会計ソフトとは？初心者が選ぶポイントから導入メリットまでわかりやすく解説

会計ソフトとは日々の会計処理を記録し、決算に必要な書類を作成するソフトウェアのことです。以前は、紙を使って伝票を作成し、紙の帳簿に転記などをした上で決算月に大急ぎで決算書の作成をすることが主流でした。しかし、それでは多くの手間や時間がかかるだけでなく転記漏れなどのヒューマンエラーが生じやすいこともあり、昨今では業務効率化を図るために会計ソフトを導入する企業が増えつつあります。

会計ソフトの機能は、主に「財務会計」「管理会計」「支払管理」の3つに分けられます。それぞれが単独のシステムになっているものから、複数およびすべての業務が備わっているシステムまでさまざまです。使用用途を明確にした上で適切なソフトを選ぶようにしましょう。

会計ソフトには、勘定科目を企業の業種や業務に合わせて設定できる機能が搭載されています。あらかじめ勘定科目を登録しておけるので、スムーズな入力を行うことが可能です。また、仕訳をする際に預金や売上、給与などの数字を入れると、システムが適切な場所に自動で入力してくれる機能がある会計ソフトもあります。

ほとんどの会計ソフトには伝票・帳票入力の機能が備わっています。事前に用意されたフォーマット・テンプレートに従い入力できるほか、帳票への出力も可能です。自動でこれらの作業を行ってくれるので、入力ミスや処理漏れを防ぎ業務の効率化を図ることができるでしょう。

会計ソフトに入力したデータに対して、日次・月次管理機能が利用できます。入力、処理したデータを日次・月次レポートで閲覧すれば、お金の動きがすぐに分かり、会社の財務状況が現在どうなっているか、極端な金額の移動のような不正と思われる処理がないかを把握することができます。

会計ソフトの集計機能によって、決算報告書をはじめ、賃借対照表や損益計算書など、経営状況を把握するために欠かせない決算書類が出力できます。また、一定期間におけるお金の流れを示すキャッシュフロー計算書も出力できます。

会計ソフトに備わっているシステムの1つとして、財務状況の管理が挙げられます。この機能は、予算や売上、計画の実施状況の把握などの財務状況をほぼリアルタイムで管理できるのが特徴です。また、支店はもちろん、設定すれば子会社や関連企業なども一括で管理できます。

中には、さまざまな角度からの経営分析（Business Intelligence、略してBI）ができる会計ソフトもあります。経理部門の本来の役割は、会計情報を通して企業の運営方針の決定に助言を与えることです。経営分析が簡単にできれば、企業の将来の経営計画の策定に大いに役立つでしょう。

企業は期日内に法人税をはじめとした各種税金の納税申告を正確に行わなくてはなりません。仮に提出後に修正をするとなれば、担当者は大きな負担を強いられるほか、最悪の場合には延滞税や重加算税が生じてしまう恐れがあります。

会計ソフトには、納税申告用の書類を出力する機能があるもの、単独では出力できないがほかのソフトと連携できるようデータ出力に対応しているものがあります。すでに法人税申告ソフトを使っているのであれば、連携して処理できる方が移行の手間がなく楽かもしれません。企業の現在の状況に合わせて選択しましょう。

経理業務における手間や時間を大幅に削減でき、業務効率化が図れるのが大きなメリットでしょう。担当者は仕訳を行うだけで、後はシステムが自動でデータの転記や集計を行ってくれます。今まで経理にかけていた時間をほかの業務に回すことができ、企業の生産性向上に繋がります。

人が手作業で管理するとなると、どうしてもミスが生じやすく、帳簿上で金額が合わないなどのトラブルが発生することも珍しくありません。会計ソフトではシステムが仕訳をサポートしてくれるほか、銀行口座などの取引データとの紐づけも可能です。そのため、不正やミスの防止に役立つこともメリットでしょう。

会計ソフトのデータはいつでもチェックできるため、ほぼリアルタイムで財務状況を把握できます。会計ソフトを常に最新の状態に更新しておくことで、頻繁に改正される税法にも混乱することなく対応できます。さらに、クラウド型の場合にはアップデート作業をサービス事業者が実施するので、手間がかかりません。

また、税理士と情報を共有できる機能を持った会計ソフトもあります。それを選べば、企業の最新の財務・税務状況を分析して適切なアドバイスを受けることも可能です。

法人向けの会計ソフトの特徴は、複数名での使用を想定している、個人向けのものよりも作成できる帳簿の種類が多い、など総じて個人向けよりも高機能です。部門ごとの集計や帳簿作成ができ、より専門的な会計処理にも対応しています。

一方で、個人向けの会計ソフトの特徴は、操作が簡単で少ない入力項目で処理できる点が挙げられます。機能面では確定申告に必要な会計業務程度の処理に限られており、「確定申告ソフト」と呼ばれることもあります。

