差し戻しが起こっていることが業務停滞の要因と分かれば、申請書類の周知徹底や書類の簡略化など、具体的な改善策を講じることができます。

経理業務は大きく「日次業務」「月次業務」「年次業務」の3つに分けることができます。
よって、経理業務フローチャートもそれぞれ分けて作成しましょう。

経理が行う年次業務は、おもに会社の1年間の業績をまとめる作業です。期末棚卸や減価償却などの決算仕訳を行い、帳簿を締めて財務諸表を作成します。日次業務や月次業務が正確に処理されていれば、年次業務は決算作業と税金計算がおもな業務です。

次に、業務の内容に着目して、資産管理・資金管理・決算業務における経理業務フローを紹介します。業務内容によっては、他部門と連携して行うケースもあるので、フローチャートを作成して情報を共有することで、業務の効率化が期待できるでしょう。

1. 販売管理
   －受注・出荷・売上計上業務、請求業務、売掛債権管理
2. 購買管理
   －購入・契約・仕入計上業務、支払業務、買掛債務管理
3. 在庫管理
   －在庫受払業務、在庫数の管理、仕入計画・発注依頼
4. 固定資産管理
   －資産取得・処分業務、固定資産管理台帳の作成、減価償却費の計算、現物の管理

1. 現預金管理
   －小口現金管理業務、銀行振込などの入出金業務、現預金の残高管理
2. 借入金管理
   －借入契約業務、借入金返済・利息支払業務、借入金台帳管理

1. 決算整理
   －決算整理仕訳、各勘定科目の残高確認
2. 決算書作成
   －貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書・その他必要書類の作成
3. 各種税金の計算
   －法人税・消費税・法人事業税・法人住民税の計算、確定申告書の作成・提出、納税

特に、法人カードの導入は、簡単な作業で効果が出やすい方法です。それぞれ詳しく解説していきましょう。

法人カードの導入は経理業務の効率化に有効です。経理業務のひとつに小口現金管理業務があります。しかし、小口現金を扱うと紛失のリスクがあったり、管理に手間がかかったりします。また、社員の立替経費の精算業務は、申請書類のやり取りや現金の引き渡しなど、業務フローが複雑になりがちです。
そこで、法人カードを導入しキャッシュレスを図ることで、小口現金の管理業務や立替経費の精算業務がなくなり、効率化が可能になります。会計ソフトと連携できるカードであれば記帳作業も軽減でき、さらに業務効率の改善が期待できるでしょう。

会計ソフトや経費精算システムなどのツールの導入を検討してみましょう。経理業務の中でも、定型的な業務フローで進む記帳や精算などは、ツール導入の効果が大きくなる傾向にあります。
例えば、会計ソフトを導入すれば記帳の作業効率を大幅に改善できます。税制改正による書類の様式変更にも、会計ソフトであれば簡単に対応することができるのもメリットです。さらに、経費精算システムを活用すると、経費の申請・承認・記帳などの自動化・効率化が期待できるでしょう。

社内で使用される書類のフォーマットが統一されていないのであれば、まずは統一フォーマットの作成を検討しましょう。部署によって書類のフォーマットが違うと、経理が会計情報として取りまとめる際に、どこに何が書いてあるのかを確認する時間が必要になってしまいます。また、必要事項の未記入などの不備が起こってしまう要因にもなりかねません。よって、統一できる書類はフォーマットを整えることで、書類作成時も確認時もわかりやすくなり、業務効率は大幅に改善されるでしょう。

ペーパーレス化も経理業務の効率化に有効な方法です。経理業務はほかの部署に比べて特に紙の書類を扱うことが多く、作成や管理だけでも相当の時間と手間を割いています。また、紙は紛失のリスクもあるので注意しなければなりません。
例えば、請求書発行業務では、システムで作成した請求書を印刷して押印し取引先に郵送したあと、控えをファイリングして保管するといった業務フローが考えられます。
この場合、請求書をオンラインで取引先に送るように改善すれば、印刷やファイリングなど紙に関する業務を省くことができ、業務の効率化が期待できるでしょう。

業務フローチャートの作成が経理業務の効率化につながることなどを解説してきましたが、三井住友カードの法人カードの導入も経理業務の効率化に有効です。導入することにより小口現金の管理業務が削減できます。また、経費精算システムに法人カードの利用明細を自動で取込むことができます。自動取込みのため、経費精算申請時の「利用日相違」「金額相違」「支払い先相違」を防止でき、経費精算業務の効率化が図れます。

さらに、三井住友カードの法人カードは「マンスリークリア方式」を採用しています。マンスリークリア方式とは、引き落とし日を迎えていなくても、締め日の翌日に利用限度枠がクリアされる方式です。
引き落とし日までの利用限度枠不足を気にする必要がないというメリットがあります。

経理業務は専門性が高いため、属人化が起こりやすい業務です。そこで、業務フローを整理し、フローチャートを作成しましょう。フローチャート作成のポイントは「作成する目的を明確にすること」と「作成後に課題を洗い出すこと」です。明確になった課題に対して、法人カードやツールの導入、紙書類の必要性の精査などを行い、業務の効率化を図りましょう。

経理業務フローチャートを作成するおもなメリットは、属人化を防げる、業務のミスを減らせる、業務の効率化につながるという3つが挙げられます。業務フローチャートはマニュアルとしても活用できるので属人化を防ぐことができ、業務のミス防止や効率化につながります。

経理業務フローチャートは一般的に、目的を明確にする、業務タスクの洗い出しを行う、業務の流れを整理する、という手順で作成します。特に目的は必ず明確にし、担当者にも具体的な情報を確認してフローチャートを作成しましょう。

法人カードを導入しキャッシュレス化を図ることで、小口現金の管理業務や立替経費の精算業務がなくなり、業務の効率化が可能になります。付随サービスやサポート体制が充実しているカードであれば、企業にとってさらに役立つことでしょう。