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会計報告書(収支報告書)とは?目的や書き方、テンプレートについて詳しく解説
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2024.01.11

会計報告書(収支報告書)とは?目的や書き方、テンプレートについて詳しく解説

会計報告書(収支報告書)とは?目的や書き方、テンプレートについて詳しく解説
監修: 内山智絵
監修:内山智絵

大学在学中に公認会計士試験に合格。大手監査法人の地方事務所で上場企業の法定監査などに10年ほど従事した後、出産・育児をきっかけに退職。現在は、個人で会計事務所を開業し、中小監査法人での監査業務を継続しつつ、起業女性の会計・税務サポートなどを中心に行っている。
【保有資格】公認会計士、税理士、AFP
内山会計事務所

社内サークルや労働組合、コミュニティや近所の自治会など小規模な団体で、一定期間に生じたお金の流れを記録した書面が必要な場面があります。ここで使われるのが、会計報告書です。主に企業が作成する「決算報告書」と比較すると簡潔な内容となることがほとんどですが、団体の構成員がお金の流れや運営状況を把握するのに欠かせない書類と言えます。

会計報告書がなぜ必要なのでしょうか。その目的や作成・利用のしかたについて分かりやすく解説します。

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会計報告書(収支報告書)とは?

1年間や1ヵ月間など、ある特定の期間における収支についてまとめた書類を指します。団体やコミュニティが運営状況を報告する目的で作成されるほか、「収入」と「支出」の増減や内訳を開示することによって、組織運営および活動の円滑化を目的とします。

収支報告書と会計報告書の違い

会計報告書に似た書類として「収支報告書」がありますが、上述したとおり、会計報告書と収支報告書は名称が異なるだけで特段違いはありません。いずれも特定の期間における収支状況を記載する書類です。

決算報告書と会計報告書の違い

「決算報告書」は、主に法人が作成する詳細な会計報告用の書類を指します。一定の団体が期末に1年間の収支状況を報告するために作成されるのが会計報告書だとするならば、企業が期末に株主や銀行などに対して行う財務状況の報告のために作成されるのが決算報告書だと言えるでしょう。

決算報告書は「賃借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」の3つの書類から構成されます。また、多くの会計報告書が採用する単式簿記ではなく、資産の増加を示す「借方」、資産の減少を示す「貸方」という概念を用いる複式簿記で作成され、財務状況をより把握しやすくしています。

会計報告書を作成する目的

会計報告書を作成する目的には、以下の3つが挙げられます。

会計報告書を作成する目的

収支や保有財産の状況を共有する

会計報告書の1番の目的は、団体の財務状況や保有財産を明らかにし、組織全体に情報を共有することです。「会費が不適切なことに使われていないか」「次期も問題なく運営できるだけの財政状況であるか」など、共有財産の使途や残高を所属メンバー内で確認できます。

会計報告書がきちんと作成されていない場合、共有財産が「いつ」「どこで」「何に」使われたのかが把握できず、管理がずさんになってしまいます。その結果、メンバーがお金の流れに不信感を抱いて活動に積極的でなくなってしまっては、団体の運営に支障をきたします。

次年度の方針を決定する

会計報告書では一定期間のお金の流れが確認でき、残予算や剰余金がどれくらいあるのかを把握することができます。それは、次年度で「どれだけの収入が見込めるのか、必要か」「どのように予算を使うか」といった方針を決定するのに役立ちます。

収支が赤字であれば会費の増額や支出の削減を検討する必要があります。逆に予算が余ってしまい繰越金が多額になったのであれば、会費の減額や軽微な修繕など臨時の支出を検討してもよいでしょう。会計報告書を作成し、団体内で共有することで適切で効果的な予算運用が可能となります。

資金繰りに関する課題を共有する

会計報告書は、資金の取り扱いについて構成員に公開すると同時に、資金繰りに関する課題を共有するきっかけの1つとして役立ちます。特定のイベントやプロジェクトが収支状況を悪化させているのであれば、そこに対する資金の使い方を今一度見直す必要があるでしょう。

