会計ソフトはどの勘定科目に該当する？経費になる？仕訳をわかりやすく紹介

会計ソフトとは、企業のお金の流れを記録し、経理業務を効率化するためのITツールです。会計ソフトにはこれまでの経理業務を大幅に効率化できる効果があり、生産性向上を目的に会計ソフトを導入する企業も多く見られます。また、分析機能により会社の財務状況を可視化、「見える化」できるので、現状を把握して経営方針の策定に役立てることができます。

会計ソフトの導入には一定のコストが掛かりますが、その費用は全額経費として計上することができます。

会計ソフトには多様な機能があり、その充実度によってさまざまな価格帯で販売されていますが、購入金額が10万円を超える場合は「無形固定資産」（ソフトウェア）として減価償却することができます。減価償却とは、購入費用を一定期間にわたって費用計上することです。

ソフトウェアの減価償却には3つの目的があり、「受注制作目的」「市場販売目的」「自社利用目的」のいずれで使用するかによって変わります。会計ソフトの場合は自社利用目的なので、一般的に5年で減価償却を行います。減価償却では、実際に会計ソフトを購入した年以降も数年にわたって費用を計上できるため、その間の利益を圧縮できるメリットがあります。

会計ソフトには「インストール型」「クラウド型」の2種類があり、選択する型や購入・利用費用により勘定項目が異なります。「こうしなければならない」といった細かい取り決めはないため、社内で分かりやすい勘定科目を使えば問題ありません。

ただし、減価償却などで数年にわたって費用を計上する場合は、企業会計における「継続性の原則」に従い、同じ勘定科目を使用し続ける必要があります。「経理担当者が代わったら勘定科目が変わってしまった」ということにならないように、きちんと社内で取り決めをしておきましょう。

■8万円の会計ソフトを消耗品費として計上する例

特別な会計処理もないため、業務で使用する事務用品を購入したときなどと同じように計上しましょう。

取得価額が10万円以上の会計ソフトは、「無形固定資産」（ソフトウェア）として計上します。減価償却できる耐用年数は、自社利用目的の会計ソフトの場合は5年です。

■25万円の会計ソフトを無形固定資産として計上する例

■会計ソフトを導入後5年間、年度末に5万円の減価償却を記帳する例

少額減価償却資産の特例とは、2024年3月31日（日）までに取得した10万円以上30万円未満の資産について、その全額を費用として計上できるものです。

■15万円の会計ソフトを少額減価償却資産の特例を活用して計上する例

少額減価償却資産の特例を活用する場合は、一度固定資産として計上し、決算で全額を減価償却費として計上します。

取得価額が10万円以上20万円未満の資産については、一括償却資産として計上することもできます。一括償却資産とは、耐用年数にかかわらず、取得金額を3年間均等に費用として計上するものです。

■18万円の会計ソフトを一括償却資産として計上する例

■会計ソフトを導入後3年間、毎年6万円を均等に償却する例

クラウド型会計ソフトとは、サービス事業者に対して月額または年額単位などで利用料を支払うソフトウェアです。クラウド型の会計ソフトは、「ソフトウェアを購入する」というよりも「インターネットを介してサービスを利用する」という形に近いため、その費用を「通信費」または「支払手数料」として計上することが一般的です。

月額、年額単位にかかわらず、「通信費」または「支払手数料」として計上します。

■月額1万円のクラウド型会計ソフト利用料を通信費として計上した例

年額の利用料金を計上する場合は、摘要欄に「2023年（●月～●月）利用料」など記載しておくと、後から振り返ったときにも分かりやすいでしょう。

インストール型会計ソフトの場合は、取得価額が10万円を超えると無形固定資産として減価償却が行えますが、クラウド型の場合は利用料が10万円を超えても資産とみなされることはありません。そのため、利用料金の金額にかかわらず通信費または支払手数料として処理します。

月額制の利用料金は、口座から引き落とされた日を発生日として毎月計上します。年額制の場合も同じく口座から引き落とされた日を発生日として計上します。利用契約開始のタイミングによっては「今年5月から翌年4月までの利用料を支払う」など会計年度をまたぐことがあるかもしれませんが、月額に直して分配する必要はありません。

■クラウド型会計ソフトの不具合解消のため、3万円の有償サポートを受けた例

なお、サポート費用が月額の利用料金とセットになっている場合は、一括して通信費または支払手数料として計上しても問題ありません。

勘定科目は、事業者によって独自で取り決めることも可能です。「通信費にするとコスト管理がしづらい」という場合は、「会計ソフト費」や「経理システム費」など分かりやすい勘定科目で計上しても差し支えありません。

ただし、独自の勘定科目を適用する場合は、「継続性の原則」に従ってそれを使い続けるなど、担当者間でその処理方法を統一しておく必要があります。複数の経理担当者がいる場合や転勤・退職などで新任者へ引き継ぐ場合は、同じ処理手順となるようにマニュアルなどを備えておくとよいでしょう。

会計ソフトは経理業務が効率化できるだけでなく、ほかのシステムとの連携ができることも特徴です。例えば会計ソフトを給与計算ソフトと連携させれば、従業員の給与や社会保険料などを自動で仕訳してくれます。経理担当者が1件ずつ手で入力する必要がないため業務効率化につながると同時に、入力ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぐ効果もあります。

会計ソフトを導入する際は、ぜひほかのサービスと連携してさらなる業務効率化に取り組みましょう。

適切な会計ソフトを選択し、さらに法人カードを利用して支払方法を法人カード払いに統一することで、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など経理部門の業務を効率化することができます。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

経理業務の効率化に役立つ会計ソフトは、導入に掛かる費用を経費として計上することができます。会計ソフトは経理業務だけでなく、ほかのシステムと連携することでその他の業務の効率化にもつながります。

社内全体の生産性向上にもつながりますので、ぜひ会計ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

購入費用が10万円以上の会計ソフトは、「無形固定資産」として減価償却できます。会計ソフトは一般的に5年以内で減価償却を行い、その間の利益を圧縮できるメリットがあります。

取得価額が10万円未満のインストール型会計ソフトは、全額を「消耗品費」として計上します。一方、10万円以上の会計ソフトは「無形固定資産」として、数年にわたって減価償却していきます。少額減価償却資産の特例や一括償却の条件に当てはまる場合は、費用を一括償却することも可能です。

クラウド型会計ソフトの利用料は、月額制でも年額制でも全額「通信費」または「支払手数料」として計上します。クラウドサービスは「インターネットを介してサービスを利用する」ものなので、利用料金が10万円を超えても「資産」とはみなされません。