会計システムとは？経費精算システムとの違い、3つの主な機能、選び方をわかりやすく解説

企業は、事業のなかで発生した売上や仕入れ、経費などお金の動きをひとつずつ記録する必要があります。従来の会計業務では、お金の出入りが発生する度に伝票を起票して、そこから必要な帳簿へ転記していました。しかし、すべて手作業で行うことによって誤記入や転記漏れ、集計ミスが生じるなど、ヒューマンエラーが生じることも少なくありませんでした。その点、会計システムは取引内容を入力するだけで伝票の起票や帳簿付けが自動で行えるため、会計業務の大幅な効率化につながります。

また、会計システムには入力した取引や帳簿内容を基に、財務状況や経営状況を自動分析・表示してくれるBI（Business Intelligence）機能があります。分析した結果は表やグラフで表示されるので、経営層が過去から現在までのデータを参照しながら今後の経営方針を決定する際の判断材料としても活用されています。

会計システムには、「インストール型」「クラウド型」「システム連携型」の3つの種類があります。それぞれどのような特徴があるのか紹介していきましょう。

ソフトウェアをパソコンやサーバにインストールして利用するタイプの会計システムです。基本的にはパッケージどおりの業務フローを使うことになりますが、商品によっては追加費用を支払うことで自社の業務フローに合わせたカスタマイズも可能です。

安価なものであれば中小企業や個人事業主でも使えますが、企業で使うようなサービス・ソリューションは初期費用が高額になることが多く、資産計上が必要になります。また、カスタマイズのための開発期間など導入までに時間がかかる場合があります。

月額または年額の利用料を支払って利用するタイプの会計システムです。ブラウザを使ったシステムであることが多く、インターネット環境があれば使えるため、リモートワークなど社外からアクセスするときにも便利です。システムの運用管理はサービス提供事業者が行ってくれるので、社内に運用管理者を常時配置する必要がありません。また、サービス提供事業者のシステムを利用するだけなので、資産計上する必要がないのもメリットです。

ただし、基本的には提供されたサービスの範囲で利用することになり、カスタマイズはほとんどできません。自社の業務フローに合ったサービスを探すか、業務フローをシステムに合わせて見直す必要があります。

ERP（Enterprise Resources Planning、経営資源計画）の一部として組み込むことができるタイプの会計システムです。ERPは販売管理システム、勤怠管理システム、経費精算システムなどほかの業務システムと、相互にデータ連携しています。

システム連携型は、各システムが相互にデータ連携することで業務に必要となるデータを一括管理できるとともに、それらを組み合わせて分析、表示することで、意思決定を迅速にすることができます。上述したBIツールも、ERPの一機能として提供されます。

ただし、システム連携型は既存のシステムとの連携を考慮しなければならないため、複雑かつ初期導入の費用が高額となる傾向があります。また、保守契約の締結や担当者の配置など、運用管理コストがかかる点に注意が必要です。

企業の経理業務に関わるシステムには、会計システムのほかに「経費精算システム」があります。

経費精算システムでは、従業員が経費の立替払いを行った場合、経費精算システムを通じて申請することで立て替えた費用の精算を行うことができます。経費精算システムで処理された支出額と勘定科目データは、会計システムに入力され、処理されます。そのため、経費精算システムの利用対象者は、経費を使用することのある従業員全員となります。

一方、会計システムは企業のお金の動きを管理したり、会社の現状を分析したり、財務諸表を作成したりするための機密性の高い情報が集約されています。そのため、会計システムの利用対象者は、基本的には経理担当者や、経営層など機密情報へのアクセス権限を持つ人のみが利用します。

会計システムの財務会計機能は、資金繰りや予算を管理するためのものです。例えば、株式会社は会社法によって貸借対照表などの公告が定められていますが、財務会計機能には、「貸借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」の「財務三表」を含む書類を作成する機能も含まれています。

取引内容を入力することで、伝票を起票してくれる機能です。フォーマットに従って内容を入力していくだけなので、紙の伝票を起票する場合に比べて効率的に業務を進められます。

また、頻繁に発生する取引はテンプレートとして登録することも可能です。テンプレートとして登録しておけば入力時に呼び出すだけなので、資料の標準化が図れるとともに、さらに経理業務の効率化へとつながります。