会計報告書が必要となる場面

会計報告書は、労働組合や町内会やでも作成されます。会計報告書が必要となる場面について見ていきましょう。

会計報告書が必要となる場面

社内イベント・同好会・サークル活動

社内イベント、同好会、サークルの活動においても、会計報告書が必要です。

会社をあげての忘年会や新年会、懇親会といった社内イベントは、会社からの補助が出るとしても、たいていの場合従業員から会費を集める必要があるでしょう。また、同好会、サークルの活動であれば、集めた会費をもとにユニホームやパンフレットなどの制作物を作ったり、運営に必要な備品を購入したり、社外イベントへの参加費や交流試合の開催に使用したりが考えられます。

労働組合など

労働組合は組合員から組合費を徴収するので、会計報告書の作成が必要です。月額組合費の入金状況の管理、運営に必要な経費の管理など収支状況の把握が目的です。同時に、運営に必要な経費が適正に使われているかどうかなど、会計の透明性を組合員に示すうえで大切な書類だと言えます。

その他

会計報告書は企業に限らず、多額または大人数からのお金の出入りがあれば、作成すべきと言えます。

まず、地域の活動が挙げられます。子ども向け、ファミリー向けのイベントや町内会、地域のお祭りなどがこれにあたります。告知ポスターの印刷や露店の設営、イベントスタッフのアルバイト代を管理する必要があるでしょう。また、お神輿(みこし)の修繕費なども積立金として会計報告書で管理します。

次に、学校関連の活動が挙げられます。部活動向けの活動費はもちろんのこと、修学旅行にかかる費用は年間で積立金を徴収している学校が多いでしょう。PTAや保護者会による定期会合の実施に必要な茶菓代も会計報告書で管理します。

また、集合住宅の管理組合でも会計報告書は必要です。管理費・共益費の入金状況や修繕積立金の支出は、年度ごとに会計報告書で収支や積立残高を公開します。

会計報告書の記載項目と書き方(テンプレート)

ここでは、会計報告書の記載項目と書き方について解説します。

一般会計

一般会計では会費や売上など、一般的な収支管理を行います。

会計報告期間(年度)

会計報告書であることと、会計報告期間(年度)を明記します。以下の例では1年間(年度)を報告の単位としています。

収入の部

勘定科目別に、収入を記述します。会費、売上、雑収入などが該当します。また、前年度繰越金もここに記述します。

収入の部の記述例です。

下の表は、横にスライドしてご覧ください。
項目名 勘定科目 予算 実績 差異額 備考
収入の部 年会費 200,000円 220,000円 20,000円
売上 50,000円 60,000円 10,000円

支出の部

勘定科目別に、支出を記述します。人件費、光熱費、交通費、消耗品費などが該当します。

支出の部の記述例です。

下の表は、横にスライドしてご覧ください。
項目名 勘定科目 予算 実績 差異額 備考
支出の部 人件費 60,000円 60,000円 0
光熱費 50,000円 45,000円 5,000円 電気代
30,000円 27,000円 3,000円 ガス代
交通費 60,000円 64,000円 ‐4,000円
消耗品費 20,000円 22,000円 ‐2,000円 追加発注

繰越金

今年度の収入から支出を差し引いた金額(差異額の合計)が今年度の剰余金になります。前年度繰越金と合計し、次年度に引き継ぎます。

繰越金の記述例です。

下の表は、横にスライドしてご覧ください。
項目名 前年度繰越金 剰余金 合計(次年度繰越金)
繰越金 120,000円 62,000円 182,000円

署名欄

署名欄を設けます。責任者と監査役の2名分が最低必要です。

署名欄の記述例です。

下の表は、横にスライドしてご覧ください。
項目名 役職 住所・氏名
署名 責任者署名 住所:埼玉県●●郡●●町
氏名:田中太郎
監査役署名 住所:埼玉県●●市●●台
氏名:山田一郎