企業の規模によって必要な機能は異なり、それによって払うコストも変わってきます。導入する会計ソフトが求める機能を満たしているか、業務効率化に貢献できるかどうかを確認することが大切です。

インストール型の会計ソフトは、パソコンやサーバにインストールして使用します。導入時に初期費用がかかります。また、個人向けのものであれば購入後には費用はかからないことがありますが、企業向けのものであれば導入後も保守契約を締結する必要があります。

追加の開発費用やオプション料金を払うことで、既存の業務フローに合わせる、オリジナルの集計画面を作成するといった細かなカスタマイズに対応してもらえより専門的な業務に対応できる、自社のセキュリティ基準に合わせた導入ができるのがメリットです。一方で、システムに詳しい担当者を配置してメンテナンスやアップグレードなどの保守管理は自社で行う必要、もしくは保守契約に従って会計ソフトの販売会社に委託する必要があります。

インストール型には、パソコン向け（スタンドアロン版）とサーバ向け（ネットワーク版）が存在します。それぞれの特徴について見ていきましょう。

パソコン単体で使用でき、インターネット環境がなくても利用できるのが特徴です。セキュリティ面で心配が少なく、経理担当者が1人しかいないようなベンチャー企業や中小企業であれば十分と言えるでしょう。設置が安価で導入費用が安く済むのがメリットですが、カスタマイズはほとんどできないため、会計ソフトのシステムの仕様に合わせて社内の業務フローを構築する必要があります。

社内にあるサーバにデータを保存し、パソコンから接続して利用します。複数台のパソコンで同じ会計ソフトを利用できるため、経理・財務担当者が複数人いるような大企業や中堅企業に向いています。前述したとおり、追加の費用・料金を支払うことで、既存の業務フローに合わせるなどの細かなカスタマイズも可能なのがメリットです。また、保守契約の内容によっては手厚いサポートが受けられるのもメリットと言えます。

一方で、導入時に細かなカスタマイズを希望する際には、社内の業務フローやシステム環境を確認し、要件定義、設計、開発、テストの各段階のスケジュールを調整しなければなりません。つまり、導入までに時間がかかることがデメリットと言えます。

クラウド型の会計ソフトは、サービス事業者が展開するインターネット上のサーバに保存してあるデータを利用します。維持管理をサービス事業者に任せられるため、メンテナンスにかかる手間を解消できるのがメリットです。大企業・中堅企業向けはもちろん、個人事業主や中小企業向けのサービスも多数展開されているため、企業に見合ったものを選ぶことが可能です。契約した瞬間から利用を開始できるのもメリットと言えるでしょう。インターネットに接続して利用するので、快適に使うためには光回線や電波状況の良い無線LANアクセスポイントのような高速なインターネット接続環境が必須です。

一方で、インストール型と比べると初期費用が抑えられますが、カスタマイズはほとんどできないか、できても高額な追加料金がかかることがあります。また、クラウド型では会計情報・税務情報という機密情報を外部に預けることになりますが、その部分のセキュリティ対策はサービス事業者にお任せすることになります。不具合に対するサポート体制が十分整っていないサービス事業者もあるため、検討の際には事前にきちんと確認しておくようにしましょう。

では、会計ソフトの仕訳処理はどのようにすればよいのでしょうか。これは、会計ソフトがインストール型かクラウド型かで変わってきます。

会計ソフトの購入・利用料金に対しての勘定科目について明確なルールはありませんが、一般的に10万円未満のインストール型は「消耗品費」で計上します。

■9万円の会計ソフトを購入した例

購入金額が10万円以上のインストール型ソフトでは、価格によって計上方法が変わります。会計ソフトを自社利用目的で使用する場合、基本的には「無形固定資産」として、耐用年数5年の減価償却の対象となります。しかし、購入金額や会社規模によって以下のような特例が受けられます。

• 購入金額が10万円以上かつ30万円未満で、少額減価償却資産の特例を適用するケース
• 10万円以上かつ20万円未満で、一括償却資産の損金算入の特例を適用するケース

クラウド型会計ソフトとは、サービス事業者が展開するインターネット上にあるサービスを利用し、月額または年額単位などで利用料を支払うソフトウェアです。インターネットを介してサービスを利用するため、その費用を「通信費」または「支払手数料」として計上することが一般的です。サービス本体を所有しているのはサービスの提供会社であり、企業の資産ではないと判断されることから、減価償却の対象にはなりません。

クラウド型会計ソフトは、ウェブブラウザで使うもの、ソフトのインストールが必要なものがあります。システム管理者を配置できない中小企業やOSが混在する環境、スマートフォン・タブレットからのアクセスも想定するなら、ウェブブラウザで利用できるソフトの方が望ましいでしょう。