請求書や見積書などの帳票を作成できる機能です。会計システムによっては、既存のテンプレートを使うだけでなく、自社の事業に合わせたオリジナルの帳票を作成できるものもあります。

また、関連法令の改正にも対応した帳票テンプレートを提供してくれるクラウド型の会計システムサービスもあります。担当者はテンプレートを更新するだけなので、インボイス制度のような改正法にもスムーズに対応できます。

伝票に入力した勘定科目に従って仕訳を行う機能です。担当者のチェック後に仕訳を行う機能もありますが、中には入力した内容から自動で仕訳を実施してくれる機能もあります。これにより仕訳ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防げるため、正確に経理業務を進めることができます。

1年のなかで最も大きな会計業務となるのが、決算書の作成です。会計システムの中には、各種帳簿のデータから財務諸表を簡単なステップで作成してくれる機能もあります。日々取引を着実に入力していればよいので、決算書の作成にかかる時間を大幅に削減することが可能です。

会社法において、決算書や財務諸表、会計帳簿は事業に関する重要な資料とともに10年間保存しなければならないと規定されています。また、税法において、発注書、領収書や請求書などの保存期間はその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間、2018年4月1日（日）以後に開始する欠損金の生じる事業年度においては、10年間となっています。会計システムでは各種帳簿、資料の作成だけでなく保存機能も備えているため、作成から保存までをワンストップで完了することができます。

会計システムは固定資産の管理にも対応しており、減価償却の計算を自動で行ってくれます。減価償却期間は対象となる物品によって異なりますし、減価償却の方法には複数の計算方法があるため、担当者が処理に困ることも少なくありません。

その点、会計システムではそれぞれの計算方法に対応しているため、正しく固定資産を計上することができます。中には固定資産税の申告書の出力機能を持ったシステムもあり、納税手続きがスムーズにできます。

会計システムは、CSV（コンマ区切りファイル）やサービス提供事業者が提供するAPIを通じて外部システムと連携することも可能です。人事システムと連携すれば給与情報を取り込むことができ、自動で人件費の計上を行うことができます。また、経費精算システムと連携させれば、月々どれくらいの経費が計上されているかを簡単に把握することができます。

これまで紹介した財務会計の機能は、決算書の作成など、外部への情報提供に備えたものです。一方、管理会計は、自社の経営に活かすための情報を管理する機能です。

健全な経営状況を保つためには、適切な予実管理が欠かせません。会計システムの予実管理機能では、あらかじめ策定した予算と現在の実績を管理することができます。各部署の達成度合いも把握できるので、経営層が事業の進捗を把握するときにも役立ちます。

事業を営むうえで発生する経費を管理する機能です。部署ごとや担当者ごとの経費を可視化できることから、どのような使途で経費がかさんでいるかを把握するときにも役立てられます。

経営分析機能では、蓄積したデータをBIツールによって分かりやすく表示し、経営状況を「見える化」することができます。シミュレーション機能では、分析した過去データを基に将来の事業の予測も立てられます。経営層が事業計画を立てるときに便利な機能です。

会計システムでは、入力した取引内容からさまざまなレポートを出力することができます。BIツールで表示した取引先別の売上状況の表やグラフなどを出力して共有すれば、営業成績の推移を把握したり、経営リスクをいち早く発見したりできます。

売掛金・買掛金の管理を行う機能です。起票した伝票のうち未払金や買掛金の支払いを管理する機能です。仕入れ先への支払いや、経費を立て替えた従業員への支払いなどを管理し、支払いを済ませた債務の消込作業を実施してくれます。中には支払伝票を自動で作成してくれるものもあります。

入力した取引内容から取引先や部署、担当者ごとの支払状況を自動で分析してくれる機能です。提示された分析内容を見ることで、どのような支払いが多いのかを一目で確認することができます。

会計システムには、入力した取引内容を自動で仕訳してくれる機能があるなど、経理業務の効率化や負担軽減に大きな効果が期待できます。従来のように手作業で帳簿付けを行う必要がないため、記帳漏れや誤記入などのヒューマンエラーが起こりにくいのも大きなメリットです。