特別会計

修繕積立金、交際費、旅費交通費など、特定の収入や支出は一般会計と別に特別会計として管理します。それぞれ、勘定科目別に記載しましょう。

積立金の部の記述例です。

下の表は、横にスライドしてご覧ください。
項目名 勘定科目 予算 実績 差異額 備考
積立金の部 修繕積立金 300,000円 250,000円 50,000円
交際費 30,000円 30,000円 0

会計報告時の注意点

会計報告書の記載項目と書き方について理解したところで、報告時の注意点についても併せて確認しましょう。

貸借対照表の扱い

簿記の方法には「単式簿記」と「複式簿記」の2つがあります。単式簿記は原則として収支のみを帳簿付けすればよく、会計報告書の多くはこの記述方法が採用されています。簿記の知識は不要なので、誰でも簡単に付けられます。

一方で、複式簿記は「借方」「貸方」といった概念のもとに帳簿付けをしなければならず、記録も詳細なものになります。加えて資産を管理する「貸借対照表」と損益を管理する「損益計算書」を作成する必要があり、これらは簿記の知識がないと作成が難しいです。もし複式簿記を採用するのであれば、企業での経理経験者など会計知識がある人が必要になるでしょう。

税金の支払い

たとえ小規模な同好会やサークル活動であっても、活動を通して継続的な売上を上げている場合には注意しましょう。法人税法第四条では同好会やサークルのような任意団体を「人格のない社団等」と定義し、収益事業を行っていれば法人税の確定申告が必要としています。以下のような例が該当します。

  • 同好会が所有する物件の一部を第三者に賃貸し、毎月賃貸料を得ている。
  • 定期的に開催される大規模な交流イベントに出店して、不特定多数の人に物品を販売している。
  • 数社が参加し年間を通して実施されるリーグ戦で、不特定多数の来場者から入場料を徴収している。

会計報告に関する課題

小規模であまりお金に動きがない団体であるならば、会計報告に関して大きなトラブルは生じにくいでしょう。しかし、それなりの規模であったり、お金の動きが頻繁であったりすれば、会計処理が煩雑になってしまうケースも少なくありません。

そのような場合は、手集計で会計報告を行うのではなく会計ソフトを活用することをおすすめします。会計報告書の作成が楽になることはもちろん、お金の流れや団体の経営状況を正確かつ期間を継続して把握できます。また、複雑な仕訳が生じたときであっても、混乱することなく集計作業を進められます。

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会計報告書は団体内での情報公開の第一歩、適切な作成を

会計報告書の目的、作成方法をはじめ、利用のしかたについて解説しました。会計報告書は収支状況、保有財産の状況を共有する際に重要な書類です。また、正しく作成することで、団体の構成員間で課題を共有し、次期以降の活動計画の立案に役立てることができます。

よくある質問

Q1.会計報告書とは何ですか?

会計報告書とは、団体やコミュニティにおける一定期間の収支をまとめた書類のことです。「収支報告書」と呼ばれることも多く、ほぼ同義で用いられます。運営状況を報告・共有する目的で作成されるほか、「収入」と「支出」の増減や内訳を開示することで団体の活動をより深く理解できます。

詳しくは以下をご覧ください。

Q2.会計報告書を作成する目的は?

会計報告書を作成する目的として、「収支や保有財産の状況を共有する」「次年度の方針を決定する」「資金繰りに関する課題を共有する」といった3つが挙げられます。会計報告が適切になされない場合、経費の使途が分からないだけでなく、共有財産の管理もずさんになってしまうでしょう。結果、団体やコミュニティに所属するメンバーが不信感を募らせ、運営に支障が出てしまいかねません。

詳しくは以下をご覧ください。

Q3.会計報告時に注意しなければならない点は?

会計報告書を作成する際、「単式簿記」「複式簿記」のいずれかを選択する必要があり、複式簿記を選択した場合は「貸借対照表」と「損益計算書」の作成が必要です。たとえ小規模な同好会やサークル活動であっても、活動を通して継続的な売上を上げている場合には法人税の確定申告が必要になります。

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