■月額1万円のクラウド型会計ソフト利用料を通信費として計上した例

クラウド型の場合、たとえ月額利用料が10万円を超えたとしても、仕訳処理は同じです。

法人向け会計ソフトと個人向け会計ソフトでは備わっている機能に違いがありますが、「多機能であればいい」というわけではなく、業種によって必要な機能は異なります。業種によっては、取引先とのやり取りの簡便さも考慮し、それに特化した会計ソフトを選ぶことが適切な場合もあります。

会計・税務関連の法改正に対して、会計ソフトも随時アップデートしなくてはなりません。2023年10月から施行されたインボイス制度や2024年1月から義務化される電子帳簿保存法に対応しているのか事前に確認しておく必要があります。

J-SOX法（内部統制報告制度）に対応しているシステムであるかも重要なポイントです。内部統制報告制度は「経営者が会社を健全かつ効率的に運営するためのしくみ」で、上場企業、金融系企業においてはこれらへの対応が必須であるため注意が必要です。特に金融系企業において、「IT（情報技術）への対応」は内部統制の基本的な6要素の1つに数えられています。

J-SOX法においては罰則規定があり、必要書類が未提出、虚偽記載行為があった場合は罰金が科されることがあります。

会計基準には複数の種類があり、財務諸表の作成をする際の記載内容や計上方法が異なります。そのため、現状で扱っている会計基準に会計ソフトが対応しているかを確認しておきましょう。また、大企業や将来IPO（新規上場）を目指しているベンチャー企業であれば、米国会計基準（US-GAAP）や国際会計基準（IFRS）に対応できるかも合わせてチェックしましょう。

経理業務では会計情報や財務情報といった企業の機密情報を扱っているため、会計ソフト自体でもセキュリティ対策が万全であることは必須事項です。外部からの攻撃や不正アクセスへの対策はもちろん、機密情報のレベルに応じたアクセス権限の設定や、アクセスログの蓄積などの機能があると安心でしょう。

会計ソフトが動かなくなる、アクセスできないなどシステムの不具合が生じてしまうと、経理部門だけでなく企業全体の業務に支障をきたします。そんな場合に迅速に対応してくれるかどうかも、選択基準の1つです。サポート体制が充実していれば、早期の解決が期待できます。

会計ソフトは一度設定した情報を使い続けることが多いので、サポート体制は導入・利用開始後だけでなく、多数の設定を行う必要がある導入時にもあるとなおよいでしょう。

ビジネスが順調に成長し企業規模が大きくなってくると、新たな業務フローを追加したり、既存の業務フローを変更したりすることがあります。会計ソフトにおいても、十分な可用性・拡張性があるかどうかは大切な検討ポイントです。特に、既存の業務フローをそのまま実現できる、またはそれに合わせたカスタマイズが可能であれば、十分検討に値するでしょう。

前述したとおり、経理部門での本来の役割は企業の意思決定のサポートをすることです。企業のさまざまなデータを集約して分析するためのBIツールとしての機能を利用できる、または外部システムと連携させると、データを効率良く閲覧、資料化することができます。

導入する会計ソフトが、既存の社内システムやほかのサービスと連携が取れるかどうかも事前に確認しておくことが必要です。もし導入した後になって連携ができないとなれば、設定や入力のし直し、もしくは新たなシステムの導入や会計ソフトの見直しが必要となり大きな手間や追加コストが生じる恐れがあります。

適切な会計ソフトを選択し、さらに法人カードを利用して支払方法を法人カード払いに統一することで、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など経理部門の業務を効率化することができます。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

会計ソフトの機能や導入した際のメリット、選び方のポイントについてお伝えしました。会計ソフトを導入・利用することで経理業務の作業効率を大幅に上げることが期待できるため、昨今では多くの企業が導入しています。

事業規模に応じた機能やコストはもちろん、サポート体制やセキュリティ対策が整っているか、既存のシステムとの連携ができるかなど、さまざまな検討ポイントがあります。もし経理業務に負担を感じている場合は、会計ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

会計ソフトとは日々の会計処理を記録し、決算に必要な書類を作成するソフトウェアのことです。経理業務には伝票の作成・帳簿の転記、決算書の作成など、簿記の知識が持っている人でなくては難しい業務も多く存在しています。しかし、会計ソフトを利用することで、システム上で勘定科目の仕訳などができるため、転記をする際の手間が減るほか、人的ミスの防止にも繋がります。

会計ソフトには、大きく分けて「インストール型」と「クラウド型」の2種類あります。パソコンに会計ソフトをインストールして使用するものがインストール型であるのに対して、インターネットを介し、主にウェブブラウザ上で使用するのがクラウド型です。それぞれメリット・デメリットがありますので、企業の経理業務に最適なものを選ぶことが大切です。

まず、経理業務に必要な機能が備わっているかどうか確認する必要があります。企業によって必要な経理業務の内容は異なります。必要な機能はなにか、少ない手間で対応できるかどうかを見極めましょう。
加えて、法改正への対応やセキュリティ対策、サポート体制が整っているかどうかも合わせてチェックするようにしましょう。