また、電子帳簿保存法の改正により、企業は2024年1月1日（月・祝）から国税関係帳簿書類を電子データで保存することが義務付けられました。会計システムでは各種帳簿や財務諸表を電子データで保存できるため、改正法への対応がスムーズである点もメリットのひとつです。

会計システムの導入を検討する際は、まず現状を把握しましょう。実際に業務で会計システムを使っている従業員にヒアリングし、課題とニーズを調査するよう努めるのもよいでしょう。

そして、以下のような点を明確にすることが大切です。現状を把握し自社が抱える課題が明確になると、「どのようなシステムが導入にふさわしいのか」が自ずと決まります。

目的を明確にしたら、「インストール型」「クラウド型」「システム連携型」のいずれにするかを決定しましょう。会計システムはひと度導入してしまうと安易に変更できるものではありません。そのため、いくつかの候補を選定し、特徴や機能を理解した上で検討する必要があります。

また、この時に既存のシステムとの連携、移行計画についても同様に検討する必要があります。特にクラウド型への切替えを選択する場合、既存システムに保存しているデータの取り扱いについても考慮しなければなりません。これまで蓄積したデータは自社にとっての大事な資産ですから、それらを活かせるかどうかも大事な検討ポイントです。

会計システムを導入する際は、「ベンダー」や「システムインテグレーター（SIer）」と呼ばれるシステム開発業者へ依頼することが一般的です。

特に、システム連携型の会計システムを導入する際は大規模な取り組みとなるため、信頼の置けるベンダーへRFI（情報提供依頼）やRFP（提案依頼）を公開し、業務要件を満たした情報や提案が届いたかを十分に吟味しなければなりません。「費用が安いから」「大手ベンダーだから」といった理由で選ぶのではなく、これまでの導入実績や利用した企業からの評判など、客観的な視点で評価するようにしましょう。

また、大規模な取り組みであるからこそ、ベンダーから提示される導入スケジュール、既存システムとの入れ替えを考えているのなら移行スケジュールも大切な判断材料です。ベンダーからの提案を鵜呑みにして無理なスケジュールを受け入れてしまうと、最悪の場合普段の業務に支障が出てしまいます。

システムは導入すれば終わりではありません。それは会計システムにも当てはまります。安価なインストール型のシステムでもない限りは、会計システムの導入後にベンダーと有償の保守契約を締結することがほとんどです。

保守契約にかかる費用はサポート内容が手厚いほど高くなる傾向にあるため、どこまで自社で対応するか、どこまで任せるかをあらかじめ決めておく必要があります。自社対応の範囲によっては、システム管理者を社内に配置しておく必要も生じるでしょう。

会計システムの導入により経理業務のデジタル化が加速しますが、導入・運用コストなどの理由により、踏み切れずにいる企業もあることでしょう。そんな場合は、まず法人カードのような導入が楽なソリューションから始めてみてはいかがでしょうか。

法人カードを導入すれば、社内のお金の流れをデジタル化できると同時に、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務効率化が図れます。

三井住友コーポレートカード、三井住友パーチェシングカードなら、カードの利用データを会計システムに取り込むことで連携できます。これにより、経理業務の一層の効率化、経営判断の迅速化に寄与するでしょう。さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

会計システムの導入は、日々の入出金の管理や財務諸表の作成など、経理業務の効率化や負担軽減に大きな効果が期待できます。それと同時に、現在までのデータを集約し分析することで、将来の経営判断を適切に実行する助けにすることができます。

会計システムにはさまざまな種類がありますので、自社の業務課題やニーズを明確にした上で適切なシステムを選定するようにしましょう。

会計システムの機能には、大きく分けて「財務会計」「管理会計」「支払管理」の3種類があります。これらの機能は1つの会計システムに集約されているものもあれば、それぞれ独立したシステムとなっているものもあります。

経費精算システムは、従業員が立て替えた経費を精算するためのシステムで、従業員全員がアクセスすることができます。
一方、会計システムは取引の記帳や財務諸表の作成をサポートするものであるため、経理担当者や経営層など限られた人のみがアクセスできるようになっています。

会計システムを導入する際は、まず「自社の経理業務にどのような課題があるか」といったことや「会計システムにどのような機能があると便利か」など、導入の目的を明確にすることが大切です。そのうえで、導入すべき機能やシステムのタイプを選定していくとよいでしょう。